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La gestion des documents est un sujet complexe, mais c'est quelque chose que vous devrez aborder si vous travaillez à un poste où votre entreprise doit adhérer au RGPD.
Et que vous soyez un pigiste, un gestionnaire ou un cadre supérieur, vous aurez probablement besoin de stocker des documents, de savoir qui y a accès et de surveiller qui les a copiés.
Heureusement, vous n'avez pas à le faire vous-même - il existe de nombreux systèmes de gestion de documents qui vous simplifieront les choses.
Nous avons rassemblé les 10 meilleurs systèmes de gestion de documents, afin que vous puissiez passer moins de temps à gérer vos documents et plus de temps à faire les choses importantes.
Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?
Dans un monde numérique où tout est numérique, il est nécessaire de trouver des moyens d'organiser tous vos fichiers et documents - l'une des tâches les plus chronophages pour les personnes occupées à gérer leur collection de documents.
Mais si vous ne le faites pas, vous perdrez la trace de certains fichiers essentiels. C'est une douleur énorme et prend du temps loin de faire quelque chose que vous aimez.
Un système de gestion de documents est une application logicielle ou un service en ligne conçu pour organiser, stocker et gérer des documents. Ces applications sont pratiques pour gérer et organiser les documents commerciaux. Il existe de nombreux systèmes de gestion de documents sur le marché, mais nous souhaitons mettre en évidence les 10 meilleurs systèmes de gestion de documents pour vous faciliter la vie.
1. Studio PDF Qoppa
Studio PDF Qoppa est une solution riche en fonctionnalités qui permet aux utilisateurs de convertir rapidement et efficacement des documents numérisés, des images, des présentations ou tout autre élément au format PDF. Qoppa PDF Studio offre des fonctionnalités telles que l'OCR (Reconnaissance optique de caractères) pour extraire du texte et des métadonnées.
De plus, la solution est équipée de capacités de recherche avancées et de fonctionnalités de sécurité. Qoppa PDF Studio vous permet de travailler à la fois hors ligne et en ligne. Cette dernière partie est bénéfique, en particulier lorsque vous travaillez à distance.
Avantages:
- Les fichiers PDF peuvent être convertis sans quitter le bureau Qoppa
- Extraction de métadonnées
- Conversion PDF automatique
- Recherche avancée et trouver
- Fonctions de sécurité
- Intégration avec Microsoft Office
Inconvénients:
- Limité au système d'exploitation Windows.
Prix
Qoppa se décline en deux options. La version standard se vend environ 50 $, tandis qu'une version pro se vend 70 $.
2. Queue haute
L'une des solutions de gestion de documents les plus connues, hightail, est un fournisseur de stockage en nuage axé sur le stockage de fichiers et l'accès via le Web. Avec son interface facile à utiliser, vous pouvez facilement télécharger, télécharger et partager des fichiers.
Vous pouvez également créer des dossiers et des balises pour vos fichiers. Hightail vous permet de crypter vos données à l'aide du protocole de cryptage AES 256 bits pour une sécurité maximale. Une autre chose intéressante à propos de ce système de gestion de documents est que vous pouvez également ajouter des commentaires à n'importe quel fichier.
Avantages:
- La Interface utilisateur est facile à naviguer
- Partage sécurisé avec vos amis, votre famille et vos collègues
Inconvénients:
- Petit bouchon de stockage
- Outil payant
Prix
Vous pouvez obtenir hightail lite gratuitement avec des fonctionnalités limitées. Les forfaits Pro, Teams et Business coûtent respectivement 12 $, 24 $ et 36 $ par mois.
3. Dropbox pour les entreprises
Dropbox est une excellente solution pour la collaboration d'équipe, le stockage et le partage de fichiers. Avec Dropbox for Business, vous pouvez créer des structures de dossiers personnalisées. Vous pouvez également partager des dossiers avec d'autres utilisateurs en envoyant des liens d'invitation.
Le principal avantage de Dropbox est qu'il dispose d'une application de bureau qui télécharge automatiquement tous les nouveaux fichiers sur le cloud. Ainsi, vous disposez toujours des dernières versions de vos documents.
Il permet aux utilisateurs de visualiser et de modifier les documents stockés sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Une autre caractéristique est son application de bureau pour les ordinateurs Windows et Mac. Toutes ces fonctionnalités en font l'un des meilleurs systèmes de gestion de documents. Dropbox dispose également d'une suite bureautique officielle. Cela vous permet d'accéder et de modifier des fichiers à partir de n'importe quel appareil utilisant une connexion Internet.
Avantages:
- Excellents services de partage et de stockage de fichiers
- Facile à partager des dossiers avec d'autres utilisateurs
- Téléchargement automatique en un clic vers le stockage cloud
- Partager des documents et des photos en ligne
Inconvénients:
- Vitesse de téléchargement plus lente pour les fichiers plus volumineux
- Le partage de connexion ne fonctionne pas pour certains appareils.
- Applications limitées et accès mobile
Prix
Dropbox vous offre 2 To de stockage pour 9.99 $ par mois. Le compte familial est accessible par 6 utilisateurs et coûte 16.99 $ par mois tandis que le compte professionnel vous offre 3 To pour 16.58 $ par mois pour un seul utilisateur. Il existe d'autres plans répondant à des exigences plus élevées. Les détails sont les suivants:
4. Google Drive
Google Drive vous permet d'enregistrer des fichiers avec vous pour les avoir n'importe où, n'importe quand. Vous pouvez stocker des fichiers dans le cloud, ce qui est excellent car ils ne seront pas perdus, quel que soit l'espace dont vous disposez sur votre ordinateur.
Avec Google Drive, vous pouvez facilement partager des fichiers avec n'importe qui dans votre équipe ou avec des personnes extérieures à votre équipe en partageant simplement le lien. Une autre fonctionnalité que vous avez avec Google Drive est que vous pouvez synchroniser vos fichiers sur différents appareils. Ils fournissent des applications de bureau, mobiles et Web et un site Web.
Avantages:
- Utilisation gratuite pour les utilisateurs individuels
- 15GB de stockage gratuit
- Facile à utiliser avec une interface familière
- Il peut être utilisé sur n'importe quel appareil avec une connexion Internet
Inconvénients:
- Certains rapports font état de fichiers perdus ou corrompus.
Prix
Google Drive pourrait être l'option la plus abordable pour vous. Un plan de base de 15 Go est gratuit tandis qu'un plan de 100 Go ne coûte que 2 $. Le plan ultime coûte environ 9.99 $ par mois si vous avez besoin de 2 To de stockage en nuage.
5. Panda Doc
PandaDoc est un système de gestion de documents hautement personnalisable et intuitif pour le stockage, la gestion des versions, le partage et la collaboration sur tous les documents en ligne. Avec une interface très facile à utiliser et permettant aux utilisateurs de la personnaliser en fonction de leurs besoins.
Vous pouvez créer des documents personnalisés pour gagner du temps en téléchargeant vos fichiers directement à partir de diverses applications. C'est un excellent outil pour suivre plusieurs versions de fichiers sans passer constamment d'un document à l'autre.
Avantages:
- Facilité d'utilisation et personnalisation
- Possibilité de suivre les versions et les modifications
- S'intègre à de nombreuses applications
- Plans tarifaires abordables
Inconvénients:
- Certaines fonctionnalités ne sont disponibles que dans le plan d'entreprise.
Prix
PandaDoc est accessible pour 19 $ au moins et la variante commerciale vous coûte 49 $.
6. Nuage de bureau WPS
WPS office est une application basée sur le cloud qui vous permet d'afficher et de modifier des documents Word, Excel, PowerPoint et OneNote. Les utilisateurs peuvent partager des fichiers avec d'autres utilisateurs tout en travaillant en temps réel.
WPS Office offre aux utilisateurs une expérience d'édition entièrement fonctionnelle avec la possibilité d'insérer du contenu multimédia. WPS Office prend également en charge le travail collaboratif pour les projets d'équipe.
Avantages:
- Expérience d'édition entièrement fonctionnelle
- Prend en charge la collaboration en temps réel
- Insérer du contenu multimédia
Inconvénients:
- Les formats de fichiers sont limités aux formats propriétaires WPS.
Prix
WPS Standard avec des fonctionnalités limitées ne vous coûte rien. La prime WPS coûte 30 $ par an, si vous choisissez de payer annuellement.
7. SharePoint
SharePoint est un outil de niveau entreprise qui offre de nombreuses fonctionnalités de gestion de documents. Il fonctionne sur le cloud Microsoft et stocke soigneusement vos fichiers et dossiers dans diverses bibliothèques afin que vous puissiez les retrouver facilement. Vous pouvez partager des fichiers et collaborer sur des projets avec votre équipe.
Avantages:
- Très complet
- Offre de nombreuses fonctionnalités
- Capacité d'intégration avec d'autres produits Microsoft
- Peut être utilisé pour l'intranet et l'extranet
Inconvénients:
- Très cher
- Peut être complexe à utiliser
Prix
SharePoint coûte au moins 5 $ par utilisateur et par mois et monte jusqu'à 23 $ par utilisateur et par mois pour le plan intégré à Office 365.
8. Douze
Docebo est une solution de gestion de documents de classe entreprise qui permet aux équipes de collaborer facilement et instantanément. L'application est basée sur le cloud, vous n'avez donc pas besoin d'être devant votre ordinateur pour travailler sur vos projets.
Cette solution se démarque des autres solutions car elle propose une interface intuitive qui permet aux utilisateurs de naviguer facilement. Il fournit un e-mail, un calendrier, une liste de tâches, une gestion de fichiers et des options de chat. Docebo fonctionne de manière transparente avec Microsoft Office, ce qui facilite l'affichage, la modification et la collaboration de vos documents en temps réel.
Avantages:
- Facile à utiliser, l'interface
- Basé sur le cloud pour que vous puissiez y accéder n'importe où.
- S'intègre à Microsoft Office
Inconvénients:
- Pas autant de fonctionnalités que certaines des autres solutions de cette liste
- Les prix ne sont pas divulgués publiquement
Prix
Comme il s'agit d'un outil de classe entreprise, vous devrez les contacter pour obtenir un devis.
9.PDFelement Pro
Élément PDF Pro est le meilleur système de gestion de documents pour ceux qui veulent une solution tout-en-un. Ce n'est pas seulement un éditeur de PDF, mais il peut également créer, convertir, annoter, signer et protéger vos PDF. Et si vous avez besoin de remplir des formulaires ou de faire des commentaires sur des PDF, vous pouvez également le faire avec PDFelement Pro.
Sa fonction OCR vous permet de convertir PDF modifiables documents, et vous pouvez également protéger vos PDF par mot de passe pour les garder en sécurité. Vous pouvez utiliser PDFelement Pro sur les appareils Windows, Mac, iOS et Android. Il est donc parfait pour les entreprises qui ont besoin de gérer leurs documents en déplacement.
Avantages:
- Solution PDF tout-en-un
- Créez, convertissez, annotez, signez et protégez des PDF
- La fonction OCR vous permet de convertir des PDF numérisés en documents modifiables
- Protégez vos PDF par mot de passe pour les garder en sécurité
- Utilisation sur les appareils Windows, Mac, iOS et Android
Inconvénients:
- Certaines fonctionnalités ne sont disponibles que dans la version payante
Prix
PDFelements est assez cher et vous coûtera 79.99 $ pour l'inscription annuelle.
10. Dossier de marque
Dossier de marque est un système de gestion de documents en ligne qui aide les entreprises à gérer leurs actifs de marque. Avec Brandfolder, vous pouvez centraliser les actifs de votre marque et les rendre accessibles à toute votre équipe. Brandfolder fournit également des fonctionnalités telles que contrôle de version, les approbations et les analyses.
Avantages:
- Brandfolder est facile à utiliser et à naviguer.
- L'interface est propre et moderne.
- Brandfolder propose un essai gratuit.
Inconvénients:
- Brandfolder est un peu plus cher que les autres systèmes de gestion de documents.
Prix
Brandfolder est un outil de niveau entreprise et vous devrez les contacter pour obtenir un devis
Conclusion
La gestion des documents fait partie intégrante du flux de travail de l'entreprise. Le contrôle et la gestion des documents sont aujourd'hui parmi les domaines les plus critiques d'une entreprise.
Chaque jour, votre entreprise crée de nombreux documents et doit les stocker en toute sécurité.
Qu'il s'agisse des dossiers de votre entreprise, des fichiers de gestion de projet ou d'informations confidentielles, un système de gestion de documents solide vous aidera à vous assurer qu'ils sont conservés en lieu sûr, sécurisés et toujours à portée de main.
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