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La gestión de documentos es un tema complejo, pero es algo en lo que deberá involucrarse si trabaja en cualquier capacidad en la que su empresa deba cumplir con GDPR.
Y ya sea que sea un profesional independiente, un gerente o un ejecutivo de nivel C, probablemente necesitará almacenar documentos, rastrear quién tiene acceso a ellos y monitorear quién los ha copiado.
Afortunadamente, no tiene que hacerlo solo: hay muchos sistemas de administración de documentos que simplificarán las cosas para usted.
Hemos reunido los 10 mejores sistemas de administración de documentos, para que pueda pasar menos tiempo administrando sus documentos y más tiempo haciendo las cosas importantes.
¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?
En un mundo digital donde todo es digital, es necesario encontrar formas de organizar todos sus archivos y documentos, una de las tareas que más tiempo consumen para las personas ocupadas en la gestión de su colección de documentos.
Pero si no lo hace, perderá la pista de algunos archivos esenciales. Es un dolor enorme y te quita tiempo para hacer algo que disfrutas.
Un sistema de gestión de documentos es una aplicación de software o un servicio en línea diseñado para organizar la tienda y gestionar documentos. Estas aplicaciones son útiles para administrar y organizar documentos comerciales. Existen numerosos sistemas de gestión de documentos en el mercado, pero queremos destacar los 10 mejores sistemas de gestión de documentos para facilitarle la vida.
1. Estudio Qoppa PDF
Estudio Qoppa PDF es una solución repleta de funciones que permite a los usuarios convertir rápida y eficientemente documentos escaneados, imágenes, presentaciones o cualquier cosa a formato PDF. Qoppa PDF Studio ofrece funciones como OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) para extraer texto y metadatos.
Además, la solución está equipada con capacidades de búsqueda avanzada y características de seguridad. Qoppa PDF Studio le permite trabajar tanto sin conexión como en línea. La última parte es beneficiosa, especialmente cuando se trabaja de forma remota.
Pros:
- Los archivos PDF se pueden convertir sin salir del escritorio de Qoppa
- Extracción de metadatos
- Conversión automática de PDF
- Búsqueda avanzada y encontrar
- Características de seguridad
- Integración con Microsoft Office
Contras:
- Limitado al sistema operativo Windows.
Precios
Qoppa viene en dos opciones. La versión estándar se vende por alrededor de $50, mientras que la versión pro se vende por $70.
2. Cola alta
Una de las soluciones de gestión de documentos más famosas, Hightail, es un proveedor de almacenamiento en la nube que se centra en el almacenamiento de archivos y el acceso a través de la web. Con su interfaz fácil de usar, puede cargar, descargar y compartir archivos fácilmente.
También puede crear carpetas y etiquetas para sus archivos. Hightail le permite encriptar sus datos utilizando el protocolo de encriptación AES de 256 bits para máxima seguridad. Otra cosa interesante de este sistema de administración de documentos es que también puede agregar comentarios a cualquier archivo.
Pros:
- La interfaz de usuario es fácil de navegar
- Uso compartido seguro con amigos, familiares y colegas
Contras:
- Tapa de almacenamiento pequeña
- Herramienta paga
Precios
Puede obtener hightail lite gratis con funciones limitadas. Los paquetes Pro, Teams y Business cuestan $ 12, $ 24 y $ 36 por mes, respectivamente.
3. Dropbox para empresas
Dropbox es una solución excelente para la colaboración en equipo, el almacenamiento y el uso compartido de archivos. Con Dropbox for Business, puedes crear estructuras de carpetas personalizadas. También puede compartir carpetas con otros usuarios enviando enlaces de invitación.
El principal beneficio de Dropbox es que tiene una aplicación de escritorio que carga automáticamente cualquier archivo nuevo a la nube. Por lo tanto, siempre tiene las últimas versiones de sus documentos.
Permite a los usuarios ver y editar los documentos almacenados en una computadora, tableta o teléfono inteligente. Otra característica es su aplicación de escritorio para computadoras Windows y Mac. Todas estas características lo convierten en uno de los mejores sistemas de gestión de documentos. Dropbox también tiene una suite ofimática oficial. Esto le permite acceder y editar archivos desde cualquier dispositivo mediante una conexión a Internet.
Pros:
- Excelentes servicios de almacenamiento e intercambio de archivos
- Fácil de compartir carpetas con otros usuarios
- Carga automática con un clic al almacenamiento en la nube
- Comparta documentos y fotos en línea
Contras:
- Velocidad de carga más lenta para archivos más grandes
- El anclaje no funciona para algunos dispositivos.
- Aplicaciones limitadas y acceso móvil
Precios
Dropbox te ofrece 2 TB de almacenamiento por $9.99 al mes. La cuenta familiar es accesible para 6 usuarios y cuesta $ 16.99 por mes, mientras que la cuenta profesional le brinda 3 TB por $ 16.58 por mes para un solo usuario. Hay otros planes que atienden a demandas más altas. Los detalles son los siguientes:
4. Google Drive
Google Drive le permite guardar archivos con usted para tenerlos en cualquier lugar, en cualquier momento. Puedes almacenar archivos en la nube, lo cual es excelente porque no se perderán por mucho espacio que tengas en tu computadora.
Con Google Drive, puede compartir archivos fácilmente con cualquier persona de su equipo o con personas ajenas a su equipo simplemente compartiendo el enlace. Otra característica que tiene con Google Drive es que puede sincronizar sus archivos en diferentes dispositivos. Proporcionan aplicaciones de escritorio, móviles y web y un sitio web.
Pros:
- Uso gratuito para usuarios individuales
- 15GB de almacenamiento gratuito
- Fácil de usar con una interfaz familiar
- Se puede utilizar en cualquier dispositivo con conexión a internet.
Contras:
- Ha habido algunos informes de archivos perdidos o dañados.
Precios
Google Drive podría ser la opción más asequible para ti. Un plan básico de 15 GB es gratuito, mientras que un plan de 100 GB cuesta solo $ 2. El último plan cuesta alrededor de $ 9.99 al mes si necesita 2 TB de almacenamiento en la nube.
5. PandaDoc
PandaDoc es un sistema de administración de documentos altamente personalizable e intuitivo para almacenar, crear versiones, compartir y colaborar en cualquier documento en línea. Con una interfaz muy fácil de usar y que permite a los usuarios personalizarla según sus necesidades.
Puede crear documentos personalizados para ahorrar tiempo cargando sus archivos directamente desde varias aplicaciones. Es una gran herramienta para realizar un seguimiento de múltiples versiones de archivos sin cambiar constantemente entre documentos.
Pros:
- Facilidad de uso y personalización.
- Capacidad para rastrear versiones y cambios.
- Se integra con muchas aplicaciones
- Planes de precios asequibles.
Contras:
- Algunas funciones solo están disponibles en el plan empresarial.
Precios
PandaDoc está disponible por $ 19 como mínimo y la variante comercial le cuesta $ 49.
6. Nube de la oficina de WPS
WPS Office es una aplicación basada en la nube que le permite ver y editar documentos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Los usuarios pueden compartir archivos con otros usuarios mientras trabajan en tiempo real.
WPS Office brinda a los usuarios una experiencia de edición completamente funcional con la capacidad de insertar contenido multimedia. WPS Office también admite el trabajo colaborativo para proyectos en equipo.
Pros:
- Experiencia de edición totalmente funcional
- Soporta colaboración en tiempo real
- Insertar contenido multimedia
Contras:
- Los formatos de archivo están limitados a los formatos propietarios de WPS.
Precios
WPS Standard con funciones limitadas no le cuesta nada. La prima de WPS cuesta $ 30 por año, si elige pagar anualmente.
7.Compartir Punto
SharePoint es una herramienta de nivel empresarial que ofrece muchas capacidades de gestión de documentos. Funciona en la nube de Microsoft y almacena ordenadamente sus archivos y carpetas en varias bibliotecas para que pueda encontrarlos fácilmente. Puede compartir archivos y colaborar en proyectos con su equipo.
Pros:
- Muy completo
- Ofrece muchas funciones
- Capacidad de integración con otros productos de Microsoft
- Se puede utilizar para intranet y extranet
Contras:
- Muy caro
- Puede ser complejo de usar
Precios
SharePoint cuesta $5 por usuario por mes como mínimo y sube a $23 por usuario por mes para el plan integrado con Office 365.
8. Docebó
Docebo es una solución de gestión de documentos de clase empresarial que permite a los equipos colaborar de manera fácil e instantánea. La aplicación está basada en la nube, por lo que no tiene que estar en su computadora para trabajar en sus proyectos.
Esta solución se destaca de otras soluciones porque ofrece una interfaz intuitiva que permite a los usuarios navegar fácilmente. Proporciona correo electrónico, calendario, lista de tareas, administración de archivos y opciones de chat. Docebo funciona a la perfección con Microsoft Office, lo que hace que sus documentos sean fáciles de ver, editar y colaborar en tiempo real.
Pros:
- Interfaz fácil de usar
- Basado en la nube para que puedas acceder a él desde cualquier lugar.
- Se integra con Microsoft Office
Contras:
- No tiene tantas funciones como algunas de las otras soluciones en esta lista
- Los precios no se divulgan públicamente
Precios
Como es una herramienta de clase empresarial, deberá contactarlos para obtener una cotización.
9. Elemento PDF Pro
PDFelement Pro es el mejor sistema de gestión de documentos para aquellos que quieren una solución todo en uno. No es solo un editor de PDF, sino que también puede crear, convertir, anotar, firmar y proteger sus PDF. Y si necesita completar formularios o hacer comentarios en archivos PDF, también puede hacerlo con PDFelement Pro.
Su función OCR le permite convertir escaneados PDF en editable documentos, y también puede proteger con contraseña sus archivos PDF para mantenerlos seguros. Puede usar PDFelement Pro en dispositivos Windows, Mac, iOS y Android, por lo que es perfecto para las empresas que necesitan administrar sus documentos sobre la marcha.
Pros:
- Solución de PDF todo en uno
- Cree, convierta, anote, firme y proteja archivos PDF
- La función OCR le permite convertir archivos PDF escaneados en documentos editables
- Proteja con contraseña sus archivos PDF para mantenerlos seguros
- Uso en dispositivos Windows, Mac, iOS y Android
Contras:
- Algunas funciones solo están disponibles en la versión de pago
Precios
PDFelements es bastante caro y le costará $ 79.99 por registro anual.
10. Carpeta de marca
Carpeta de marca es un sistema de gestión de documentos en línea que ayuda a las empresas a gestionar sus activos de marca. Con Brandfolder, puede centralizar los activos de su marca y hacerlos accesibles para todo su equipo. Brandfolder también proporciona funciones como control de versiones, aprobaciones y análisis.
Pros:
- Brandfolder es fácil de usar y navegar.
- La interfaz es limpia y moderna.
- Brandfolder ofrece una prueba gratuita.
Contras:
- Brandfolder es un poco más caro que otros sistemas de gestión de documentos.
Precios
Brandfolder es una herramienta de nivel empresarial y tendría que contactarlos para obtener una cotización
Conclusión
La gestión de documentos es una parte integral del flujo de trabajo empresarial. El control y la gestión de documentos se encuentran entre las áreas más críticas de una empresa en la actualidad.
Todos los días, su empresa crea muchos documentos y necesita almacenarlos de forma segura.
Ya se trate de los registros de su empresa, los archivos de gestión de proyectos o la información confidencial, un buen sistema de gestión de documentos le ayudará a garantizar que se mantengan seguros, protegidos y siempre a mano.
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