Saturs[Paslēpt][Rādīt]
Dokumentu pārvaldība ir sarežģīts temats, taču tas ir kaut kas, kas jums jāiedziļinās, ja strādājat jebkurā amatā, kurā jūsu uzņēmumam ir jāievēro GDPR.
Un neatkarīgi no tā, vai esat ārštata darbinieks, vadītājs vai C līmeņa vadītājs, jums, iespējams, būs jāsaglabā dokumenti, jāseko, kam tie ir pieejami, un jāuzrauga, kurš tos ir kopējis.
Par laimi, jums tas nav jādara pašam – ir daudz dokumentu pārvaldības sistēmu, kas vienkāršos lietas jūsu vietā.
Mēs esam apkopojuši 10 labākās dokumentu pārvaldības sistēmas, lai jūs varētu pavadīt mazāk laika dokumentu pārvaldīšanai un vairāk laika svarīgu lietu veikšanai.
Kas ir dokumentu pārvaldības sistēma?
Digitālajā pasaulē, kur viss ir digitāls, ir jāatrod veidi, kā sakārtot visus savus failus un dokumentus — tas ir viens no laikietilpīgākajiem uzdevumiem aizņemtiem cilvēkiem, pārvaldot savu dokumentu kolekciju.
Bet, ja jūs to nedarīsit, jūs zaudēsit informāciju par dažiem būtiskiem failiem. Tās ir milzīgas sāpes un aizņem laiku, lai darītu kaut ko, kas jums patīk.
Dokumentu pārvaldības sistēma ir programmatūras lietojumprogramma vai tiešsaistes pakalpojums, kas paredzēts dokumentu glabāšanas un pārvaldības organizēšanai. Šīs lietojumprogrammas ir noderīgas biznesa dokumentu pārvaldīšanai un organizēšanai. Tirgū ir pieejamas daudzas dokumentu pārvaldības sistēmas, taču mēs vēlamies izcelt 10 populārākās dokumentu pārvaldības sistēmas, lai atvieglotu jūsu dzīvi.
1. Qoppa PDF Studio
Qoppa PDF studija ir daudzfunkcionāls risinājums, kas lietotājiem ļauj ātri un efektīvi pārvērst skenētos dokumentus, attēlus, prezentācijas vai jebko citu PDF formātā. Qoppa PDF Studio piedāvā tādas funkcijas kā OCR (Optical Character Recognition) teksta un metadatu izvilkšanai.
Turklāt risinājums ir aprīkots ar uzlabotām meklēšanas iespējām un drošības līdzekļiem. Qoppa PDF Studio ļauj strādāt gan bezsaistē, gan tiešsaistē. Pēdējā daļa ir izdevīga, it īpaši, strādājot attālināti.
Pros:
- PDF failus var konvertēt, neizejot no Qoppa darbvirsmas
- Metadatu ieguve
- Automātiska PDF konvertēšana
- Izvērstā meklēšana un atrašana
- drošības elementi
- Integrācija ar Microsoft Office
Mīnusi:
- Ierobežots ar Windows operētājsistēmu.
Cena
Qoppa ir divas iespējas. Standarta versija tiek pārdota par aptuveni 50 USD, savukārt pro versija tiek pārdota par USD 70.
2. Augstaste
Viens no slavenākajiem dokumentu pārvaldības risinājumiem, Hightail, ir mākoņa krātuves nodrošinātājs, kas koncentrējas uz failu glabāšanu un piekļuvi tīmeklī. Izmantojot tā ērti lietojamo saskarni, varat viegli augšupielādēt, lejupielādēt un koplietot failus.
Varat arī izveidot mapes un atzīmes saviem failiem. Hightail ļauj šifrēt datus, izmantojot AES 256 bitu šifrēšanas protokolu, lai nodrošinātu maksimālu drošību. Vēl viena aizraujoša lieta šajā dokumentu pārvaldības sistēmā ir tā, ka varat arī pievienot komentārus jebkuram failam.
Pros:
- Jūsu darbs IR Klientu apkalpošana lietotāja interfeiss ir viegli orientēties
- Droša koplietošana ar draugiem, ģimeni un kolēģiem
Mīnusi:
- Mazs uzglabāšanas vāciņš
- Apmaksāts rīks
Cena
Hightail Lite varat iegūt bez maksas ar ierobežotām funkcijām. Pro, Teams un Business pakotnes maksā attiecīgi 12 USD, 24 USD un 36 USD mēnesī.
3. Dropbox for Business
dropbox ir lielisks risinājums komandas sadarbībai, glabāšanai un failu koplietošanai. Izmantojot Dropbox for Business, varat izveidot pielāgotas mapju struktūras. Varat arī koplietot mapes ar citiem lietotājiem, nosūtot uzaicinājuma saites.
Galvenā Dropbox priekšrocība ir tā, ka tai ir darbvirsmas lietojumprogramma, kas automātiski augšupielādē visus jaunos failus mākonī. Tādējādi jums vienmēr ir jaunākās jūsu dokumentu versijas.
Tas ļauj lietotājiem skatīt un rediģēt datorā, planšetdatorā vai viedtālrunī saglabātos dokumentus. Vēl viena funkcija ir tās darbvirsmas lietotne Windows un Mac datoriem. Visas šīs funkcijas padara to par vienu no labākajām dokumentu pārvaldības sistēmām. Dropbox ir arī oficiālais biroja komplekts. Tas ļauj piekļūt un rediģēt failus no jebkuras ierīces, izmantojot interneta savienojumu.
Pros:
- Lieliski failu koplietošanas un uzglabāšanas pakalpojumi
- Viegli koplietot mapes ar citiem lietotājiem
- Automātiskā augšupielāde mākoņkrātuvē ar vienu klikšķi
- Kopīgojiet dokumentus un fotoattēlus tiešsaistē
Mīnusi:
- Lēnāks augšupielādes ātrums lielākiem failiem
- Piesaiste nedarbojas dažām ierīcēm.
- Ierobežotas lietotnes un mobilā piekļuve
Cena
Dropbox nodrošina 2 TB krātuvi par USD 9.99 mēnesī. Ģimenes kontam var piekļūt 6 lietotāji, un tas maksā 16.99 ASV dolārus mēnesī, savukārt profesionālajā kontā vienam lietotājam ir pieejami 3 TB par 16.58 $ mēnesī. Ir arī citi plāni, kas atbilst augstākām prasībām. Sīkāka informācija ir šāda:
4. Google disks
Google Drive ļauj saglabāt failus kopā ar jums, lai tie būtu jebkurā vietā un laikā. Jūs varat glabāt failus mākonī, kas ir lieliski, jo tie netiks zaudēti neatkarīgi no tā, cik daudz vietas jums ir datorā.
Izmantojot Google disku, varat viegli koplietot failus ar ikvienu savas komandas locekli vai cilvēkiem ārpus jūsu komandas, vienkārši kopīgojot saiti. Vēl viena Google diska funkcija ir tā, ka varat sinhronizēt failus dažādās ierīcēs. Tie nodrošina galddatoriem, mobilajām ierīcēm un tīmekļa lietotnēm un vietni.
Pros:
- Bezmaksas lietošanai atsevišķiem lietotājiem
- 15 GB bezmaksas krātuve
- Viegli lietojams ar pazīstamu interfeisu
- To var izmantot jebkurā ierīcē ar interneta pieslēgumu
Mīnusi:
- Ir bijuši daži ziņojumi par failu pazaudēšanu vai sabojāšanu.
Cena
Google disks varētu būt jums vispieejamākā iespēja. Pamata 15 GB plāns ir bezmaksas, savukārt 100 GB plāns maksā tikai 2 ASV dolārus. Maksimālais plāns maksā apmēram 9.99 USD mēnesī, ja jums ir nepieciešama 2 TB mākoņkrātuve.
5. Panda Doc
PandaDoc ir ļoti pielāgojama un intuitīva dokumentu pārvaldības sistēma jebkuru dokumentu glabāšanai, versiju veidošanai, kopīgošanai un sadarbībai ar tiem tiešsaistē. Ar interfeisu, kas ir ļoti viegli lietojams un ļauj lietotājiem to pielāgot savām vajadzībām.
Lai ietaupītu laiku, varat izveidot pielāgotus dokumentus, augšupielādējot failus tieši no dažādām lietojumprogrammām. Tas ir lielisks rīks, lai sekotu līdzi vairākām failu versijām, nepārtraukti nepārslēdzoties starp dokumentiem.
Pros:
- Vienkārša lietošana un pielāgošana
- Spēja izsekot versijām un izmaiņām
- Integrējas ar daudzām lietojumprogrammām
- Affordable pricing plans
Mīnusi:
- Dažas funkcijas ir pieejamas tikai uzņēmuma plānā.
Cena
PandaDoc ir pieejams vismaz par USD 19, un biznesa variants jums maksā 49 USD.
6. WPS Office Cloud
WPS birojs ir mākoņa lietojumprogramma, kas ļauj skatīt un rediģēt Word, Excel, PowerPoint un OneNote dokumentus. Lietotāji var koplietot failus ar citiem lietotājiem, strādājot reāllaikā.
WPS Office nodrošina lietotājiem pilnībā funkcionālu rediģēšanas pieredzi ar iespēju ievietot multivides saturu. WPS Office atbalsta arī sadarbību komandas projektos.
Pros:
- Pilnībā funkcionāla rediģēšanas pieredze
- Atbalsta reāllaika sadarbību
- Ievietojiet multivides saturu
Mīnusi:
- Failu formāti ir ierobežoti līdz WPS patentētiem formātiem.
Cena
WPS standarts ar ierobežotām funkcijām jums neko nemaksā. Ja izvēlaties maksāt katru gadu, WPS prēmija ir USD 30 gadā.
7. SharePoint
SharePoint ir uzņēmuma līmeņa rīks, kas piedāvā daudzas dokumentu pārvaldības iespējas. Tas darbojas Microsoft mākonī un glīti saglabā jūsu failus un mapes dažādās bibliotēkās, lai jūs varētu tos viegli atrast. Varat koplietot failus un sadarboties projektos ar savu komandu.
Pros:
- Ļoti visaptverošs
- Piedāvā daudz funkciju
- Spēja integrēties ar citiem Microsoft produktiem
- Var izmantot iekštīklam un ārtīklam
Mīnusi:
- Ļoti dārgs
- Var būt sarežģīti lietošanā
Cena
SharePoint maksā vismaz 5 USD vienam lietotājam mēnesī un līdz USD 23 vienam lietotājam mēnesī, ja plāns ir integrēts ar Office 365.
8. Divpadsmit
Docebo ir uzņēmuma klases dokumentu pārvaldības risinājums, kas ļauj komandām viegli un uzreiz sadarboties. Lietojumprogramma ir balstīta uz mākoņiem, tāpēc jums nav jāatrodas pie datora, lai strādātu pie saviem projektiem.
Šis risinājums izceļas starp citiem risinājumiem, jo piedāvā intuitīvu saskarni, kas ļauj lietotājiem ērti orientēties. Tas nodrošina e-pastu, kalendāru, uzdevumu sarakstu, failu pārvaldību un tērzēšanas iespējas. Docebo nevainojami darbojas ar Microsoft Office, padarot jūsu dokumentus viegli skatāmus, rediģējamus un sadarbojamos reāllaikā.
Pros:
- Viegli lietojams interfeiss
- Uz mākoņa bāzes, lai jūs varētu tai piekļūt jebkur.
- Integrējas ar Microsoft Office
Mīnusi:
- Nav tik daudz funkciju kā daži citi risinājumi šajā sarakstā
- Cenas netiek publiski izpaustas
Cena
Tā kā tas ir uzņēmuma klases rīks, jums būs jāsazinās ar viņiem, lai saņemtu piedāvājumu.
9.PDFelement Pro
PDF Element Pro ir labākā dokumentu pārvaldības sistēma tiem, kas vēlas visaptverošu risinājumu. Tas ir ne tikai PDF redaktors, bet arī var izveidot, konvertēt, anotēt, parakstīt un aizsargāt jūsu PDF failus. Un, ja jums ir jāaizpilda veidlapas vai jāpievieno komentāri par PDF failiem, varat to izdarīt arī ar PDFelement Pro.
Tā OCR funkcija ļauj konvertēt skenētos PDF faili rediģējami dokumentus, kā arī varat aizsargāt savus PDF failus ar paroli, lai tie būtu droši. Varat izmantot PDFelement Pro operētājsistēmās Windows, Mac, iOS un Android — tāpēc tas ir lieliski piemērots uzņēmumiem, kuriem ir jāpārvalda dokumenti, atrodoties ceļā.
Pros:
- Viss vienā PDF risinājums
- Izveidojiet, konvertējiet, anotējiet, parakstiet un aizsargājiet PDF failus
- OCR funkcija ļauj pārvērst skenētos PDF failus rediģējamos dokumentos
- Aizsargājiet savus PDF failus ar paroli, lai tie būtu droši
- Izmantojiet Windows, Mac, iOS un Android ierīcēs
Mīnusi:
- Dažas funkcijas ir pieejamas tikai maksas versijā
Cena
PDFelements ir diezgan dārgs, un par ikgadēju reģistrāciju jums izmaksās 79.99 USD.
10. Brandfolder
Brandfolder ir tiešsaistes dokumentu pārvaldības sistēma, kas palīdz uzņēmumiem pārvaldīt savus zīmola līdzekļus. Izmantojot Brandfolder, varat centralizēt savus zīmola līdzekļus un padarīt tos pieejamus visai komandai. Brandfolder nodrošina arī tādas funkcijas kā versijas kontrole, apstiprinājumi un analīze.
Pros:
- Brandfolder ir viegli lietojams un navigācijā.
- Interfeiss ir tīrs un moderns.
- Brandfolder piedāvā bezmaksas izmēģinājuma versiju.
Mīnusi:
- Brandfolder ir nedaudz dārgāka nekā citas dokumentu pārvaldības sistēmas.
Cena
Brandfolder ir uzņēmuma līmeņa rīks, un jums ir jāsazinās ar viņiem, lai saņemtu cenu
Secinājumi
Dokumentu pārvaldība ir neatņemama biznesa darbplūsmas sastāvdaļa. Dokumentu kontrole un pārvaldība šodien ir viena no vissvarīgākajām uzņēmējdarbības jomām.
Katru dienu jūsu uzņēmums izveido daudz dokumentu un ir nepieciešams tos droši uzglabāt.
Neatkarīgi no tā, vai tie ir jūsu uzņēmuma ieraksti, projektu pārvaldības faili vai konfidenciāla informācija, pareiza dokumentu pārvaldības sistēma palīdzēs jums nodrošināt, ka tie ir droši, aizsargāti un vienmēr ir pieejami.
Atstāj atbildi