Mundarija[Yashirish][Show]
Hujjatlarni boshqarish - bu murakkab mavzu, ammo kompaniyangiz GDPRga rioya qilishi kerak bo'lgan har qanday lavozimda ishlayotgan bo'lsangiz, bunga kirishishingiz kerak bo'ladi.
Va siz frilanser, menejer yoki C-darajali rahbar bo'lasizmi, ehtimol siz hujjatlarni saqlashingiz, ularga kim kirishi mumkinligini kuzatishingiz va ulardan kim nusxa ko'chirganini kuzatishingiz kerak bo'ladi.
Yaxshiyamki, buni o'zingiz qilishingiz shart emas - siz uchun narsalarni soddalashtiradigan ko'plab hujjat boshqaruv tizimlari mavjud.
Hujjatlarni boshqarishga kamroq va muhim ishlarni bajarishga ko'proq vaqt sarflashingiz uchun biz 10 ta eng yaxshi hujjat boshqaruv tizimini to'pladik.
Hujjatlarni boshqarish tizimi nima?
Hammasi raqamli bo'lgan raqamli dunyoda barcha fayllar va hujjatlarni tartibga solish yo'llarini topish zarur - band bo'lgan shaxslar uchun hujjatlar to'plamini boshqarishda eng ko'p vaqt talab qiladigan vazifalardan biri.
Ammo buni qilmasangiz, ba'zi muhim fayllarni yo'qotasiz. Bu juda katta og'riq va sizga yoqadigan narsani qilish uchun vaqt kerak bo'ladi.
Hujjatlarni boshqarish tizimi - bu hujjatlarni saqlash va boshqarish uchun mo'ljallangan dasturiy ta'minot yoki onlayn xizmatdir. Ushbu ilovalar biznes hujjatlarini boshqarish va tartibga solish uchun qulaydir. Bozorda ko'plab hujjat boshqaruv tizimlari mavjud, ammo biz sizning hayotingizni osonlashtirish uchun eng yaxshi 10 hujjat boshqaruv tizimini ta'kidlamoqchimiz.
1. Qoppa PDF Studio
Qoppa PDF studiyasi foydalanuvchilarga skanerlangan hujjatlar, rasmlar, prezentatsiyalar yoki biror narsani PDF formatiga tez va samarali tarzda oʻzgartirish imkonini beruvchi xususiyatli yechimdir. Qoppa PDF Studio OCR kabi funksiyalarni taklif etadi (Belgilarni optik jihatdan aniqlash) matn va metama'lumotlarni chiqarish uchun.
Bundan tashqari, yechim ilg'or qidiruv imkoniyatlari va xavfsizlik xususiyatlari bilan jihozlangan. Qoppa PDF Studio sizga ham oflayn, ham onlayn ishlash imkonini beradi. Oxirgi qism, ayniqsa, masofadan turib ishlashda foydalidir.
Taroziga:
- PDF-fayllarni Qoppa ish stolidan chiqmasdan aylantirish mumkin
- Meta-ma'lumotlarni chiqarish
- Avtomatik PDF aylantirish
- Kengaytirilgan qidiruv va topish
- Xavfsizlik xususiyatlari
- Microsoft Office bilan integratsiya
Kamchiliklari:
- Windows operatsion tizimi bilan cheklangan.
narxlanish
Qoppa ikkita variantda keladi. Standart versiya taxminan 50 dollarga sotiladi, pro versiyasi esa 70 dollarga sotiladi.
2. baland dumli
Hujjatlarni boshqarishning eng mashhur echimlaridan biri, Hightail, fayllarni saqlash va internet orqali kirishga qaratilgan bulutli saqlash provayderi. Foydalanish uchun qulay interfeysi bilan siz fayllarni osongina yuklashingiz, yuklab olishingiz va almashishingiz mumkin.
Bundan tashqari, fayllaringiz uchun papkalar va teglar yaratishingiz mumkin. Hightail maksimal xavfsizlik uchun AES 256-bitli shifrlash protokoli yordamida maʼlumotlaringizni shifrlash imkonini beradi. Ushbu hujjat boshqaruv tizimining yana bir hayajonli tomoni shundaki, siz har qanday faylga sharhlar qo'shishingiz mumkin.
Taroziga:
- The Foydalanuvchi interfeysi navigatsiya qilish oson
- Do'stlar, oila va hamkasblar bilan xavfsiz almashish
Kamchiliklari:
- Kichik saqlash qopqog'i
- Pulli vosita
narxlanish
Cheklangan funksiyalar bilan Hightail lite-ni bepul olishingiz mumkin. Pro, Teams va Business paketlari oyiga mos ravishda $12, $24 va $36 turadi.
3. Biznes uchun Dropbox
Dropbox jamoaviy hamkorlik, saqlash va fayl almashish uchun ajoyib yechimdir. Dropbox for Business yordamida siz maxsus papka tuzilmalarini yaratishingiz mumkin. Shuningdek, siz taklifnoma havolalarini yuborish orqali papkalarni boshqa foydalanuvchilar bilan baham ko'rishingiz mumkin.
Dropbox-ning asosiy afzalligi shundaki, u har qanday yangi fayllarni bulutga avtomatik ravishda yuklaydigan ish stoli ilovasiga ega. Shunday qilib, siz doimo hujjatlaringizning eng so'nggi versiyalariga ega bo'lasiz.
Bu foydalanuvchilarga kompyuter, planshet yoki smartfonda saqlangan hujjatlarni ko‘rish va tahrirlash imkonini beradi. Yana bir xususiyat uning Windows va Mac kompyuterlari uchun ish stoli ilovasidir. Bu xususiyatlarning barchasi uni eng yaxshi hujjat boshqaruv tizimlaridan biriga aylantiradi. Dropbox-da rasmiy ofis to'plami ham mavjud. Bu internetga ulangan istalgan qurilmadan fayllarga kirish va ularni tahrirlash imkonini beradi.
Taroziga:
- Ajoyib fayllarni almashish va saqlash xizmatlari
- Papkalarni boshqa foydalanuvchilar bilan almashish oson
- Bir marta bosish bilan bulutli xotiraga avtomatik yuklash
- Hujjatlar va fotosuratlarni onlayn ulashing
Kamchiliklari:
- Kattaroq fayllar uchun sekinroq yuklash tezligi
- Ba'zi qurilmalarda ulanish ishlamaydi.
- Cheklangan ilovalar va mobil foydalanish
narxlanish
Dropbox sizga oyiga $2 evaziga 9.99TB xotira beradi. Oilaviy akkauntga 6 ta foydalanuvchi kirishi mumkin va oyiga $16.99 turadi, professional hisob esa bitta foydalanuvchi uchun oyiga $3 evaziga 16.58TB beradi. Yuqori talablarga javob beradigan boshqa rejalar mavjud. Tafsilotlar quyidagicha:
4 Google Drive
Google Drive fayllarni istalgan joyda va istalgan vaqtda saqlash uchun siz bilan saqlash imkonini beradi. Siz fayllarni bulutda saqlashingiz mumkin, bu juda yaxshi, chunki kompyuteringizda qancha joy bo'lishidan qat'i nazar, ular yo'qolmaydi.
Google Drive yordamida siz shunchaki havolani baham ko'rish orqali jamoangizdagi har qanday kishi yoki jamoangizdan tashqaridagi odamlar bilan fayllarni osongina almashishingiz mumkin. Google Drive-da mavjud bo'lgan yana bir xususiyat shundaki, siz fayllarni turli qurilmalarda sinxronlashtirishingiz mumkin. Ular ish stoli, mobil va veb-ilovalar va veb-saytlarni taqdim etadilar.
Taroziga:
- Shaxsiy foydalanuvchilar uchun bepul foydalanish
- 15 Gb bepul xotira
- Tanish interfeys bilan foydalanish oson
- Internetga ulangan har qanday qurilmada foydalanish mumkin
Kamchiliklari:
- Ba'zi fayllar yo'qolgan yoki buzilganligi haqida xabarlar bor.
narxlanish
Google Drive siz uchun eng maqbul variant bo'lishi mumkin. Asosiy 15 Gb reja bepul, 100 Gb reja esa atigi 2 dollarga tushadi. Agar sizga 9.99TB bulutli xotira kerak bo'lsa, yakuniy reja oyiga taxminan $2 turadi.
5. Panda Doc
PandaDoc Internetda har qanday hujjatlarni saqlash, versiyalar yaratish, almashish va hamkorlik qilish uchun juda moslashtirilgan va intuitiv hujjat boshqaruv tizimidir. Foydalanish juda oson va foydalanuvchilarga uni o'z ehtiyojlariga moslashtirishga imkon beruvchi interfeys bilan.
Fayllaringizni to'g'ridan-to'g'ri turli ilovalardan yuklash orqali vaqtni tejash uchun maxsus hujjatlar yaratishingiz mumkin. Bu hujjatlar o'rtasida doimiy almashmasdan bir nechta fayl versiyalarini kuzatib borish uchun ajoyib vositadir.
Taroziga:
- Foydalanish va moslashtirish qulayligi
- Versiyalar va o'zgarishlarni kuzatish qobiliyati
- Ko'pgina ilovalar bilan integratsiyalashgan
- Qulay narx rejalari
Kamchiliklari:
- Ayrim funksiyalar faqat korxona rejasida mavjud.
narxlanish
PandaDoc-dan kamida 19 dollarga foydalanish mumkin va biznes varianti sizga 49 dollar turadi.
6. WPS Office Cloud
WPS ofis bulutga asoslangan ilova boʻlib, soʻz, excel, PowerPoint va OneNote hujjatlarini koʻrish va tahrirlash imkonini beradi. Foydalanuvchilar real vaqt rejimida ishlash vaqtida boshqa foydalanuvchilar bilan fayllarni almashishlari mumkin.
WPS Office foydalanuvchilarga multimedia kontentini kiritish imkoniyati bilan to'liq funktsional tahrirlash tajribasini taqdim etadi. WPS Office shuningdek, jamoaviy loyihalar uchun hamkorlikda ishlashni qo'llab-quvvatlaydi.
Taroziga:
- To'liq funktsional tahrirlash tajribasi
- Haqiqiy vaqtda hamkorlikni qo'llab-quvvatlaydi
- Multimedia kontentini kiriting
Kamchiliklari:
- Fayl formatlari WPS mulkiy formatlari bilan cheklangan.
narxlanish
Cheklangan funksiyalarga ega WPS Standard sizga hech qanday xarajat qilmaydi. Agar siz har yili to'lashni tanlasangiz, WPS premium yiliga $30 turadi.
7. SharePoint
SharePoint ko'plab hujjatlarni boshqarish imkoniyatlarini taklif qiluvchi korporativ darajadagi vositadir. U Microsoft bulutida ishlaydi va fayllar va papkalarni turli kutubxonalarda aniq saqlaydi, shuning uchun ularni osongina topishingiz mumkin. Siz fayllarni almashishingiz va jamoangiz bilan loyihalarda hamkorlik qilishingiz mumkin.
Taroziga:
- Juda keng qamrovli
- Ko'p xususiyatlarni taklif qiladi
- Boshqa Microsoft mahsulotlari bilan integratsiya qilish qobiliyati
- Intranet va extranet uchun ishlatilishi mumkin
Kamchiliklari:
- Juda qimmat
- Foydalanish murakkab bo'lishi mumkin
narxlanish
SharePoint har bir foydalanuvchi uchun oyiga kamida $5 turadi va Office 23 bilan integratsiyalashgan reja uchun har bir foydalanuvchi uchun oyiga $365 gacha ko'tariladi.
8. O'n ikki
O'n ikki jamoalarga oson va bir zumda hamkorlik qilish imkonini beruvchi korporativ toifadagi hujjatlar boshqaruvi yechimidir. Ilova bulutga asoslangan, shuning uchun loyihalaringizda ishlash uchun kompyuteringizda bo'lishingiz shart emas.
Ushbu yechim boshqa echimlardan ajralib turadi, chunki u foydalanuvchilarga osongina harakat qilish imkonini beruvchi intuitiv interfeysni taklif etadi. U elektron pochta, kalendar, vazifalar ro'yxati, fayllarni boshqarish va chat imkoniyatlarini taqdim etadi. Docebo Microsoft Office bilan uzluksiz ishlaydi, bu esa hujjatlaringizni real vaqtda ko‘rish, tahrirlash va hamkorlikda ishlashni osonlashtiradi.
Taroziga:
- Foydalanish oson interfeysi
- Bulutga asoslangan, shuning uchun siz istalgan joydan kirishingiz mumkin.
- Microsoft Office bilan integratsiyalashgan
Kamchiliklari:
- Ushbu ro'yxatdagi ba'zi boshqa echimlar kabi ko'p xususiyatlar emas
- Narxlar ommaviy ravishda oshkor etilmaydi
narxlanish
Bu korporativ toifadagi vosita bo'lgani uchun narxni olish uchun ular bilan bog'lanishingiz kerak bo'ladi.
9.PDFelement Pro
PDF element Pro yaxlit yechimni istaganlar uchun eng yaxshi hujjat boshqaruv tizimidir. Bu nafaqat PDF muharriri, balki PDF-fayllaringizni yaratishi, aylantirishi, izohlashi, imzolanishi va himoyalanishi ham mumkin. Agar siz shakllarni to'ldirishingiz yoki PDF-fayllarga izoh berishingiz kerak bo'lsa, buni PDFelement Pro bilan ham qilishingiz mumkin.
Uning OCR xususiyati skanerdan o'tkazish imkonini beradi PDF-fayllarni tahrirlash mumkin Hujjatlar, shuningdek, PDF-fayllaringizni xavfsiz saqlash uchun parol bilan himoyalashingiz mumkin. PDFelement Pro-dan Windows, Mac, iOS va Android qurilmalarida foydalanishingiz mumkin, shuning uchun u hujjatlarni yo'lda boshqarishi kerak bo'lgan korxonalar uchun juda mos keladi.
Taroziga:
- Hammasi bir joyda PDF yechimi
- PDF-fayllarni yarating, o'zgartiring, izoh qo'ying, imzolang va himoya qiling
- OCR xususiyati skanerlangan PDF-fayllarni tahrirlanadigan hujjatlarga aylantirish imkonini beradi
- PDF-fayllaringizni xavfsiz saqlash uchun parol bilan himoyalang
- Windows, Mac, iOS va Android qurilmalarida foydalaning
Kamchiliklari:
- Ba'zi xususiyatlar faqat pulli versiyada mavjud
narxlanish
PDFelements ancha qimmat va yillik ro'yxatdan o'tish uchun sizga $79.99 turadi.
10. Brend papkasi
Brend papkasi kompaniyalarga o'z brend aktivlarini boshqarishda yordam beradigan onlayn hujjat boshqaruv tizimi. Brandfolder yordamida siz o'zingizning brend aktivlaringizni markazlashtirishingiz va ularni butun jamoangiz uchun ochiq qilishingiz mumkin. Brandfolder, shuningdek, kabi xususiyatlarni taqdim etadi versiya boshqaruvi, tasdiqlashlar va tahlillar.
Taroziga:
- Brandfolder-dan foydalanish va navigatsiya qilish oson.
- Interfeys toza va zamonaviy.
- Brandfolder bepul sinov versiyasini taklif qiladi.
Kamchiliklari:
- Brandfolder boshqa hujjat boshqaruv tizimlariga qaraganda biroz qimmatroq.
narxlanish
Brandfolder korporativ darajadagi vosita bo'lib, narxni olish uchun ular bilan bog'lanishingiz kerak bo'ladi
Xulosa
Hujjatlarni boshqarish biznes jarayonining ajralmas qismidir. Hujjatlarni nazorat qilish va boshqarish bugungi kunda biznesning eng muhim sohalaridan biridir.
Har kuni sizning kompaniyangiz ko'plab hujjatlarni yaratadi va ularni xavfsiz va xavfsiz saqlashi kerak.
Sizning kompaniyangiz yozuvlari, loyiha boshqaruvi fayllari yoki maxfiy ma'lumotlar bo'ladimi, ishonchli hujjat boshqaruvi tizimi ularni xavfsiz, himoyalangan va har doim qo'l ostida saqlashingizga yordam beradi.
Leave a Reply