Tartalomjegyzék[Elrejt][Előadás]
A dokumentumkezelés összetett téma – de ebbe bele kell nyúlnia, ha olyan munkakörben dolgozik, ahol cégének be kell tartania a GDPR-t.
Legyen szó szabadúszóról, menedzserről vagy C-szintű vezetőről, valószínűleg tárolnia kell a dokumentumokat, nyomon kell követnie, ki férhet hozzá, és figyelemmel kell kísérnie, hogy ki másolta azokat.
Szerencsére nem kell egyedül megtennie – rengeteg dokumentumkezelő rendszer létezik, amelyek leegyszerűsítik a dolgokat.
Összegyűjtöttük a 10 legjobb dokumentumkezelő rendszert, így Ön kevesebb időt tölthet dokumentumai kezelésével, és több időt tölthet a fontos dolgokkal.
Mi az a dokumentumkezelő rendszer?
A digitális világban, ahol minden digitális, meg kell találni a módját az összes fájl és dokumentum rendszerezésére – ez az egyik legidőigényesebb feladat az elfoglalt egyének számára dokumentumgyűjteményük kezelésében.
De ha nem teszi meg, néhány lényeges fájl nyomát veszti. Ez hatalmas fájdalom, és időt vesz el attól, hogy olyasmit csinálj, amit élvezel.
A dokumentumkezelő rendszer egy szoftveralkalmazás vagy online szolgáltatás, amelyet dokumentumok tárolására és kezelésére terveztek. Ezek az alkalmazások jól jöhetnek az üzleti dokumentumok kezeléséhez és rendszerezéséhez. Számos dokumentumkezelő rendszer létezik a piacon, de szeretnénk kiemelni a 10 legjobb dokumentumkezelő rendszert, amelyek megkönnyítik az Ön életét.
1. Qoppa PDF Stúdió
Qoppa PDF Stúdió egy olyan funkciókban gazdag megoldás, amellyel a felhasználók gyorsan és hatékonyan konvertálhatnak beolvasott dokumentumokat, képeket, prezentációkat vagy bármi mást PDF formátumba. A Qoppa PDF Studio olyan funkciókat kínál, mint például az OCR (Optikai karakterfelismerő) szöveg és metaadatok kinyeréséhez.
Ezenkívül a megoldást fejlett keresési lehetőségekkel és biztonsági funkciókkal látták el. A Qoppa PDF Studio lehetővé teszi, hogy offline és online is dolgozzon. Ez utóbbi rész előnyös, különösen távoli munkavégzés esetén.
Előnyök:
- A PDF fájlok a Qoppa asztal elhagyása nélkül konvertálhatók
- Metaadat-kinyerés
- Automatikus PDF konvertálás
- Speciális keresés és keresés
- biztonsági jellemzők
- Integráció a Microsoft Office-szal
Hátrányok:
- Windows operációs rendszerre korlátozva.
Árazás
A Qoppa két lehetőség közül választhat. A standard verzió körülbelül 50 dollárért, míg a profi verzió 70 dollárért adható el.
2. Magasfarkú
Az egyik leghíresebb dokumentumkezelési megoldás, hightail, egy felhőalapú tárolási szolgáltató, amely a fájlok tárolására és az interneten keresztüli elérésére összpontosít. Könnyen használható felületének köszönhetően könnyedén tölthet fel, tölthet le és oszthat meg fájlokat.
A fájlokhoz mappákat és címkéket is létrehozhat. A Hightail lehetővé teszi az adatok titkosítását az AES 256 bites titkosítási protokolljával a maximális biztonság érdekében. Egy másik izgalmas dolog ebben a dokumentumkezelő rendszerben, hogy bármilyen fájlhoz megjegyzéseket is fűzhet.
Előnyök:
- A felhasználói felület könnyen navigálható
- Biztonságos megosztás barátokkal, családtagokkal és kollégákkal
Hátrányok:
- Kis tároló kupak
- Fizetett eszköz
Árazás
Korlátozott funkciókkal ingyenesen beszerezheti a hightail lite-ot. A Pro, Teams és Business csomagok havi 12, 24 és 36 dollárba kerülnek.
3. Dropbox cégeknek
dropbox kiváló megoldás csapatmunkára, tárolásra és fájlmegosztásra. A Dropbox for Business segítségével egyedi mappastruktúrákat hozhat létre. Meghívó linkek elküldésével mappákat is megoszthat más felhasználókkal.
A Dropbox fő előnye, hogy rendelkezik egy asztali alkalmazással, amely minden új fájlt automatikusan feltölt a felhőbe. Ezért mindig a dokumentumok legfrissebb verziói állnak rendelkezésére.
Lehetővé teszi a felhasználók számára a számítógépen, táblagépen vagy okostelefonon tárolt dokumentumok megtekintését és szerkesztését. Egy másik funkció az asztali alkalmazás Windows és Mac számítógépekhez. Mindezek a funkciók az egyik legjobb dokumentumkezelő rendszerré teszik. A Dropboxnak van egy hivatalos irodai csomagja is. Ez lehetővé teszi a fájlok elérését és szerkesztését bármely eszközről internetkapcsolaton keresztül.
Előnyök:
- Kiváló fájlmegosztó és tárolási szolgáltatások
- Könnyen megosztható mappák más felhasználókkal
- Egykattintásos automatikus feltöltés felhőtárhelyre
- Ossza meg dokumentumokat és fényképeket online
Hátrányok:
- Lassabb feltöltési sebesség nagyobb fájlok esetén
- Az internetmegosztás bizonyos eszközökön nem működik.
- Korlátozott alkalmazások és mobil hozzáférés
Árazás
A Dropbox 2 TB tárhelyet biztosít havi 9.99 dollárért. A családi fiókhoz 6 felhasználó fér hozzá, és havi 16.99 dollárba kerül, míg a professzionális fiók 3 TB-ot ad havi 16.58 dollárért egyetlen felhasználónak. Vannak más, magasabb igényeket kielégítő tervek is. A részletek a következők:
4. Google Drive
Google Drive lehetővé teszi a fájlok mentését, hogy bárhol és bármikor megkaphassa őket. Fájlokat tárolhat a felhőben, ami kiváló, mert nem vesznek el, függetlenül attól, hogy mennyi hely van a számítógépen.
A Google Drive segítségével egyszerűen megoszthat fájlokat a csapat bármely tagjával vagy a csapatán kívüli személyekkel a link megosztásával. A Google Drive másik funkciója, hogy szinkronizálhatja fájljait különböző eszközök között. Asztali, mobil és webes alkalmazásokat és webhelyet biztosítanak.
Előnyök:
- Ingyenesen használható egyéni felhasználók számára
- 15GB ingyenes tárolás
- Könnyen használható ismerős felülettel
- Bármilyen internetkapcsolattal rendelkező eszközön használható
Hátrányok:
- Néhány jelentés érkezett fájlok elvesztéséről vagy megsérüléséről.
Árazás
A Google Drive lehet a legolcsóbb lehetőség az Ön számára. Az alap 15 GB-os csomag ingyenes, míg a 100 GB-os csomag mindössze 2 dollárért. A végső terv körülbelül 9.99 dollárba kerül havonta, ha 2 TB felhőtárhelyre van szüksége.
5. Panda Doc
PandaDoc egy nagymértékben testreszabható és intuitív dokumentumkezelő rendszer bármilyen dokumentum online tárolására, verziózására, megosztására és együttműködésére. Nagyon könnyen használható felülettel, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy igényeiknek megfelelően testreszabják.
Időt takaríthat meg egyéni dokumentumok létrehozásával, ha fájljait közvetlenül különböző alkalmazásokból tölti fel. Ez egy nagyszerű eszköz több fájlverzió nyomon követésére anélkül, hogy folyamatosan váltana a dokumentumok között.
Előnyök:
- Könnyű használat és testreszabás
- Verziók és változások nyomon követése
- Számos alkalmazással integrálható
- Megfizethető árképzési tervek
Hátrányok:
- Egyes funkciók csak a vállalati csomagban érhetők el.
Árazás
A PandaDoc legalább 19 dollárért elérhető, az üzleti változat pedig 49 dollárba kerül.
6. WPS Office Cloud
WPS Office egy felhő alapú alkalmazás, amely lehetővé teszi Word, Excel, PowerPoint és OneNote dokumentumok megtekintését és szerkesztését. A felhasználók valós idejű munka közben megoszthatnak fájlokat más felhasználókkal.
A WPS Office teljes mértékben működőképes szerkesztési élményt biztosít a felhasználóknak multimédiás tartalom beszúrásának lehetőségével. A WPS Office csapatprojekteknél is támogatja az együttműködési munkát.
Előnyök:
- Teljesen működőképes szerkesztési élmény
- Támogatja a valós idejű együttműködést
- Multimédiás tartalom beszúrása
Hátrányok:
- A fájlformátumok a WPS által védett formátumokra korlátozódnak.
Árazás
A korlátozott funkciókkal rendelkező WPS Standard nem kerül semmibe. A WPS prémium évi 30 dollárba kerül, ha úgy dönt, hogy évente fizet.
7. SharePoint
SharePoint egy vállalati szintű eszköz, amely számos dokumentumkezelési lehetőséget kínál. A Microsoft felhőn működik, és szépen tárolja a fájlokat és mappákat különböző könyvtárakban, így könnyen megtalálhatja őket. Megoszthat fájlokat és együttműködhet a projektekben a csapatával.
Előnyök:
- Nagyon átfogó
- Rengeteg funkciót kínál
- Más Microsoft termékekkel való integrálhatóság
- Használható intranethez és extranethez
Hátrányok:
- Nagyon drága
- Használata bonyolult lehet
Árazás
A SharePoint felhasználónként havonta legalább 5 dollárba kerül, az Office 23-tel integrált csomag esetén pedig felhasználónként havonta 365 dollárba kerül.
8. Tizenkettő
Tizenkét egy nagyvállalati szintű dokumentumkezelési megoldás, amely lehetővé teszi a csapatok számára az egyszerű és azonnali együttműködést. Az alkalmazás felhő alapú, így nem kell a számítógépe előtt lennie ahhoz, hogy a projektjein dolgozzon.
Ez a megoldás azért tűnik ki a többi megoldás közül, mert olyan intuitív kezelőfelületet kínál, amely lehetővé teszi a felhasználók számára a könnyű navigációt. E-mailt, naptárat, feladatlistát, fájlkezelést és csevegési lehetőségeket biztosít. A Docebo zökkenőmentesen működik a Microsoft Office-szal, így a dokumentumok valós időben könnyen megtekinthetők, szerkeszthetők és együttműködhetnek.
Előnyök:
- Könnyen kezelhető felület
- Felhőalapú, így bárhonnan elérheti.
- Integrálható a Microsoft Office-szal
Hátrányok:
- Nincs annyi funkció, mint a listán szereplő egyéb megoldások közül
- Az árakat nem hozzák nyilvánosságra
Árazás
Mivel ez egy vállalati szintű eszköz, kapcsolatba kell lépnie velük, hogy árajánlatot kérjen.
9.PDFelement Pro
PDFelement Pro a legjobb dokumentumkezelő rendszer azok számára, akik egy mindent egyben megoldást szeretnének. Ez nem csak egy PDF-szerkesztő, hanem létrehozhatja, konvertálhatja, megjegyzésekkel elláthatja, aláírhatja és védheti PDF-fájljait. Ha pedig űrlapokat kell kitöltenie vagy megjegyzéseket kell tennie a PDF-ekhez, ezt a PDFelement Pro segítségével is megteheti.
OCR funkciója lehetővé teszi a beolvasott konvertálást PDF-ek szerkeszthetővé dokumentumokat, és jelszóval is védheti PDF-fájljait a biztonságuk érdekében. Használhatja a PDFelement Pro-t Windows, Mac, iOS és Android eszközökön – így tökéletes azoknak a vállalkozásoknak, amelyeknek útközben kell kezelniük dokumentumaikat.
Előnyök:
- Minden az egyben PDF megoldás
- PDF-fájlok létrehozása, konvertálása, megjegyzésekkel ellátva, aláírása és védelme
- Az OCR funkció lehetővé teszi a beolvasott PDF-ek szerkeszthető dokumentumokká alakítását
- Védje jelszóval PDF fájljait a biztonságuk érdekében
- Használja Windows, Mac, iOS és Android eszközökön
Hátrányok:
- Egyes funkciók csak a fizetős verzióban érhetők el
Árazás
A PDFelements meglehetősen drága, és 79.99 dollárba kerül az éves regisztráció.
10. Brandfolder
Brandfolder egy online dokumentumkezelő rendszer, amely segít a vállalatoknak a márkavagyon kezelésében. A Brandfolder segítségével központosíthatja márkaelemeit, és elérhetővé teheti azokat a teljes csapata számára. A Brandfolder olyan funkciókat is biztosít, mint pl verziókezelés, jóváhagyások és elemzések.
Előnyök:
- A Brandfolder könnyen használható és navigálható.
- A felület tiszta és modern.
- A Brandfolder ingyenes próbaverziót kínál.
Hátrányok:
- A Brandfolder valamivel drágább, mint más dokumentumkezelő rendszerek.
Árazás
A Brandfolder egy vállalati szintű eszköz, és ajánlatkéréshez fel kell vennie velük a kapcsolatot
Következtetés
A dokumentumkezelés az üzleti munkafolyamat szerves része. A dokumentumok ellenőrzése és kezelése napjainkban az egyik legkritikusabb terület a vállalkozásban.
Cége nap mint nap rengeteg dokumentumot hoz létre, és ezeket biztonságosan és biztonságosan kell tárolnia.
Legyen szó vállalati feljegyzésekről, projektmenedzsment-fájlokról vagy bizalmas információkról, egy megbízható dokumentumkezelő rendszer segítségével gondoskodhat arról, hogy azok biztonságban legyenek, és mindig kéznél legyenek.
Hagy egy Válaszol