Мазмұны[Жасыру][Көрсету]
Құжаттарды басқару күрделі пән болып табылады, бірақ бұл сіздің компанияңыз GDPR-ды ұстанатын кез келген қызметте жұмыс істейтін болсаңыз, сізге қажет нәрсе.
Сіз фрилансер, менеджер немесе C деңгейлі менеджер болсаңыз да, сізге құжаттарды сақтау, оларға кімнің қол жеткізе алатынын қадағалау және оларды кім көшіргенін бақылау қажет болуы мүмкін.
Бақытымызға орай, мұны өз бетіңізше жасаудың қажеті жоқ – сіз үшін істерді жеңілдететін көптеген құжат айналымы жүйелері бар.
Құжаттарды басқаруға аз уақыт, ал маңызды істерді орындауға көбірек уақыт жұмсау үшін біз құжат айналымының ең жақсы 10 жүйесін жинақтадық.
Құжаттарды басқару жүйесі дегеніміз не?
Барлығы сандық болып табылатын сандық әлемде барлық файлдарыңыз бен құжаттарыңызды реттеу жолдарын табу қажет — бос емес адамдар үшін құжаттар жинағын басқарудағы ең көп уақытты қажет ететін тапсырмалардың бірі.
Бірақ мұны жасамасаңыз, кейбір маңызды файлдарды қадағаламайсыз. Бұл үлкен азап және сізге ұнайтын нәрсені істеуге уақыт кетеді.
Құжаттарды басқару жүйесі - құжаттарды сақтауды ұйымдастыруға және басқаруға арналған бағдарламалық құрал немесе онлайн қызмет. Бұл қолданбалар іскерлік құжаттарды басқаруға және ұйымдастыруға ыңғайлы. Нарықта көптеген құжат айналымы жүйелері бар, бірақ біз сіздің өміріңізді жеңілдету үшін құжат айналымының үздік 10 жүйесін атап өткіміз келеді.
1. Qoppa PDF Studio
Qoppa PDF студиясы пайдаланушыларға сканерленген құжаттарды, суреттерді, презентацияларды немесе кез келген нәрсені PDF пішіміне жылдам және тиімді түрлендіруге мүмкіндік беретін мүмкіндіктерге толы шешім. Qoppa PDF Studio OCR сияқты мүмкіндіктерді ұсынады (Оптикалық таңбаларды тану) мәтінді және метадеректерді шығаруға арналған.
Сонымен қатар, шешім кеңейтілген іздеу мүмкіндіктерімен және қауіпсіздік мүмкіндіктерімен жабдықталған. Qoppa PDF Studio офлайн режимінде де, онлайн режимінде де жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Соңғы бөлігі тиімді, әсіресе қашықтан жұмыс істегенде.
артықшылықтары:
- PDF файлдарын Qoppa жұмыс үстелінен шықпай түрлендіруге болады
- Метадеректерді шығару
- Автоматты PDF түрлендіру
- Кеңейтілген іздеу және табу
- Қауіпсіздік мүмкіндіктері
- Microsoft Office бағдарламасымен интеграция
Минус:
- Windows операциялық жүйесімен шектелген.
Баға
Qoppa екі нұсқада келеді. Стандартты нұсқасы шамамен 50 долларға сатылады, ал кәсіби нұсқасы 70 долларға сатылады.
2. Биік құйрық
Құжаттарды басқарудың ең танымал шешімдерінің бірі, Биіктік, файлдарды сақтауға және веб арқылы қол жеткізуге бағытталған бұлттық сақтау провайдері. Пайдалануға оңай интерфейсі арқылы файлдарды оңай жүктеп салуға, жүктеп алуға және ортақ пайдалануға болады.
Сондай-ақ файлдарыңыз үшін қалталар мен тегтер жасауға болады. Hightail максималды қауіпсіздік үшін AES 256-биттік шифрлау протоколын пайдаланып деректеріңізді шифрлауға мүмкіндік береді. Құжаттарды басқару жүйесінің тағы бір қызығы, кез келген файлдарға түсініктемелер қосуға болады.
артықшылықтары:
- The Қолданушы интерфейсі шарлау оңай
- Достарыңызбен, отбасыңызбен және әріптестеріңізбен қауіпсіз бөлісу
Минус:
- Шағын сақтау қақпағы
- Ақылы құрал
Баға
Шектеулі мүмкіндіктері бар hightail lite тегін алуға болады. Pro, Teams және Business пакеттері сәйкесінше айына $12, $24 және $36 тұрады.
3. Бизнеске арналған Dropbox
Dropbox топтық ынтымақтастық, сақтау және файлдарды ортақ пайдалану үшін тамаша шешім болып табылады. Dropbox for Business көмегімен пайдаланушы қалта құрылымдарын жасауға болады. Сондай-ақ, шақыру сілтемелерін жіберу арқылы қалталарды басқа пайдаланушылармен бөлісуге болады.
Dropbox-тың басты артықшылығы - бұлтқа кез келген жаңа файлдарды автоматты түрде жүктеп салатын жұмыс үстелі қолданбасы бар. Осылайша, сізде әрқашан құжаттарыңыздың соңғы нұсқалары болады.
Ол пайдаланушыларға компьютерде, планшетте немесе смартфонда сақталған құжаттарды көруге және өңдеуге мүмкіндік береді. Тағы бір ерекшелігі оның Windows және Mac компьютерлеріне арналған жұмыс үстелі қолданбасы. Осы мүмкіндіктердің барлығы оны құжат айналымының ең жақсы жүйелерінің біріне айналдырады. Dropbox-та ресми кеңсе жиынтығы да бар. Бұл интернет байланысы арқылы кез келген құрылғыдан файлдарға қол жеткізуге және өңдеуге мүмкіндік береді.
артықшылықтары:
- Тамаша файлдарды ортақ пайдалану және сақтау қызметтері
- Қалталарды басқа пайдаланушылармен оңай бөлісу
- Бұлтты сақтауға бір рет басу арқылы автоматты түрде жүктеп салу
- Құжаттар мен фотосуреттерді желіде бөлісіңіз
Минус:
- Үлкен файлдар үшін баяу жүктеу жылдамдығы
- Тетеринг кейбір құрылғыларда жұмыс істемейді.
- Шектеулі қолданбалар және мобильді қолжетімділік
Баға
Dropbox сізге айына 2 долларға 9.99 ТБ жад береді. Отбасылық есептік жазбаға 6 пайдаланушы қол жеткізе алады және айына $16.99 тұрады, ал кәсіби есептік жазба бір пайдаланушы үшін айына $3 16.58ТБ береді. Жоғары талаптарға жауап беретін басқа жоспарлар бар. Мәліметтер келесідей:
4 Google Drive
Google Drive файлдарды кез келген жерде, кез келген уақытта сақтау үшін өзіңізбен бірге сақтауға мүмкіндік береді. Сіз файлдарды бұлтта сақтай аласыз, бұл өте жақсы, өйткені олар сіздің компьютеріңізде қанша орын болса да жоғалмайды.
Google Drive көмегімен файлдарды топтағы кез келген адаммен немесе топтан тыс адамдармен жай ғана сілтемені бөлісу арқылы оңай бөлісе аласыз. Google Drive қолданбасының тағы бір ерекшелігі - файлдарды әртүрлі құрылғыларда синхрондауға болады. Олар жұмыс үстелін, мобильді және веб-қосымшаларды және веб-сайтты қамтамасыз етеді.
артықшылықтары:
- Жеке пайдаланушылар үшін тегін
- 15 Гб тегін сақтау орны
- Таныс интерфейспен пайдалану оңай
- Оны интернет байланысы бар кез келген құрылғыда пайдалануға болады
Минус:
- Кейбір файлдардың жоғалғаны немесе бүлінгені туралы хабарламалар болды.
Баға
Google Drive сіз үшін ең қолжетімді нұсқа болуы мүмкін. Негізгі 15 ГБ жоспар тегін, ал 100 ГБ жоспар бар болғаны 2 доллар тұрады. Егер сізге 9.99 ТБ бұлттық жады қажет болса, соңғы жоспар айына шамамен $2 тұрады.
5. Panda Doc
PandaDoc кез келген құжаттарды желіде сақтауға, нұсқалауға, ортақ пайдалануға және бірлесіп жұмыс істеуге арналған жоғары теңшелетін және интуитивті құжаттарды басқару жүйесі. Пайдалану өте оңай және пайдаланушыларға оны қажеттіліктеріне сәйкес реттеуге мүмкіндік беретін интерфейсі бар.
Файлдарды әртүрлі қолданбалардан тікелей жүктеп салу арқылы уақытты үнемдеу үшін реттелетін құжаттарды жасауға болады. Бұл құжаттар арасында үнемі ауыспай-ақ, бірнеше файл нұсқаларын қадағалаудың тамаша құралы.
артықшылықтары:
- Пайдалану және теңшеу қарапайымдылығы
- Нұсқалар мен өзгерістерді қадағалау мүмкіндігі
- Көптеген қолданбалармен біріктіріледі
- Қолжетімді баға жоспарлары
Минус:
- Кейбір мүмкіндіктер тек кәсіпорын жоспарында қолжетімді.
Баға
PandaDoc кем дегенде 19 долларға қолжетімді, ал бизнес нұсқасы сізге 49 доллар тұрады.
6. WPS Office бұлты
WPS кеңсесі Word, excel, PowerPoint және OneNote құжаттарын көруге және өңдеуге мүмкіндік беретін бұлтқа негізделген қолданба. Пайдаланушылар нақты уақытта жұмыс істеу кезінде файлдарды басқа пайдаланушылармен бөлісе алады.
WPS Office пайдаланушыларға мультимедиалық мазмұнды кірістіру мүмкіндігімен толық функционалды өңдеу тәжірибесін ұсынады. WPS Office сонымен қатар топтық жобалар үшін бірлескен жұмысты қолдайды.
артықшылықтары:
- Толық функционалды өңдеу тәжірибесі
- Нақты уақыттағы ынтымақтастықты қолдайды
- Мультимедиалық мазмұнды енгізіңіз
Минус:
- Файл пішімдері WPS меншік пішімдерімен шектеледі.
Баға
Шектеулі мүмкіндіктері бар WPS стандарты сізге ешнәрсе алмайды. Жыл сайын төлеуді таңдасаңыз, WPS премиумы жылына $30 тұрады.
7. SharePoint
SharePoint құжаттарды басқарудың көптеген мүмкіндіктерін ұсынатын кәсіпорын деңгейіндегі құрал. Ол Microsoft бұлтында жұмыс істейді және файлдар мен қалталарды әртүрлі кітапханаларда ұқыпты сақтайды, осылайша сіз оларды оңай таба аласыз. Топпен файлдарды ортақ пайдалануға және жобаларда бірлесіп жұмыс істеуге болады.
артықшылықтары:
- Өте жан-жақты
- Көптеген мүмкіндіктерді ұсынады
- Басқа Microsoft өнімдерімен біріктіру мүмкіндігі
- Интранет және экстранет үшін пайдалануға болады
Минус:
- Өте қымбат
- Қолдану күрделі болуы мүмкін
Баға
SharePoint бір пайдаланушыға айына кемінде $5 тұрады және Office 23 жүйесімен біріктірілген жоспар үшін бір пайдаланушы үшін айына $365 дейін көтеріледі.
8. Он екі
Доцебо командаларға оңай және лезде бірлесіп жұмыс істеуге мүмкіндік беретін кәсіпорын деңгейіндегі құжаттарды басқару шешімі. Қолданба бұлтқа негізделген, сондықтан жобалармен жұмыс істеу үшін компьютерде болудың қажеті жоқ.
Бұл шешім басқа шешімдерден ерекшеленеді, себебі ол пайдаланушыларға оңай шарлауға мүмкіндік беретін интуитивті интерфейсті ұсынады. Ол электрондық поштаны, күнтізбені, тапсырмалар тізімін, файлдарды басқаруды және чат опцияларын ұсынады. Docebo Microsoft Office бағдарламасымен үздіксіз жұмыс істейді, бұл құжаттарыңызды нақты уақытта көруге, өңдеуге және бірлесіп жұмыс істеуге мүмкіндік береді.
артықшылықтары:
- Қолдануға ыңғайлы интерфейс
- Бұлтқа негізделген, сондықтан оған кез келген жерден қол жеткізе аласыз.
- Microsoft Office бағдарламасымен біріктірілген
Минус:
- Бұл тізімдегі кейбір басқа шешімдер сияқты мүмкіндіктер көп емес
- Бағасы көпшілікке жарияланбайды
Баға
Бұл кәсіпорын деңгейіндегі құрал болғандықтан, бағаны алу үшін оларға хабарласуыңыз керек.
9.PDFelement Pro
PDF Element Pro барлығы бір шешімді қалайтындар үшін құжат айналымының ең жақсы жүйесі болып табылады. Бұл PDF өңдегіші ғана емес, сонымен қатар PDF файлдарыңызды жасай, түрлендіру, аннотациялау, қол қою және қорғау. Пішіндерді толтыру немесе PDF файлдарына түсініктеме беру қажет болса, мұны PDFelement Pro арқылы да жасауға болады.
Оның OCR мүмкіндігі сканерленген түрлендіруге мүмкіндік береді PDF файлдарын өңдеуге болады құжаттарды және оларды қауіпсіз сақтау үшін PDF файлдарын құпия сөзбен қорғауға болады. PDFelement Pro бағдарламасын Windows, Mac, iOS және Android құрылғыларында пайдалануға болады, сондықтан ол құжаттарын жолда басқаруды қажет ететін бизнес үшін өте қолайлы.
артықшылықтары:
- Барлығы бір жерде PDF шешімі
- PDF файлдарын жасаңыз, түрлендіріңіз, түсіндіріңіз, қол қойыңыз және қорғаңыз
- OCR мүмкіндігі сканерленген PDF файлдарын өңделетін құжаттарға түрлендіруге мүмкіндік береді
- PDF файлдарын қауіпсіз сақтау үшін құпия сөзбен қорғаңыз
- Windows, Mac, iOS және Android құрылғыларында пайдаланыңыз
Минус:
- Кейбір мүмкіндіктер тек ақылы нұсқада қол жетімді
Баға
PDFelements өте қымбат және жылдық тіркеу үшін сізге $79.99 тұрады.
10. Брендтік қалта
Бренд қалтасы компанияларға өздерінің бренд активтерін басқаруға көмектесетін онлайн құжат айналымы жүйесі. Brandfolder көмегімен сіз өзіңіздің бренд активтеріңізді орталықтандырып, оларды бүкіл командаңызға қолжетімді ете аласыз. Brandfolder сонымен қатар сияқты мүмкіндіктерді қамтамасыз етеді нұсқаларды басқару, бекітулер және талдаулар.
артықшылықтары:
- Бренд қалтасын пайдалану және шарлау оңай.
- Интерфейс таза және заманауи.
- Brandfolder тегін сынақ нұсқасын ұсынады.
Минус:
- Brandfolder басқа құжат айналымы жүйелеріне қарағанда біршама қымбатырақ.
Баға
Brandfolder - бұл кәсіпорын деңгейіндегі құрал және бағаны алу үшін оларға хабарласуыңыз керек
қорытынды
Құжаттарды басқару бизнес жұмыс процесінің ажырамас бөлігі болып табылады. Құжаттарды бақылау және басқару бүгінгі күні бизнестегі ең маңызды салалардың бірі болып табылады.
Күн сайын сіздің компанияңыз көптеген құжаттарды жасайды және оларды қауіпсіз және қауіпсіз сақтау қажет.
Сіздің компанияңыздың жазбалары, жобаны басқару файлдары немесе құпия ақпарат болсын, сенімді құжаттарды басқару жүйесі олардың қауіпсіз, қорғалған және әрқашан қолыңызда болуын қамтамасыз етуге көмектеседі.
пікір қалдыру