สารบัญ[ซ่อน][แสดง]
การจัดการเอกสารเป็นเรื่องที่ซับซ้อน – แต่เป็นสิ่งที่คุณจะต้องเข้าไปเกี่ยวข้อง หากคุณทำงานในตำแหน่งใดๆ ก็ตามที่บริษัทของคุณต้องปฏิบัติตาม GDPR
และไม่ว่าคุณจะเป็นฟรีแลนซ์ ผู้จัดการ หรือผู้บริหารระดับ C คุณอาจต้องจัดเก็บเอกสาร ติดตามว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารเหล่านี้ และตรวจสอบว่าใครเป็นคนคัดลอกเอกสารเหล่านั้น
โชคดีที่คุณไม่ต้องทำด้วยตัวเอง มีระบบจัดการเอกสารมากมายที่จะช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้ง่ายขึ้น
เราได้รวบรวม 10 ระบบการจัดการเอกสารที่ดีที่สุดแล้ว ดังนั้นคุณจึงใช้เวลาน้อยลงในการจัดการเอกสารของคุณ และมีเวลาทำสิ่งที่สำคัญมากขึ้น
ระบบจัดการเอกสารคืออะไร?
ในโลกดิจิทัลที่ทุกอย่างเป็นดิจิทัล การหาวิธีจัดระเบียบไฟล์และเอกสารทั้งหมดเป็นสิ่งที่จำเป็น ซึ่งเป็นหนึ่งในงานที่ใช้เวลานานที่สุดสำหรับผู้ที่ยุ่งอยู่กับการจัดการการรวบรวมเอกสาร
แต่ถ้าคุณไม่ทำ คุณจะสูญเสียการติดตามไฟล์สำคัญบางไฟล์ เป็นความเจ็บปวดอย่างมากและต้องใช้เวลาในการทำสิ่งที่คุณชอบ
ระบบการจัดการเอกสารคือแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์หรือบริการออนไลน์ที่ออกแบบมาเพื่อจัดระเบียบร้านค้าและจัดการเอกสาร แอปพลิเคชันเหล่านี้มีประโยชน์สำหรับการจัดการและจัดระเบียบเอกสารทางธุรกิจ มีระบบการจัดการเอกสารมากมายในตลาด แต่เราต้องการเน้นที่ระบบการจัดการเอกสาร 10 อันดับแรก เพื่อทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น
1. Qoppa PDF สตูดิโอ
Qoppa PDF สตูดิโอ เป็นโซลูชันที่อัดแน่นด้วยฟีเจอร์ที่ช่วยให้ผู้ใช้แปลงเอกสาร รูปภาพ งานนำเสนอ หรืออะไรก็ได้ที่สแกนให้อยู่ในรูปแบบ PDF ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ Qoppa PDF Studio มีคุณสมบัติเช่น OCR (Optical Character ยอมรับ) สำหรับการแยกข้อความและข้อมูลเมตา
นอกจากนี้ โซลูชันยังมาพร้อมกับความสามารถในการค้นหาขั้นสูงและคุณลักษณะด้านความปลอดภัย Qoppa PDF Studio ให้คุณทำงานทั้งออฟไลน์และออนไลน์ ส่วนหลังมีประโยชน์โดยเฉพาะเมื่อทำงานจากระยะไกล
จุดเด่น:
- ไฟล์ PDF สามารถแปลงได้โดยไม่ต้องออกจากเดสก์ท็อป Qoppa
- การแยกข้อมูลเมตา
- การแปลง PDF อัตโนมัติ
- การค้นหาขั้นสูงและค้นหา
- คุณสมบัติการรักษาความปลอดภัย
- การทำงานร่วมกับ Microsoft Office
จุดด้อย:
- จำกัดเฉพาะระบบปฏิบัติการ Windows
ราคา
Qoppa มาในสองตัวเลือก รุ่นมาตรฐานขายได้ประมาณ 50 เหรียญในขณะที่รุ่นโปรขายได้ราคา 70 เหรียญ
2. ความสูง
หนึ่งในโซลูชั่นการจัดการเอกสารที่มีชื่อเสียงที่สุด hightailเป็นผู้ให้บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ที่เน้นการจัดเก็บไฟล์และการเข้าถึงผ่านเว็บ ด้วยอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย คุณสามารถอัปโหลด ดาวน์โหลด และแชร์ไฟล์ได้อย่างง่ายดาย
คุณยังสามารถสร้างโฟลเดอร์และแท็กสำหรับไฟล์ของคุณได้ Hightail ช่วยให้คุณสามารถเข้ารหัสข้อมูลของคุณโดยใช้โปรโตคอลการเข้ารหัส AES 256 บิตเพื่อความปลอดภัยสูงสุด สิ่งที่น่าตื่นเต้นอีกประการหนึ่งเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารนี้คือ คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นให้กับไฟล์ใดๆ ก็ได้
จุดเด่น:
- พื้นที่ ส่วนติดต่อผู้ใช้ ใช้งานง่าย
- การแบ่งปันอย่างปลอดภัยกับเพื่อน ครอบครัว และเพื่อนร่วมงาน
จุดด้อย:
- ฝาปิดขนาดเล็ก
- เครื่องมือชำระเงิน
ราคา
คุณสามารถรับ hightail lite ได้ฟรีพร้อมคุณสมบัติที่จำกัด แพ็คเกจ Pro, Teams และ Business มีราคา $12, $24 และ $36 ต่อเดือน ตามลำดับ
3. Dropbox สำหรับธุรกิจ
Dropbox เป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานร่วมกันเป็นทีม พื้นที่เก็บข้อมูล และการแชร์ไฟล์ ด้วย Dropbox for Business คุณสามารถสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์แบบกำหนดเองได้ คุณยังสามารถแชร์โฟลเดอร์กับผู้ใช้รายอื่นได้โดยส่งลิงก์คำเชิญ
ประโยชน์หลักของ Dropbox คือมีแอปพลิเคชันเดสก์ท็อปที่อัปโหลดไฟล์ใหม่ไปยังระบบคลาวด์โดยอัตโนมัติ ดังนั้นคุณจึงมีเอกสารเวอร์ชันล่าสุดอยู่เสมอ
อนุญาตให้ผู้ใช้ดูและแก้ไขเอกสารที่จัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟน อีกคุณสมบัติหนึ่งคือแอปเดสก์ท็อปสำหรับคอมพิวเตอร์ Windows และ Mac คุณสมบัติทั้งหมดเหล่านี้ทำให้เป็นหนึ่งในระบบจัดการเอกสารที่ดีที่สุด Dropbox ยังมีชุดสำนักงานอย่างเป็นทางการอีกด้วย ซึ่งช่วยให้คุณเข้าถึงและแก้ไขไฟล์จากอุปกรณ์ใดก็ได้โดยใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
จุดเด่น:
- บริการแชร์และจัดเก็บไฟล์ที่ยอดเยี่ยม
- ง่ายต่อการแชร์โฟลเดอร์กับผู้ใช้รายอื่น
- คลิกเดียวอัปโหลดอัตโนมัติไปยังที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์
- แชร์เอกสารและรูปภาพออนไลน์
จุดด้อย:
- ความเร็วในการอัพโหลดที่ช้าลงสำหรับไฟล์ขนาดใหญ่
- การปล่อยสัญญาณไม่ทำงานสำหรับอุปกรณ์บางอย่าง
- แอพ จำกัด และการเข้าถึงมือถือ
ราคา
Dropbox ให้พื้นที่เก็บข้อมูล 2TB แก่คุณในราคา $9.99 ต่อเดือน บัญชีครอบครัวสามารถเข้าถึงได้โดยผู้ใช้ 6 คนและมีค่าใช้จ่าย $16.99 ต่อเดือน ในขณะที่บัญชีแบบมืออาชีพจะให้ 3TB แก่คุณในราคา $16.58 ต่อเดือนสำหรับผู้ใช้คนเดียว มีแผนอื่นๆ เพื่อรองรับความต้องการที่สูงขึ้น รายละเอียดมีดังนี้:
4 Google ไดรฟ์
Google ไดรฟ์ ให้คุณบันทึกไฟล์กับคุณได้ทุกที่ ทุกเวลา คุณสามารถจัดเก็บไฟล์ในระบบคลาวด์ได้ ซึ่งถือว่าดีเยี่ยมเพราะว่าไฟล์เหล่านั้นจะไม่สูญหายไป ไม่ว่าคุณจะมีพื้นที่ในคอมพิวเตอร์มากแค่ไหนก็ตาม
ด้วย Google ไดรฟ์ คุณสามารถแชร์ไฟล์กับทุกคนในทีมของคุณหรือกับคนนอกทีมได้ง่ายๆ เพียงแชร์ลิงก์ คุณลักษณะอื่นที่คุณมีกับ Google ไดรฟ์คือคุณสามารถซิงค์ไฟล์ของคุณในอุปกรณ์ต่างๆ ได้ พวกเขาให้บริการเดสก์ท็อป มือถือ และเว็บแอปและเว็บไซต์
จุดเด่น:
- ใช้งานฟรีสำหรับผู้ใช้แต่ละราย
- 15GB พื้นที่เก็บข้อมูลฟรี
- ใช้งานง่ายด้วยอินเทอร์เฟซที่คุ้นเคย
- ใช้ได้กับทุกอุปกรณ์ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
จุดด้อย:
- มีรายงานบางฉบับเกี่ยวกับไฟล์ที่สูญหายหรือเสียหาย
ราคา
Google ไดรฟ์อาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ แผนพื้นฐาน 15GB ฟรีในขณะที่แผน 100GB ในราคาเพียง $2 แผนสุดท้ายมีราคาประมาณ $9.99 ต่อเดือน หากคุณต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ 2TB
5. หมอแพนด้า
แพนด้าด็อก เป็นระบบจัดการเอกสารที่ปรับแต่งได้สูงและใช้งานง่ายสำหรับการจัดเก็บ การกำหนดเวอร์ชัน การแบ่งปัน และการทำงานร่วมกันบนเอกสารใดๆ ทางออนไลน์ ด้วยอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายมากและให้ผู้ใช้ปรับแต่งได้ตามความต้องการ
คุณสามารถสร้างเอกสารที่กำหนดเองเพื่อประหยัดเวลาได้โดยการอัปโหลดไฟล์ของคุณโดยตรงจากแอปพลิเคชันต่างๆ เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการติดตามไฟล์หลายเวอร์ชันโดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างเอกสาร
จุดเด่น:
- ใช้งานง่ายและปรับแต่งได้
- ความสามารถในการติดตามเวอร์ชันและการเปลี่ยนแปลง
- ผสานเข้ากับแอพพลิเคชั่นมากมาย
- แผนการกำหนดราคาที่เหมาะสม
จุดด้อย:
- คุณลักษณะบางอย่างมีเฉพาะในแผนองค์กรเท่านั้น
ราคา
PandaDoc สามารถเข้าถึงได้อย่างน้อย $19 และรูปแบบธุรกิจราคา $49
6. คลาวด์สำนักงาน WPS
สำนักงาน WPS เป็นแอปพลิเคชันบนระบบคลาวด์ที่ให้คุณดูและแก้ไขเอกสาร word, excel, PowerPoint และ OneNote ผู้ใช้สามารถแชร์ไฟล์กับผู้ใช้รายอื่นในขณะที่ทำงานแบบเรียลไทม์
WPS Office ให้ผู้ใช้มีประสบการณ์การแก้ไขที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์พร้อมความสามารถในการแทรกเนื้อหามัลติมีเดีย WPS Office ยังสนับสนุนการทำงานร่วมกันสำหรับโครงการของทีม
จุดเด่น:
- ประสบการณ์การแก้ไขที่ใช้งานได้อย่างสมบูรณ์
- รองรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
- แทรกเนื้อหามัลติมีเดีย
จุดด้อย:
- รูปแบบไฟล์จำกัดเฉพาะรูปแบบที่เป็นกรรมสิทธิ์ของ WPS
ราคา
WPS Standard พร้อมคุณสมบัติที่จำกัด ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ พรีเมี่ยม WPS มีค่าใช้จ่าย $30 ต่อปี หากคุณเลือกชำระเป็นรายปี
7. แชร์ปอร์ต
SharePoint เป็นเครื่องมือระดับองค์กรที่มีความสามารถในการจัดการเอกสารมากมาย มันทำงานบนคลาวด์ของ Microsoft และจัดเก็บไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณอย่างเรียบร้อยในไลบรารีต่าง ๆ เพื่อให้คุณสามารถค้นหาได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถแชร์ไฟล์และทำงานร่วมกันในโครงการกับทีมของคุณได้
จุดเด่น:
- ครอบคลุมมาก
- มีคุณสมบัติมากมาย
- ความสามารถในการรวมเข้ากับผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของ Microsoft
- ใช้ได้กับอินทราเน็ตและเอ็กซ์ทราเน็ต
จุดด้อย:
- แพงมาก
- ซับซ้อนในการใช้งาน
ราคา
SharePoint มีค่าใช้จ่าย $5 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนเป็นอย่างน้อย และสูงถึง $23 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับแผนงานที่ผสานรวมกับ Office 365
8. โดเซโบ
Docebo เป็นโซลูชันการจัดการเอกสารระดับองค์กรที่ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้ง่ายและรวดเร็ว แอปพลิเคชันนี้ทำงานบนคลาวด์ คุณจึงไม่ต้องอยู่ที่คอมพิวเตอร์เพื่อทำงานในโครงการของคุณ
โซลูชันนี้โดดเด่นกว่าโซลูชันอื่นๆ เนื่องจากมีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายซึ่งให้ผู้ใช้นำทางได้อย่างง่ายดาย มีตัวเลือกอีเมล ปฏิทิน รายการงาน การจัดการไฟล์ และการแชท Docebo ทำงานร่วมกับ Microsoft Office ได้อย่างราบรื่น ทำให้เอกสารของคุณง่ายต่อการดู แก้ไข และทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
จุดเด่น:
- อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย
- Cloud-based เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่
- ผสานรวมกับ Microsoft Office
จุดด้อย:
- มีฟีเจอร์ไม่มากเท่ากับโซลูชันอื่นๆ ในรายการนี้
- ราคาไม่เปิดเผยต่อสาธารณะ
ราคา
เนื่องจากเป็นเครื่องมือระดับองค์กร คุณจะต้องติดต่อพวกเขาเพื่อขอใบเสนอราคา
9. PDFelement โปร
PDF Element Pro เป็นระบบจัดการเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับผู้ที่ต้องการโซลูชั่นแบบครบวงจร มันไม่ได้เป็นเพียงโปรแกรมแก้ไข PDF เท่านั้น แต่ยังสามารถสร้าง แปลง ใส่คำอธิบายประกอบ เซ็นชื่อ และปกป้อง PDF ของคุณได้อีกด้วย และถ้าคุณต้องการกรอกแบบฟอร์มหรือแสดงความคิดเห็นใน PDF คุณสามารถทำได้ด้วย PDFelement Pro เช่นกัน
ฟีเจอร์ OCR ช่วยให้คุณแปลงไฟล์ที่สแกนได้ PDF เป็นไฟล์ที่แก้ไขได้ เอกสาร และคุณยังสามารถป้องกันด้วยรหัสผ่าน PDF ของคุณเพื่อรักษาความปลอดภัย คุณสามารถใช้ PDFelement Pro บนอุปกรณ์ Windows, Mac, iOS และ Android ได้ ดังนั้นจึงเหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการจัดการเอกสารขณะเดินทาง
จุดเด่น:
- โซลูชัน PDF แบบครบวงจร
- สร้าง แปลง ใส่คำอธิบายประกอบ เซ็นชื่อ และปกป้องไฟล์ PDF
- คุณสมบัติ OCR ให้คุณแปลง PDF ที่สแกนเป็นเอกสารที่แก้ไขได้
- รหัสผ่านปกป้อง PDF ของคุณเพื่อให้ปลอดภัย
- ใช้บนอุปกรณ์ Windows, Mac, iOS และ Android
จุดด้อย:
- คุณลักษณะบางอย่างมีเฉพาะในเวอร์ชันที่ต้องชำระเงินเท่านั้น
ราคา
องค์ประกอบ PDF ค่อนข้างแพง และจะเสียค่าใช้จ่าย 79.99 ดอลลาร์สำหรับการลงทะเบียนรายปี
10. โฟลเดอร์แบรนด์
โฟลเดอร์แบรนด์ เป็นระบบการจัดการเอกสารออนไลน์ที่ช่วยให้บริษัทต่างๆ จัดการทรัพย์สินตราสินค้าของตน ด้วย Brandfolder คุณสามารถรวมสินทรัพย์แบรนด์ของคุณไว้ที่ศูนย์กลางและทำให้ทั้งทีมของคุณสามารถเข้าถึงได้ Brandfolder ยังมีคุณสมบัติเช่น การควบคุมเวอร์ชัน, การอนุมัติ และการวิเคราะห์
จุดเด่น:
- Brandfolder ใช้งานง่ายและนำทาง
- อินเทอร์เฟซนั้นสะอาดและทันสมัย
- Brandfolder เสนอการทดลองใช้ฟรี
จุดด้อย:
- Brandfolder มีราคาแพงกว่าระบบการจัดการเอกสารอื่นๆ เล็กน้อย
ราคา
Brandfolder เป็นเครื่องมือระดับองค์กร และคุณจะต้องติดต่อพวกเขาเพื่อขอใบเสนอราคา
สรุป
การจัดการเอกสารเป็นส่วนสำคัญของเวิร์กโฟลว์ทางธุรกิจ การควบคุมและการจัดการเอกสารเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดในธุรกิจในปัจจุบัน
ทุกๆ วัน บริษัทของคุณจะสร้างเอกสารจำนวนมากและจำเป็นต้องจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัย
ไม่ว่าจะเป็นบันทึกของบริษัท ไฟล์การจัดการโครงการ หรือข้อมูลที่เป็นความลับ ระบบการจัดการเอกสารที่ดีจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัย มั่นคง และอยู่ใกล้แค่เอื้อม
เขียนความเห็น