Përmbajtje[Fshih][Shfaqje]
Menaxhimi i dokumenteve është një temë komplekse – por është diçka që do t'ju duhet të futeni nëse punoni në çfarëdo kapaciteti ku kompania juaj duhet t'i përmbahet GDPR.
Dhe nëse jeni një profesionist i pavarur, një menaxher ose një ekzekutiv i nivelit C, ndoshta do t'ju duhet të ruani dokumentet, të gjurmoni se kush ka qasje në to dhe të monitoroni se kush i ka kopjuar ato.
Për fat të mirë, nuk duhet ta bëni vetë – ka shumë sisteme të menaxhimit të dokumenteve që do t'ju thjeshtojnë gjërat.
Ne kemi përmbledhur 10 sistemet më të mira të menaxhimit të dokumenteve, kështu që ju mund të shpenzoni më pak kohë duke menaxhuar dokumentet tuaja dhe më shumë kohë duke bërë gjëra të rëndësishme.
Çfarë është një sistem i menaxhimit të dokumenteve?
Në një botë dixhitale ku gjithçka është dixhitale, gjetja e mënyrave për të organizuar të gjithë skedarët dhe dokumentet tuaja është e nevojshme - një nga detyrat që kërkon më shumë kohë për individët e zënë në menaxhimin e koleksionit të tyre të dokumenteve.
Por nëse nuk e bëni, do të humbisni gjurmët e disa skedarëve thelbësorë. Është një dhimbje e madhe dhe kërkon kohë për të bërë diçka që ju pëlqen.
Sistemi i Menaxhimit të Dokumenteve është një aplikacion softuerësh ose shërbim online i krijuar për të organizuar ruajtjen dhe menaxhimin e dokumenteve. Këto aplikacione janë të dobishme për menaxhimin dhe organizimin e dokumenteve të biznesit. Ka sisteme të shumta të menaxhimit të dokumenteve në treg, por ne duam të veçojmë 10 sistemet më të mira të menaxhimit të dokumenteve për ta bërë jetën tuaj më të lehtë.
1. Qoppa PDF Studio
Qoppa PDF Studio është një zgjidhje e mbushur me veçori që i lejon përdoruesit të konvertojnë me shpejtësi dhe efikasitet dokumente, fotografi, prezantime ose çdo gjë të skanuar në formatin PDF. Qoppa PDF Studio ofron veçori të tilla si OCR (Njohja optike e karakterit) për nxjerrjen e tekstit dhe të meta të dhënave.
Për më tepër, zgjidhja është e pajisur me aftësi të avancuara kërkimi dhe veçori sigurie. Qoppa PDF Studio ju lejon të punoni si offline ashtu edhe online. Pjesa e fundit është e dobishme, veçanërisht kur punoni në distancë.
Pro:
- Skedarët PDF mund të konvertohen pa u larguar nga desktopi Qoppa
- Nxjerrja e meta të dhënave
- Konvertimi automatik PDF
- Kërkim i avancuar dhe gjeni
- karakteristika e sigurisë
- Integrimi me Microsoft Office
Cons:
- I kufizuar në sistemin operativ Windows.
çmimi
Qoppa vjen në dy opsione. Versioni standard shitet për rreth 50 dollarë, ndërsa versioni pro shitet për 70 dollarë.
2. Gjelbërim
Një nga zgjidhjet më të famshme të menaxhimit të dokumenteve, hightail, është një ofrues i ruajtjes së resë kompjuterike që fokusohet në ruajtjen e skedarëve dhe aksesin nëpërmjet internetit. Me ndërfaqen e tij të lehtë për t'u përdorur, ju lehtë mund të ngarkoni, shkarkoni dhe ndani skedarë.
Ju gjithashtu mund të krijoni dosje dhe etiketa për skedarët tuaj. Hightail ju lejon të kriptoni të dhënat tuaja duke përdorur protokollin e enkriptimit AES 256-bit për siguri maksimale. Një tjetër gjë emocionuese në lidhje me këtë sistem të menaxhimit të dokumenteve është se ju gjithashtu mund të shtoni komente në çdo skedar.
Pro:
- La Ndërfaqja e përdoruesit është e lehtë për të lundruar
- Ndarje e sigurt me miqtë, familjen dhe kolegët
Cons:
- Kapak i vogël magazinimi
- Mjet me pagesë
çmimi
Mund të merrni hightail lite falas me veçori të kufizuara. Paketat Pro, Teams dhe Business shkojnë respektivisht për 12, 24 dollarë dhe 36 dollarë në muaj.
3. Dropbox për Biznes
Dropbox është një zgjidhje e shkëlqyer për bashkëpunimin ekipor, ruajtjen dhe ndarjen e skedarëve. Me Dropbox për Biznes, mund të krijoni struktura të personalizuara dosjesh. Ju gjithashtu mund të ndani dosje me përdorues të tjerë duke dërguar lidhje me ftesa.
Përfitimi kryesor i Dropbox është se ai ka një aplikacion desktopi që ngarkon automatikisht çdo skedar të ri në cloud. Prandaj, ju keni gjithmonë versionet më të fundit të dokumenteve tuaja.
Ai i lejon përdoruesit të shikojnë dhe modifikojnë dokumentet e ruajtura në një kompjuter, tablet ose smartphone. Një veçori tjetër është aplikacioni i tij desktop për kompjuterët Windows dhe Mac. Të gjitha këto veçori e bëjnë atë një nga sistemet më të mira të menaxhimit të dokumenteve. Dropbox ka gjithashtu një paketë zyrtare zyre. Kjo ju lejon të aksesoni dhe modifikoni skedarët nga çdo pajisje duke përdorur një lidhje interneti.
Pro:
- Shërbime të shkëlqyera për ndarjen dhe ruajtjen e skedarëve
- Lehtë për të ndarë dosjet me përdoruesit e tjerë
- Ngarkimi automatik me një klikim në ruajtjen e resë kompjuterike
- Ndani dokumente dhe foto në internet
Cons:
- Shpejtësi më e ulët e ngarkimit për skedarë më të mëdhenj
- Tethering nuk funksionon për disa pajisje.
- Aplikacione të kufizuara dhe akses në celular
çmimi
Dropbox ju jep 2 TB hapësirë ruajtëse për 9.99 dollarë në muaj. Llogaria e familjes është e aksesueshme nga 6 përdorues dhe kushton 16.99 dollarë në muaj, ndërsa llogaria profesionale ju jep 3TB për 16.58 dollarë në muaj për një përdorues të vetëm. Ka plane të tjera që plotësojnë kërkesa më të larta. Detajet janë si më poshtë:
4. Google Drive
Google Drive ju lejon të ruani skedarë me vete për t'i pasur kudo, në çdo kohë. Ju mund të ruani skedarë në cloud, gjë që është e shkëlqyeshme sepse nuk do të humbasin pa marrë parasysh sa hapësirë keni në kompjuterin tuaj.
Me google drive, ju lehtë mund të ndani skedarë me këdo në ekipin tuaj ose me njerëz jashtë ekipit tuaj duke ndarë thjesht lidhjen. Një veçori tjetër që keni me google drive është se mund të sinkronizoni skedarët tuaj nëpër pajisje të ndryshme. Ato ofrojnë aplikacione për desktop, celular dhe ueb dhe një faqe interneti.
Pro:
- Pa pagesë për t'u përdorur për përdorues individualë
- 15 GB hapësirë ruajtëse falas
- Lehtë për t'u përdorur me një ndërfaqe të njohur
- Mund të përdoret në çdo pajisje me lidhje interneti
Cons:
- Ka pasur disa raportime për skedarë të humbur ose të korruptuar.
çmimi
Google Drive mund të jetë opsioni më i përballueshëm për ju. Një plan bazë 15 GB është falas ndërsa një plan 100 GB kushton vetëm 2 dollarë. Plani përfundimtar shkon për rreth 9.99 dollarë në muaj nëse keni nevojë për 2 TB ruajtje në cloud.
5. Panda Doc
PandaDoc është një sistem shumë i personalizueshëm dhe intuitiv i menaxhimit të dokumenteve për ruajtjen, versionimin, ndarjen dhe bashkëpunimin në çdo dokument në internet. Me një ndërfaqe që është shumë e lehtë për t'u përdorur dhe i lejon përdoruesit ta personalizojnë atë për t'iu përshtatur nevojave të tyre.
Ju mund të krijoni dokumente të personalizuara për të kursyer kohë duke ngarkuar skedarët tuaj direkt nga aplikacione të ndryshme. Është një mjet i shkëlqyeshëm për të mbajtur gjurmët e versioneve të shumëfishta të skedarëve pa kaluar vazhdimisht midis dokumenteve.
Pro:
- Lehtësia e përdorimit dhe personalizimi
- Aftësia për të ndjekur versionet dhe ndryshimet
- Integrohet me shumë aplikacione
- Planet e çmimeve të përballueshme
Cons:
- Disa veçori disponohen vetëm në planin e ndërmarrjes.
çmimi
PandaDoc është i arritshëm për të paktën 19 dollarë dhe varianti i biznesit ju kushton 49 dollarë.
6. WPS Office Cloud
Zyra e WPS është një aplikacion i bazuar në renë kompjuterike që ju lejon të shikoni dhe modifikoni dokumentet word, excel, PowerPoint dhe OneNote. Përdoruesit mund të ndajnë skedarë me përdorues të tjerë ndërsa punojnë në kohë reale.
WPS Office u ofron përdoruesve një përvojë redaktimi plotësisht funksionale me aftësinë për të futur përmbajtje multimediale. WPS Office gjithashtu mbështet punën bashkëpunuese për projektet ekipore.
Pro:
- Përvojë plotësisht funksionale e redaktimit
- Mbështet bashkëpunimin në kohë reale
- Futni përmbajtje multimediale
Cons:
- Formatet e skedarëve janë të kufizuar në formatet e pronarit WPS.
çmimi
WPS Standard me veçori të kufizuara nuk ju kushton asgjë. Premium WPS shkon për 30 dollarë në vit, nëse vendosni të paguani çdo vit.
7. SharePoint
SharePoint është një mjet i nivelit të ndërmarrjes që ofron shumë aftësi për menaxhimin e dokumenteve. Ai funksionon në renë kompjuterike të Microsoft dhe ruan me kujdes skedarët dhe dosjet tuaja në biblioteka të ndryshme, në mënyrë që t'i gjeni lehtësisht. Mund të ndani skedarë dhe të bashkëpunoni në projekte me ekipin tuaj.
Pro:
- Shumë gjithëpërfshirëse
- Ofron shumë veçori
- Aftësia për t'u integruar me produkte të tjera të Microsoft
- Mund të përdoret për intranet dhe ekstranet
Cons:
- Shumë e shtrenjtë
- Mund të jetë kompleks për t'u përdorur
çmimi
SharePoint shkon për të paktën 5 dollarë për përdorues në muaj dhe shkon deri në 23 dollarë për përdorues në muaj për planin e integruar me Office 365.
8. Dymbëdhjetë
Dymbëdhjetë është një zgjidhje e menaxhimit të dokumenteve të klasit të ndërmarrjes që u mundëson ekipeve të bashkëpunojnë lehtësisht dhe menjëherë. Aplikacioni është i bazuar në renë kompjuterike, kështu që nuk duhet të jeni në kompjuter për të punuar në projektet tuaja.
Kjo zgjidhje dallon nga zgjidhjet e tjera sepse ofron një ndërfaqe intuitive që lejon përdoruesit të lundrojnë lehtësisht. Ai ofron një email, kalendar, listë detyrash, menaxhim skedarësh dhe opsione bisede. Docebo punon pa probleme me Microsoft Office, duke i bërë dokumentet tuaja të lehta për t'u parë, modifikuar dhe bashkëpunuar në kohë reale.
Pro:
- Ndërfaqe e lehtë për t'u përdorur
- Bazuar në renë kompjuterike, në mënyrë që të mund ta përdorni kudo.
- Integrohet me Microsoft Office
Cons:
- Jo aq shumë veçori sa disa nga zgjidhjet e tjera në këtë listë
- Çmimi nuk është bërë i ditur publikisht
çmimi
Meqenëse është një mjet i klasës së ndërmarrjes, do t'ju duhet t'i kontaktoni ata për të marrë një kuotë.
9.PDFelement Pro
Elementi PDF Pro është sistemi më i mirë i menaxhimit të dokumenteve për ata që duan një zgjidhje gjithëpërfshirëse. Nuk është vetëm një redaktues PDF, por gjithashtu mund të krijojë, konvertojë, shënojë, nënshkruajë dhe mbrojë PDF-të tuaja. Dhe nëse ju duhet të plotësoni formularët ose të bëni komente në PDF, mund ta bëni këtë edhe me PDFelement Pro.
Tipari i tij OCR ju lejon të konvertoni të skanuar PDF në të redaktueshme dokumente, dhe gjithashtu mund t'i mbroni PDF-të tuaja me fjalëkalim për t'i mbajtur ato të sigurta. Mund të përdorni PDFelement Pro në pajisjet Windows, Mac, iOS dhe Android – kështu që është i përsosur për bizneset që kanë nevojë të menaxhojnë dokumentet e tyre në lëvizje.
Pro:
- Zgjidhje PDF gjithëpërfshirëse
- Krijoni, konvertoni, shënoni, nënshkruani dhe mbroni PDF-të
- Funksioni OCR ju lejon të konvertoni PDF-të e skanuara në dokumente të redaktueshme
- Mbroni PDF-të tuaja me fjalëkalim për t'i mbajtur ato të sigurta
- Përdoreni në pajisjet Windows, Mac, iOS dhe Android
Cons:
- Disa veçori janë të disponueshme vetëm në versionin me pagesë
çmimi
PDFelements është mjaft i shtrenjtë dhe do t'ju kushtojë 79.99 dollarë për regjistrim vjetor.
10. Dosja e markës
Dosja e markës është një sistem i menaxhimit të dokumenteve në internet që ndihmon kompanitë të menaxhojnë pasuritë e tyre të markës. Me Brandfolder, ju mund të centralizoni asetet e markës tuaj dhe t'i bëni ato të aksesueshme për të gjithë ekipin tuaj. Brandfolder ofron gjithashtu veçori të tilla si kontrolli i versionit, miratimet dhe analitika.
Pro:
- Dosje e markës është e lehtë për t'u përdorur dhe lundruar.
- Ndërfaqja është e pastër dhe moderne.
- Brandfolder ofron një provë falas.
Cons:
- Brandfolder është pak më i shtrenjtë se sistemet e tjera të menaxhimit të dokumenteve.
çmimi
Brandfolder është një mjet i nivelit të ndërmarrjes dhe do t'ju duhet t'i kontaktoni ata për të marrë një kuotë
Përfundim
Menaxhimi i dokumenteve është një pjesë integrale e rrjedhës së punës së biznesit. Kontrolli dhe menaxhimi i dokumenteve janë ndër fushat më kritike në një biznes sot.
Çdo ditë, kompania juaj krijon shumë dokumente dhe duhet t'i ruajë ato në mënyrë të sigurt dhe të sigurt.
Pavarësisht nëse janë të dhënat e kompanisë suaj, skedarët e menaxhimit të projekteve ose informacioni konfidencial, një sistem i shëndoshë i menaxhimit të dokumenteve do t'ju ndihmojë të siguroheni që ato të mbahen të sigurta, të siguruara dhe gjithmonë në dispozicion.
Lini një Përgjigju