Sisällysluettelo[Piilottaa][Näytä]
Asiakirjojen hallinta on monimutkainen aihe – mutta siihen sinun on perehdyttävä, jos työskentelet missä tahansa tehtävässä, jossa yrityksesi on noudatettava GDPR:ää.
Ja olitpa freelancerina, johtajana tai C-tason johtajana, sinun on todennäköisesti tallennettava asiakirjoja, seurattava, kenellä on pääsy niihin, ja valvottava, kuka ne on kopioinut.
Onneksi sinun ei tarvitse tehdä sitä itse – on paljon dokumentinhallintajärjestelmiä, jotka yksinkertaistavat asioita puolestasi.
Olemme koonneet 10 parasta asiakirjanhallintajärjestelmää, jotta voit käyttää vähemmän aikaa asiakirjojen hallintaan ja enemmän aikaa tärkeiden asioiden hoitamiseen.
Mikä on asiakirjanhallintajärjestelmä?
Digitaalisessa maailmassa, jossa kaikki on digitaalista, kaikkien tiedostojen ja asiakirjojen järjestämiseen on löydettävä keinot – yksi aikaavievimmistä tehtävistä kiireisille henkilöille dokumenttikokoelmansa hallinnassa.
Mutta jos et tee sitä, menetät joitakin tärkeitä tiedostoja. Se on valtava kipu ja vie aikaa tekemästä jotain, josta pidät.
Asiakirjanhallintajärjestelmä on ohjelmistosovellus tai verkkopalvelu, joka on suunniteltu järjestämään asiakirjojen tallentamista ja hallintaa. Nämä sovellukset ovat hyödyllisiä yritysasiakirjojen hallinnassa ja järjestämisessä. Markkinoilla on lukuisia asiakirjanhallintajärjestelmiä, mutta haluamme korostaa 10 parasta dokumentinhallintajärjestelmää helpottaaksemme elämääsi.
1. Qoppa PDF Studio
Qoppa PDF Studio on monipuolinen ratkaisu, jonka avulla käyttäjät voivat nopeasti ja tehokkaasti muuntaa skannatut asiakirjat, kuvat, esitykset tai mitä tahansa PDF-muotoon. Qoppa PDF Studio tarjoaa ominaisuuksia, kuten OCR (Optinen luku) tekstin ja metatietojen poimimiseen.
Lisäksi ratkaisu on varustettu edistyneillä hakuominaisuuksilla ja suojausominaisuuksilla. Qoppa PDF Studion avulla voit työskennellä sekä offline- että online-tilassa. Jälkimmäisestä on hyötyä varsinkin etätyöskentelyssä.
Plussat:
- PDF-tiedostoja voidaan muuntaa poistumatta Qoppa-työpöydältä
- Metatietojen purkaminen
- Automaattinen PDF-muunnos
- Tarkennettu haku ja etsi
- Suojausominaisuudet
- Integrointi Microsoft Officen kanssa
Miinukset:
- Rajoitettu Windows-käyttöjärjestelmään.
Hinnasto
Qoppa on kaksi vaihtoehtoa. Vakioversion hinta on noin 50 dollaria, kun taas pro-version hinta on 70 dollaria.
2.Hightail
Yksi tunnetuimmista asiakirjanhallintaratkaisuista, Häipyä, on pilvitallennuspalvelun tarjoaja, joka keskittyy tiedostojen tallentamiseen ja pääsyyn verkon kautta. Sen helppokäyttöisen käyttöliittymän avulla voit helposti ladata, ladata ja jakaa tiedostoja.
Voit myös luoda kansioita ja tunnisteita tiedostoillesi. Hightail antaa sinun salata tietosi 256-bittisellä AES-salausprotokollalla maksimaalisen turvallisuuden takaamiseksi. Toinen jännittävä asia tässä asiakirjanhallintajärjestelmässä on, että voit myös lisätä kommentteja mihin tahansa tiedostoon.
Plussat:
- - käyttöliittymä on helppo navigoida
- Turvallinen jakaminen ystävien, perheen ja työtovereiden kanssa
Miinukset:
- Pieni säilytyskorkki
- Maksullinen työkalu
Hinnasto
Voit hankkia hightail liten ilmaiseksi rajoitetuilla ominaisuuksilla. Pro-, Teams- ja Business-paketit maksavat 12 dollaria, 24 dollaria ja 36 dollaria kuukaudessa.
3. Dropbox for Business
dropbox on erinomainen ratkaisu tiimiyhteistyöhön, tallennukseen ja tiedostojen jakamiseen. Dropbox for Businessin avulla voit luoda mukautettuja kansiorakenteita. Voit myös jakaa kansioita muiden käyttäjien kanssa lähettämällä kutsulinkkejä.
Dropboxin tärkein etu on, että siinä on työpöytäsovellus, joka lataa automaattisesti kaikki uudet tiedostot pilveen. Näin ollen sinulla on aina uusimmat versiot asiakirjoistasi.
Sen avulla käyttäjät voivat tarkastella ja muokata tietokoneelle, tabletille tai älypuhelimelle tallennettuja asiakirjoja. Toinen ominaisuus on sen työpöytäsovellus Windows- ja Mac-tietokoneille. Kaikki nämä ominaisuudet tekevät siitä yhden parhaista asiakirjanhallintajärjestelmistä. Dropboxilla on myös virallinen toimistopaketti. Tämän avulla voit käyttää ja muokata tiedostoja mistä tahansa laitteesta Internet-yhteyden avulla.
Plussat:
- Erinomaiset tiedostojen jako- ja tallennuspalvelut
- Helppo jakaa kansioita muiden käyttäjien kanssa
- Automaattinen lataus yhdellä napsautuksella pilvitallennustilaan
- Jaa asiakirjoja ja valokuvia verkossa
Miinukset:
- Suuremmille tiedostoille hitaampi latausnopeus
- Jaettu yhteys ei toimi joillakin laitteilla.
- Rajoitettuja sovelluksia ja mobiilikäyttöä
Hinnasto
Dropbox tarjoaa sinulle 2 Tt tallennustilaa 9.99 dollarilla kuukaudessa. Perhetiliä voi käyttää 6 käyttäjää, ja se maksaa 16.99 dollaria kuukaudessa, kun taas ammattitili antaa sinulle 3 Tt 16.58 dollaria kuukaudessa yhdelle käyttäjälle. On muitakin korkeampiin vaatimuksiin varattuja suunnitelmia. Yksityiskohdat ovat seuraavat:
4. Google asema
Google Drive voit tallentaa tiedostoja mukanasi, jotta ne ovat missä ja milloin tahansa. Voit tallentaa tiedostoja pilveen, mikä on erinomaista, koska ne eivät katoa riippumatta siitä, kuinka paljon tilaa sinulla on tietokoneellasi.
Google Driven avulla voit helposti jakaa tiedostoja kenen tahansa tiimisi jäsenten tai tiimisi ulkopuolisten kanssa yksinkertaisesti jakamalla linkin. Toinen Google Driven ominaisuus on, että voit synkronoida tiedostosi eri laitteiden välillä. Ne tarjoavat työpöytä-, mobiili- ja verkkosovelluksia sekä verkkosivuston.
Plussat:
- Yksittäisille käyttäjille ilmainen käyttää
- 15GB vapaata tallennustilaa
- Helppokäyttöinen tutun käyttöliittymän ansiosta
- Sitä voidaan käyttää millä tahansa laitteella, jossa on Internet-yhteys
Miinukset:
- Joidenkin tiedostojen katoamisesta tai vioittumisesta on raportoitu.
Hinnasto
Google Drive saattaa olla edullisin vaihtoehto sinulle. 15 Gt:n peruspaketti on ilmainen, kun taas 100 Gt:n paketti maksaa vain 2 dollaria. Lopullinen suunnitelma maksaa noin 9.99 dollaria kuukaudessa, jos tarvitset 2 Tt pilvitallennustilaa.
5. Panda Doc
PandaDoc on erittäin muokattavissa oleva ja intuitiivinen asiakirjanhallintajärjestelmä kaikkien asiakirjojen tallentamiseen, versiointiin, jakamiseen ja yhteiskäyttöön verkossa. Käyttöliittymällä, joka on erittäin helppokäyttöinen ja jonka avulla käyttäjät voivat muokata sitä tarpeidensa mukaan.
Voit luoda mukautettuja asiakirjoja säästääksesi aikaa lataamalla tiedostosi suoraan eri sovelluksista. Se on loistava työkalu useiden tiedostoversioiden seuraamiseen ilman jatkuvaa vaihtamista asiakirjojen välillä.
Plussat:
- Helppokäyttöisyys ja mukauttaminen
- Mahdollisuus seurata versioita ja muutoksia
- Integroituu moniin sovelluksiin
- Edullinen hinnoittelu
Miinukset:
- Jotkut ominaisuudet ovat käytettävissä vain yrityssuunnitelmassa.
Hinnasto
PandaDoc on saatavilla vähintään 19 dollarilla ja yritysversio maksaa sinulle 49 dollaria.
6. WPS Office Cloud
WPS-toimisto on pilvipohjainen sovellus, jonka avulla voit tarkastella ja muokata Word-, Excel-, PowerPoint- ja OneNote-asiakirjoja. Käyttäjät voivat jakaa tiedostoja muiden käyttäjien kanssa työskennellessään reaaliajassa.
WPS Office tarjoaa käyttäjille täysin toimivan muokkauskokemuksen ja mahdollisuuden lisätä multimediasisältöä. WPS Office tukee myös yhteistyötä ryhmäprojekteissa.
Plussat:
- Täysin toimiva editointikokemus
- Tukee reaaliaikaista yhteistyötä
- Lisää multimediasisältöä
Miinukset:
- Tiedostomuodot on rajoitettu WPS:n omistamiin muotoihin.
Hinnasto
WPS Standard rajoitetuilla ominaisuuksilla ei maksa sinulle mitään. WPS-palkkio maksaa 30 dollaria vuodessa, jos päätät maksaa vuosittain.
7. SharePoint
SharePoint on yritystason työkalu, joka tarjoaa paljon dokumenttien hallintaominaisuuksia. Se toimii Microsoftin pilvessä ja tallentaa tiedostosi ja kansiosi siististi eri kirjastoihin, jotta löydät ne helposti. Voit jakaa tiedostoja ja tehdä yhteistyötä projekteissa tiimisi kanssa.
Plussat:
- Erittäin kattava
- Tarjoaa paljon ominaisuuksia
- Mahdollisuus integroida muihin Microsoftin tuotteisiin
- Voidaan käyttää intranetissä ja extranetissä
Miinukset:
- Erittäin kallis
- Voi olla monimutkaista käyttää
Hinnasto
SharePoint maksaa vähintään 5 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa ja jopa 23 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa Office 365:een integroidun suunnitelman osalta.
8. Kaksitoista
Docebo on yritysluokan dokumentinhallintaratkaisu, jonka avulla tiimit voivat tehdä yhteistyötä helposti ja välittömästi. Sovellus on pilvipohjainen, joten sinun ei tarvitse olla tietokoneellasi työstääksesi projektejasi.
Tämä ratkaisu erottuu muista ratkaisuista, koska se tarjoaa intuitiivisen käyttöliittymän, jonka avulla käyttäjät voivat navigoida helposti. Se tarjoaa sähköpostin, kalenterin, tehtäväluettelon, tiedostojen hallinnan ja chat-asetukset. Docebo toimii saumattomasti Microsoft Officen kanssa, joten asiakirjojasi on helppo tarkastella, muokata ja tehdä yhteistyötä reaaliajassa.
Plussat:
- Helppokäyttöinen käyttöliittymä
- Pilvipohjainen, joten voit käyttää sitä missä tahansa.
- Integroituu Microsoft Officen kanssa
Miinukset:
- Ei niin paljon ominaisuuksia kuin jotkin muut tämän luettelon ratkaisut
- Hintaa ei julkisteta
Hinnasto
Koska se on yritysluokan työkalu, sinun on otettava heihin yhteyttä saadaksesi tarjous.
9.PDFelement Pro
PDFelement Pro on paras asiakirjanhallintajärjestelmä niille, jotka haluavat all-in-one-ratkaisun. Se ei ole vain PDF-editori, vaan se voi myös luoda, muuntaa, merkitä, allekirjoittaa ja suojata PDF-tiedostoja. Ja jos sinun on täytettävä lomakkeita tai kommentoitava PDF-tiedostoja, voit tehdä sen myös PDFelement Prolla.
Sen OCR-ominaisuuden avulla voit muuntaa skannatut PDF-tiedostot muokattaviksi asiakirjoja, ja voit myös suojata PDF-tiedostot salasanalla niiden suojaamiseksi. Voit käyttää PDFelement Prota Windows-, Mac-, iOS- ja Android-laitteissa – joten se on täydellinen yrityksille, joiden on hallittava asiakirjojaan liikkeellä ollessaan.
Plussat:
- All-in-one PDF-ratkaisu
- Luo, muunna, merkitse, allekirjoita ja suojaa PDF-tiedostoja
- OCR-ominaisuuden avulla voit muuntaa skannatut PDF-tiedostot muokattaviksi asiakirjoiksi
- Suojaa PDF-tiedostosi salasanalla pitääksesi ne turvassa
- Käytä Windows-, Mac-, iOS- ja Android-laitteissa
Miinukset:
- Jotkut ominaisuudet ovat saatavilla vain maksullisessa versiossa
Hinnasto
PDFelements on melko kallis ja maksaa 79.99 dollaria vuosittaisesta rekisteröinnistä.
10. Brandfolder
Tuotemerkkikansio on online-asiakirjojen hallintajärjestelmä, joka auttaa yrityksiä hallitsemaan brändiomaisuuttaan. Brandfolderin avulla voit keskittää brändisisältösi ja tehdä niistä koko tiimisi käytettävissä. Brandfolder tarjoaa myös ominaisuuksia, kuten versionhallinta, hyväksynnät ja analytiikka.
Plussat:
- Brandfolderia on helppo käyttää ja navigoida.
- Käyttöliittymä on puhdas ja moderni.
- Brandfolder tarjoaa ilmaisen kokeilujakson.
Miinukset:
- Brandfolder on hieman kalliimpi kuin muut asiakirjanhallintajärjestelmät.
Hinnasto
Brandfolder on yritystason työkalu, ja sinun on otettava heihin yhteyttä saadaksesi tarjous
Yhteenveto
Asiakirjojen hallinta on olennainen osa liiketoiminnan työnkulkua. Asiakirjojen valvonta ja hallinta ovat tämän päivän liiketoiminnan kriittisimpiä aloja.
Yrityksesi luo joka päivä paljon asiakirjoja ja sen on säilytettävä ne turvallisesti.
Olipa kyseessä yrityksesi asiakirjat, projektinhallintatiedostot tai luottamukselliset tiedot, luotettava asiakirjanhallintajärjestelmä auttaa sinua varmistamaan, että ne pysyvät turvassa, suojattuina ja aina käsillä.
Jätä vastaus