Sadržaj[Sakrij][Prikaži]
Upravljanje dokumentima je složena tema – ali to je nešto u što ćete se morati baviti ako radite u bilo kojem svojstvu u kojem se vaša kompanija mora pridržavati GDPR-a.
I bilo da ste slobodnjak, menadžer ili rukovodilac na nivou C, verovatno ćete morati da skladištite dokumente, pratite ko ima pristup njima i nadgledate ko ih je kopirao.
Srećom, ne morate to da radite sami – postoji mnogo sistema za upravljanje dokumentima koji će vam pojednostaviti stvari.
Zaokružili smo 10 najboljih sistema za upravljanje dokumentima, tako da možete potrošiti manje vremena na upravljanje dokumentima, a više na obavljanje važnih stvari.
Šta je sistem za upravljanje dokumentima?
U digitalnom svijetu u kojem je sve digitalno, potrebno je pronaći načine za organiziranje svih vaših datoteka i dokumenata – jedan od zadataka koji najviše oduzimaju vrijeme za zaposlene osobe u upravljanju svojom kolekcijom dokumenata.
Ali ako to ne učinite, izgubit ćete pojam o nekim bitnim datotekama. To je ogromna bol i oduzima vrijeme da radite nešto u čemu uživate.
Sistem za upravljanje dokumentima je softverska aplikacija ili online usluga dizajnirana da organizuje skladištenje i upravljanje dokumentima. Ove aplikacije su korisne za upravljanje i organiziranje poslovnih dokumenata. Na tržištu postoje brojni sistemi za upravljanje dokumentima, ali želimo da istaknemo 10 najboljih sistema za upravljanje dokumentima kako bismo vam olakšali život.
1. Qoppa PDF Studio
Qoppa PDF Studio je rješenje prepuno značajki koje korisnicima omogućava brzo i efikasno pretvaranje skeniranih dokumenata, slika, prezentacija ili bilo čega u PDF format. Qoppa PDF Studio nudi funkcije kao što je OCR (Optičko prepoznavanje znakova) za izdvajanje teksta i metapodataka.
Osim toga, rješenje je opremljeno naprednim mogućnostima pretraživanja i sigurnosnim funkcijama. Qoppa PDF Studio vam omogućava da radite i van mreže i na mreži. Potonji dio je koristan, posebno kada radite na daljinu.
Prednosti:
- PDF fajlovi se mogu konvertovati bez napuštanja Qoppa desktopa
- Ekstrakcija metapodataka
- Automatska konverzija u PDF
- Napredno pretraživanje i pronalaženje
- Sigurnosne funkcije
- Integracija sa Microsoft Officeom
Cons:
- Ograničeno na Windows operativni sistem.
Cijene
Qoppa dolazi u dvije opcije. Standardna verzija se prodaje za oko 50 dolara, dok se pro verzija prodaje za 70 dolara.
2.Hightail
Jedno od najpoznatijih rješenja za upravljanje dokumentima, Hightail, je dobavljač pohrane u oblaku koji se fokusira na pohranu datoteka i pristup putem weba. Sa interfejsom koji je jednostavan za korišćenje, možete lako da otpremate, preuzimate i delite fajlove.
Također možete kreirati foldere i oznake za svoje datoteke. Hightail vam omogućava da šifrirate svoje podatke koristeći AES 256-bitni protokol za šifriranje za maksimalnu sigurnost. Još jedna uzbudljiva stvar u vezi sa ovim sistemom za upravljanje dokumentima je da možete dodati komentare na bilo koju datoteku.
Prednosti:
- The korisnički interfejs je laka za navigaciju
- Sigurno dijeljenje sa prijateljima, porodicom i kolegama
Cons:
- Small Storage Cap
- Plaćeni alat
Cijene
Hightail lite možete dobiti besplatno s ograničenim funkcijama. Pro, Teams i Business paketi koštaju 12, 24 i 36 dolara mjesečno.
3. Dropbox for Business
Dropbox je odlično rješenje za timsku suradnju, skladištenje i dijeljenje datoteka. Uz Dropbox for Business možete kreirati prilagođene strukture foldera. Također možete dijeliti foldere sa drugim korisnicima slanjem linkova za pozivnice.
Glavna prednost Dropboxa je što ima desktop aplikaciju koja automatski prenosi sve nove datoteke u oblak. Dakle, uvijek imate najnovije verzije svojih dokumenata.
Omogućava korisnicima da pregledaju i uređuju dokumente pohranjene na računaru, tabletu ili pametnom telefonu. Još jedna karakteristika je njegova desktop aplikacija za Windows i Mac računare. Sve ove karakteristike ga čine jednim od najboljih sistema za upravljanje dokumentima. Dropbox također ima službeni uredski paket. Ovo vam omogućava pristup i uređivanje datoteka s bilo kojeg uređaja koristeći internetsku vezu.
Prednosti:
- Odlične usluge dijeljenja i skladištenja datoteka
- Lako dijeliti foldere sa drugim korisnicima
- Automatsko otpremanje jednim klikom u pohranu u oblaku
- Dijelite dokumente i fotografije na mreži
Cons:
- Sporija brzina učitavanja za veće datoteke
- Tethering ne radi na nekim uređajima.
- Ograničene aplikacije i mobilni pristup
Cijene
Dropbox vam daje 2TB prostora za pohranu za 9.99 USD mjesečno. Porodični račun je dostupan za 6 korisnika i košta 16.99 USD mjesečno, dok profesionalni račun daje 3TB za 16.58 USD mjesečno za jednog korisnika. Postoje i drugi planovi za veće zahtjeve. Detalji su sljedeći:
4. Google disk
Google Drive omogućava vam da sačuvate datoteke sa sobom kako biste ih imali bilo gdje i bilo kada. Možete pohraniti datoteke u oblak, što je odlično jer se neće izgubiti bez obzira na to koliko prostora imate na računaru.
Pomoću google diska možete jednostavno dijeliti datoteke sa bilo kim u svom timu ili s ljudima izvan vašeg tima jednostavnim dijeljenjem veze. Još jedna karakteristika koju imate s google diskom je da možete sinkronizirati svoje fajlove na različitim uređajima. Oni pružaju desktop, mobilne i web aplikacije i web stranicu.
Prednosti:
- Besplatno korištenje za pojedinačne korisnike
- 15 GB besplatnog prostora za pohranu
- Jednostavan za upotrebu sa poznatim interfejsom
- Može se koristiti na bilo kojem uređaju koji ima internet vezu
Cons:
- Bilo je izvješća o izgubljenim ili oštećenim datotekama.
Cijene
Google Drive bi mogao biti najpovoljnija opcija za vas. Osnovni plan od 15 GB je besplatan dok plan od 100 GB košta samo 2 USD. Konačni plan košta oko 9.99 USD mjesečno ako vam je potrebno 2TB prostora za pohranu u oblaku.
5. Panda Doc
PandaDoc je veoma prilagodljiv i intuitivan sistem za upravljanje dokumentima za skladištenje, verzionisanje, deljenje i saradnju na bilo kom dokumentu na mreži. Sa interfejsom koji je vrlo jednostavan za korištenje i omogućava korisnicima da ga prilagode svojim potrebama.
Možete kreirati prilagođene dokumente kako biste uštedjeli vrijeme tako što ćete svoje datoteke učitati direktno iz različitih aplikacija. To je odličan alat za praćenje više verzija datoteka bez stalnog prebacivanja između dokumenata.
Prednosti:
- Jednostavnost korištenja i prilagođavanja
- Mogućnost praćenja verzija i promjena
- Integrira se sa mnogim aplikacijama
- Pristupačni planovi cijena
Cons:
- Neke funkcije su dostupne samo u poslovnom planu.
Cijene
PandaDoc je dostupan za najmanje 19 dolara, a poslovna varijanta košta 49 dolara.
6. WPS Office Cloud
WPS Office je aplikacija zasnovana na oblaku koja vam omogućava da pregledate i uređujete word, excel, PowerPoint i OneNote dokumente. Korisnici mogu dijeliti datoteke sa drugim korisnicima dok rade u realnom vremenu.
WPS Office korisnicima pruža potpuno funkcionalno iskustvo uređivanja uz mogućnost umetanja multimedijalnog sadržaja. WPS Office također podržava zajednički rad za timske projekte.
Prednosti:
- Potpuno funkcionalno iskustvo uređivanja
- Podržava saradnju u realnom vremenu
- Ubacite multimedijalni sadržaj
Cons:
- Formati datoteka ograničeni su na vlasničke WPS formate.
Cijene
WPS Standard sa ograničenim funkcijama vas ništa ne košta. WPS premija košta 30 USD godišnje, ako odlučite da plaćate godišnje.
7. SharePoint
SharePoint je alat na nivou preduzeća koji nudi mnogo mogućnosti upravljanja dokumentima. Radi na Microsoft oblaku i uredno pohranjuje vaše datoteke i mape u različite biblioteke tako da ih možete lako pronaći. Možete dijeliti datoteke i sarađivati na projektima sa svojim timom.
Prednosti:
- Vrlo sveobuhvatno
- Nudi mnogo funkcija
- Mogućnost integracije sa drugim Microsoft proizvodima
- Može se koristiti za intranet i ekstranet
Cons:
- Vrlo skupo
- Može biti složen za upotrebu
Cijene
SharePoint košta najmanje 5 USD po korisniku mjesečno i ide do 23 USD po korisniku mjesečno za plan integriran s Office 365.
8. Dvanaest
Dvanaest je rješenje za upravljanje dokumentima poslovne klase koje omogućava timovima laku i trenutnu suradnju. Aplikacija je zasnovana na oblaku, tako da ne morate biti za računarom da biste radili na svojim projektima.
Ovo rješenje se izdvaja od ostalih rješenja jer nudi intuitivno sučelje koje korisnicima omogućava laku navigaciju. Pruža e-poštu, kalendar, listu zadataka, upravljanje datotekama i opcije za ćaskanje. Docebo besprekorno radi sa Microsoft Officeom, čineći vaše dokumente lakim za pregled, uređivanje i saradnju u realnom vremenu.
Prednosti:
- Jednostavan za korištenje interfejs
- Zasnovan na oblaku tako da mu možete pristupiti bilo gdje.
- Integrira se sa Microsoft Officeom
Cons:
- Nema toliko funkcija kao neka druga rješenja na ovoj listi
- Cijene se ne objavljuju javno
Cijene
Kako se radi o alatu poslovne klase, morat ćete ih kontaktirati kako biste dobili ponudu.
9.PDFelement Pro
PDF element Pro je najbolji sistem za upravljanje dokumentima za one koji žele rješenje sve u jednom. To nije samo PDF uređivač, već može kreirati, pretvarati, stavljati bilješke, potpisivati i štititi vaše PDF-ove. A ako trebate ispuniti obrasce ili komentirati PDF-ove, to možete učiniti i s PDFelement Pro-om.
Njegova OCR funkcija vam omogućava da konvertujete skenirano PDF-ove koji se mogu uređivati dokumente, a također možete zaštititi svoje PDF-ove lozinkom kako biste ih zaštitili. PDFelement Pro možete koristiti na Windows, Mac, iOS i Android uređajima – tako da je savršen za kompanije koje trebaju upravljati svojim dokumentima u pokretu.
Prednosti:
- Sve-u-jednom PDF rješenje
- Kreirajte, pretvorite, označite, potpišite i zaštitite PDF-ove
- OCR funkcija vam omogućava da pretvorite skenirane PDF-ove u dokumente koji se mogu uređivati
- Zaštitite svoje PDF-ove lozinkom kako biste ih zaštitili
- Koristite na Windows, Mac, iOS i Android uređajima
Cons:
- Neke funkcije su dostupne samo u plaćenoj verziji
Cijene
PDFelements je prilično skup i koštat će vas 79.99 dolara za godišnju registraciju.
10. Brandfolder
Brandfolder je sistem za upravljanje dokumentima na mreži koji pomaže kompanijama da upravljaju imovinom svojih brendova. Uz Brandfolder, možete centralizirati sredstva svoje marke i učiniti ih dostupnim cijelom svom timu. Brandfolder također nudi funkcije kao što su verzija kontrole, odobrenja i analitike.
Prednosti:
- Brandfolder je jednostavan za korištenje i navigaciju.
- Interfejs je čist i moderan.
- Brandfolder nudi besplatnu probnu verziju.
Cons:
- Brandfolder je malo skuplji od drugih sistema za upravljanje dokumentima.
Cijene
Brandfolder je alat na nivou preduzeća i morali biste ih kontaktirati da biste dobili ponudu
zaključak
Upravljanje dokumentima je sastavni dio poslovnog toka. Kontrola i upravljanje dokumentima su među najkritičnijim oblastima u današnjem poslovanju.
Svakog dana vaša kompanija kreira mnogo dokumenata i mora ih sigurno i sigurno pohraniti.
Bilo da se radi o evidenciji vaše kompanije, datotekama za upravljanje projektima ili povjerljivim informacijama, dobar sistem za upravljanje dokumentima pomoći će vam da osigurate da su oni sigurni, zaštićeni i uvijek pri ruci.
Ostavite odgovor