Мундариҷа[Пинҳон кардан][Намоиш]
Идоракунии ҳуҷҷатҳо як мавзӯи мураккаб аст - аммо он чизест, ки шумо бояд ба он дохил шавед, агар шумо дар ҳама гуна сифат кор кунед, ки ширкати шумо бояд ба GDPR риоя кунад.
Ва новобаста аз он ки шумо фрилансер, менеҷер ё роҳбари сатҳи C ҳастед, эҳтимол ба шумо лозим меояд, ки ҳуҷҷатҳоро нигоҳ доред, пайгирӣ кунед, ки кӣ ба онҳо дастрасӣ дорад ва назорат кунед, ки кӣ онҳоро нусхабардорӣ кардааст.
Хушбахтона, ба шумо лозим нест, ки ин корро мустақилона анҷом диҳед - бисёр системаҳои идоракунии ҳуҷҷатҳо мавҷуданд, ки корҳоро барои шумо содда мекунанд.
Мо 10 беҳтарин системаи идоракунии ҳуҷҷатҳоро ҷамъбаст кардем, то шумо метавонед барои идоракунии ҳуҷҷатҳои худ вақти камтар ва вақти бештарро барои иҷрои корҳои муҳим сарф кунед.
Системаи идоракунии ҳуҷҷатҳо чист?
Дар ҷаҳони рақамӣ, ки ҳама чиз рақамӣ аст, дарёфти роҳҳои ташкили ҳамаи файлҳо ва ҳуҷҷатҳои шумо зарур аст - яке аз вазифаҳои серталаб барои шахсони банд дар идоракунии ҷамъоварии ҳуҷҷатҳо.
Аммо агар шумо ин корро накунед, шумо пайгирии баъзе файлҳои муҳимро гум мекунед. Ин як дарди бузург аст ва аз иҷрои коре, ки ба шумо маъқул аст, вақтро мегирад.
Системаи идоракунии ҳуҷҷатҳо як барномаи нармафзор ё хидмати онлайн аст, ки барои ташкили мағоза ва идоракунии ҳуҷҷатҳо пешбинӣ шудааст. Ин барномаҳо барои идора ва ташкили ҳуҷҷатҳои тиҷоратӣ муфиданд. Дар бозор системаҳои идоракунии ҳуҷҷатҳои сершумор мавҷуданд, аммо мо мехоҳем 10 системаи идоракунии ҳуҷҷатҳои беҳтаринро қайд кунем, то ҳаёти шуморо осонтар гардонем.
1. Студияи Qoppa PDF
Qoppa PDF Студияи як ҳалли пурмазмун аст, ки ба корбарон имкон медиҳад, ки ҳуҷҷатҳои сканшуда, тасвирҳо, презентатсияҳо ё ҳама чизро ба формати PDF табдил диҳад. Qoppa PDF Studio хусусиятҳои монанди OCR (Шинохтани аломатҳои оптикӣ) барои истихроҷи матн ва метамаълумот.
Илова бар ин, ҳалли он бо имкониятҳои пешрафтаи ҷустуҷӯ ва хусусиятҳои амниятӣ муҷаҳҳаз шудааст. Qoppa PDF Studio ба шумо имкон медиҳад, ки ҳам офлайн ва ҳам онлайн кор кунед. Қисми охирин муфид аст, махсусан ҳангоми кор дар масофаи дур.
тарафдор:
- Файлҳои PDF-ро бидуни тарк кардани мизи кории Qoppa табдил додан мумкин аст
- Истихроҷи метамаълумот
- Табдилдиҳии автоматии PDF
- Ҷустуҷӯи пешрафта ва пайдо кардан
- Хусусиятҳои амниятӣ
- Интегратсия бо Microsoft Office
Омӯз:
- Бо системаи оператсионии Windows маҳдуд аст.
нархгузорӣ
Qoppa дар ду вариант меояд. Варианти стандартӣ тақрибан 50 доллар мефурӯшад, дар ҳоле ки версияи профессионалӣ 70 доллар мефурӯшад.
2. Дӯми баланд
Яке аз маъмултарин ҳалли идоракунии ҳуҷҷатҳо, Хитой, як провайдери нигоҳдории абр аст, ки ба нигоҳдории файл ва дастрасӣ тавассути веб тамаркуз мекунад. Бо интерфейси ба осонӣ истифодашаванда, шумо метавонед ба осонӣ файлҳоро бор кунед, зеркашӣ кунед ва мубодила кунед.
Шумо инчунин метавонед барои файлҳои худ ҷузвдонҳо ва барчаспҳо эҷод кунед. Hightail ба шумо имкон медиҳад, ки маълумоти худро бо истифода аз протоколи рамзгузории AES 256-бит барои амнияти ҳадди аксар рамзгузорӣ кунед. Боз як чизи ҷолиби ин системаи идоракунии ҳуҷҷатҳо дар он аст, ки шумо инчунин метавонед ба ҳама файлҳо шарҳҳо илова кунед.
тарафдор:
- Дар интерфейси истифодабаранда паймоиш осон аст
- Мубодилаи бехатар бо дӯстон, оила ва ҳамкорон
Омӯз:
- Сарпӯши хурди нигоҳдорӣ
- Воситаи пулакӣ
нархгузорӣ
Шумо метавонед hightail lite-ро бо хусусиятҳои маҳдуд ройгон дастрас кунед. Бастаҳои Pro, Teams ва Business барои як моҳ мутаносибан $12, $24 ва $36 мебошанд.
3. Dropbox барои тиҷорат
Dropbox як ҳалли олӣ барои ҳамкории даста, нигоҳдорӣ ва мубодилаи файл мебошад. Бо Dropbox for Business, шумо метавонед сохторҳои ҷузвдони фармоиширо эҷод кунед. Шумо инчунин метавонед бо фиристодани истинодҳои даъватӣ ҷузвдонҳоро бо корбарони дигар мубодила кунед.
Бартарии асосии Dropbox дар он аст, ки он як барномаи мизи корӣ дорад, ки ба таври худкор ҳама гуна файлҳои навро ба абр бор мекунад. Аз ин рӯ, шумо ҳамеша версияҳои охирини ҳуҷҷатҳои худро доред.
Он ба корбарон имкон медиҳад, ки ҳуҷҷатҳои дар компютер, планшет ё смартфон ҳифзшударо бубинанд ва таҳрир кунанд. Хусусияти дигар барномаи мизи кории он барои компютерҳои Windows ва Mac мебошад. Ҳамаи ин хусусиятҳо онро яке аз беҳтарин системаҳои идоракунии ҳуҷҷатҳо мегардонанд. Dropbox инчунин маҷмӯи расмии офис дорад. Ин ба шумо имкон медиҳад, ки файлҳоро аз ҳама гуна дастгоҳ бо истифода аз пайвасти интернет дастрас кунед ва таҳрир кунед.
тарафдор:
- Хидматҳои аълои мубодилаи файл ва нигоҳдорӣ
- Мубодилаи ҷузвдонҳо бо корбарони дигар
- Боркунии автоматии як клик ба анбори абр
- Ҳуҷҷатҳо ва аксҳоро онлайн мубодила кунед
Омӯз:
- Суръати боркунии сусттар барои файлҳои калонтар
- Пайвастшавӣ барои баъзе дастгоҳҳо кор намекунад.
- Барномаҳои маҳдуд ва дастрасии мобилӣ
нархгузорӣ
Dropbox ба шумо 2 ТБ нигоҳдорӣ ба маблағи 9.99 доллар дар як моҳ медиҳад. Ҳисоби оилавӣ аз ҷониби 6 корбар дастрас аст ва дар як моҳ $16.99 арзиш дорад, дар ҳоле ки ҳисоби касбӣ ба шумо барои як корбар дар як моҳ 3TB ба маблағи $16.58 медиҳад. Нақшаҳои дигаре ҳастанд, ки ба талаботи баландтар мувофиқанд. Тафсилот чунинанд:
4 Google Drive
Google Drive ба шумо имкон медиҳад, ки файлҳоро бо худ захира кунед, то онҳоро дар ҳама ҷо ва дар вақти дилхоҳ дошта бошед. Шумо метавонед файлҳоро дар абр нигоҳ доред, ки ин аъло аст, зеро новобаста аз он ки шумо дар компютери шумо чӣ қадар ҷой доред, онҳо гум намешаванд.
Бо диски Google, шумо метавонед ба осонӣ файлҳоро бо ҳама аъзоёни дастаи худ ё бо одамони берун аз дастаи шумо бо мубодилаи пайванд мубодила кунед. Хусусияти дигаре, ки шумо бо Google Drive доред, ин аст, ки шумо метавонед файлҳои худро дар байни дастгоҳҳои гуногун ҳамоҳанг созед. Онҳо барномаҳои мизи корӣ, мобилӣ ва веб ва вебсайтро таъмин мекунанд.
тарафдор:
- Истифодаи ройгон барои корбарони инфиродӣ
- 15GB нигоҳдории ройгон
- Истифодаи осон бо интерфейси шинос
- Он метавонад дар ҳама гуна дастгоҳ бо пайвасти интернет истифода шавад
Омӯз:
- Баъзе гузоришҳо дар бораи гум шудан ё вайрон шудани файлҳо мавҷуданд.
нархгузорӣ
Google Drive метавонад барои шумо беҳтарин вариант бошад. Нақшаи асосии 15 ГБ ройгон аст, дар ҳоле ки нақшаи 100 ГБ ҳамагӣ 2 доллар аст. Нақшаи ниҳоӣ тақрибан $9.99 дар як моҳ аст, агар ба шумо 2TB нигоҳдории абр лозим бошад.
5. Панда Док
ПандаДок системаи идоракунии ҳуҷҷатҳои хеле танзимшаванда ва интуитивӣ барои нигоҳдорӣ, нусхабардорӣ, мубодила ва ҳамкорӣ дар ҳама гуна ҳуҷҷатҳои онлайн аст. Бо интерфейсе, ки истифодааш хеле осон аст ва ба корбарон имкон медиҳад, ки онро мувофиқи эҳтиёҷоти худ танзим кунанд.
Шумо метавонед ҳуҷҷатҳои фармоиширо барои сарфаи вақт тавассути боркунии файлҳои худ мустақиман аз барномаҳои гуногун эҷод кунед. Ин як воситаи олиҷанобест барои пайгирии версияҳои сершумори файл бидуни гузариш байни ҳуҷҷатҳо.
тарафдор:
- Осонии истифода ва мутобиқсозӣ
- Қобилияти пайгирии версияҳо ва тағирот
- Бо бисёр барномаҳо муттаҳид мешавад
- Нақшаҳои нархгузории дастрас
Омӯз:
- Баъзе хусусиятҳо танҳо дар нақшаи корхона мавҷуданд.
нархгузорӣ
PandaDoc ҳадди аққал 19 доллар дастрас аст ва варианти тиҷорат ба шумо 49 доллар арзиш дорад.
6. Абри Office WPS
Идораи WPS як барномаи абрӣ аст, ки ба шумо имкон медиҳад ҳуҷҷатҳои word, excel, PowerPoint ва OneNote-ро бинед ва таҳрир кунед. Истифодабарандагон метавонанд файлҳоро бо корбарони дигар ҳангоми кор дар вақти воқеӣ мубодила кунанд.
WPS Office ба корбарон таҷрибаи таҳрири пурраи функсионалӣ бо қобилияти ворид кардани мундариҷаи мултимедиявиро фароҳам меорад. Дафтари WPS инчунин кори муштаракро барои лоиҳаҳои даста дастгирӣ мекунад.
тарафдор:
- Таҷрибаи пурраи таҳриркунӣ
- Ҳамкории вақти воқеӣ -ро дастгирӣ мекунад
- Мундариҷаи мултимедиявиро ворид кунед
Омӯз:
- Форматҳои файл бо форматҳои хусусии WPS маҳдуданд.
нархгузорӣ
WPS Standard бо хусусиятҳои маҳдуд ба шумо ҳеҷ арзише намерасонад. Мукофоти WPS дар як сол 30 долларро ташкил медиҳад, агар шумо ҳар сол пардохт кунед.
7. SharePoint
SharePoint як воситаи дараҷаи корхона мебошад, ки имкониятҳои зиёди идоракунии ҳуҷҷатҳоро пешниҳод мекунад. Он дар абри Microsoft кор мекунад ва файлҳо ва ҷузвдонҳои шуморо дар китобхонаҳои гуногун ба таври дақиқ нигоҳ медорад, то шумо онҳоро ба осонӣ пайдо кунед. Шумо метавонед файлҳоро мубодила кунед ва дар лоиҳаҳо бо дастаи худ ҳамкорӣ кунед.
тарафдор:
- Хеле фарогир
- Хусусиятҳои зиёдеро пешниҳод мекунад
- Имконияти ҳамгироӣ бо дигар маҳсулоти Microsoft
- Барои интранет ва экстранет истифода бурдан мумкин аст
Омӯз:
- Хеле гарон
- Метавонад барои истифода мураккаб бошад
нархгузорӣ
SharePoint барои як корбар дар як моҳ ҳадди аққал 5 доллар арзиш дорад ва барои нақшаи ҳамгирошуда бо Office 23 то 365 доллар барои як корбар дар як моҳ мерасад.
8. дувоздаҳ
Доцебо як ҳалли идоракунии ҳуҷҷатҳои дараҷаи корхона мебошад, ки ба дастаҳо имкон медиҳад, ки ба осонӣ ва фавран ҳамкорӣ кунанд. Барнома ба абр асос ёфтааст, аз ин рӯ ба шумо лозим нест, ки дар компютери худ кор кунед.
Ин қарор аз дигар қарорҳо фарқ мекунад, зеро он интерфейси интуитивиро пешниҳод мекунад, ки ба корбарон имкон медиҳад, ки ба осонӣ паймоиш кунанд. Он почтаи электронӣ, тақвим, рӯйхати вазифаҳо, идоракунии файл ва имконоти сӯҳбатро таъмин мекунад. Docebo бо Microsoft Office бефосила кор мекунад ва ҳуҷҷатҳои шуморо дар вақти воқеӣ дидан, таҳрир кардан ва ҳамкорӣ карданро осон мекунад.
тарафдор:
- Интерфейси ба осонӣ истифодашаванда
- Ба абр асос ёфтааст, то шумо метавонед онро дар ҳама ҷо дастрас кунед.
- Бо Microsoft Office ҳамгиро мешавад
Омӯз:
- На он қадар хусусиятҳо мисли баъзе аз ҳалли дигар дар ин рӯйхат
- Нархгузорӣ ба таври оммавӣ ошкор карда намешавад
нархгузорӣ
Азбаски он як воситаи дараҷаи корхона аст, шумо бояд бо онҳо тамос гиред, то нархнома гиред.
9.PDFelement Pro
PDF Element Pro беҳтарин системаи идоракунии ҳуҷҷатҳо барои онҳое, ки мехоҳанд ҳалли ҳама дар як аст. Он на танҳо муҳаррири PDF аст, балки метавонад PDF-ҳои шуморо эҷод, табдил, эзоҳ, имзо ва муҳофизат кунад. Ва агар ба шумо лозим ояд, ки шаклҳоро пур кунед ё дар бораи PDF шарҳ диҳед, шумо метавонед инро бо PDFelement Pro низ иҷро кунед.
Хусусияти OCR он ба шумо имкон медиҳад, ки сканшударо табдил диҳед PDF ба таҳриршаванда ҳуҷҷатҳо ва шумо инчунин метавонед PDF-ҳои худро бо парол муҳофизат кунед, то онҳоро бехатар нигоҳ доред. Шумо метавонед PDFelement Pro-ро дар дастгоҳҳои Windows, Mac, iOS ва Android истифода баред - аз ин рӯ он барои корхонаҳое, ки бояд ҳуҷҷатҳои худро дар роҳ идора кунанд, комил аст.
тарафдор:
- Ҳалли ҳама дар як PDF
- PDF-ро эҷод кунед, табдил диҳед, шарҳ диҳед, имзо гузоред ва муҳофизат кунед
- Хусусияти OCR ба шумо имкон медиҳад, ки PDF-ҳои сканшударо ба ҳуҷҷатҳои таҳриршаванда табдил диҳед
- PDF-ҳои худро бо парол муҳофизат кунед, то онҳоро бехатар нигоҳ доред
- Дар дастгоҳҳои Windows, Mac, iOS ва Android истифода баред
Омӯз:
- Баъзе хусусиятҳо танҳо дар версияи пулакӣ дастрасанд
нархгузорӣ
PDFelements хеле гарон аст ва барои бақайдгирии солона ба шумо $79.99 арзиш дорад.
10. Папкаи бренд
Папкаи бренд системаи идоракунии ҳуҷҷатҳои онлайн аст, ки ба ширкатҳо дар идоракунии дороиҳои бренди худ кӯмак мекунад. Бо Brandfolder, шумо метавонед дороиҳои бренди худро мутамарказ кунед ва онҳоро барои тамоми дастаи худ дастрас кунед. Brandfolder инчунин хусусиятҳои монанди идоракунии версия, тасдиқҳо ва таҳлилҳо.
тарафдор:
- Brandfolder барои истифода ва паймоиш осон аст.
- Интерфейс тоза ва муосир аст.
- Brandfolder озмоиши ройгонро пешниҳод мекунад.
Омӯз:
- Brandfolder нисбат ба дигар системаҳои идоракунии ҳуҷҷатҳо каме гаронтар аст.
нархгузорӣ
Brandfolder як воситаи сатҳи корхона аст ва шумо бояд бо онҳо тамос гиред, то нархнома гиред
хулоса
Идоракунии ҳуҷҷатҳо қисми ҷудонашавандаи ҷараёни кори тиҷорат мебошад. Назорати ҳуҷҷатҳо ва идоракунии ҳуҷҷатҳо яке аз самтҳои муҳимтарини тиҷорати имрӯз мебошанд.
Ҳар рӯз, ширкати шумо ҳуҷҷатҳои зиёде эҷод мекунад ва бояд онҳоро бехатар ва бехатар нигоҳ дорад.
Новобаста аз он ки ин сабтҳои ширкати шумо, файлҳои идоракунии лоиҳа ё маълумоти махфӣ мебошанд, системаи солимии идоракунии ҳуҷҷатҳо ба шумо кӯмак мекунад, ки онҳо бехатар, эмин ва ҳамеша дар даст нигоҳ дошта шаванд.
Дин ва мазҳаб