Змест[Схаваць][Паказаць]
Кіраванне дакументамі - складаная тэма, але гэта тое, у што вам трэба будзе паглыбіцца, калі вы працуеце ў любой якасці, дзе ваша кампанія павінна прытрымлівацца GDPR.
І незалежна ад таго, з'яўляецеся вы фрылансерам, менеджарам або кіраўніком вышэйшага ўзроўню, вам, верагодна, спатрэбіцца захоўваць дакументы, адсочваць, хто мае да іх доступ, і сачыць за тым, хто іх капіраваў.
На шчасце, вам неабавязкова рабіць гэта самастойна - існуе мноства сістэм кіравання дакументамі, якія спрасцяць вам усё.
Мы сабралі 10 лепшых сістэм кіравання дакументамі, каб вы маглі марнаваць менш часу на кіраванне дакументамі і больш часу на важныя справы.
Што такое сістэма кіравання дакументамі?
У лічбавым свеце, дзе ўсё лічбавае, неабходна знайсці спосабы арганізаваць усе вашы файлы і дакументы - гэта адна з самых працаёмкіх задач для занятых людзей па кіраванні калекцыяй дакументаў.
Але калі вы гэтага не зробіце, вы страціце след некаторых важных файлаў. Гэта велізарны боль і адымае час ад заняткаў тым, што вам падабаецца.
Сістэма кіравання дакументамі - гэта праграмнае прыкладанне або інтэрнэт-сэрвіс, прызначаны для арганізацыі захоўвання і кіравання дакументамі. Гэтыя праграмы спатрэбяцца для кіравання і арганізацыі бізнес-дакументаў. На рынку існуе мноства сістэм кіравання дакументамі, але мы хочам вылучыць 10 лепшых сістэм кіравання дакументамі, каб палегчыць вам жыццё.
1. Qoppa PDF Studio
Qoppa pdf студыя гэта шматфункцыянальнае рашэнне, якое дазваляе карыстальнікам хутка і эфектыўна пераўтвараць адсканаваныя дакументы, выявы, прэзентацыі ці што заўгодна ў фармат PDF. Qoppa PDF Studio прапануе такія функцыі, як OCR (Аптычнае распазнаванне сімвалаў) для здабывання тэксту і метададзеных.
Акрамя таго, рашэнне абсталявана пашыранымі магчымасцямі пошуку і функцыямі бяспекі. Qoppa PDF Studio дазваляе працаваць як у аўтаномным, так і ў анлайнавым рэжыме. Апошняя частка карысная, асабліва пры аддаленай працы.
плюсы:
- Файлы PDF можна канвертаваць, не пакідаючы працоўны стол Qoppa
- Выманне метададзеных
- Аўтаматычнае пераўтварэнне PDF
- Пашыраны пошук і пошук
- функцыі бяспекі
- Інтэграцыя з Microsoft Office
Мінусы:
- Абмежавана аперацыйнай сістэмай Windows.
Цэннiк
Qoppa выпускаецца ў двух варыянтах. Стандартная версія прадаецца прыкладна за 50 долараў, а прафесійная - за 70 долараў.
2. Высокі хвост
Адно з самых вядомых рашэнняў для кіравання дакументамі, імчацца на высокай хуткасці, з'яўляецца пастаўшчыком воблачных сховішчаў, арыентаваных на захоўванне файлаў і доступ да іх праз Інтэрнэт. Дзякуючы простаму ў выкарыстанні інтэрфейсу вы можаце лёгка загружаць, спампоўваць і абменьвацца файламі.
Вы таксама можаце ствараць папкі і тэгі для вашых файлаў. Hightail дазваляе шыфраваць вашы даныя з дапамогай 256-бітнага пратаколу шыфравання AES для максімальнай бяспекі. Яшчэ адна цікавая рэч гэтай сістэмы кіравання дакументамі заключаецца ў тым, што вы таксама можаце дадаваць каментарыі да любых файлаў.
плюсы:
- ,en інтэрфейс карыстальніка лёгка арыентавацца
- Бяспечны абмен з сябрамі, сям'ёй і калегамі
Мінусы:
- Маленькая вечка для захоўвання
- Платны інструмент
Цэннiк
Вы можаце атрымаць Hightail Lite бясплатна з абмежаванымі функцыямі. Пакеты Pro, Teams і Business каштуюць 12, 24 і 36 долараў у месяц адпаведна.
3. Dropbox для бізнесу
Dropbox з'яўляецца выдатным рашэннем для калектыўнай працы, захоўвання і абмену файламі. З Dropbox для бізнесу вы можаце ствараць уласныя структуры тэчак. Вы таксама можаце абагульваць папкі з іншымі карыстальнікамі, дасылаючы спасылкі з запрашэннем.
Галоўная перавага Dropbox у тым, што ён мае настольнае прыкладанне, якое аўтаматычна загружае любыя новыя файлы ў воблака. Такім чынам, у вас заўсёды ёсць апошнія версіі вашых дакументаў.
Гэта дазваляе карыстальнікам праглядаць і рэдагаваць дакументы, якія захоўваюцца на камп'ютары, планшэце або смартфоне. Яшчэ адна асаблівасць - настольнае прыкладанне для кампутараў Windows і Mac. Усе гэтыя функцыі робяць яе адной з лепшых сістэм кіравання дакументамі. Dropbox таксама мае афіцыйны офісны пакет. Гэта дазваляе вам атрымліваць доступ і рэдагаваць файлы з любой прылады, якая выкарыстоўвае падключэнне да Інтэрнэту.
плюсы:
- Выдатныя службы абмену і захоўвання файлаў
- Лёгка абагульваць тэчкі з іншымі карыстальнікамі
- Аўтаматычная загрузка ў воблачнае сховішча ў адзін клік
- Абагульвайце дакументы і фатаграфіі ў Інтэрнэце
Мінусы:
- Нізкая хуткасць загрузкі для вялікіх файлаў
- Мадэм не працуе для некаторых прылад.
- Абмежаваныя праграмы і мабільны доступ
Цэннiк
Dropbox дае вам 2 ТБ сховішча за 9.99 долараў у месяц. Сямейны ўліковы запіс даступны для 6 карыстальнікаў і каштуе 16.99 долараў у месяц, а прафесійны ўліковы запіс дае вам 3 ТБ за 16.58 долараў у месяц для аднаго карыстальніка. Ёсць і іншыя планы, якія адпавядаюць больш высокім патрабаванням. Падрабязнасці наступныя:
4. Google Drive
Google Drive дазваляе захоўваць файлы з сабой, каб мець іх у любым месцы і ў любы час. Вы можаце захоўваць файлы ў воблаку, што выдатна, таму што яны не будуць страчаны незалежна ад таго, колькі месца ў вас на кампутары.
З Google Drive вы можаце лёгка абменьвацца файламі з кім заўгодна ў вашай камандзе або з людзьмі па-за межамі вашай каманды, проста падзяліўшыся спасылкай. Яшчэ адна асаблівасць Google Drive - гэта магчымасць сінхранізаваць файлы на розных прыладах. Яны прадастаўляюць настольныя, мабільныя і вэб-праграмы, а таксама вэб-сайт.
плюсы:
- Бясплатнае выкарыстанне для асобных карыстальнікаў
- 15 ГБ бясплатнага сховішча
- Просты ў выкарыстанні са знаёмым інтэрфейсам
- Яго можна выкарыстоўваць на любой прыладзе з падключэннем да Інтэрнэту
Мінусы:
- Былі паведамленні аб страце або пашкоджанні файлаў.
Цэннiк
Google Drive можа быць самым даступным варыянтам для вас. Базавы план на 15 ГБ бясплатны, а план на 100 ГБ каштуе ўсяго 2 долары. Канчатковы план каштуе каля 9.99 долараў у месяц, калі вам патрэбна 2 ТБ воблачнага сховішча.
5. Панда Док
PandaDoc гэта наладжвальная і інтуітыўна зразумелая сістэма кіравання дакументамі для захоўвання, кіравання версіямі, сумеснага выкарыстання і сумеснай працы над любымі дакументамі ў Інтэрнэце. З інтэрфейсам, які вельмі просты ў выкарыстанні і дазваляе карыстальнікам наладжваць яго ў адпаведнасці са сваімі патрэбамі.
Вы можаце ствараць уласныя дакументы, каб зэканоміць час, загружаючы файлы непасрэдна з розных праграм. Гэта выдатны інструмент для адсочвання некалькіх версій файлаў без пастаяннага пераключэння паміж дакументамі.
плюсы:
- Прастата выкарыстання і налады
- Магчымасць адсочвання версій і змяненняў
- Інтэгруецца з многімі праграмамі
- Даступныя цэнавыя планы
Мінусы:
- Некаторыя функцыі даступныя толькі ў карпаратыўным плане.
Цэннiк
PandaDoc даступны як мінімум за 19 долараў, а бізнес-варыянт каштуе вам 49 долараў.
6. WPS Office Cloud
Упраўленне WPS гэта воблачнае прыкладанне, якое дазваляе праглядаць і рэдагаваць дакументы Word, Excel, PowerPoint і OneNote. Карыстальнікі могуць абменьвацца файламі з іншымі карыстальнікамі падчас працы ў рэжыме рэальнага часу.
WPS Office дае карыстальнікам поўнафункцыянальны вопыт рэдагавання з магчымасцю ўстаўкі мультымедыйнага кантэнту. WPS Office таксама падтрымлівае сумесную працу для камандных праектаў.
плюсы:
- Поўнафункцыянальны вопыт рэдагавання
- Падтрымлівае супрацоўніцтва ў рэжыме рэальнага часу
- Уставіць мультымедыйны кантэнт
Мінусы:
- Фарматы файлаў абмежаваныя прапрыетарнымі фарматамі WPS.
Цэннiк
WPS Standard з абмежаванымі магчымасцямі не каштуе вам нічога. Прэмія WPS каштуе 30 долараў у год, калі вы вырашыце плаціць штогод.
7. SharePoint
SharePoint гэта інструмент карпаратыўнага ўзроўню, які прапануе мноства магчымасцяў кіравання дакументамі. Ён працуе ў воблаку Microsoft і акуратна захоўвае вашыя файлы і тэчкі ў розных бібліятэках, каб вы маглі іх лёгка знайсці. Вы можаце абменьвацца файламі і супрацоўнічаць над праектамі са сваёй камандай.
плюсы:
- Вельмі поўны
- Прапануе шмат функцый
- Магчымасць інтэграцыі з іншымі прадуктамі Microsoft
- Можа выкарыстоўвацца для інтрасеткі і экстрасеткі
Мінусы:
- вельмі дорага
- Можа быць складаным у выкарыстанні
Цэннiк
SharePoint каштуе як мінімум 5 долараў за карыстальніка ў месяц і дасягае 23 долараў за карыстальніка ў месяц для плана, інтэграванага ў Office 365.
8. Дванаццаць
Доцэба гэта рашэнне для кіравання дакументамі карпаратыўнага класа, якое дазваляе камандам лёгка і імгненна супрацоўнічаць. Прыкладанне працуе ў воблаку, таму вам не трэба знаходзіцца за камп'ютарам, каб працаваць над сваімі праектамі.
Гэта рашэнне адрозніваецца ад іншых тым, што прапануе інтуітыўна зразумелы інтэрфейс, які дазваляе карыстальнікам лёгка перамяшчацца. Ён забяспечвае электронную пошту, каляндар, спіс задач, кіраванне файламі і параметры чата. Docebo бесперашкодна працуе з Microsoft Office, палягчаючы прагляд, рэдагаванне і сумесную працу над дакументамі ў рэжыме рэальнага часу.
плюсы:
- Просты ў выкарыстанні інтэрфейс
- На аснове воблака, так што вы можаце атрымаць доступ да яго ў любым месцы.
- Інтэграцыя з Microsoft Office
Мінусы:
- Не так шмат функцый, як некаторыя іншыя рашэнні ў гэтым спісе
- Цэны публічна не раскрываюцца
Цэннiк
Паколькі гэта інструмент карпаратыўнага класа, вам трэба будзе звязацца з імі, каб атрымаць прапанову.
9. PDFelement Pro
PDF element Pro гэта лепшая сістэма кіравання дакументамі для тых, хто хоча комплекснае рашэнне. Гэта не толькі рэдактар PDF, але ён таксама можа ствараць, канвертаваць, анатаваць, падпісваць і абараняць вашы PDF-файлы. І калі вам трэба запоўніць формы або зрабіць каментарыі ў PDF-файлах, вы таксама можаце зрабіць гэта з дапамогай PDFelement Pro.
Яго функцыя OCR дазваляе канвертаваць адсканаваныя файлы PDF-файлы ў рэдагуемыя дакументы, і вы таксама можаце абараніць паролем свае PDF-файлы, каб захаваць іх у бяспецы. Вы можаце выкарыстоўваць PDFelement Pro на прыладах Windows, Mac, iOS і Android, таму ён ідэальна падыходзіць для прадпрыемстваў, якім неабходна кіраваць дакументамі ў дарозе.
плюсы:
- Універсальнае рашэнне PDF
- Стварайце, канвертуйце, каментуйце, падпісвайце і абараняйце PDF-файлы
- Функцыя OCR дазваляе канвертаваць адсканаваныя файлы PDF у дакументы, якія можна рэдагаваць
- Абараніце паролем свае PDF-файлы, каб захаваць іх у бяспецы
- Выкарыстоўвайце на прыладах Windows, Mac, iOS і Android
Мінусы:
- Некаторыя функцыі даступныя толькі ў платнай версіі
Цэннiк
PDFelements даволі дарагі і будзе каштаваць вам 79.99 долараў за штогадовую рэгістрацыю.
10. Брэндпапка
Тэчка брэнда гэта онлайн-сістэма кіравання дакументамі, якая дапамагае кампаніям кіраваць актывамі свайго брэнда. З дапамогай Brandfolder вы можаце цэнтралізаваць актывы вашага брэнда і зрабіць іх даступнымі для ўсёй вашай каманды. Brandfolder таксама забяспечвае такія функцыі, як кантролю версій, узгадненні і аналітыка.
плюсы:
- Brandfolder просты ў выкарыстанні і навігацыі.
- Інтэрфейс чысты і сучасны.
- Brandfolder прапануе бясплатную пробную версію.
Мінусы:
- Brandfolder каштуе крыху даражэй, чым іншыя сістэмы кіравання дакументамі.
Цэннiк
Brandfolder - гэта інструмент карпаратыўнага ўзроўню, і вам трэба будзе звязацца з імі, каб атрымаць прапанову
заключэнне
Кіраванне дакументамі - неад'емная частка працоўнага працэсу бізнесу. Кантроль і кіраванне дакументамі з'яўляюцца аднымі з найбольш крытычных абласцей сучаснага бізнесу.
Кожны дзень ваша кампанія стварае мноства дакументаў і павінна захоўваць іх бяспечна і надзейна.
Няхай гэта будзе дакументацыя вашай кампаніі, файлы кіравання праектамі або канфідэнцыяльная інфармацыя, надзейная сістэма кіравання дакументамі дапаможа вам пераканацца, што яны захоўваюцца ў бяспецы, надзейнасці і заўсёды пад рукой.
Пакінуць каментар