பொருளடக்கம்[மறை][காட்டு]
ஆவண மேலாண்மை என்பது ஒரு சிக்கலான விஷயமாகும் - ஆனால் உங்கள் நிறுவனம் GDPR-ஐக் கடைப்பிடிக்க வேண்டிய எந்தத் திறனிலும் நீங்கள் பணிபுரிந்தால், நீங்கள் அதில் ஈடுபட வேண்டிய ஒன்று.
நீங்கள் ஒரு ஃப்ரீலான்ஸராக இருந்தாலும், மேலாளராக இருந்தாலும் அல்லது சி-லெவல் எக்ஸிகியூட்டிவாக இருந்தாலும், நீங்கள் ஆவணங்களைச் சேமித்து வைத்திருக்க வேண்டும், அவற்றை அணுகக்கூடியவர்களைக் கண்காணிக்க வேண்டும் மற்றும் அவற்றை யார் நகலெடுத்தார்கள் என்பதைக் கண்காணிக்க வேண்டும்.
அதிர்ஷ்டவசமாக, நீங்கள் அதை நீங்களே செய்ய வேண்டியதில்லை - உங்களுக்கான விஷயங்களை எளிதாக்கும் ஏராளமான ஆவண மேலாண்மை அமைப்புகள் உள்ளன.
10 சிறந்த ஆவண மேலாண்மை அமைப்புகளை நாங்கள் தொகுத்துள்ளோம், எனவே உங்கள் ஆவணங்களை நிர்வகிப்பதில் குறைந்த நேரத்தையும் முக்கியமான விஷயங்களைச் செய்வதற்கு அதிக நேரத்தையும் செலவிடலாம்.
ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு என்றால் என்ன?
எல்லாமே டிஜிட்டல்மயமான டிஜிட்டல் உலகில், உங்களின் எல்லா கோப்புகளையும் ஆவணங்களையும் ஒழுங்கமைப்பதற்கான வழிகளைக் கண்டறிவது அவசியமாகும்—பிஸியாக இருப்பவர்கள் தங்கள் ஆவணச் சேகரிப்பை நிர்வகிப்பதில் அதிக நேரத்தை எடுத்துக்கொள்ளும் பணிகளில் ஒன்று.
ஆனால் நீங்கள் அதை செய்யவில்லை என்றால், சில அத்தியாவசிய கோப்புகளை நீங்கள் இழக்க நேரிடும். இது ஒரு பெரிய வலி மற்றும் நீங்கள் விரும்பும் ஒன்றைச் செய்வதிலிருந்து நேரம் எடுக்கும்.
ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு என்பது ஒரு மென்பொருள் பயன்பாடு அல்லது ஆவணங்களைச் சேமிக்கவும் நிர்வகிக்கவும் வடிவமைக்கப்பட்ட ஆன்லைன் சேவையாகும். வணிக ஆவணங்களை நிர்வகிப்பதற்கும் ஒழுங்கமைப்பதற்கும் இந்தப் பயன்பாடுகள் பயனுள்ளதாக இருக்கும். சந்தையில் ஏராளமான ஆவண மேலாண்மை அமைப்புகள் உள்ளன, ஆனால் உங்கள் வாழ்க்கையை எளிதாக்குவதற்கு முதல் 10 ஆவண மேலாண்மை அமைப்புகளை நாங்கள் முன்னிலைப்படுத்த விரும்புகிறோம்.
1. கொப்பா PDF ஸ்டுடியோ
கொப்பா PDF ஸ்டுடியோ ஸ்கேன் செய்யப்பட்ட ஆவணங்கள், படங்கள், விளக்கக்காட்சிகள் அல்லது எதையும் PDF வடிவத்திற்கு விரைவாகவும் திறமையாகவும் மாற்ற பயனர்களை அனுமதிக்கும் அம்சம் நிறைந்த தீர்வாகும். Qoppa PDF Studio OCR போன்ற அம்சங்களை வழங்குகிறது (ஆப்டிகல் கேரக்டர் அங்கீகாரம்) உரை மற்றும் மெட்டாடேட்டாவைப் பிரித்தெடுக்க.
கூடுதலாக, தீர்வு மேம்பட்ட தேடல் திறன்கள் மற்றும் பாதுகாப்பு அம்சங்களைக் கொண்டுள்ளது. Qoppa PDF Studio உங்களை ஆஃப்லைனிலும் ஆன்லைனிலும் வேலை செய்ய அனுமதிக்கிறது. பிந்தைய பகுதி பயனுள்ளதாக இருக்கும், குறிப்பாக தொலைதூரத்தில் வேலை செய்யும் போது.
நன்மை:
- Qoppa டெஸ்க்டாப்பில் இருந்து வெளியேறாமல் PDF கோப்புகளை மாற்றலாம்
- மெட்டாடேட்டா பிரித்தெடுத்தல்
- தானியங்கி PDF மாற்றம்
- மேம்பட்ட தேடல் மற்றும் கண்டுபிடிப்பு
- பாதுகாப்பு அம்சங்கள்
- மைக்ரோசாஃப்ட் ஆபிஸுடன் ஒருங்கிணைப்பு
பாதகம்:
- விண்டோஸ் இயங்குதளத்திற்கு மட்டுமே.
விலை
கோப்பா இரண்டு விருப்பங்களில் வருகிறது. நிலையான பதிப்பு சுமார் $50க்கு விற்கப்படுகிறது, அதேசமயம் ஒரு சார்பு பதிப்பு $70க்கு விற்கப்படுகிறது.
2. ஹைடெயில்
மிகவும் பிரபலமான ஆவண மேலாண்மை தீர்வுகளில் ஒன்று, Hightail, ஒரு கிளவுட் ஸ்டோரேஜ் வழங்குனர் கோப்பு சேமிப்பு மற்றும் இணையம் வழியாக அணுகுவதில் கவனம் செலுத்துகிறது. பயன்படுத்த எளிதான இடைமுகத்துடன், நீங்கள் எளிதாக கோப்புகளை பதிவேற்றலாம், பதிவிறக்கலாம் மற்றும் பகிரலாம்.
உங்கள் கோப்புகளுக்கான கோப்புறைகளையும் குறிச்சொற்களையும் நீங்கள் உருவாக்கலாம். அதிகபட்ச பாதுகாப்பிற்காக AES 256-பிட் குறியாக்க நெறிமுறையைப் பயன்படுத்தி உங்கள் தரவை குறியாக்கம் செய்ய Hightail உங்களை அனுமதிக்கிறது. இந்த ஆவண மேலாண்மை அமைப்பைப் பற்றிய மற்றொரு அற்புதமான விஷயம் என்னவென்றால், நீங்கள் எந்த கோப்புகளிலும் கருத்துகளைச் சேர்க்கலாம்.
நன்மை:
- தி பயனர் இடைமுகம் செல்ல எளிதானது
- நண்பர்கள், குடும்பத்தினர் மற்றும் சக ஊழியர்களுடன் பாதுகாப்பான பகிர்வு
பாதகம்:
- சிறிய சேமிப்பு தொப்பி
- கட்டண கருவி
விலை
வரையறுக்கப்பட்ட அம்சங்களுடன் நீங்கள் ஹைடெயில் லைட்டை இலவசமாகப் பெறலாம். ப்ரோ, டீம்கள் மற்றும் பிசினஸ் பேக்கேஜ்கள் முறையே மாதத்திற்கு $12, $24 மற்றும் $36க்கு செல்கின்றன.
3. வணிகத்திற்கான டிராப்பாக்ஸ்
டிராப்பாக்ஸ் குழு ஒத்துழைப்பு, சேமிப்பு மற்றும் கோப்பு பகிர்வு ஆகியவற்றுக்கான சிறந்த தீர்வாகும். வணிகத்திற்கான டிராப்பாக்ஸ் மூலம், நீங்கள் தனிப்பயன் கோப்புறை கட்டமைப்புகளை உருவாக்கலாம். அழைப்பிதழ் இணைப்புகளை அனுப்புவதன் மூலம் நீங்கள் மற்ற பயனர்களுடன் கோப்புறைகளைப் பகிரலாம்.
டிராப்பாக்ஸின் முக்கிய நன்மை என்னவென்றால், இது டெஸ்க்டாப் பயன்பாட்டைக் கொண்டுள்ளது, அது தானாகவே எந்த புதிய கோப்புகளையும் கிளவுட்டில் பதிவேற்றுகிறது. எனவே, உங்கள் ஆவணங்களின் சமீபத்திய பதிப்புகள் எப்போதும் உங்களிடம் இருக்கும்.
கணினி, டேப்லெட் அல்லது ஸ்மார்ட்போனில் சேமிக்கப்பட்ட ஆவணங்களைப் பார்க்கவும் திருத்தவும் பயனர்களை இது அனுமதிக்கிறது. மற்றொரு அம்சம் விண்டோஸ் மற்றும் மேக் கணினிகளுக்கான டெஸ்க்டாப் பயன்பாடு ஆகும். இந்த அம்சங்கள் அனைத்தும் சிறந்த ஆவண மேலாண்மை அமைப்புகளில் ஒன்றாகும். டிராப்பாக்ஸ் அதிகாரப்பூர்வ அலுவலக தொகுப்பையும் கொண்டுள்ளது. இணைய இணைப்பைப் பயன்படுத்தி எந்தச் சாதனத்திலிருந்தும் கோப்புகளை அணுகவும் திருத்தவும் இது உங்களை அனுமதிக்கிறது.
நன்மை:
- சிறந்த கோப்பு பகிர்வு மற்றும் சேமிப்பக சேவைகள்
- மற்ற பயனர்களுடன் கோப்புறைகளைப் பகிர எளிதானது
- கிளவுட் சேமிப்பகத்திற்கு ஒரு கிளிக் தானாக பதிவேற்றம்
- ஆவணங்கள் மற்றும் புகைப்படங்களை ஆன்லைனில் பகிரவும்
பாதகம்:
- பெரிய கோப்புகளுக்கு மெதுவான பதிவேற்ற வேகம்
- சில சாதனங்களுக்கு டெதரிங் வேலை செய்யாது.
- வரையறுக்கப்பட்ட பயன்பாடுகள் மற்றும் மொபைல் அணுகல்
விலை
Dropbox உங்களுக்கு ஒரு மாதத்திற்கு $2 க்கு 9.99TB சேமிப்பகத்தை வழங்குகிறது. குடும்பக் கணக்கை 6 பயனர்கள் அணுகலாம் மற்றும் மாதத்திற்கு $16.99 செலவாகும், அதே நேரத்தில் தொழில்முறை கணக்கு ஒரு பயனருக்கு மாதத்திற்கு $3க்கு 16.58TB வழங்குகிறது. அதிக தேவைகளை பூர்த்தி செய்யும் மற்ற திட்டங்கள் உள்ளன. விவரங்கள் பின்வருமாறு:
4. Google இயக்ககம்
Google இயக்ககம் கோப்புகளை எங்கும், எந்த நேரத்திலும் வைத்திருக்கும் வகையில் அவற்றைச் சேமிக்க உங்களை அனுமதிக்கிறது. நீங்கள் மேகக்கணியில் கோப்புகளைச் சேமிக்கலாம், இது சிறந்தது, ஏனெனில் உங்கள் கணினியில் எவ்வளவு இடம் இருந்தாலும் அவை இழக்கப்படாது.
Google இயக்ககத்துடன், இணைப்பைப் பகிர்வதன் மூலம் உங்கள் குழுவில் உள்ள எவருடனும் அல்லது உங்கள் குழுவிற்கு வெளியே உள்ளவர்களுடனும் கோப்புகளை எளிதாகப் பகிரலாம். கூகுள் டிரைவில் உள்ள மற்றொரு அம்சம் என்னவென்றால், உங்கள் கோப்புகளை வெவ்வேறு சாதனங்களில் ஒத்திசைக்கலாம். அவை டெஸ்க்டாப், மொபைல் மற்றும் வெப் ஆப்ஸ் மற்றும் இணையதளத்தை வழங்குகின்றன.
நன்மை:
- தனிப்பட்ட பயனர்களுக்குப் பயன்படுத்த இலவசம்
- 15 ஜிபி இலவச சேமிப்பு
- பழக்கமான இடைமுகத்துடன் பயன்படுத்த எளிதானது
- இணைய இணைப்பு உள்ள எந்த சாதனத்திலும் இதைப் பயன்படுத்தலாம்
பாதகம்:
- கோப்புகள் தொலைந்து அல்லது சிதைந்ததாக சில செய்திகள் வந்துள்ளன.
விலை
Google இயக்ககம் உங்களுக்கு மிகவும் மலிவு விருப்பமாக இருக்கலாம். அடிப்படை 15 ஜிபி திட்டம் இலவசம், 100 ஜிபி திட்டம் $2 மட்டுமே. உங்களுக்கு 9.99TB கிளவுட் ஸ்டோரேஜ் தேவைப்பட்டால், இறுதித் திட்டம் ஒரு மாதத்திற்கு $2 செலவாகும்.
5. பாண்டாடோக்
பாண்டா டாக் ஆன்லைனில் எந்த ஆவணங்களையும் சேமித்தல், பதிப்பு செய்தல், பகிர்தல் மற்றும் ஒத்துழைப்பதற்காக மிகவும் தனிப்பயனாக்கக்கூடிய மற்றும் உள்ளுணர்வு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு ஆகும். பயன்படுத்த மிகவும் எளிதானது மற்றும் பயனர்கள் தங்கள் தேவைகளுக்கு ஏற்ப தனிப்பயனாக்க அனுமதிக்கும் இடைமுகத்துடன்.
பல்வேறு பயன்பாடுகளிலிருந்து நேரடியாக உங்கள் கோப்புகளைப் பதிவேற்றுவதன் மூலம் நேரத்தைச் சேமிக்க தனிப்பயன் ஆவணங்களை உருவாக்கலாம். ஆவணங்களுக்கு இடையில் தொடர்ந்து மாறாமல் பல கோப்பு பதிப்புகளைக் கண்காணிக்க இது ஒரு சிறந்த கருவியாகும்.
நன்மை:
- பயன்பாட்டின் எளிமை மற்றும் தனிப்பயனாக்கம்
- பதிப்புகள் மற்றும் மாற்றங்களைக் கண்காணிக்கும் திறன்
- பல பயன்பாடுகளுடன் ஒருங்கிணைக்கிறது
- மலிவு விலையிடல் திட்டங்கள்
பாதகம்:
- சில அம்சங்கள் நிறுவன திட்டத்தில் மட்டுமே கிடைக்கும்.
விலை
PandaDocஐ குறைந்தபட்சம் $19க்கு அணுகலாம் மற்றும் வணிக மாறுபாட்டின் விலை $49 ஆகும்.
6. WPS அலுவலக கிளவுட்
WPS அலுவலகம் வேர்ட், எக்செல், பவர்பாயிண்ட் மற்றும் ஒன்நோட் ஆவணங்களைப் பார்க்கவும் திருத்தவும் உங்களை அனுமதிக்கும் கிளவுட் அடிப்படையிலான பயன்பாடாகும். பயனர்கள் நிகழ்நேரத்தில் பணிபுரியும் போது மற்ற பயனர்களுடன் கோப்புகளைப் பகிரலாம்.
WPS ஆபிஸ் பயனர்களுக்கு மல்டிமீடியா உள்ளடக்கத்தைச் செருகும் திறனுடன் முழுமையான செயல்பாட்டு எடிட்டிங் அனுபவத்தை வழங்குகிறது. WPS அலுவலகம் குழு திட்டங்களுக்கான கூட்டுப் பணிகளை ஆதரிக்கிறது.
நன்மை:
- முழு செயல்பாட்டு எடிட்டிங் அனுபவம்
- நிகழ்நேர ஒத்துழைப்பை ஆதரிக்கிறது
- மல்டிமீடியா உள்ளடக்கத்தைச் செருகவும்
பாதகம்:
- கோப்பு வடிவங்கள் WPS தனியுரிம வடிவங்களுக்கு மட்டுமே.
விலை
வரையறுக்கப்பட்ட அம்சங்களுடன் கூடிய WPS தரநிலை உங்களுக்கு எதுவும் செலவாகாது. நீங்கள் ஆண்டுதோறும் செலுத்த விரும்பினால், WPS பிரீமியம் ஆண்டுக்கு $30 ஆகும்.
7. ஷேர்பாயிண்ட்
பங்கு புள்ளி நிறைய ஆவண மேலாண்மை திறன்களை வழங்கும் நிறுவன தரக் கருவியாகும். இது மைக்ரோசாஃப்ட் கிளவுட்டில் வேலை செய்கிறது மற்றும் உங்கள் கோப்புகள் மற்றும் கோப்புறைகளை பல்வேறு நூலகங்களில் நேர்த்தியாக சேமித்து வைக்கிறது, எனவே நீங்கள் அவற்றை எளிதாகக் கண்டறியலாம். உங்கள் குழுவுடன் கோப்புகளைப் பகிரலாம் மற்றும் திட்டப்பணிகளில் ஒத்துழைக்கலாம்.
நன்மை:
- மிகவும் விரிவானது
- நிறைய அம்சங்களை வழங்குகிறது
- பிற மைக்ரோசாஃப்ட் தயாரிப்புகளுடன் ஒருங்கிணைக்கும் திறன்
- இன்ட்ராநெட் மற்றும் எக்ஸ்ட்ராநெட்டிற்கு பயன்படுத்தலாம்
பாதகம்:
- மிகவும் விலையுயர்ந்த
- பயன்படுத்த சிக்கலானதாக இருக்கலாம்
விலை
ஷேர்பாயிண்ட் ஒரு பயனருக்கு ஒரு மாதத்திற்கு $5 செலவாகும், மேலும் Office 23 உடன் ஒருங்கிணைக்கப்பட்ட திட்டத்திற்கு ஒரு பயனருக்கு மாதத்திற்கு $365 வரை செல்லும்.
8. டோசெபோ
Docebo ஒரு நிறுவன வகுப்பு ஆவண மேலாண்மை தீர்வாகும், இது குழுக்களை எளிதாகவும் உடனடியாகவும் ஒத்துழைக்க உதவுகிறது. பயன்பாடு கிளவுட் அடிப்படையிலானது, எனவே உங்கள் திட்டப்பணிகளில் பணிபுரிய உங்கள் கணினியில் இருக்க வேண்டியதில்லை.
இந்த தீர்வு மற்ற தீர்வுகளிலிருந்து தனித்து நிற்கிறது, ஏனெனில் இது பயனர்களை எளிதாக செல்ல அனுமதிக்கும் உள்ளுணர்வு இடைமுகத்தை வழங்குகிறது. இது மின்னஞ்சல், காலண்டர், பணி பட்டியல், கோப்பு மேலாண்மை மற்றும் அரட்டை விருப்பங்களை வழங்குகிறது. Docebo மைக்ரோசாஃப்ட் ஆஃபீஸுடன் தடையின்றி செயல்படுகிறது, உங்கள் டாக்ஸை நிகழ்நேரத்தில் பார்க்கவும், திருத்தவும் மற்றும் ஒத்துழைக்கவும் எளிதாக்குகிறது.
நன்மை:
- எளிதாக பயன்படுத்தக்கூடிய இடைமுகம்
- கிளவுட் அடிப்படையிலானது, எனவே நீங்கள் அதை எங்கும் அணுகலாம்.
- Microsoft Office உடன் ஒருங்கிணைக்கிறது
பாதகம்:
- இந்தப் பட்டியலில் உள்ள வேறு சில தீர்வுகளைப் போல பல அம்சங்கள் இல்லை
- விலை பொதுவில் வெளியிடப்படவில்லை
விலை
இது ஒரு நிறுவன-வகுப்பு கருவியாக இருப்பதால், மேற்கோளைப் பெற நீங்கள் அவர்களைத் தொடர்பு கொள்ள வேண்டும்.
9.PDFelement Pro
PDFelement புரோ ஆல் இன் ஒன் தீர்வை விரும்புவோருக்கு சிறந்த ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு. இது PDF எடிட்டர் மட்டுமல்ல, உங்கள் PDFகளை உருவாக்கலாம், மாற்றலாம், சிறுகுறிப்பு செய்யலாம், கையொப்பமிடலாம் மற்றும் பாதுகாக்கலாம். நீங்கள் படிவங்களை நிரப்ப வேண்டும் அல்லது PDF களில் கருத்துகள் தெரிவிக்க வேண்டும் என்றால், PDFelement Pro மூலம் அதையும் செய்யலாம்.
இதன் OCR அம்சம் ஸ்கேன் செய்யப்பட்டதை மாற்ற உதவுகிறது திருத்தக்கூடியதாக PDFகள் ஆவணங்கள், மேலும் உங்கள் PDFகளைப் பாதுகாப்பாக வைத்திருக்க கடவுச்சொல்-பாதுகாக்கவும். நீங்கள் Windows, Mac, iOS மற்றும் Android சாதனங்களில் PDFelement Pro ஐப் பயன்படுத்தலாம் - எனவே பயணத்தின்போது தங்கள் ஆவணங்களை நிர்வகிக்க வேண்டிய வணிகங்களுக்கு இது சரியானது.
நன்மை:
- ஆல் இன் ஒன் PDF தீர்வு
- PDFகளை உருவாக்கவும், மாற்றவும், சிறுகுறிப்பு செய்யவும், கையொப்பமிடவும் மற்றும் பாதுகாக்கவும்
- ஸ்கேன் செய்யப்பட்ட PDFகளை திருத்தக்கூடிய ஆவணங்களாக மாற்ற OCR அம்சம் உங்களை அனுமதிக்கிறது
- கடவுச்சொல்-உங்கள் PDFகளைப் பாதுகாப்பாக வைத்திருக்க அவற்றைப் பாதுகாக்கவும்
- Windows, Mac, iOS மற்றும் Android சாதனங்களில் பயன்படுத்தவும்
பாதகம்:
- சில அம்சங்கள் கட்டண பதிப்பில் மட்டுமே கிடைக்கும்
விலை
PDF கூறுகள் மிகவும் விலை உயர்ந்தவை மற்றும் வருடாந்திர பதிவுக்கு $79.99 செலவாகும்.
10. பிராண்ட்ஃபோல்டர்
பிராண்ட்ஃபோல்டர் நிறுவனங்கள் தங்கள் பிராண்ட் சொத்துக்களை நிர்வகிக்க உதவும் ஆன்லைன் ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு ஆகும். Brandfolder மூலம், உங்கள் பிராண்ட் சொத்துக்களை மையப்படுத்தலாம் மற்றும் உங்கள் முழு குழுவிற்கும் அவற்றை அணுகலாம். போன்ற அம்சங்களையும் பிராண்ட்ஃபோல்டர் வழங்குகிறது பதிப்பு கட்டுப்பாடு, ஒப்புதல்கள் மற்றும் பகுப்பாய்வு.
நன்மை:
- பிராண்ட்ஃபோல்டர் பயன்படுத்தவும் செல்லவும் எளிதானது.
- இடைமுகம் சுத்தமானது மற்றும் நவீனமானது.
- Brandfolder இலவச சோதனையை வழங்குகிறது.
பாதகம்:
- பிராண்ட்ஃபோல்டர் மற்ற ஆவண மேலாண்மை அமைப்புகளை விட சற்று விலை அதிகம்.
விலை
பிராண்ட்ஃபோல்டர் என்பது ஒரு நிறுவன அளவிலான கருவியாகும், மேலும் மேற்கோளைப் பெற நீங்கள் அவர்களைத் தொடர்பு கொள்ள வேண்டும்
தீர்மானம்
ஆவண மேலாண்மை என்பது வணிக பணிப்பாய்வுகளின் ஒருங்கிணைந்த பகுதியாகும். ஆவணக் கட்டுப்பாடு மற்றும் மேலாண்மை ஆகியவை இன்று வணிகத்தில் மிகவும் முக்கியமான பகுதிகளாகும்.
ஒவ்வொரு நாளும், உங்கள் நிறுவனம் ஏராளமான ஆவணங்களை உருவாக்குகிறது மற்றும் அவற்றைப் பாதுகாப்பாகவும் பாதுகாப்பாகவும் சேமிக்க வேண்டும்.
உங்கள் நிறுவனத்தின் பதிவுகள், திட்ட மேலாண்மை கோப்புகள் அல்லது ரகசியத் தகவல் எதுவாக இருந்தாலும், அவை பாதுகாப்பாகவும், பாதுகாப்பாகவும், எப்போதும் கைவசம் இருப்பதை உறுதிசெய்ய, ஒலி ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு உங்களுக்கு உதவும்.
ஒரு பதில் விடவும்