کی میز کے مندرجات[چھپائیں][دکھائیں]
دستاویز کا نظم و نسق ایک پیچیدہ موضوع ہے - لیکن یہ وہ چیز ہے جس میں آپ کو حاصل کرنے کی ضرورت ہوگی اگر آپ کسی بھی ایسی صلاحیت میں کام کرتے ہیں جہاں آپ کی کمپنی کو GDPR کی پابندی کرنی ہو۔
اور چاہے آپ فری لانس، مینیجر، یا سی لیول کے ایگزیکٹو ہوں، آپ کو شاید دستاویزات کو ذخیرہ کرنے، ان تک کس کی رسائی ہے، اور نگرانی کرنے کی ضرورت ہوگی کہ انہیں کس نے کاپی کیا ہے۔
خوش قسمتی سے، آپ کو اسے خود کرنے کی ضرورت نہیں ہے - دستاویزات کے انتظام کے بہت سارے نظام موجود ہیں جو آپ کے لیے چیزوں کو آسان بنائیں گے۔
ہم نے 10 بہترین دستاویز کے انتظام کے نظام کو جمع کر لیا ہے، تاکہ آپ اپنے دستاویزات کا نظم کرنے میں کم وقت اور اہم چیزوں کو کرنے میں زیادہ وقت صرف کر سکیں۔
دستاویز کے انتظام کا نظام کیا ہے؟
ایک ایسی ڈیجیٹل دنیا میں جہاں ہر چیز ڈیجیٹل ہے، اپنی تمام فائلوں اور دستاویزات کو ترتیب دینے کے طریقے تلاش کرنا ضروری ہے - مصروف افراد کے لیے ان کے دستاویزات جمع کرنے کا انتظام کرنے میں سب سے زیادہ وقت لینے والا کام۔
لیکن اگر آپ ایسا نہیں کرتے ہیں، تو آپ کچھ ضروری فائلوں کا ٹریک کھو دیں گے۔ یہ ایک بہت بڑا درد ہے اور جس چیز سے آپ لطف اندوز ہوتے ہیں اسے کرنے میں وقت لگتا ہے۔
ایک دستاویز مینجمنٹ سسٹم ایک سافٹ ویئر ایپلی کیشن یا آن لائن سروس ہے جو اسٹور کو منظم کرنے اور دستاویزات کو منظم کرنے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ یہ ایپلی کیشنز کاروباری دستاویزات کو منظم اور منظم کرنے کے لیے کارآمد ہیں۔ مارکیٹ میں متعدد دستاویز کے انتظام کے نظام موجود ہیں، لیکن ہم آپ کی زندگی کو آسان بنانے کے لیے سرفہرست 10 دستاویز کے انتظام کے نظام کو نمایاں کرنا چاہتے ہیں۔
1. کوپا پی ڈی ایف اسٹوڈیو
کوپپا پی ڈی ایف اسٹوڈیو ایک خصوصیت سے بھرا حل ہے جو صارفین کو تیزی سے اور مؤثر طریقے سے اسکین شدہ دستاویزات، تصاویر، پیشکشوں، یا کسی بھی چیز کو پی ڈی ایف فارمیٹ میں تبدیل کرنے دیتا ہے۔ کوپا پی ڈی ایف اسٹوڈیو خصوصیات پیش کرتا ہے جیسے او سی آر (آپٹیکل کریکٹر ریکگنیشن) متن اور میٹا ڈیٹا نکالنے کے لیے۔
اس کے علاوہ، حل اعلی درجے کی تلاش کی صلاحیتوں اور سیکورٹی خصوصیات کے ساتھ لیس ہے. Qoppa PDF سٹوڈیو آپ کو آف لائن اور آن لائن دونوں کام کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ آخری حصہ فائدہ مند ہے، خاص طور پر جب دور سے کام کرنا۔
پیشہ:
- پی ڈی ایف فائلوں کو کوپا ڈیسک ٹاپ کو چھوڑے بغیر تبدیل کیا جا سکتا ہے۔
- میٹا ڈیٹا نکالنا
- خودکار پی ڈی ایف کی تبدیلی
- اعلی درجے کی تلاش اور تلاش کریں۔
- سیکورٹی خصوصیات
- مائیکروسافٹ آفس کے ساتھ انضمام
Cons:
- ونڈوز آپریٹنگ سسٹم تک محدود۔
قیمتوں کا تعین
کوپا دو اختیارات میں آتا ہے۔ معیاری ورژن تقریباً 50 ڈالر میں فروخت ہوتا ہے، جبکہ پرو ورژن $70 میں فروخت ہوتا ہے۔
2. ہائی ٹیل
سب سے مشہور دستاویز کے انتظام کے حل میں سے ایک، Hightail، ایک کلاؤڈ اسٹوریج فراہم کنندہ ہے جو فائل اسٹوریج اور ویب کے ذریعے رسائی پر توجہ مرکوز کرتا ہے۔ اس کے استعمال میں آسان انٹرفیس کے ساتھ، آپ آسانی سے فائلیں اپ لوڈ، ڈاؤن لوڈ، اور شیئر کر سکتے ہیں۔
آپ اپنی فائلوں کے لیے فولڈرز اور ٹیگز بھی بنا سکتے ہیں۔ ہائی ٹیل آپ کو زیادہ سے زیادہ سیکیورٹی کے لیے AES 256-bit انکرپشن پروٹوکول کا استعمال کرتے ہوئے اپنے ڈیٹا کو انکرپٹ کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ اس دستاویز کے انتظام کے نظام کے بارے میں ایک اور دلچسپ بات یہ ہے کہ آپ کسی بھی فائل میں تبصرے بھی شامل کرسکتے ہیں۔
پیشہ:
- ۔ یوزر انٹرفیس نیویگیٹ کرنا آسان ہے۔
- دوستوں، خاندان، اور ساتھیوں کے ساتھ محفوظ اشتراک
Cons:
- چھوٹی اسٹوریج کیپ
- ادا شدہ ٹول
قیمتوں کا تعین
آپ محدود خصوصیات کے ساتھ مفت میں ہائی ٹیل لائٹ حاصل کر سکتے ہیں۔ پرو، ٹیمز اور بزنس پیکجز بالترتیب $12، $24 اور $36 فی مہینہ ہیں۔
3. کاروبار کے لیے ڈراپ باکس
Dropbox ٹیم کے تعاون، اسٹوریج، اور فائل شیئرنگ کے لیے ایک بہترین حل ہے۔ ڈراپ باکس فار بزنس کے ساتھ، آپ اپنی مرضی کے فولڈر کے ڈھانچے بنا سکتے ہیں۔ آپ دعوتی لنکس بھیج کر دوسرے صارفین کے ساتھ فولڈرز کا اشتراک بھی کر سکتے ہیں۔
ڈراپ باکس کا سب سے بڑا فائدہ یہ ہے کہ اس میں ایک ڈیسک ٹاپ ایپلی کیشن ہے جو کسی بھی نئی فائل کو خود بخود کلاؤڈ پر اپ لوڈ کر دیتی ہے۔ لہذا، آپ کے پاس ہمیشہ اپنے دستاویزات کے تازہ ترین ورژن ہوتے ہیں۔
یہ صارفین کو کمپیوٹر، ٹیبلٹ، یا اسمارٹ فون پر ذخیرہ شدہ دستاویزات کو دیکھنے اور ان میں ترمیم کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ ایک اور خصوصیت ونڈوز اور میک کمپیوٹرز کے لیے اس کی ڈیسک ٹاپ ایپ ہے۔ یہ تمام خصوصیات اسے بہترین دستاویز کے انتظام کے نظام میں سے ایک بناتی ہیں۔ ڈراپ باکس میں ایک آفیشل آفس سوٹ بھی ہے۔ یہ آپ کو انٹرنیٹ کنکشن کا استعمال کرتے ہوئے کسی بھی ڈیوائس سے فائلوں تک رسائی اور ترمیم کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
پیشہ:
- بہترین فائل شیئرنگ اور اسٹوریج سروسز
- دوسرے صارفین کے ساتھ فولڈرز کا اشتراک کرنا آسان ہے۔
- کلاؤڈ اسٹوریج پر ایک کلک آٹو اپ لوڈ کریں۔
- دستاویزات اور تصاویر آن لائن شیئر کریں۔
Cons:
- بڑی فائلوں کے لیے اپ لوڈ کی رفتار کم ہے۔
- ٹیدرنگ کچھ آلات کے لیے کام نہیں کرتی ہے۔
- محدود ایپس اور موبائل رسائی
قیمتوں کا تعین
Dropbox آپ کو $2 ایک ماہ میں 9.99TB اسٹوریج فراہم کرتا ہے۔ فیملی اکاؤنٹ 6 صارفین کے ذریعے قابل رسائی ہے اور اس کی قیمت $16.99 فی مہینہ ہے جبکہ پروفیشنل اکاؤنٹ آپ کو ایک صارف کے لیے $3 فی مہینہ میں 16.58TB دیتا ہے۔ اعلی مطالبات کو پورا کرنے کے دوسرے منصوبے ہیں۔ تفصیلات درج ذیل ہیں:
4 گوگل ڈرائیو
Google Drive میں آپ کو فائلوں کو اپنے ساتھ محفوظ کرنے کی اجازت دیتا ہے تاکہ وہ کہیں بھی، کسی بھی وقت ہوں۔ آپ فائلوں کو کلاؤڈ میں اسٹور کر سکتے ہیں، جو کہ بہترین ہے کیونکہ وہ ضائع نہیں ہوں گی چاہے آپ کے کمپیوٹر پر کتنی ہی جگہ ہو۔
گوگل ڈرائیو کے ساتھ، آپ آسانی سے اپنی ٹیم میں موجود کسی کے ساتھ یا اپنی ٹیم سے باہر کے لوگوں کے ساتھ صرف لنک کا اشتراک کرکے فائلوں کا اشتراک کر سکتے ہیں۔ گوگل ڈرائیو کے ساتھ آپ کے پاس ایک اور خصوصیت یہ ہے کہ آپ اپنی فائلوں کو مختلف آلات پر ہم آہنگ کرسکتے ہیں۔ وہ ڈیسک ٹاپ، موبائل، اور ویب ایپس اور ایک ویب سائٹ فراہم کرتے ہیں۔
پیشہ:
- انفرادی صارفین کے لیے استعمال کرنے کے لیے مفت
- 15GB مفت اسٹوریج
- ایک مانوس انٹرفیس کے ساتھ استعمال میں آسان
- اسے انٹرنیٹ کنکشن کے ساتھ کسی بھی ڈیوائس پر استعمال کیا جا سکتا ہے۔
Cons:
- فائلوں کے گم ہونے یا کرپٹ ہونے کی کچھ اطلاعات موصول ہوئی ہیں۔
قیمتوں کا تعین
گوگل ڈرائیو آپ کے لیے سب سے سستا آپشن ہو سکتا ہے۔ ایک بنیادی 15GB پلان مفت ہے جبکہ 100GB پلان صرف $2 میں ہے۔ اگر آپ کو کلاؤڈ سٹوریج کے 9.99TB کی ضرورت ہو تو حتمی منصوبہ تقریباً $2 ماہانہ میں جاتا ہے۔
5. پانڈاڈاک
پانڈاڈاک کسی بھی دستاویزات کو آن لائن اسٹور کرنے، ورژن بنانے، شیئر کرنے اور اس پر تعاون کرنے کے لیے ایک انتہائی حسب ضرورت اور بدیہی دستاویز کے انتظام کا نظام ہے۔ ایک انٹرفیس کے ساتھ جو استعمال کرنے میں بہت آسان ہے اور صارفین کو اپنی ضروریات کے مطابق اسے اپنی مرضی کے مطابق کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
آپ اپنی فائلوں کو مختلف ایپلی کیشنز سے براہ راست اپ لوڈ کر کے وقت بچانے کے لیے حسب ضرورت دستاویزات بنا سکتے ہیں۔ دستاویزات کے درمیان مسلسل سوئچ کیے بغیر متعدد فائل ورژنز پر نظر رکھنے کا یہ ایک بہترین ٹول ہے۔
پیشہ:
- استعمال اور حسب ضرورت میں آسانی
- ورژن اور تبدیلیوں کو ٹریک کرنے کی صلاحیت
- بہت سے ایپلی کیشنز کے ساتھ ضم کرتا ہے۔
- سستی قیمتوں کا تعین کی منصوبہ بندی
Cons:
- کچھ خصوصیات صرف انٹرپرائز پلان میں دستیاب ہیں۔
قیمتوں کا تعین
PandaDoc کم از کم $19 میں قابل رسائی ہے اور کاروباری قسم کی قیمت آپ کی $49 ہے۔
6. WPS آفس کلاؤڈ
WPS آفس ایک کلاؤڈ پر مبنی ایپلی کیشن ہے جو آپ کو ورڈ، ایکسل، پاورپوائنٹ، اور OneNote دستاویزات کو دیکھنے اور ان میں ترمیم کرنے کی اجازت دیتی ہے۔ ریئل ٹائم میں کام کرتے ہوئے صارفین دوسرے صارفین کے ساتھ فائلیں شیئر کر سکتے ہیں۔
ڈبلیو پی ایس آفس صارفین کو ملٹی میڈیا مواد داخل کرنے کی صلاحیت کے ساتھ مکمل طور پر فعال ایڈیٹنگ کا تجربہ فراہم کرتا ہے۔ ڈبلیو پی ایس آفس ٹیم پراجیکٹس کے لیے باہمی تعاون کے کام کو بھی سپورٹ کرتا ہے۔
پیشہ:
- مکمل طور پر فعال ترمیم کا تجربہ
- ریئل ٹائم تعاون کی حمایت کرتا ہے۔
- ملٹی میڈیا مواد داخل کریں۔
Cons:
- فائل فارمیٹس WPS ملکیتی فارمیٹس تک محدود ہیں۔
قیمتوں کا تعین
محدود خصوصیات کے ساتھ WPS سٹینڈرڈ آپ کی کوئی قیمت نہیں ہے۔ WPS پریمیم سالانہ $30 کے لیے جاتا ہے، اگر آپ سالانہ ادائیگی کرنے کا انتخاب کرتے ہیں۔
7. شیئرپوائنٹ
شیئرپوائنٹ ایک انٹرپرائز گریڈ ٹول ہے جو دستاویز کے انتظام کی بہت سی صلاحیتیں پیش کرتا ہے۔ یہ Microsoft کلاؤڈ پر کام کرتا ہے اور آپ کی فائلوں اور فولڈرز کو مختلف لائبریریوں میں صاف ستھرا رکھتا ہے تاکہ آپ انہیں آسانی سے تلاش کر سکیں۔ آپ فائلیں شیئر کر سکتے ہیں اور اپنی ٹیم کے ساتھ پروجیکٹس پر تعاون کر سکتے ہیں۔
پیشہ:
- بہت جامع
- بہت ساری خصوصیات پیش کرتا ہے۔
- دیگر مائیکروسافٹ مصنوعات کے ساتھ ضم کرنے کی صلاحیت
- انٹرانیٹ اور ایکسٹرانیٹ کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔
Cons:
- بہت مہنگی
- استعمال کرنا پیچیدہ ہوسکتا ہے۔
قیمتوں کا تعین
شیئرپوائنٹ کم از کم $5 فی صارف فی مہینہ جاتا ہے اور آفس 23 کے ساتھ مربوط پلان کے لیے فی صارف $365 تک جاتا ہے۔
8. ڈوسیبو
ڈوسبو ایک انٹرپرائز کلاس دستاویز کا انتظام حل ہے جو ٹیموں کو آسانی سے اور فوری طور پر تعاون کرنے کے قابل بناتا ہے۔ ایپلیکیشن کلاؤڈ پر مبنی ہے، لہذا آپ کو اپنے پروجیکٹس پر کام کرنے کے لیے اپنے کمپیوٹر پر ہونے کی ضرورت نہیں ہے۔
یہ حل دوسرے حلوں سے الگ ہے کیونکہ یہ ایک بدیہی انٹرفیس پیش کرتا ہے جو صارفین کو آسانی سے نیویگیٹ کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ یہ ایک ای میل، کیلنڈر، ٹاسک لسٹ، فائل مینجمنٹ، اور چیٹ کے اختیارات فراہم کرتا ہے۔ Docebo مائیکروسافٹ آفس کے ساتھ بغیر کسی رکاوٹ کے کام کرتا ہے، جو آپ کے دستاویزات کو حقیقی وقت میں دیکھنے، ان میں ترمیم کرنے اور ان پر تعاون کرنے میں آسان بناتا ہے۔
پیشہ:
- آسان استعمال کے انٹرفیس
- کلاؤڈ پر مبنی تاکہ آپ اس تک کہیں بھی رسائی حاصل کر سکیں۔
- مائیکروسافٹ آفس کے ساتھ مربوط ہے۔
Cons:
- اس فہرست میں موجود دیگر حلوں میں سے زیادہ خصوصیات نہیں ہیں۔
- قیمتوں کا اعلان عوامی طور پر نہیں کیا جاتا ہے۔
قیمتوں کا تعین
چونکہ یہ ایک انٹرپرائز کلاس ٹول ہے، آپ کو اقتباس حاصل کرنے کے لیے ان سے رابطہ کرنا پڑے گا۔
9.PDFelement Pro
پی ڈی ایف ایلیمنٹ پرو ان لوگوں کے لیے بہترین دستاویز کا نظم و نسق کا نظام ہے جو سب میں ایک حل چاہتے ہیں۔ یہ نہ صرف ایک پی ڈی ایف ایڈیٹر ہے بلکہ یہ آپ کے پی ڈی ایف کو تخلیق، تبدیل، تشریح، دستخط اور حفاظت بھی کر سکتا ہے۔ اور اگر آپ کو فارم پُر کرنے یا پی ڈی ایف پر تبصرے کرنے کی ضرورت ہے، تو آپ PDFelement Pro کے ساتھ بھی ایسا کر سکتے ہیں۔
اس کا OCR فیچر آپ کو اسکین شدہ تبدیل کرنے دیتا ہے۔ PDFs قابل تدوین میں دستاویزات، اور آپ اپنے پی ڈی ایف کو محفوظ رکھنے کے لیے پاس ورڈ سے بھی محفوظ کر سکتے ہیں۔ آپ ونڈوز، میک، آئی او ایس اور اینڈرائیڈ ڈیوائسز پر PDFelement Pro استعمال کر سکتے ہیں – اس لیے یہ ان کاروباروں کے لیے بہترین ہے جنہیں چلتے پھرتے اپنی دستاویزات کا نظم کرنے کی ضرورت ہے۔
پیشہ:
- آل ان ون پی ڈی ایف حل
- PDFs بنائیں، تبدیل کریں، تشریح کریں، دستخط کریں اور حفاظت کریں۔
- OCR فیچر آپ کو اسکین شدہ پی ڈی ایف کو قابل تدوین دستاویزات میں تبدیل کرنے دیتا ہے۔
- اپنے پی ڈی ایف کو محفوظ رکھنے کے لیے پاس ورڈ سے ان کی حفاظت کریں۔
- ونڈوز، میک، آئی او ایس اور اینڈرائیڈ ڈیوائسز پر استعمال کریں۔
Cons:
- کچھ خصوصیات صرف ادا شدہ ورژن میں دستیاب ہیں۔
قیمتوں کا تعین
PDFelements کافی مہنگا ہے اور سالانہ رجسٹریشن کے لیے آپ کی لاگت $79.99 ہوگی۔
10. برانڈ فولڈر
برانڈ فولڈر ایک آن لائن دستاویز مینجمنٹ سسٹم ہے جو کمپنیوں کو اپنے برانڈ اثاثوں کا انتظام کرنے میں مدد کرتا ہے۔ برانڈ فولڈر کے ساتھ، آپ اپنے برانڈ کے اثاثوں کو مرکزی بنا سکتے ہیں اور انہیں اپنی پوری ٹیم کے لیے قابل رسائی بنا سکتے ہیں۔ برانڈ فولڈر بھی اس طرح کی خصوصیات فراہم کرتا ہے ورژن کنٹرول، منظوری، اور تجزیات۔
پیشہ:
- برانڈ فولڈر استعمال کرنے اور نیویگیٹ کرنے میں آسان ہے۔
- انٹرفیس صاف اور جدید ہے۔
- برانڈ فولڈر ایک مفت ٹرائل پیش کرتا ہے۔
Cons:
- برانڈ فولڈر دیگر دستاویزات کے انتظام کے نظام کے مقابلے میں تھوڑا زیادہ مہنگا ہے۔
قیمتوں کا تعین
برانڈ فولڈر ایک انٹرپرائز لیول ٹول ہے اور آپ کو اقتباس حاصل کرنے کے لیے ان سے رابطہ کرنا ہوگا۔
نتیجہ
دستاویز کا انتظام کاروباری ورک فلو کا ایک لازمی حصہ ہے۔ دستاویز کا کنٹرول اور انتظام آج کاروبار میں سب سے اہم شعبوں میں سے ہیں۔
ہر روز، آپ کی کمپنی بہت ساری دستاویزات بناتی ہے اور انہیں محفوظ اور محفوظ طریقے سے ذخیرہ کرنے کی ضرورت ہے۔
چاہے وہ آپ کی کمپنی کے ریکارڈز ہوں، پراجیکٹ مینجمنٹ فائلز، یا خفیہ معلومات، ایک صوتی دستاویز کے انتظام کا نظام آپ کو یہ یقینی بنانے میں مدد کرے گا کہ وہ محفوظ، محفوظ اور ہمیشہ ہاتھ میں ہیں۔
جواب دیجئے