Taula de continguts[Amaga][Espectacle]
La gestió de documents és un tema complex, però és una cosa en què haureu d'entrar si treballeu en qualsevol funció en què la vostra empresa hagi d'adherir-se al GDPR.
I tant si sou un autònom, un gerent o un executiu de nivell C, probablement haureu d'emmagatzemar documents, fer un seguiment de qui hi té accés i supervisar qui els ha copiat.
Afortunadament, no cal que ho feu pel vostre compte: hi ha molts sistemes de gestió de documents que us simplificaran les coses.
Hem reunit els 10 millors sistemes de gestió de documents, perquè pugueu dedicar menys temps a gestionar els vostres documents i més temps a fer les coses importants.
Què és un sistema de gestió documental?
En un món digital on tot és digital, és necessari trobar maneres d'organitzar tots els vostres fitxers i documents, una de les tasques que més temps requereixen per a les persones ocupades en la gestió de la seva col·lecció de documents.
Però si no ho fas, perdràs la pista d'alguns fitxers essencials. És un dolor enorme i li treu temps a fer alguna cosa que t'agrada.
Un sistema de gestió de documents és una aplicació de programari o servei en línia dissenyat per organitzar emmagatzemar i gestionar documents. Aquestes aplicacions són útils per gestionar i organitzar documents empresarials. Hi ha nombrosos sistemes de gestió de documents al mercat, però volem destacar els 10 millors sistemes de gestió de documents per facilitar-vos la vida.
1. Qoppa PDF Studio
Qoppa PDF Studio és una solució plena de funcions que permet als usuaris convertir de manera ràpida i eficient documents escanejats, imatges, presentacions o qualsevol cosa a format PDF. Qoppa PDF Studio ofereix funcions com ara OCR (Reconeixement òptic de caràcters) per extreure text i metadades.
A més, la solució està equipada amb capacitats de cerca avançades i funcions de seguretat. Qoppa PDF Studio us permet treballar tant fora de línia com en línia. Aquesta darrera part és beneficiosa, sobretot quan es treballa a distància.
Pros:
- Els fitxers PDF es poden convertir sense sortir de l'escriptori Qoppa
- Extracció de metadades
- Conversió automàtica de PDF
- Cerca i cerca avançada
- Les característiques de seguretat
- Integració amb Microsoft Office
Contres:
- Limitat al sistema operatiu Windows.
Preus
Qoppa ve en dues opcions. La versió estàndard es ven per uns 50 dòlars, mentre que una versió professional es ven per 70 dòlars.
2. Hightail
Una de les solucions de gestió documental més famoses, Hightail, és un proveïdor d'emmagatzematge al núvol centrat en l'emmagatzematge de fitxers i l'accés a través del web. Amb la seva interfície fàcil d'utilitzar, podeu carregar, descarregar i compartir fitxers fàcilment.
També podeu crear carpetes i etiquetes per als vostres fitxers. Hightail us permet xifrar les vostres dades mitjançant el protocol de xifratge AES de 256 bits per a la màxima seguretat. Una altra cosa interessant d'aquest sistema de gestió de documents és que també podeu afegir comentaris a qualsevol fitxer.
Pros:
- El interfície d'usuari és fàcil de navegar
- Compartició segura amb amics, familiars i companys
Contres:
- Tapa d'emmagatzematge petita
- Eina de pagament
Preus
Podeu obtenir hightail lite de forma gratuïta amb funcions limitades. Els paquets Pro, Teams i Business costen 12, 24 i 36 dòlars al mes, respectivament.
3. Dropbox for Business
Dropbox és una solució excel·lent per a la col·laboració en equip, l'emmagatzematge i l'intercanvi de fitxers. Amb Dropbox for Business, podeu crear estructures de carpetes personalitzades. També podeu compartir carpetes amb altres usuaris enviant enllaços d'invitació.
El principal avantatge de Dropbox és que té una aplicació d'escriptori que carrega automàticament qualsevol fitxer nou al núvol. Per tant, sempre teniu les últimes versions dels vostres documents.
Permet als usuaris veure i editar els documents emmagatzemats en un ordinador, tauleta o telèfon intel·ligent. Una altra característica és la seva aplicació d'escriptori per a ordinadors Windows i Mac. Totes aquestes característiques el converteixen en un dels millors sistemes de gestió de documents. Dropbox també té una suite ofimàtica oficial. Això us permet accedir i editar fitxers des de qualsevol dispositiu mitjançant una connexió a Internet.
Pros:
- Excel·lents serveis per compartir i emmagatzemar fitxers
- Fàcil de compartir carpetes amb altres usuaris
- Pujada automàtica amb un sol clic a l'emmagatzematge al núvol
- Comparteix documents i fotos en línia
Contres:
- Velocitat de càrrega més lenta per a fitxers més grans
- La connexió a xarxa no funciona amb alguns dispositius.
- Aplicacions limitades i accés mòbil
Preus
Dropbox us ofereix 2 TB d'emmagatzematge per 9.99 dòlars al mes. El compte familiar és accessible per 6 usuaris i costa 16.99 dòlars al mes, mentre que el compte professional us ofereix 3 TB per 16.58 dòlars al mes per a un sol usuari. Hi ha altres plans que atenen les demandes més altes. Els detalls són els següents:
4. Google Drive
Google Drive us permet desar fitxers amb vosaltres per tenir-los a qualsevol lloc i en qualsevol moment. Podeu emmagatzemar fitxers al núvol, la qual cosa és excel·lent perquè no es perdran per molt espai que tingueu a l'ordinador.
Amb Google Drive, podeu compartir fitxers fàcilment amb qualsevol persona del vostre equip o amb persones fora del vostre equip simplement compartint l'enllaç. Una altra característica que teniu amb Google Drive és que podeu sincronitzar els vostres fitxers a diferents dispositius. Proporcionen aplicacions d'escriptori, mòbils i web i un lloc web.
Pros:
- Gratuït per a usuaris individuals
- 15 GB d'emmagatzematge gratuït
- Fàcil d'utilitzar amb una interfície familiar
- Es pot utilitzar en qualsevol dispositiu amb connexió a Internet
Contres:
- Hi ha hagut alguns informes de la pèrdua o la pèrdua de fitxers.
Preus
Google Drive pot ser l'opció més assequible per a tu. Un pla bàsic de 15 GB és gratuït mentre que un pla de 100 GB només costa 2 dòlars. El pla final costa al voltant de 9.99 dòlars al mes si necessiteu 2 TB d'emmagatzematge al núvol.
5. PandaDoc
PandaDoc és un sistema de gestió de documents altament personalitzable i intuïtiu per emmagatzemar, crear versions, compartir i col·laborar en qualsevol document en línia. Amb una interfície molt fàcil d'utilitzar i que permet als usuaris personalitzar-la segons les seves necessitats.
Podeu crear documents personalitzats per estalviar temps carregant els vostres fitxers directament des de diverses aplicacions. És una gran eina per fer un seguiment de diverses versions de fitxers sense canviar constantment entre documents.
Pros:
- Facilitat d'ús i personalització
- Capacitat per fer un seguiment de versions i canvis
- S'integra amb moltes aplicacions
- Plans de preus assequibles
Contres:
- Algunes funcions només estan disponibles al pla empresarial.
Preus
PandaDoc és accessible per 19 dòlars com a mínim i la variant empresarial us costa 49 dòlars.
6. WPS Office Cloud
Oficina WPS és una aplicació basada en núvol que us permet veure i editar documents de Word, Excel, PowerPoint i OneNote. Els usuaris poden compartir fitxers amb altres usuaris mentre treballen en temps real.
WPS Office ofereix als usuaris una experiència d'edició totalment funcional amb la possibilitat d'inserir contingut multimèdia. WPS Office també admet el treball col·laboratiu per a projectes en equip.
Pros:
- Experiència d'edició totalment funcional
- Admet la col·laboració en temps real
- Inserir contingut multimèdia
Contres:
- Els formats de fitxer es limiten als formats propietaris de WPS.
Preus
L'estàndard WPS amb funcions limitades no us costa res. La prima WPS costa 30 dòlars anuals, si decidiu pagar anualment.
7. SharePoint
Punt compartit és una eina de nivell empresarial que ofereix moltes capacitats de gestió de documents. Funciona al núvol de Microsoft i emmagatzema perfectament els vostres fitxers i carpetes en diverses biblioteques perquè pugueu trobar-los fàcilment. Podeu compartir fitxers i col·laborar en projectes amb el vostre equip.
Pros:
- Molt complet
- Ofereix moltes característiques
- Capacitat d'integrar-se amb altres productes de Microsoft
- Es pot utilitzar per a intranet i extranet
Contres:
- Molt car
- Pot ser complex d'utilitzar
Preus
SharePoint costa 5 dòlars per usuari al mes com a mínim i puja fins a 23 dòlars per usuari al mes per al pla integrat amb Office 365.
8. ensenyaré
Docebo és una solució de gestió de documents de classe empresarial que permet als equips col·laborar de manera fàcil i instantània. L'aplicació està basada en núvol, de manera que no cal que estiguis a l'ordinador per treballar en els teus projectes.
Aquesta solució es diferencia d'altres solucions perquè ofereix una interfície intuïtiva que permet als usuaris navegar fàcilment. Proporciona un correu electrònic, un calendari, una llista de tasques, una gestió de fitxers i opcions de xat. Docebo funciona perfectament amb Microsoft Office, fent que els vostres documents siguin fàcils de veure, editar i col·laborar en temps real.
Pros:
- Interfície fàcil d'usar
- Basat en núvol perquè hi puguis accedir a qualsevol lloc.
- S'integra amb Microsoft Office
Contres:
- No hi ha tantes funcions com algunes de les altres solucions d'aquesta llista
- El preu no es fa públic
Preus
Com que es tracta d'una eina de classe empresarial, haureu de contactar amb ells per obtenir un pressupost.
9. PDFelement Pro
PDFelement Pro és el millor sistema de gestió de documents per a aquells que volen una solució tot en un. No només és un editor de PDF, sinó que també pot crear, convertir, anotar, signar i protegir els vostres PDF. I si necessiteu omplir formularis o fer comentaris sobre PDF, també ho podeu fer amb PDFelement Pro.
La seva funció OCR us permet convertir escanejats PDFs en editables documents, i també podeu protegir amb contrasenya els vostres PDF per mantenir-los segurs. Podeu utilitzar PDFelement Pro en dispositius Windows, Mac, iOS i Android, per la qual cosa és perfecte per a empreses que necessiten gestionar els seus documents des de qualsevol lloc.
Pros:
- Solució PDF tot en un
- Crear, convertir, anotar, signar i protegir PDF
- La funció OCR us permet convertir PDF escanejats en documents editables
- Protegiu els vostres PDF amb contrasenya per mantenir-los segurs
- S'utilitza en dispositius Windows, Mac, iOS i Android
Contres:
- Algunes funcions només estan disponibles a la versió de pagament
Preus
PDFelements és bastant car i us costarà 79.99 dòlars per al registre anual.
10. Carpeta de marques
Carpeta de marques és un sistema de gestió de documents en línia que ajuda les empreses a gestionar els seus actius de marca. Amb Brandfolder, podeu centralitzar els vostres actius de marca i fer-los accessibles per a tot el vostre equip. Brandfolder també ofereix funcions com ara control de versions, aprovacions i anàlisis.
Pros:
- Brandfolder és fàcil d'utilitzar i navegar.
- La interfície és neta i moderna.
- Brandfolder ofereix una prova gratuïta.
Contres:
- Brandfolder és una mica més car que altres sistemes de gestió de documents.
Preus
Brandfolder és una eina a nivell empresarial i hauríeu de contactar amb ells per obtenir un pressupost
Conclusió
La gestió de documents és una part integral del flux de treball empresarial. El control i la gestió de documents es troben entre les àrees més crítiques d'un negoci actual.
Cada dia, la vostra empresa crea molts documents i necessita emmagatzemar-los de manera segura.
Tant si es tracta de registres de la vostra empresa, fitxers de gestió de projectes o informació confidencial, un sistema de gestió de documents sòlid us ajudarà a garantir que es mantinguin segurs, protegits i sempre a mà.
Deixa un comentari