Jadual Kandungan[Sembunyi][Tunjukkan]
Pengurusan dokumen ialah subjek yang kompleks – tetapi perkara ini perlu anda pelajari jika anda bekerja dalam sebarang kapasiti yang syarikat anda perlu mematuhi GDPR.
Dan sama ada anda seorang pekerja bebas, pengurus atau eksekutif peringkat C, anda mungkin perlu menyimpan dokumen, menjejak siapa yang mempunyai akses kepadanya dan memantau siapa yang menyalinnya.
Nasib baik, anda tidak perlu melakukannya sendiri – terdapat banyak sistem pengurusan dokumen yang akan memudahkan anda.
Kami telah mengumpulkan 10 sistem pengurusan dokumen terbaik, supaya anda boleh menghabiskan lebih sedikit masa mengurus dokumen anda dan lebih banyak masa melakukan perkara penting.
Apakah itu Sistem Pengurusan Dokumen?
Dalam dunia digital di mana segala-galanya adalah digital, mencari cara untuk menyusun semua fail dan dokumen anda adalah perlu—salah satu tugas yang paling memakan masa untuk individu yang sibuk dalam menguruskan koleksi dokumen mereka.
Tetapi jika anda tidak melakukannya, anda akan kehilangan jejak beberapa fail penting. Ia amat menyakitkan dan mengambil masa untuk melakukan sesuatu yang anda gemari.
Sistem Pengurusan dokumen ialah aplikasi perisian atau perkhidmatan dalam talian yang direka untuk mengatur penyimpanan dan mengurus dokumen. Aplikasi ini berguna untuk mengurus dan mengatur dokumen perniagaan. Terdapat banyak sistem pengurusan dokumen di pasaran, tetapi kami ingin menyerlahkan 10 sistem pengurusan dokumen teratas untuk menjadikan hidup anda lebih mudah.
1. Qoppa PDF Studio
Studio PDF Qoppa ialah penyelesaian padat ciri yang membolehkan pengguna menukar dokumen, gambar, pembentangan yang diimbas dengan cepat dan cekap kepada format PDF. Qoppa PDF Studio menawarkan ciri seperti OCR (Pengiktirafan aksara optik) untuk mengekstrak teks dan metadata.
Di samping itu, penyelesaian itu dilengkapi dengan keupayaan carian lanjutan dan ciri keselamatan. Qoppa PDF Studio membolehkan anda bekerja di luar talian dan dalam talian. Bahagian terakhir adalah bermanfaat, terutamanya apabila bekerja dari jauh.
Kelebihan:
- Fail PDF boleh ditukar tanpa meninggalkan desktop Qoppa
- Pengekstrakan metadata
- Penukaran PDF automatik
- Carian dan cari lanjutan
- ciri-ciri keselamatan
- Integrasi dengan Microsoft Office
Cons:
- Terhad kepada sistem pengendalian Windows.
Harga
Qoppa datang dalam dua pilihan. Versi standard dijual sekitar $50, manakala versi pro dijual pada harga $70.
2. Hightail
Salah satu penyelesaian pengurusan dokumen yang paling terkenal, Hightail, ialah penyedia storan awan yang memfokuskan pada penyimpanan fail dan akses melalui web. Dengan antara muka yang mudah digunakan, anda boleh memuat naik, memuat turun dan berkongsi fail dengan mudah.
Anda juga boleh membuat folder dan tag untuk fail anda. Hightail membolehkan anda menyulitkan data anda menggunakan protokol penyulitan AES 256-bit untuk keselamatan maksimum. Satu lagi perkara yang menarik tentang sistem pengurusan dokumen ini ialah anda juga boleh menambah komen pada mana-mana fail.
Kelebihan:
- . antara muka pengguna adalah mudah untuk dinavigasi
- Perkongsian Selamat dengan Rakan, Keluarga dan Rakan Sekerja
Cons:
- Cap Storan Kecil
- Alat Berbayar
Harga
Anda boleh mendapatkan hightail lite secara percuma dengan ciri terhad. Pakej Pro, Pasukan dan Perniagaan masing-masing berharga $12, $24 dan $36 sebulan.
3. Dropbox untuk Perniagaan
dropbox ialah penyelesaian terbaik untuk kerjasama pasukan, penyimpanan dan perkongsian fail. Dengan Dropbox untuk Perniagaan, anda boleh mencipta struktur folder tersuai. Anda juga boleh berkongsi folder dengan pengguna lain dengan menghantar pautan jemputan.
Faedah utama Dropbox ialah ia mempunyai aplikasi desktop yang secara automatik memuat naik sebarang fail baharu ke awan. Oleh itu, anda sentiasa mempunyai versi terkini dokumen anda.
Ia membolehkan pengguna melihat dan mengedit dokumen yang disimpan pada komputer, tablet atau telefon pintar. Ciri lain ialah apl desktopnya untuk komputer Windows dan Mac. Semua ciri ini menjadikannya salah satu sistem pengurusan dokumen terbaik. Dropbox juga mempunyai suite pejabat rasmi. Ini membolehkan anda mengakses dan mengedit fail dari mana-mana peranti menggunakan sambungan internet.
Kelebihan:
- Perkhidmatan perkongsian dan penyimpanan fail yang sangat baik
- Mudah untuk berkongsi folder dengan pengguna lain
- Muat naik automatik satu klik ke storan awan
- Kongsi dokumen dan foto dalam talian
Cons:
- Kelajuan muat naik yang lebih perlahan untuk fail yang lebih besar
- Penambatan tidak berfungsi untuk sesetengah peranti.
- Apl terhad dan akses mudah alih
Harga
Dropbox memberi anda 2TB storan untuk $9.99 sebulan. Akaun keluarga boleh diakses oleh 6 pengguna dan berharga $16.99 sebulan manakala akaun profesional memberikan anda 3TB untuk $16.58 sebulan untuk seorang pengguna. Terdapat rancangan lain yang memenuhi permintaan yang lebih tinggi. Butiran adalah seperti berikut:
4. Google Drive
Google Drive membolehkan anda menyimpan fail dengan anda untuk memilikinya di mana-mana, pada bila-bila masa. Anda boleh menyimpan fail dalam awan, yang sangat baik kerana ia tidak akan hilang tidak kira berapa banyak ruang yang anda ada pada komputer anda.
Dengan google drive, anda boleh berkongsi fail dengan mudah dengan sesiapa sahaja dalam pasukan anda atau dengan orang di luar pasukan anda dengan hanya berkongsi pautan. Ciri lain yang anda miliki dengan pemacu google ialah anda boleh menyegerakkan fail anda pada peranti yang berbeza. Mereka menyediakan aplikasi desktop, mudah alih dan web serta tapak web.
Kelebihan:
- Percuma untuk digunakan untuk pengguna individu
- 15GB penyimpanan percuma
- Mudah digunakan dengan antara muka biasa
- Ia boleh digunakan pada mana-mana peranti dengan sambungan internet
Cons:
- Terdapat beberapa laporan mengenai fail yang hilang atau rosak.
Harga
Google Drive mungkin pilihan yang paling berpatutan untuk anda. Pelan asas 15GB adalah percuma manakala pelan 100GB hanya berharga $2. Pelan muktamad berharga sekitar $9.99 sebulan jika anda memerlukan 2TB storan awan.
5. Panda Doc
PandaDoc ialah sistem pengurusan dokumen yang sangat disesuaikan dan intuitif untuk menyimpan, membuat versi, berkongsi dan bekerjasama pada mana-mana dokumen dalam talian. Dengan antara muka yang sangat mudah digunakan dan membolehkan pengguna menyesuaikannya mengikut keperluan mereka.
Anda boleh membuat dokumen tersuai untuk menjimatkan masa dengan memuat naik fail anda terus daripada pelbagai aplikasi. Ia adalah alat yang hebat untuk menjejaki berbilang versi fail tanpa sentiasa bertukar antara dokumen.
Kelebihan:
- Kemudahan penggunaan dan penyesuaian
- Keupayaan untuk menjejaki versi dan perubahan
- Bersepadu dengan banyak aplikasi
- Pelan harga yang berpatutan
Cons:
- Sesetengah ciri hanya tersedia dalam pelan perusahaan.
Harga
PandaDoc boleh diakses sekurang-kurangnya $19 dan varian perniagaan berharga $49.
6. Awan Pejabat WPS
Pejabat WPS ialah aplikasi berasaskan awan yang membolehkan anda melihat dan mengedit dokumen word, excel, PowerPoint dan OneNote. Pengguna boleh berkongsi fail dengan pengguna lain semasa bekerja dalam masa nyata.
WPS Office menyediakan pengguna pengalaman penyuntingan berfungsi sepenuhnya dengan keupayaan untuk memasukkan kandungan multimedia. Pejabat WPS juga menyokong kerja kolaboratif untuk projek pasukan.
Kelebihan:
- Pengalaman penyuntingan berfungsi sepenuhnya
- Menyokong kerjasama masa nyata
- Sisipkan kandungan multimedia
Cons:
- Format fail terhad kepada format proprietari WPS.
Harga
WPS Standard dengan ciri terhad tidak membebankan anda. Premium WPS berharga $30 setahun, jika anda memilih untuk membayar setiap tahun.
7. SharePoint
SharePoint ialah alat gred perusahaan yang menawarkan banyak keupayaan pengurusan dokumen. Ia berfungsi pada awan Microsoft dan menyimpan fail dan folder anda dengan kemas dalam pelbagai perpustakaan supaya anda boleh mencarinya dengan mudah. Anda boleh berkongsi fail dan bekerjasama dalam projek dengan pasukan anda.
Kelebihan:
- Sangat komprehensif
- Menawarkan banyak ciri
- Keupayaan untuk berintegrasi dengan produk Microsoft yang lain
- Boleh digunakan untuk intranet dan extranet
Cons:
- Sangat mahal
- Boleh menjadi rumit untuk digunakan
Harga
SharePoint berharga $5 setiap pengguna sebulan sekurang-kurangnya dan naik kepada $23 setiap pengguna sebulan untuk pelan yang disepadukan dengan Office 365.
8. Dua belas
Dua belas ialah penyelesaian pengurusan dokumen kelas perusahaan yang membolehkan pasukan bekerjasama dengan mudah dan serta-merta. Aplikasi ini berasaskan awan, jadi anda tidak perlu berada di komputer anda untuk mengerjakan projek anda.
Penyelesaian ini menonjol daripada penyelesaian lain kerana ia menawarkan antara muka intuitif yang membolehkan pengguna menavigasi dengan mudah. Ia menyediakan e-mel, kalendar, senarai tugas, pengurusan fail dan pilihan sembang. Docebo berfungsi dengan lancar dengan Microsoft Office, menjadikan dokumen anda mudah dilihat, diedit dan bekerjasama dalam masa nyata.
Kelebihan:
- Antara muka yang mudah digunakan
- Berasaskan awan supaya anda boleh mengaksesnya di mana-mana sahaja.
- Bersepadu dengan Microsoft Office
Cons:
- Tidak banyak ciri seperti beberapa penyelesaian lain dalam senarai ini
- Harga tidak didedahkan secara terbuka
Harga
Memandangkan ia adalah alat kelas perusahaan, anda perlu menghubungi mereka untuk mendapatkan sebut harga.
9.PDFelement Pro
PDF Elemen Pro ialah sistem pengurusan dokumen terbaik untuk mereka yang mahukan penyelesaian semua-dalam-satu. Ia bukan sahaja editor PDF tetapi juga boleh membuat, menukar, menganotasi, menandatangani dan melindungi PDF anda. Dan jika anda perlu mengisi borang atau membuat ulasan pada PDF, anda juga boleh melakukannya dengan PDFelement Pro.
Ciri OCRnya membolehkan anda menukar yang diimbas PDF menjadi boleh diedit dokumen, dan anda juga boleh melindungi kata laluan PDF anda untuk memastikannya selamat. Anda boleh menggunakan PDFelement Pro pada peranti Windows, Mac, iOS dan Android – jadi ia sesuai untuk perniagaan yang perlu mengurus dokumen mereka semasa dalam perjalanan.
Kelebihan:
- Penyelesaian PDF semua-dalam-satu
- Buat, tukar, anotasi, tandatangani dan lindungi PDF
- Ciri OCR membolehkan anda menukar PDF yang diimbas kepada dokumen boleh diedit
- Lindungi kata laluan PDF anda untuk memastikannya selamat
- Gunakan pada peranti Windows, Mac, iOS dan Android
Cons:
- Sesetengah ciri hanya tersedia dalam versi berbayar
Harga
PDFelements agak mahal dan akan dikenakan bayaran $79.99 untuk pendaftaran tahunan.
10. Folder jenama
Folder jenama ialah sistem pengurusan dokumen dalam talian yang membantu syarikat menguruskan aset jenama mereka. Dengan Brandfolder, anda boleh memusatkan aset jenama anda dan menjadikannya boleh diakses oleh seluruh pasukan anda. Brandfolder juga menyediakan ciri seperti kawalan versi, kelulusan dan analitis.
Kelebihan:
- Brandfolder mudah digunakan dan dinavigasi.
- Antara muka bersih dan moden.
- Brandfolder menawarkan percubaan percuma.
Cons:
- Brandfolder sedikit lebih mahal daripada sistem pengurusan dokumen lain.
Harga
Brandfolder ialah alat peringkat perusahaan dan anda perlu menghubungi mereka untuk mendapatkan sebut harga
Kesimpulan
Pengurusan dokumen adalah sebahagian daripada aliran kerja perniagaan. Kawalan dan pengurusan dokumen adalah antara bidang yang paling kritikal dalam perniagaan hari ini.
Setiap hari, syarikat anda mencipta banyak dokumen dan perlu menyimpannya dengan selamat dan selamat.
Sama ada rekod syarikat anda, fail pengurusan projek atau maklumat sulit, sistem pengurusan dokumen yang kukuh akan membantu anda memastikan ia disimpan dengan selamat, terjamin dan sentiasa berada di tangan.
Sila tinggalkan balasan anda