Innholdsfortegnelse[Gjemme seg][Forestilling]
Dokumenthåndtering er et komplekst emne – men det er noe du må sette deg inn i hvis du jobber i en kapasitet der bedriften din må overholde GDPR.
Og enten du er frilanser, leder eller leder på C-nivå, må du sannsynligvis lagre dokumenter, spore hvem som har tilgang til dem og overvåke hvem som har kopiert dem.
Heldigvis trenger du ikke å gjøre det på egen hånd – det er mange dokumenthåndteringssystemer som vil forenkle ting for deg.
Vi har samlet de 10 beste dokumenthåndteringssystemene, slik at du kan bruke mindre tid på å administrere dokumentene dine og mer tid på å gjøre de viktige tingene.
Hva er et dokumenthåndteringssystem?
I en digital verden hvor alt er digitalt, er det nødvendig å finne måter å organisere alle filene og dokumentene dine på – en av de mest tidkrevende oppgavene for travle personer med å administrere dokumentsamlingen.
Men hvis du ikke gjør det, vil du miste oversikten over noen viktige filer. Det er en enorm smerte og tar tid fra å gjøre noe du liker.
Et dokumentadministrasjonssystem er en programvareapplikasjon eller netttjeneste designet for å organisere lagring og administrasjon av dokumenter. Disse applikasjonene er nyttige for å administrere og organisere forretningsdokumenter. Det er mange dokumenthåndteringssystemer på markedet, men vi ønsker å fremheve de 10 beste dokumenthåndteringssystemene for å gjøre livet ditt enklere.
1. Qoppa PDF Studio
Qoppa PDF Studio er en funksjonsfylt løsning som lar brukere raskt og effektivt konvertere skannede dokumenter, bilder, presentasjoner eller noe annet til PDF-format. Qoppa PDF Studio tilbyr funksjoner som OCR (Optical Character Recognition) for å trekke ut tekst og metadata.
I tillegg er løsningen utstyrt med avanserte søkefunksjoner og sikkerhetsfunksjoner. Qoppa PDF Studio lar deg jobbe både offline og online. Den siste delen er gunstig, spesielt når du jobber eksternt.
Pros:
- PDF-filer kan konverteres uten å forlate Qoppa-skrivebordet
- Metadatautvinning
- Automatisk PDF-konvertering
- Avansert søk og finn
- Sikkerhetsfunksjoner
- Integrasjon med Microsoft Office
Cons:
- Begrenset til Windows-operativsystemet.
Priser
Qoppa kommer i to alternativer. Standardversjonen selges for rundt $50, mens en proffversjon selger for $70.
2. Hailail
En av de mest kjente dokumenthåndteringsløsningene, hightail, er en skylagringsleverandør som fokuserer på fillagring og tilgang via nettet. Med det brukervennlige grensesnittet kan du enkelt laste opp, laste ned og dele filer.
Du kan også lage mapper og tagger for filene dine. Hightail lar deg kryptere dataene dine ved å bruke AES 256-bits krypteringsprotokoll for maksimal sikkerhet. En annen spennende ting med dette dokumentbehandlingssystemet er at du også kan legge til kommentarer til alle filer.
Pros:
- De brukergrensesnitt er lett å navigere
- Sikker deling med venner, familie og kolleger
Cons:
- Liten oppbevaringshette
- Betalt verktøy
Priser
Du kan få hightail lite gratis med begrensede funksjoner. Pro, Teams og Business-pakkene koster henholdsvis $12, $24 og $36 per måned.
3. Dropbox for Business
dropbox er en utmerket løsning for teamsamarbeid, lagring og fildeling. Med Dropbox for Business kan du lage egendefinerte mappestrukturer. Du kan også dele mapper med andre brukere ved å sende invitasjonslenker.
Den største fordelen med Dropbox er at den har et skrivebordsprogram som automatisk laster opp nye filer til skyen. Derfor har du alltid de nyeste versjonene av dokumentene dine.
Den lar brukere se og redigere dokumentene som er lagret på en datamaskin, nettbrett eller smarttelefon. En annen funksjon er skrivebordsappen for Windows- og Mac-datamaskiner. Alle disse funksjonene gjør det til et av de beste dokumenthåndteringssystemene. Dropbox har også en offisiell kontorpakke. Dette lar deg få tilgang til og redigere filer fra hvilken som helst enhet ved hjelp av en internettforbindelse.
Pros:
- Utmerkede fildelings- og lagringstjenester
- Enkelt å dele mapper med andre brukere
- Automatisk opplasting med ett klikk til skylagring
- Del dokumenter og bilder på nettet
Cons:
- Langsommere opplastingshastighet for større filer
- Tethering fungerer ikke for enkelte enheter.
- Begrenset apper og mobiltilgang
Priser
Dropbox gir deg 2 TB lagringsplass for $9.99 i måneden. Familiekontoen er tilgjengelig for 6 brukere og koster $16.99 per måned, mens den profesjonelle kontoen gir deg 3TB for $16.58 per måned for en enkelt bruker. Det er andre planer som tilfredsstiller høyere krav. Detaljer er som følger:
4. Google Disk
Google Disk lar deg lagre filer med deg for å ha dem hvor som helst, når som helst. Du kan lagre filer i skyen, noe som er utmerket fordi de ikke går tapt uansett hvor mye plass du har på datamaskinen.
Med Google Drive kan du enkelt dele filer med hvem som helst i teamet ditt eller med personer utenfor teamet ditt ved å dele koblingen. En annen funksjon du har med google drive er at du kan synkronisere filene dine på tvers av forskjellige enheter. De tilbyr skrivebords-, mobil- og nettapper og et nettsted.
Pros:
- Gratis å bruke for individuelle brukere
- 15GB gratis lagringsplass
- Enkel å bruke med et kjent grensesnitt
- Den kan brukes på alle enheter med internettforbindelse
Cons:
- Det har vært noen rapporter om filer som går tapt eller ødelagt.
Priser
Google Disk kan være det rimeligste alternativet for deg. En grunnleggende 15 GB-plan er gratis, mens en 100 GB-plan koster bare $2. Den ultimate planen koster rundt $9.99 i måneden hvis du trenger 2 TB skylagring.
5. Panda Doc
PandaDoc er et svært tilpassbart og intuitivt dokumenthåndteringssystem for lagring, versjonering, deling og samarbeid om alle dokumenter på nettet. Med et grensesnitt som er veldig enkelt å bruke og lar brukerne tilpasse det til deres behov.
Du kan lage tilpassede dokumenter for å spare tid ved å laste opp filene dine direkte fra ulike applikasjoner. Det er et flott verktøy for å holde styr på flere filversjoner uten å stadig bytte mellom dokumenter.
Pros:
- Brukervennlighet og tilpasning
- Evne til å spore versjoner og endringer
- Integrerer med mange applikasjoner
- Rimelig prisplaner
Cons:
- Noen funksjoner er bare tilgjengelige i bedriftsplanen.
Priser
PandaDoc er tilgjengelig for minst $19, og forretningsvarianten koster deg $49.
6. WPS Office Cloud
WPS Office er en skybasert applikasjon som lar deg se og redigere Word-, Excel-, PowerPoint- og OneNote-dokumenter. Brukere kan dele filer med andre brukere mens de jobber i sanntid.
WPS Office gir brukere en fullt funksjonell redigeringsopplevelse med muligheten til å sette inn multimedieinnhold. WPS Office støtter også samarbeidsarbeid for teamprosjekter.
Pros:
- Fullt funksjonell redigeringsopplevelse
- Støtter samarbeid i sanntid
- Sett inn multimedieinnhold
Cons:
- Filformater er begrenset til proprietære WPS-formater.
Priser
WPS Standard med begrensede funksjoner koster deg ingenting. WPS-premien går for $30 per år, hvis du velger å betale årlig.
7. SharePoint
Sharepoint er et verktøy i bedriftsklasse som tilbyr mange dokumenthåndteringsmuligheter. Den fungerer på Microsoft-skyen og lagrer filene og mappene dine i ulike biblioteker, slik at du enkelt kan finne dem. Du kan dele filer og samarbeide om prosjekter med teamet ditt.
Pros:
- Veldig omfattende
- Tilbyr mange funksjoner
- Evne til å integrere med andre Microsoft-produkter
- Kan brukes til intranett og ekstranett
Cons:
- Veldig dyrt
- Kan være komplisert å bruke
Priser
SharePoint går for minst $5 per bruker per måned og går opp til $23 per bruker per måned for planen integrert med Office 365.
8. Tolv
Docebo er en dokumenthåndteringsløsning i bedriftsklassen som gjør det mulig for team å samarbeide enkelt og umiddelbart. Applikasjonen er skybasert, så du trenger ikke være ved datamaskinen for å jobbe med prosjektene dine.
Denne løsningen skiller seg ut fra andre løsninger fordi den tilbyr et intuitivt grensesnitt som lar brukerne navigere enkelt. Det gir en e-post, kalender, oppgaveliste, filbehandling og chattealternativer. Docebo fungerer sømløst med Microsoft Office, noe som gjør dokumentene dine enkle å vise, redigere og samarbeide om i sanntid.
Pros:
- Enkel å bruke grensesnitt
- Skybasert slik at du kan få tilgang til den hvor som helst.
- Integrerer med Microsoft Office
Cons:
- Ikke så mange funksjoner som noen av de andre løsningene på denne listen
- Prisen offentliggjøres ikke offentlig
Priser
Siden det er et verktøy i bedriftsklassen, må du kontakte dem for å få et tilbud.
9.PDFelement Pro
PDFelement Pro er det beste dokumenthåndteringssystemet for de som ønsker en alt-i-ett-løsning. Det er ikke bare et PDF-redigeringsprogram, men det kan også opprette, konvertere, kommentere, signere og beskytte PDF-ene dine. Og hvis du trenger å fylle ut skjemaer eller kommentere PDF-filer, kan du også gjøre det med PDFelement Pro.
OCR-funksjonen lar deg konvertere skannet PDF-filer til redigerbare dokumenter, og du kan også passordbeskytte PDF-ene dine for å holde dem sikre. Du kan bruke PDFelement Pro på Windows-, Mac-, iOS- og Android-enheter – så det er perfekt for bedrifter som trenger å administrere dokumentene sine mens du er på farten.
Pros:
- Alt-i-ett PDF-løsning
- Opprett, konverter, merk, signer og beskytt PDF-er
- OCR-funksjonen lar deg konvertere skannede PDF-er til redigerbare dokumenter
- Passordbeskytt PDF-ene dine for å holde dem sikre
- Bruk på Windows-, Mac-, iOS- og Android-enheter
Cons:
- Noen funksjoner er kun tilgjengelig i den betalte versjonen
Priser
PDFelements er ganske dyrt og vil koste deg $79.99 for årlig registrering.
10. Merkemappe
Merkemappe er et elektronisk dokumenthåndteringssystem som hjelper bedrifter med å administrere sine merkevareressurser. Med Brandfolder kan du sentralisere merkevaren din og gjøre dem tilgjengelige for hele teamet ditt. Brandfolder gir også funksjoner som f.eks versjonskontroll, godkjenninger og analyser.
Pros:
- Brandfolder er enkel å bruke og navigere.
- Grensesnittet er rent og moderne.
- Brandfolder tilbyr en gratis prøveversjon.
Cons:
- Brandfolder er litt dyrere enn andre dokumenthåndteringssystemer.
Priser
Brandfolder er et verktøy på bedriftsnivå, og du må kontakte dem for å få et tilbud
konklusjonen
Dokumenthåndtering er en integrert del av forretningsflyten. Dokumentkontroll og styring er blant de mest kritiske områdene i en virksomhet i dag.
Hver dag lager bedriften din mange dokumenter og trenger å lagre dem trygt og sikkert.
Enten det er bedriftens poster, prosjektstyringsfiler eller konfidensiell informasjon, vil et solid dokumenthåndteringssystem hjelpe deg med å sikre at de oppbevares trygt, sikret og alltid tilgjengelig.
Legg igjen en kommentar