SAP ایک سافٹ ویئر کمپنی ہے جو دنیا بھر کی کمپنیوں کو کاروباری حل فراہم کرتی ہے۔ وہ مختلف خدمات پیش کرتے ہیں، لیکن ان کی سب سے مشہور پیشکشوں میں سے ایک ان کے SAP رپورٹنگ ٹولز ہیں۔
یہ ٹولز کمپنیوں کو کارکردگی کو بہتر بنانے کے لیے اپنے کاروباری ڈیٹا کو ٹریک اور تجزیہ کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔ تاہم، ان ٹولز کو مؤثر طریقے سے استعمال کرنے کے لیے، آپ کو یہ جاننا ہوگا کہ SAP رپورٹس کو صحیح طریقے سے کیسے انجام دیا جائے۔
یہ گائیڈ آپ کو وہ سب کچھ سکھائے گا جو آپ کو SAP رپورٹس چلانے کے بارے میں جاننے کی ضرورت ہے تاکہ آپ اپنے کاروبار کے لیے ان کی صلاحیت کو زیادہ سے زیادہ کر سکیں۔ آو شروع کریں!
SAP رپورٹس کیا ہیں؟
SAP رپورٹس وہ ٹولز ہیں جو آپ کو اپنے کاروباری ڈیٹا کو ٹریک کرنے اور تجزیہ کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔ یہ ڈیٹا کارکردگی کو بہتر بنانے اور بہتر کاروباری فیصلے کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔
یہ رپورٹس آن ڈیمانڈ چلائی جا سکتی ہیں یا خود بخود چلنے کے لیے شیڈول کی جا سکتی ہیں۔ SAP رپورٹس کی بہت سی مختلف قسمیں ہیں، لیکن وہ سب ایک ہی مقصد کی تکمیل کرتی ہیں: آپ کو ایسی معلومات فراہم کرنا جو آپ اپنے کاروبار کو بہتر بنانے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔
SAP رپورٹس کی اقسام
1. معیاری SAP رپورٹس
یہ رپورٹس SAP کے ذریعے فراہم کی جاتی ہیں اور بغیر کسی تخصیص کے چلائی جا سکتی ہیں۔ وہ آپ کو آپ کے کاروباری ڈیٹا کا عمومی جائزہ دینے کے لیے بنائے گئے ہیں۔
ان رپورٹس میں فروخت اور خریداری کے رجحانات، مصنوعات کی لاگت اور منافع، مالیاتی اور آپریشنل KPIs، اعلیٰ صارفین اور فروخت کے علاقے شامل ہیں۔ رپورٹیں ماہانہ، ہفتہ وار یا روزانہ فراہم کی جاتی ہیں۔
مثال میں شامل ہیں:
- فروخت کا رجحان
- خریداری کا رجحان
- مصنوعات کی لاگت کا رجحان
- مالیاتی KPIs
- آپریشنل KPIs
- سرفہرست صارفین
- فروخت کے علاقے
2. حسب ضرورت SAP رپورٹس
آپ اپنی مرضی کے فیلڈز یا فلٹرز کا استعمال کرتے ہوئے ان معیاری رپورٹس کو اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں۔ آپ اپنے گراف، لائنز، چارٹ اور اشارے بھی شامل کر سکتے ہیں۔
یہ حسب ضرورت SAP رپورٹس آپ کے کاروبار کے اہم ترین پہلوؤں کی نگرانی اور رپورٹنگ کے لیے مفید ہیں۔ وہ آپ کو مخصوص معلومات میں ڈرل ڈاؤن کرنے اور اپنی ضروریات کو پورا کرنے کے لیے اپنی مرضی کے مطابق کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔
مثال کے طور پر، آپ ایک رپورٹ چلا سکتے ہیں جو پچھلے مہینے میں فی علاقہ فروخت کی مقدار کا اس مہینے سے موازنہ کرتی ہے۔ آپ مختلف مصنوعات کے منافع کے مارجن کا موازنہ بھی کر سکتے ہیں۔
3. ایڈہاک سوالات
آپ ان یک وقتی رپورٹس کو چلاتے ہیں جب آپ کو ضرورت ہو، عام طور پر کسی مخصوص سوال یا مسئلے کا جواب دیتے ہوئے۔ ایڈہاک استفسارات کسی ایک میز یا جدولوں کے انتخاب سے رپورٹیں تیار کر سکتے ہیں، اس میں متعدد جمع، حساب اور ترتیب کے معیار شامل ہو سکتے ہیں، اور کسی بھی قسم کے سوال یا مسئلہ کا جواب دینے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔
اس رپورٹ کے نتائج وقت کے ساتھ تبدیل نہیں ہوں گے۔ ایڈہاک استفسار کیا ہے یہ جاننے کا بہترین طریقہ استفسار چلانا ہے، پھر پیدا کردہ ایس کیو ایل اسٹیٹمنٹس کو دیکھنا ہے۔ ایک بار جب آپ کے پاس ایس کیو ایل کا بیان ہو جائے تو، آپ رپورٹ کیٹلاگ میں اس پر ایک نظر ڈال سکتے ہیں۔
اس طرح آپ جانتے ہیں کہ آیا رپورٹ ایڈہاک رپورٹ ہے۔ اگر رپورٹ نتیجہ سیٹ بنانے کے لیے SQL بیانات کا استعمال کرتی ہے، تو وہ رپورٹ ایک ایڈہاک رپورٹ ہے۔
SAP رپورٹس کو کیسے عمل میں لایا جائے؟
کسی بھی SAP رپورٹ کو چلاتے وقت، درج ذیل کو سیٹ کرنا ضروری ہے:
ایک مدت منتخب کریں۔
تجزیہ کے لیے وقت کا تعین کرنا، جیسے کہ ابھی (صرف موجودہ دن کا ڈیٹا) ضروری ہے۔
آپ ایک مختلف ٹائم فریم کا انتخاب کر سکتے ہیں اور رپورٹ کی مدت کے لیے اپنی مرضی کے مطابق "منجانب" اور "تک" کی تاریخ درج کر سکتے ہیں۔
متبادل طور پر، آپ مدت کے بٹن کو ایک مخصوص تنخواہ کی مدت کی نشاندہی کرنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں جس کے لیے آپ کی رپورٹ بنائی جانی چاہیے۔
ایک آبادی منتخب کریں۔
آپ مختلف اندراج کی ضروریات کو داخل کرکے رپورٹ پیش کرنے کے لیے وصول کنندگان کی زیادہ سے زیادہ اور کم از کم تعداد کا انتخاب کر سکتے ہیں۔
اپنی رپورٹ میں مزید انتخابی معیار کے متغیرات کو شامل کرنا اتنا ہی آسان ہے جتنا "مزید انتخاب" بٹن کو دبانا۔
سلیکشن آپشنز پر جا کر اور ان فیلڈز کو منتخب کر کے رپورٹ کے سلیکشن ایریا میں جن فیلڈز کو آپ شامل کرنا چاہتے ہیں ان کا انتخاب کریں۔ آپ تیر والے بٹن پر کلک کر کے اسے دائیں طرف لے جا سکتے ہیں۔
منتخب کردہ فیلڈ اب دستیاب انتخابی فیلڈز کی فہرست میں شامل ہو جائے گی۔
واپس جانے کے لیے، بس چیک باکس کا انتخاب کریں۔
رپورٹ کا صفحہ صارفین کو اپنا انتخاب کرنے کے لیے ایک نیا سلیکشن باکس فراہم کرے گا۔
ان پٹ اسکرین پر منتخب کردہ اقدار کی حد کو محدود کریں۔
آپ کے پاس اپنی رپورٹ میں واحد اقدار کے ساتھ ساتھ قدر کی حدود کو شامل کرنے کا اختیار ہے۔
ایک سے زیادہ آپشن منتخب کرنے کے لیے "متعدد انتخاب" کے اختیار پر کلک کریں۔
درج ذیل SAP اسکرین آپ کو یہ صلاحیت فراہم کرتی ہے۔
- متعدد اقدار کی وضاحت کریں جو آؤٹ پٹ میں شامل ہوں گی۔
- ایک قدر کی حد درج کریں جسے یہاں شامل کرنے پر غور کیا جائے گا۔
- ان اقدار کو شمار کریں جو تعاون یافتہ نہیں ہیں۔
- ممکنہ اقدار کا ایک سیٹ منتخب کریں جسے ہٹا دیا جائے گا۔
انتخاب کے انتخاب کا استعمال کریں جیسے برابر، اس سے کم، وغیرہ۔ اپنے تلاش کے پیرامیٹرز کو مزید تنگ کرنے کے لیے۔
SAP رپورٹ آؤٹ پٹ فارمیٹنگ
ایک بار جب آپ اپنی رپورٹ چلا لیتے ہیں، تو آپ آرڈر کو تیزی سے تبدیل کر سکتے ہیں، ریاضی کے عملمندرجہ ذیل تصویر میں نظر آنے والے ٹول بار کو استعمال کرتے ہوئے تخلیق کردہ آؤٹ پٹ کے بصری، وغیرہ۔
اس آؤٹ پٹ کو درج ذیل طریقوں سے مقامی طور پر بھی محفوظ کیا جا سکتا ہے۔
- ڈراپ ڈاؤن سے مطلوبہ آئٹم کا انتخاب کریں۔
- برآمد
- اپنے کمپیوٹر پر فائل کریں۔
آپ اپنے متن اور اسپریڈ شیٹس کے لیے مختلف فارمیٹس میں سے انتخاب کر سکتے ہیں اور Enter کلید کو دبا سکتے ہیں۔
اپنی فائل کے لیے ایک مقام منتخب کریں، پھر جنریٹ پر کلک کریں۔ رپورٹ کی ایک کاپی اپنے پاس رکھیں۔
اس طرح آپ آسانی سے SAP رپورٹس کو بغیر کسی پریشانی کے مرحلہ وار عمل میں لا سکتے ہیں!
جواب دیجئے