Mục lục[Ẩn giấu][Chỉ]
Quản lý tài liệu là một chủ đề phức tạp - nhưng đó là điều bạn sẽ cần phải tham gia nếu bạn làm việc ở bất kỳ năng lực nào mà công ty của bạn phải tuân thủ GDPR.
Và cho dù bạn là một người làm việc tự do, một người quản lý hay một giám đốc điều hành cấp C, bạn có thể sẽ cần lưu trữ tài liệu, theo dõi ai có quyền truy cập vào chúng và theo dõi ai đã sao chép chúng.
May mắn thay, bạn không phải làm điều đó một mình - có rất nhiều hệ thống quản lý tài liệu sẽ đơn giản hóa mọi thứ cho bạn.
Chúng tôi đã tổng hợp 10 hệ thống quản lý tài liệu tốt nhất, vì vậy bạn có thể dành ít thời gian hơn để quản lý tài liệu của mình và có nhiều thời gian hơn để làm những việc quan trọng.
Hệ thống quản lý tài liệu là gì?
Trong thế giới kỹ thuật số nơi mọi thứ đều là kỹ thuật số, việc tìm cách sắp xếp tất cả các tệp và tài liệu của bạn là cần thiết — một trong những công việc tốn nhiều thời gian nhất đối với những người bận rộn trong việc quản lý bộ sưu tập tài liệu của họ.
Nhưng nếu bạn không làm điều đó, bạn sẽ mất dấu một số tệp cần thiết. Đó là một nỗi đau lớn và mất thời gian để làm điều gì đó bạn thích.
Hệ thống quản lý tài liệu là một ứng dụng phần mềm hoặc dịch vụ trực tuyến được thiết kế để tổ chức lưu trữ và quản lý tài liệu. Các ứng dụng này rất hữu ích cho việc quản lý và sắp xếp các tài liệu kinh doanh. Có rất nhiều hệ thống quản lý tài liệu trên thị trường, nhưng chúng tôi muốn làm nổi bật 10 hệ thống quản lý tài liệu hàng đầu để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn.
1. Qoppa PDFStudio
Studio Qoppa PDF là một giải pháp tích hợp nhiều tính năng cho phép người dùng chuyển đổi nhanh chóng và hiệu quả các tài liệu được quét, hình ảnh, bản trình bày hoặc bất kỳ thứ gì sang định dạng PDF. Qoppa PDF Studio cung cấp các tính năng như OCR (Optical Character Recognition) để trích xuất văn bản và siêu dữ liệu.
Ngoài ra, giải pháp còn được trang bị khả năng tìm kiếm nâng cao và các tính năng bảo mật. Qoppa PDF Studio cho phép bạn làm việc cả ngoại tuyến và trực tuyến. Phần sau là có lợi, đặc biệt là khi làm việc từ xa.
Ưu điểm:
- Các tệp PDF có thể được chuyển đổi mà không cần rời khỏi màn hình Qoppa
- Trích xuất siêu dữ liệu
- Chuyển đổi PDF tự động
- Tìm kiếm nâng cao và tìm
- Tính năng bảo mật
- Tích hợp với Microsoft Office
Nhược điểm:
- Giới hạn trong hệ điều hành Windows.
GIÁ CẢ
Qoppa có hai tùy chọn. Phiên bản tiêu chuẩn được bán với giá khoảng 50 đô la, trong khi phiên bản chuyên nghiệp được bán với giá 70 đô la.
2. Đuôi cao
Một trong những giải pháp quản lý tài liệu nổi tiếng nhất, Hightail, là nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây tập trung vào việc lưu trữ tệp và truy cập qua web. Với giao diện dễ sử dụng, bạn có thể dễ dàng tải lên, tải xuống và chia sẻ tệp.
Bạn cũng có thể tạo các thư mục và thẻ cho các tệp của mình. Hightail cho phép bạn mã hóa dữ liệu của mình bằng giao thức mã hóa AES 256-bit để bảo mật tối đa. Một điều thú vị khác về hệ thống quản lý tài liệu này là bạn cũng có thể thêm nhận xét vào bất kỳ tệp nào.
Ưu điểm:
- Sản phẩm giao diện người dùng dễ dàng điều hướng
- Chia sẻ an toàn với bạn bè, gia đình và đồng nghiệp
Nhược điểm:
- Nắp lưu trữ nhỏ
- Công cụ trả phí
GIÁ CẢ
Bạn có thể tải bản hightail lite miễn phí với các tính năng hạn chế. Các gói Pro, Teams và Business lần lượt có giá 12 đô la, 24 đô la và 36 đô la mỗi tháng.
3. Dropbox cho Doanh nghiệp
Dropbox là một giải pháp tuyệt vời để cộng tác nhóm, lưu trữ và chia sẻ tệp. Với Dropbox for Business, bạn có thể tạo cấu trúc thư mục tùy chỉnh. Bạn cũng có thể chia sẻ thư mục với những người dùng khác bằng cách gửi liên kết mời.
Lợi ích chính của Dropbox là nó có một ứng dụng máy tính để bàn tự động tải bất kỳ tệp mới nào lên đám mây. Do đó, bạn luôn có phiên bản mới nhất của tài liệu của mình.
Nó cho phép người dùng xem và chỉnh sửa các tài liệu được lưu trữ trên máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh. Một tính năng khác là ứng dụng máy tính để bàn của nó dành cho máy tính Windows và Mac. Tất cả các tính năng này làm cho nó trở thành một trong những hệ thống quản lý tài liệu tốt nhất. Dropbox cũng có một bộ ứng dụng văn phòng chính thức. Điều này cho phép bạn truy cập và chỉnh sửa tệp từ bất kỳ thiết bị nào bằng kết nối internet.
Ưu điểm:
- Dịch vụ lưu trữ và chia sẻ tệp tuyệt vời
- Dễ dàng chia sẻ thư mục với những người dùng khác
- Tự động tải lên bằng một cú nhấp chuột lên bộ nhớ đám mây
- Chia sẻ tài liệu và ảnh trực tuyến
Nhược điểm:
- Tốc độ tải lên chậm hơn cho các tệp lớn hơn
- Chia sẻ kết nối không hoạt động đối với một số thiết bị.
- Ứng dụng hạn chế và quyền truy cập trên thiết bị di động
GIÁ CẢ
Dropbox cung cấp cho bạn 2TB dung lượng lưu trữ với giá 9.99 đô la một tháng. Tài khoản gia đình có thể truy cập bởi 6 người dùng và có giá 16.99 đô la mỗi tháng trong khi tài khoản chuyên nghiệp cung cấp cho bạn 3TB với 16.58 đô la mỗi tháng cho một người dùng. Có những kế hoạch khác đáp ứng nhu cầu cao hơn. Chi tiết như sau:
4 Google Drive
Google Drive cho phép bạn lưu các tệp bên mình để có chúng mọi lúc, mọi nơi. Bạn có thể lưu trữ các tệp trên đám mây, điều này thật tuyệt vời vì chúng sẽ không bị mất cho dù bạn có bao nhiêu dung lượng trên máy tính của mình.
Với google drive, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp với bất kỳ ai trong nhóm của mình hoặc với những người bên ngoài nhóm của bạn chỉ bằng cách chia sẻ liên kết. Một tính năng khác mà bạn có với google drive là bạn có thể đồng bộ hóa các tệp của mình trên các thiết bị khác nhau. Họ cung cấp các ứng dụng dành cho máy tính để bàn, thiết bị di động, web và một trang web.
Ưu điểm:
- Sử dụng miễn phí cho người dùng cá nhân
- 15GB dung lượng miễn phí
- Dễ sử dụng với giao diện quen thuộc
- Nó có thể được sử dụng trên mọi thiết bị có kết nối internet
Nhược điểm:
- Đã có một số báo cáo về việc các tệp bị mất hoặc bị hỏng.
GIÁ CẢ
Google Drive có thể là lựa chọn hợp lý nhất cho bạn. Gói 15GB cơ bản là miễn phí trong khi gói 100GB chỉ có giá $ 2. Gói cuối cùng có giá khoảng 9.99 đô la một tháng nếu bạn cần 2TB dung lượng lưu trữ đám mây.
5. Panda Doc
PandaDoc là một hệ thống quản lý tài liệu trực quan và có thể tùy chỉnh cao để lưu trữ, tạo phiên bản, chia sẻ và cộng tác trên bất kỳ tài liệu nào trực tuyến. Với giao diện rất dễ sử dụng và cho phép người dùng tùy chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu của mình.
Bạn có thể tạo tài liệu tùy chỉnh để tiết kiệm thời gian bằng cách tải lên tệp của mình trực tiếp từ các ứng dụng khác nhau. Đây là một công cụ tuyệt vời để theo dõi nhiều phiên bản tệp mà không cần liên tục chuyển đổi giữa các tài liệu.
Ưu điểm:
- Dễ sử dụng và tùy biến
- Khả năng theo dõi các phiên bản và thay đổi
- Tích hợp với nhiều ứng dụng
- Gói giá cả phải chăng
Nhược điểm:
- Một số tính năng chỉ có sẵn trong gói doanh nghiệp.
GIÁ CẢ
PandaDoc có thể truy cập với giá ít nhất là 19 đô la và biến thể dành cho doanh nghiệp có giá 49 đô la.
6. Đám mây văn phòng WPS
Văn phòng WPS là một ứng dụng dựa trên đám mây cho phép bạn xem và chỉnh sửa tài liệu word, excel, PowerPoint và OneNote. Người dùng có thể chia sẻ tệp với những người dùng khác trong khi làm việc trong thời gian thực.
WPS Office cung cấp cho người dùng trải nghiệm chỉnh sửa đầy đủ chức năng với khả năng chèn nội dung đa phương tiện. WPS Office cũng hỗ trợ làm việc cộng tác cho các dự án nhóm.
Ưu điểm:
- Trải nghiệm chỉnh sửa đầy đủ chức năng
- Hỗ trợ cộng tác thời gian thực
- Chèn nội dung đa phương tiện
Nhược điểm:
- Các định dạng tệp được giới hạn ở các định dạng độc quyền của WPS.
GIÁ CẢ
Tiêu chuẩn WPS với các tính năng hạn chế khiến bạn không phải trả phí. Phí bảo hiểm WPS là $ 30 mỗi năm, nếu bạn chọn trả hàng năm.
7. SharePoint
SharePoint là một công cụ cấp doanh nghiệp cung cấp nhiều khả năng quản lý tài liệu. Nó hoạt động trên đám mây của Microsoft và lưu trữ gọn gàng các tệp và thư mục của bạn trong các thư viện khác nhau để bạn có thể dễ dàng tìm thấy chúng. Bạn có thể chia sẻ tệp và cộng tác trong các dự án với nhóm của mình.
Ưu điểm:
- Rất toàn diện
- Cung cấp rất nhiều tính năng
- Khả năng tích hợp với các sản phẩm khác của Microsoft
- Có thể được sử dụng cho mạng nội bộ và mạng ngoại vi
Nhược điểm:
- Rất đắt
- Có thể phức tạp để sử dụng
GIÁ CẢ
SharePoint có giá ít nhất 5 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng và lên đến 23 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng đối với gói tích hợp với Office 365.
8. Mười hai
Tài liệu là một giải pháp quản lý tài liệu cấp doanh nghiệp cho phép các nhóm cộng tác dễ dàng và tức thì. Ứng dụng này dựa trên đám mây, vì vậy bạn không cần phải ở trên máy tính để làm việc với các dự án của mình.
Giải pháp này nổi bật so với các giải pháp khác vì nó cung cấp một giao diện trực quan cho phép người dùng điều hướng dễ dàng. Nó cung cấp email, lịch, danh sách tác vụ, quản lý tệp và các tùy chọn trò chuyện. Docebo hoạt động liên tục với Microsoft Office, giúp tài liệu của bạn dễ dàng xem, chỉnh sửa và cộng tác trong thời gian thực.
Ưu điểm:
- Giao diện dễ sử dụng
- Dựa trên đám mây để bạn có thể truy cập nó ở mọi nơi.
- Tích hợp với Microsoft Office
Nhược điểm:
- Không có nhiều tính năng như một số giải pháp khác trong danh sách này
- Giá cả không được tiết lộ công khai
GIÁ CẢ
Vì nó là một công cụ cấp doanh nghiệp, bạn sẽ phải liên hệ với họ để nhận được báo giá.
9.PDFelement Pro
Phần tử PDF chuyên nghiệp là hệ thống quản lý tài liệu tốt nhất cho những ai muốn có giải pháp tất cả trong một. Nó không chỉ là một trình chỉnh sửa PDF mà còn có thể tạo, chuyển đổi, chú thích, ký tên và bảo vệ các tệp PDF của bạn. Và nếu bạn cần điền vào biểu mẫu hoặc nhận xét về tệp PDF, bạn cũng có thể làm điều đó với PDFelement Pro.
Tính năng OCR của nó cho phép bạn chuyển đổi được quét PDF thành có thể chỉnh sửa tài liệu và bạn cũng có thể bảo vệ các tệp PDF của mình bằng mật khẩu để giữ chúng an toàn. Bạn có thể sử dụng PDFelement Pro trên các thiết bị Windows, Mac, iOS và Android - vì vậy nó hoàn hảo cho các doanh nghiệp cần quản lý tài liệu của họ khi đang di chuyển.
Ưu điểm:
- Giải pháp PDF tất cả trong một
- Tạo, chuyển đổi, chú thích, ký và bảo vệ các tệp PDF
- Tính năng OCR cho phép bạn chuyển đổi các tệp PDF đã quét thành các tài liệu có thể chỉnh sửa
- Bảo vệ các tệp PDF của bạn bằng mật khẩu để giữ chúng an toàn
- Sử dụng trên các thiết bị Windows, Mac, iOS và Android
Nhược điểm:
- Một số tính năng chỉ có sẵn trong phiên bản trả phí
GIÁ CẢ
PDFelements khá đắt và bạn sẽ phải trả 79.99 đô la cho việc đăng ký hàng năm.
10. Thư mục thương hiệu
thương hiệu là một hệ thống quản lý tài liệu trực tuyến giúp các công ty quản lý tài sản thương hiệu của họ. Với Brandfolder, bạn có thể tập trung các tài sản thương hiệu của mình và giúp toàn bộ nhóm của bạn có thể truy cập chúng. Brandfolder cũng cung cấp các tính năng như kiểm soát phiên bản, phê duyệt và phân tích.
Ưu điểm:
- Brandfolder rất dễ sử dụng và điều hướng.
- Giao diện sạch sẽ và hiện đại.
- Brandfolder cung cấp bản dùng thử miễn phí.
Nhược điểm:
- Brandfolder đắt hơn một chút so với các hệ thống quản lý tài liệu khác.
GIÁ CẢ
Brandfolder là một công cụ cấp doanh nghiệp và bạn sẽ phải liên hệ với họ để nhận báo giá
Kết luận
Quản lý tài liệu là một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc của doanh nghiệp. Kiểm soát và quản lý tài liệu là một trong những lĩnh vực quan trọng nhất trong một doanh nghiệp ngày nay.
Hàng ngày, công ty của bạn tạo ra rất nhiều tài liệu và cần lưu trữ chúng một cách an toàn và bảo mật.
Cho dù đó là hồ sơ công ty, tệp quản lý dự án hay thông tin bí mật, một hệ thống quản lý tài liệu hợp lý sẽ giúp bạn đảm bảo chúng được giữ an toàn, bảo mật và luôn ở trong tầm tay.
Bình luận