کی میز کے مندرجات[چھپائیں][دکھائیں]
ERP، یا انٹرپرائز ریسورس پلاننگ، ایک ایسی اصطلاح ہے جو آپ نے پہلے سنی ہو گی لیکن شاید پوری طرح سمجھ نہ پائی ہو۔ یہ بلاگ پوسٹ وضاحت کرے گی کہ ERP کیا ہے اور یہ آپ کے کاروبار کو کیسے فائدہ پہنچا سکتا ہے۔
ہم معروف ERP سسٹمز کی کچھ مثالیں بھی فراہم کریں گے۔
لہذا اگر آپ ERP کے بارے میں جاننا چاہتے ہیں اور مزید جاننا چاہتے ہیں تو پڑھتے رہیں!
ERP کیا ہے؟
ERP، یا انٹرپرائز ریسورس پلاننگ، ایک سافٹ ویئر حل ہے جو کاروباروں کو اپنے کاموں کو منظم اور خودکار کرنے میں مدد کرتا ہے۔ ERP سسٹمز میں عام طور پر اکاؤنٹنگ، انوینٹری مینجمنٹ، کسٹمر ریلیشن شپ مینجمنٹ (CRM)، اور انسانی وسائل (HR) کے ماڈیول شامل ہوتے ہیں۔
کچھ ERP حل ای کامرس، پروجیکٹ مینجمنٹ، اور تعمیل کے لیے اضافی ماڈیول پیش کرتے ہیں۔
ERP سسٹمز کو کمپنی کے ڈیٹا اور عمل کا ایک متفقہ منظر فراہم کرنے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے، اور ہر سائز کے کاروبار انہیں استعمال کر سکتے ہیں۔ ERP سلوشنز کو آن پریمیسس یا کلاؤڈ میں تعینات کیا جا سکتا ہے۔
یہ نوٹ کرنا ضروری ہے کہ ERP ایک سافٹ ویئر ایپلی کیشن نہیں ہے۔ بلکہ، یہ سافٹ ویئر کا ایک زمرہ ہے جس میں متعدد ایپلی کیشنز شامل ہیں جو کاروبار کے لیے ایک جامع حل فراہم کرنے کے لیے مل کر کام کرتی ہیں۔
ERP صنعت تیزی سے بدل رہی ہے۔ 2018 میں، ERP سلوشنز کی تعداد تقریباً 6,800 تک بڑھنے کا تخمینہ ہے— جو 24 سے 2017 فیصد زیادہ ہے۔
ERP کیسے کام کرتا ہے؟
ERP سسٹم عام طور پر ایسے ماڈیولز پر مشتمل ہوتے ہیں جن میں سے ہر ایک کو ایک مخصوص کاروبار کی ضرورت ہوتی ہے۔ مثال کے طور پر، اکاؤنٹنگ ماڈیول مالیاتی ڈیٹا کو ہینڈل کرتا ہے، اور CRM ماڈیول کسٹمر کی معلومات کا انتظام کرتا ہے۔
سسٹمز ایک مرکزی ڈیٹا بیس پر بنائے گئے ہیں جس میں کمپنی کا تمام ڈیٹا ہوتا ہے۔ یہ کاروباروں کو اپنے کاموں کا ایک واحد، جامع نظریہ رکھنے کی اجازت دیتا ہے۔
ERP سسٹمز کاروباری عمل کو خودکار اور ہموار کرنے کے لیے بنائے گئے ہیں۔ مثال کے طور پر، جب کوئی گاہک آرڈر دیتا ہے، ERP سسٹم خود بخود انوینٹری کے ریکارڈ کو اپ ڈیٹ کر سکتا ہے اور رسیدیں تیار کر سکتا ہے۔
اس سے دستی ڈیٹا انٹری کی ضرورت کم ہو جاتی ہے، جس سے کاروبار کا بہت وقت اور پیسہ بچ سکتا ہے۔
آپ کو ERP کیوں سیکھنا چاہئے؟
ERP سسٹم مختلف صنعتوں میں ہر سائز کے کاروبار کے ذریعہ استعمال ہوتے ہیں۔ اس نے کہا، ERP خاص طور پر ان کمپنیوں کے لیے موزوں ہے جو اپنے کاموں کو ہموار اور خودکار بنانا چاہتے ہیں۔ ERP ان کاروباروں کے لیے بھی مددگار ثابت ہو سکتا ہے جو اپنے موجودہ اکاؤنٹنگ یا CRM سلوشنز کو بڑھا رہے ہیں۔
اگر آپ ERP میں نئے ہیں، تو بنیادی باتیں سیکھنا ضروری ہے تاکہ آپ باخبر فیصلہ کر سکیں کہ آیا یہ آپ کے کاروبار کے لیے صحیح ہے یا نہیں۔ مزید برآں، یہاں تک کہ اگر آپ ERP سسٹم کو لاگو نہ کرنے کا فیصلہ کرتے ہیں، یہ سمجھنا کہ ERP کیسے کام کرتا ہے آپ کو اپنے کاروباری عمل کو ہموار کرنے کے بارے میں بصیرت فراہم کر سکتا ہے۔
اس کے علاوہ، ERP نظام مسلسل تیار ہو رہے ہیں، اور نئی خصوصیات اور ماڈیول مسلسل شامل کیے جا رہے ہیں۔ لہذا اگر آپ کاروبار یا ٹیکنالوجی میں کیریئر میں دلچسپی رکھتے ہیں، ERP سیکھنا تازہ ترین رجحانات پر اپ ٹو ڈیٹ رہنے کا ایک اچھا طریقہ ہے۔
ERP سسٹمز کی کچھ مثالیں کیا ہیں؟
مارکیٹ میں بہت سے مختلف ERP سسٹمز ہیں، اور آپ کے کاروبار کے لیے صحیح حل آپ کی مخصوص ضروریات پر منحصر ہوگا۔
تاہم، کچھ معروف ERP سسٹمز میں شامل ہیں:
1. SAP بزنس ایک
SAP کاروبار میں 50 سال سے زیادہ کا تجربہ رکھنے والا ایک عالمی سافٹ ویئر فراہم کنندہ ہے۔ یہ ERP سافٹ ویئر فراہم کرتا ہے جو کاروباری عمل کو ہموار کرنے پر توجہ مرکوز کرتا ہے۔
ایس اے پی بزنس ایک اکاؤنٹنگ، CRM، ڈسٹری بیوشن مینجمنٹ، آرڈر مینجمنٹ، مینوفیکچرنگ، سیلز، سروس، اور سپلائی چین مینجمنٹ کے تمام پہلوؤں کو یکجا کرتا ہے۔
SAP Business One اپنی توسیع پذیری اور فعالیت کی وجہ سے سب سے زیادہ استعمال ہونے والے انٹرپرائز ریسورس پلاننگ (ERP) سسٹمز میں سے ایک ہے۔
یہ ایک ملٹی یوزر سسٹم ہے، جس کا مطلب ہے کہ ایک ہی وقت میں متعدد صارفین اس تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔
یہ پروگرام ونڈوز، لینکس، UNIX، AIX، Mac OS X، اور Solaris میں چلتا ہے۔
اس کا استعمال میں آسان انٹرفیس ہے، جو اسے نئے اور ماہر صارفین دونوں کے لیے بہترین بناتا ہے۔
SAP Business One کے اپنے ڈویلپمنٹ ٹولز ہیں، لہذا آپ سسٹم کو بالکل اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں۔ اس میں آن پریمائز اور کلاؤڈ نفاذ دونوں شامل ہیں۔
کمپنی مختلف ایڈ آن ماڈیول بھی پیش کرتی ہے جو کمپنیوں کو تیزی سے ادائیگی کرنے میں مدد کرتی ہے اور کمپنیوں کو اپنے ٹیکس خود بخود کرنے کی اجازت دیتی ہے۔ یہ متعدد زبانوں کو سپورٹ کرتا ہے، بشمول جرمن، فرانسیسی، اطالوی، ہسپانوی وغیرہ۔
2. Oracle E-Business Suite (EBS)
اوریکل ای بی ایس آج مارکیٹ میں دستیاب وسیع پیمانے پر استعمال ہونے والے ERP پیکجز میں سے ایک ہے۔ یہ نظام درمیانی بازار کے کاروبار کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے جو بیک آفس کے مختلف عمل کو ہموار اور خودکار بنانے کے لیے ERP کا فائدہ اٹھانا چاہتے ہیں۔
EBS ماڈیولز اور رپورٹس کے ایک مجموعہ کے ساتھ آتا ہے جو کارکردگی کے مختلف اشاریوں میں مرئیت فراہم کرتا ہے۔
یہ ایک طاقتور ٹول ہے جو چھوٹے کاروباروں اور بڑی تنظیموں کو ان کے کاروبار کے تمام پہلوؤں کو منظم کرنے میں مدد کرنے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے، بشمول لوگ، مالیات، مینوفیکچرنگ، اور تقسیم۔
3.Microsoft Dynamics CRM
مائیکروسافٹ ڈائنامکس سی آر ایم متعدد مختلف مصنوعات کا انضمام ہے جو ایک دوسرے کے ارد گرد بنائے گئے ہیں۔
تیار کیا جانے والا پہلا پروڈکٹ Microsoft Dynamics AX تھا، جو Dynamics CRM کے اندر تمام اہم اجزاء کو مربوط کرتا ہے اور انہیں اس طرح جوڑتا ہے کہ پورے ایکو سسٹم میں ڈیٹا کے ساتھ کام کرنا آسان ہو۔
Microsoft Dynamics AX ایک انٹرپرائز ریسورس پلاننگ (ERP) سافٹ ویئر ایپلی کیشن ہے جو Microsoft Corp. کی طرف سے بنائی گئی ہے جو کمپنیوں کو ان کی سپلائی چینز، آرڈر کی تکمیل، کسٹمر تعلقات اور کاروباری عمل کو بہتر بنانے میں مدد کے لیے ڈیزائن کردہ سافٹ ویئر حل فراہم کرتی ہے۔
ERP استعمال کرنے کے فوائد
ڈیٹا کنسولیڈیشن
ERP سسٹم کی سب سے طاقتور خصوصیات میں سے ایک ڈیٹا کنسولیڈیشن ہے۔ کاروبار کمپنی کی مصنوعات، صارفین، ملازمین، اور مالیات کے بارے میں ڈیٹا کے متعدد سیٹ بنانے اور ان کا نظم کرنے کے لیے ERP سافٹ ویئر کا استعمال کرتے ہیں۔ یہ ڈیٹا بیس اکثر سینکڑوں انفرادی اسپریڈ شیٹس اور دیگر دستاویزات پر مشتمل ہوتے ہیں۔
کمپنیاں اس معلومات کو ایک آسانی سے قابل رسائی مقام میں مرکزی بنا کر ڈیٹا کنسولیڈیشن کا فائدہ اٹھا سکتی ہیں۔ ایک بار مضبوط ہونے کے بعد، کاروبار ایک ہی جگہ سے اپنے تمام ڈیٹا تک تیزی سے رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔
ڈیٹا کی درستگی کو یقینی بنائیں
انتہائی کامیاب ERP سسٹمز اہم کاروباری ڈیٹا کو درست طریقے سے منظم کرنے کے لیے بنائے گئے ہیں۔ وہ ریئل ٹائم ایڈجسٹمنٹ کر سکتے ہیں اور اپ ڈیٹ شدہ معلومات کو موصول ہوتے ہی اسٹور کر سکتے ہیں۔
جب بھی معلومات کو اپ ڈیٹ کیا جاتا ہے تو کمپنیوں کو اسپریڈشیٹ میں دستی طور پر ڈیٹا داخل کرنے میں مزید گھنٹے نہیں گزارنے پڑیں گے۔ اس کے بجائے، ڈیٹا خود بخود ERP سافٹ ویئر میں اپ ڈیٹ ہو جائے گا۔
ڈیٹا کی توثیق
آپ کے کاروباری عمل کے ہر پہلو کی ڈیٹا انٹیگریٹی چیک آپ کی تنظیم میں مستقل مزاجی کی سطح کو برقرار رکھنے کے لیے بہت ضروری ہے۔ جب آپ کے پاس اپنے کاروبار کا ایک ہی نظریہ ہوتا ہے، تو آپ یہ دیکھنے کی صلاحیت حاصل کرتے ہیں کہ آپ کے کاروبار کے ہر سرے پر کیا ہو رہا ہے۔
مثال کے طور پر، اگر آپ کا اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر آپ کے بینک اکاؤنٹس یا انوینٹری کی سطحوں کا صحیح بیلنس نہیں دکھا رہا ہے، تو آپ اس مسئلے کی فوری شناخت کر سکتے ہیں۔
سیکیورٹی میں اضافہ
ERP سسٹمز کاروباروں کو اضافی سیکیورٹی فراہم کرتے ہیں، کیونکہ وہ مرکزی ہیں۔ تمام ڈیٹا کو ایک جگہ پر محفوظ کیا جاتا ہے، اس لیے بیک اپ لینا اور اس کی حفاظت کرنا اس کے مقابلے میں آسان ہے اگر ڈیٹا متعدد سسٹمز میں پھیلا ہوا ہو۔
اگر مرکزی نظام کو نقصان پہنچا یا سمجھوتہ کیا جائے تو باقی تمام نظام متاثر نہیں ہوں گے۔ اس کا مطلب یہ بھی ہے کہ ڈیٹا کے ضائع ہونے کے خطرات کم ہیں کیونکہ اگر ڈیٹا بیس کا کوئی حصہ خراب یا ہیک ہو جاتا ہے تو آپ اسے آسانی سے بیک اپ سے بحال کر سکتے ہیں۔
لہذا، کاروبار اپنے تمام ڈیٹا کو ایک جگہ پر محفوظ رکھنے کے قابل ہو جائیں گے، اور اسے مزید محفوظ بنا سکیں گے۔
ERP کے ساتھ شروعات کیسے کریں؟
1. ایک ERP حل منتخب کریں جو آپ کے لیے صحیح ہو۔
سافٹ ویئر پیکج کا انتخاب کرنے سے پہلے، یہ جاننا ضروری ہے کہ آپ کا کاروبار اس حل کو کیسے استعمال کرے گا۔ کیا آپ B2C یا B2B کاروبار کے طور پر کام کریں گے؟
کیا آپ اپنے صارفین کو براہ راست فروخت کرنا چاہتے ہیں یا تقسیم کے چینلز کے ذریعے فروخت کرنا چاہتے ہیں؟ کیا آپ کے کاروبار کو مکمل طور پر تیار کردہ انٹرپرائز ایپلی کیشنز یا صرف ایک بنیادی اکاؤنٹنگ حل کی ضرورت ہوگی؟
کیا آپ کی بنیادی توجہ مارکیٹنگ یا مصنوعات کی ترقی پر ہے؟ ایک بار جب آپ یہ طے کر لیں کہ آپ کی کمپنی کے لیے کس قسم کی فعالیت اہم ہے، تو یقینی بنائیں کہ آپ کی ضروریات کو پورا کرنے والا ERP حل منتخب کریں۔
ایک ایسا سافٹ ویئر پروگرام منتخب کریں جو سستی، موثر اور استعمال میں آسان ہو۔ ایک بار جب آپ اپنی فہرست کو دو یا تین حلوں تک محدود کر لیتے ہیں، تو ہر آپشن کے درمیان فرق کے بارے میں مزید جاننے کے لیے سافٹ ویئر فراہم کرنے والے سے بات کریں۔
2. سسٹم کو استعمال کرنے کے طریقے کے بارے میں ضروری تربیت حاصل کریں۔
اس سے پہلے کہ آپ ERP سافٹ ویئر استعمال کرنا سیکھیں، آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہیں گے کہ آپ کو بنیادی سافٹ ویئر کے استعمال کی ٹھوس سمجھ ہے۔ ERP سسٹم پیچیدہ کاروباری آپریشنز کو چلانے کے لیے ڈیزائن کیے گئے ہیں، لہذا آپ کو یہ سیکھنے کی ضرورت ہوگی کہ کسی بھی بڑے پیمانے پر عمل درآمد کی کوشش کرنے سے پہلے ان پر کیسے تشریف لے جائیں۔
ERP تربیتی کورسز آپ کو وہ ہنر سکھائیں گے جن کی آپ کو ان پروگراموں کو مؤثر طریقے سے چلانے کے لیے درکار ہے۔
بہت سے ERP پروگرام بغیر تربیت کے استعمال کرنا مشکل ہیں۔ کسی نئے صارف کے لیے مناسب تربیت کے بغیر سافٹ ویئر چلانا مشکل ہو سکتا ہے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ سسٹم کو اپنی پوری صلاحیت کے مطابق استعمال نہیں کیا جائے گا اور یہ آپ کو وہ فوائد فراہم نہیں کرے گا جو اسے پیش کرنے والے ہیں۔ اس وجہ سے، اپنے ERP سسٹم کو صحیح طریقے سے استعمال کرنے کے بارے میں کچھ تربیت لینا ضروری ہے۔
3. سسٹم کو لاگو کرنے کے لیے کنسلٹنٹ کے ساتھ کام کریں۔
آپ کو معلوم ہو سکتا ہے کہ فریق ثالث کے مشیروں کے پاس ERP سسٹم تیار کرنے کی مہارت ہے جو آپ کی کمپنی کی ضروریات کو پورا کرے گی۔ ERP حل اکثر پیچیدہ ہوتے ہیں، اس لیے یہ ایک اچھا خیال ہے کہ آپ کسی مشیر کے ساتھ مل کر اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ سسٹم سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھا سکیں۔
درحقیقت، سافٹ ویئر ایڈوائس ویب سائٹ کے 2017 کے مطالعے کے مطابق، پانچ میں سے ایک کمپنی جو ERP سلوشنز کو نافذ کرتی ہے کامیابی سے ایسا کرنے میں ناکام رہتی ہے۔
ان میں سے کچھ ناکامیوں کا پتہ ناقص منصوبہ بندی، تربیت کی کمی اور نفاذ کے عمل کے انتظام سے لگایا جا سکتا ہے۔ اس کے علاوہ، وہ کمپنیاں جو ERP سسٹم کو استعمال نہ کرنے کا انتخاب کرتی ہیں، ان کاروباروں کے مقابلے میں زیادہ مسائل کا سامنا کرنا پڑتا ہے جو ERP سسٹم کو درست طریقے سے نافذ کرتے ہیں۔
4. سسٹم کے ساتھ لائیو جائیں۔
جب آپ ERP سسٹم استعمال کرنا شروع کرتے ہیں، تو سافٹ ویئر کو آپ کے کاروبار کے کام کرنے کے طریقے کے مطابق ڈھالنے میں کچھ وقت لگ سکتا ہے۔
آپ کے ERP سسٹم میں بالآخر آپ کی کمپنی کی ضروریات کو بہتر طور پر پورا کرنے کے لیے متعدد تخصیصات کیے جائیں گے۔
5. وقت کے ساتھ نظام کی نگرانی اور اصلاح کریں۔
جیسا کہ وقت کے ساتھ کاروباری تقاضے بدلتے رہتے ہیں، اس کے مطابق اپنے ERP سسٹم کے ڈیزائن کی نگرانی اور اس میں ترمیم کرنا ضروری ہے۔
جیسے جیسے پروجیکٹ کا دائرہ وسیع ہوتا جائے گا، آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہیں گے کہ آپ نئے گاہک کی ضروریات کو پورا کر رہے ہیں اور یہ کہ نظام آپ کی تنظیم کو اس کے اہداف کو پورا کرنے میں مدد کرنے کے لیے بہتر بنایا گیا ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، آپ کو سسٹم کی کارکردگی اور تاثیر کو باقاعدگی سے اپ ڈیٹ اور تجزیہ کرنے کی ضرورت ہوگی۔
ERP سسٹم کو لاگو کرنا ایک بڑا کام ہو سکتا ہے، اس لیے یہ ضروری ہے کہ آپ اپنی تحقیق کریں اور ایسے حل کا انتخاب کریں جو آپ کے کاروبار کے لیے صحیح ہو۔
ERP سسٹم پیچیدہ ہیں، اور ان کے بارے میں جاننے کے لیے بہت کچھ ہے۔ تاہم، ہم امید کرتے ہیں کہ اس بلاگ پوسٹ نے آپ کو بہتر طور پر سمجھایا ہے کہ ERP کیا ہے اور یہ آپ کے کاروبار کو کیسے فائدہ پہنچا سکتا ہے۔
جواب دیجئے