문서 관리는 복잡한 주제입니다. 하지만 회사에서 GDPR을 준수해야 하는 업무를 수행하는 경우 이 문제를 다루어야 합니다.
그리고 당신이 프리랜서이든, 관리자이든, C급 임원이든 관계없이 문서를 저장하고, 문서에 액세스할 수 있는 사람을 추적하고, 문서를 복사한 사람을 모니터링해야 할 것입니다.
다행스럽게도 직접 처리할 필요가 없습니다. 작업을 단순화할 수 있는 문서 관리 시스템이 많이 있습니다.
최고의 문서 관리 시스템 10개를 정리하여 문서 관리 시간을 줄이고 중요한 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
문서 관리 시스템이란 무엇입니까?
모든 것이 디지털인 디지털 세상에서 모든 파일과 문서를 구성하는 방법을 찾는 것이 필요합니다. 이는 문서 컬렉션을 관리하는 바쁜 개인에게 가장 시간이 많이 걸리는 작업 중 하나입니다.
하지만 그렇게 하지 않으면 일부 필수 파일을 추적하지 못하게 됩니다. 그것은 엄청난 고통이며 당신이 즐기는 일을 하는 데 시간이 걸립니다.
문서 관리 시스템은 저장을 구성하고 문서를 관리하도록 설계된 소프트웨어 응용 프로그램 또는 온라인 서비스입니다. 이러한 응용 프로그램은 비즈니스 문서를 관리하고 구성하는 데 유용합니다. 시장에는 수많은 문서 관리 시스템이 있지만 우리는 당신의 삶을 더 쉽게 만들어 줄 상위 10개의 문서 관리 시스템을 강조하고자 합니다.
1. Qoppa PDF 스튜디오
Qoppa PDF 스튜디오 사용자가 스캔한 문서, 사진, 프리젠테이션 또는 무엇이든 PDF 형식으로 빠르고 효율적으로 변환할 수 있는 기능이 풍부한 솔루션입니다. Qoppa PDF Studio는 OCR(광학 문자 인식) 텍스트 및 메타데이터 추출용.
또한 이 솔루션은 고급 검색 기능과 보안 기능을 갖추고 있습니다. Qoppa PDF Studio를 사용하면 오프라인과 온라인 모두에서 작업할 수 있습니다. 후자는 특히 원격으로 작업할 때 유용합니다.
장점 :
- Qoppa 데스크탑을 떠나지 않고 PDF 파일을 변환할 수 있습니다.
- 메타데이터 추출
- 자동 PDF 변환
- 고급 검색 및 찾기
- 보안 기능
- 마이크로소프트 오피스와 통합
단점 :
- Windows 운영 체제로 제한됩니다.
가격 정책
Qoppa는 두 가지 옵션이 있습니다. 표준 버전은 약 $50에 판매되는 반면 프로 버전은 $70에 판매됩니다.
2. 하이 테일
가장 유명한 문서 관리 솔루션 중 하나인 Hightail는 웹을 통한 파일 저장 및 액세스에 중점을 둔 클라우드 저장소 제공업체입니다. 사용하기 쉬운 인터페이스로 파일을 쉽게 업로드, 다운로드 및 공유할 수 있습니다.
파일에 대한 폴더와 태그를 만들 수도 있습니다. Hightail을 사용하면 최대 보안을 위해 AES 256비트 암호화 프로토콜을 사용하여 데이터를 암호화할 수 있습니다. 이 문서 관리 시스템의 또 다른 흥미로운 점은 모든 파일에 주석을 추가할 수도 있다는 것입니다.
장점 :
- XNUMXD덴탈의 사용자 인터페이스 탐색하기 쉽습니다
- 친구, 가족 및 동료와 안전하게 공유
단점 :
- 소형 스토리지 캡
- 유료 도구
가격 정책
제한된 기능으로 hightail lite를 무료로 얻을 수 있습니다. Pro, Teams 및 Business 패키지는 각각 월 $12, $24 및 $36입니다.
3. 기업용 Dropbox
드롭 박스 팀 공동 작업, 저장 및 파일 공유를 위한 탁월한 솔루션입니다. Dropbox for Business를 사용하면 맞춤형 폴더 구조를 만들 수 있습니다. 초대 링크를 보내 다른 사용자와 폴더를 공유할 수도 있습니다.
Dropbox의 주요 이점은 새 파일을 클라우드에 자동으로 업로드하는 데스크톱 애플리케이션이 있다는 것입니다. 따라서 항상 최신 버전의 문서를 사용할 수 있습니다.
사용자는 컴퓨터, 태블릿 또는 스마트폰에 저장된 문서를 보고 편집할 수 있습니다. 또 다른 기능은 Windows 및 Mac 컴퓨터용 데스크톱 앱입니다. 이러한 모든 기능은 최고의 문서 관리 시스템 중 하나입니다. Dropbox에는 공식 오피스 제품군도 있습니다. 이를 통해 인터넷 연결을 사용하여 모든 장치에서 파일에 액세스하고 편집할 수 있습니다.
장점 :
- 탁월한 파일 공유 및 저장 서비스
- 다른 사용자와 폴더 공유 용이
- 클릭 한 번으로 클라우드 스토리지에 자동 업로드
- 문서 및 사진을 온라인으로 공유
단점 :
- 더 큰 파일의 느린 업로드 속도
- 일부 기기에서는 테더링이 작동하지 않습니다.
- 제한된 앱 및 모바일 액세스
가격 정책
Dropbox는 월 $2에 9.99TB의 스토리지를 제공합니다. 가족 계정은 6명의 사용자가 액세스할 수 있으며 비용은 월 $16.99이며 전문가 계정은 단일 사용자에 대해 월 $3에 16.58TB를 제공합니다. 더 높은 요구 사항을 충족하는 다른 계획이 있습니다. 세부 사항은 다음과 같습니다.
4 Google 드라이브
Google 드라이브 파일을 저장하여 언제 어디서나 사용할 수 있습니다. 클라우드에 파일을 저장할 수 있습니다. 컴퓨터에 아무리 많은 공간이 있어도 파일이 손실되지 않기 때문에 매우 좋습니다.
Google 드라이브를 사용하면 링크를 공유하기만 하면 팀원 또는 팀 외부 사람들과 파일을 쉽게 공유할 수 있습니다. Google 드라이브의 또 다른 기능은 여러 기기에서 파일을 동기화할 수 있다는 것입니다. 데스크톱, 모바일 및 웹 앱과 웹 사이트를 제공합니다.
장점 :
- 개인 사용자는 무료로 사용할 수 있습니다.
- 15GB의 무료 저장 용량
- 친숙한 인터페이스로 사용하기 쉬움
- 인터넷이 연결된 모든 장치에서 사용할 수 있습니다.
단점 :
- 파일이 손실되거나 손상되었다는 보고가 있었습니다.
가격 정책
Google 드라이브가 가장 저렴한 옵션일 수 있습니다. 기본 15GB 요금제는 무료이며 100GB 요금제는 단 2달러입니다. 9.99TB의 클라우드 스토리지가 필요한 경우 궁극적인 계획은 한 달에 약 $2입니다.
5. 판다독
판다독 온라인에서 모든 문서를 저장, 버전 관리, 공유 및 공동 작업할 수 있는 고도로 사용자 지정 가능하고 직관적인 문서 관리 시스템입니다. 매우 사용하기 쉬운 인터페이스를 통해 사용자는 자신의 필요에 맞게 사용자 정의할 수 있습니다.
다양한 응용 프로그램에서 직접 파일을 업로드하여 시간을 절약하기 위해 사용자 지정 문서를 만들 수 있습니다. 문서 간에 계속 전환하지 않고도 여러 파일 버전을 추적할 수 있는 훌륭한 도구입니다.
장점 :
- 사용 편의성 및 사용자 정의
- 버전 및 변경 사항을 추적하는 기능
- 많은 애플리케이션과 통합
- 저렴한 가격 책정 계획
단점 :
- 일부 기능은 엔터프라이즈 요금제에서만 사용할 수 있습니다.
가격 정책
PandaDoc은 최소 $19에 액세스할 수 있으며 비즈니스 변형은 $49입니다.
6. WPS 오피스 클라우드
WPS 오피스 Word, Excel, PowerPoint 및 OneNote 문서를 보고 편집할 수 있는 클라우드 기반 응용 프로그램입니다. 사용자는 실시간으로 작업하면서 다른 사용자와 파일을 공유할 수 있습니다.
WPS Office는 사용자에게 멀티미디어 콘텐츠를 삽입할 수 있는 완전한 기능의 편집 경험을 제공합니다. WPS Office는 팀 프로젝트를 위한 공동 작업도 지원합니다.
장점 :
- 완벽한 기능의 편집 경험
- 실시간 협업 지원
- 멀티미디어 콘텐츠 삽입
단점 :
- 파일 형식은 WPS 독점 형식으로 제한됩니다.
가격 정책
기능이 제한된 WPS Standard는 비용이 들지 않습니다. WPS 프리미엄은 연간 지불을 선택하는 경우 연간 $30입니다.
7. 셰어포인트
셰어 많은 문서 관리 기능을 제공하는 엔터프라이즈급 도구입니다. Microsoft 클라우드에서 작동하며 파일과 폴더를 다양한 라이브러리에 깔끔하게 저장하므로 쉽게 찾을 수 있습니다. 팀과 파일을 공유하고 프로젝트에서 협업할 수 있습니다.
장점 :
- 매우 포괄적
- 많은 기능을 제공합니다
- 다른 Microsoft 제품과의 통합 기능
- 인트라넷 및 엑스트라넷에 사용할 수 있습니다.
단점 :
- 매우 비싼
- 사용하기 복잡할 수 있음
가격 정책
SharePoint는 사용자당 월 최소 5달러이며 Office 23와 통합된 계획의 경우 사용자당 월 최대 365달러입니다.
8. 도세 보
도 케보 팀이 쉽고 즉각적으로 협업할 수 있도록 지원하는 엔터프라이즈급 문서 관리 솔루션입니다. 이 응용 프로그램은 클라우드 기반이므로 프로젝트 작업을 위해 컴퓨터에 있을 필요가 없습니다.
이 솔루션은 사용자가 쉽게 탐색할 수 있는 직관적인 인터페이스를 제공한다는 점에서 다른 솔루션과 차별화됩니다. 이메일, 캘린더, 작업 목록, 파일 관리 및 채팅 옵션을 제공합니다. Docebo는 Microsoft Office와 원활하게 작동하므로 문서를 쉽게 보고, 편집하고, 실시간으로 공동 작업할 수 있습니다.
장점 :
- 사용하기 쉬운 인터페이스
- 클라우드 기반이므로 어디서나 액세스할 수 있습니다.
- Microsoft Office와 통합
단점 :
- 이 목록에 있는 다른 솔루션만큼 기능이 많지는 않습니다.
- 가격은 공개되지 않습니다
가격 정책
엔터프라이즈급 도구이므로 견적을 받으려면 연락해야 합니다.
9.PDF엘리먼트 프로
PDF요소 프로 올인원 솔루션을 원하는 분들을 위한 최고의 문서 관리 시스템입니다. PDF 편집기일 뿐만 아니라 PDF를 생성, 변환, 주석 달기, 서명 및 보호할 수도 있습니다. 또한 양식을 작성하거나 PDF에 주석을 달아야 하는 경우 PDFelement Pro로도 가능합니다.
OCR 기능을 사용하면 스캔한 파일을 변환할 수 있습니다. 편집 가능한 PDF 문서를 안전하게 보호하기 위해 PDF를 암호로 보호할 수도 있습니다. Windows, Mac, iOS 및 Android 장치에서 PDFelement Pro를 사용할 수 있으므로 이동 중에 문서를 관리해야 하는 기업에 적합합니다.
장점 :
- 올인원 PDF 솔루션
- PDF 작성, 변환, 주석 달기, 서명 및 보호
- OCR 기능을 사용하면 스캔한 PDF를 편집 가능한 문서로 변환할 수 있습니다.
- PDF를 암호로 보호하여 안전하게 유지
- Windows, Mac, iOS 및 Android 기기에서 사용
단점 :
- 일부 기능은 유료 버전에서만 사용할 수 있습니다.
가격 정책
PDFelements는 상당히 비싸며 연간 등록 비용은 $79.99입니다.
10. 브랜드 폴더
브랜드 폴더 기업이 브랜드 자산을 관리할 수 있도록 도와주는 온라인 문서 관리 시스템입니다. Brandfolder를 사용하면 브랜드 자산을 중앙 집중화하고 전체 팀이 액세스할 수 있습니다. Brandfolder는 다음과 같은 기능도 제공합니다. 버전 관리, 승인 및 분석.
장점 :
- Brandfolder는 사용 및 탐색이 쉽습니다.
- 인터페이스는 깨끗하고 현대적입니다.
- Brandfolder는 무료 평가판을 제공합니다.
단점 :
- Brandfolder는 다른 문서 관리 시스템보다 약간 비쌉니다.
가격 정책
Brandfolder는 엔터프라이즈급 도구이며 견적을 받으려면 연락해야 합니다.
결론
문서 관리는 비즈니스 워크플로의 필수적인 부분입니다. 문서 제어 및 관리는 오늘날 비즈니스에서 가장 중요한 영역 중 하나입니다.
회사에서는 매일 수많은 문서를 작성하고 이를 안전하고 확실하게 보관해야 합니다.
회사 기록, 프로젝트 관리 파일, 기밀 정보 등 무엇이든 건전한 문서 관리 시스템을 통해 안전하게 보관하고 항상 가까이에 보관할 수 있습니다.
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