Cuprins[Ascunde][Spectacol]
Managementul documentelor este un subiect complex – dar este ceva în care va trebui să te apuci dacă lucrezi în orice calitate în care compania ta trebuie să adere la GDPR.
Și indiferent dacă sunteți un freelancer, un manager sau un director de nivel C, probabil va trebui să stocați documente, să urmăriți cine are acces la ele și să monitorizați cine le-a copiat.
Din fericire, nu trebuie să o faci pe cont propriu – există o mulțime de sisteme de gestionare a documentelor care îți vor simplifica lucrurile.
Am adunat cele mai bune 10 sisteme de gestionare a documentelor, astfel încât să puteți petrece mai puțin timp gestionând documentele și mai mult timp pentru a face lucrurile importante.
Ce este un sistem de management al documentelor?
Într-o lume digitală în care totul este digital, este necesară găsirea unor modalități de a vă organiza toate fișierele și documentele - una dintre sarcinile cele mai consumatoare de timp pentru persoanele ocupate în gestionarea colecției de documente.
Dar dacă nu o faci, vei pierde urma unor fișiere esențiale. Este o durere uriașă și îți ia timp să faci ceva ce îți place.
Un sistem de management al documentelor este o aplicație software sau un serviciu online conceput pentru a organiza stocarea și gestionarea documentelor. Aceste aplicații sunt utile pentru gestionarea și organizarea documentelor de afaceri. Există numeroase sisteme de gestionare a documentelor pe piață, dar dorim să evidențiem primele 10 sisteme de gestionare a documentelor pentru a vă ușura viața.
1. Qoppa PDF Studio
Qoppa PDF Studio este o soluție plină de funcții care permite utilizatorilor să convertească rapid și eficient documentele scanate, imaginile, prezentările sau orice altceva în format PDF. Qoppa PDF Studio oferă funcții precum OCR (Recunoaștere optică a caracterelor) pentru extragerea textului și a metadatelor.
În plus, soluția este echipată cu capabilități avansate de căutare și caracteristici de securitate. Qoppa PDF Studio vă permite să lucrați atât offline, cât și online. Ultima parte este benefică, mai ales când se lucrează de la distanță.
Pro-uri:
- Fișierele PDF pot fi convertite fără a părăsi desktopul Qoppa
- Extragerea metadatelor
- Conversie automată PDF
- Căutare avansată și găsire
- caracteristici de securitate
- Integrare cu Microsoft Office
Contra:
- Limitat la sistemul de operare Windows.
Tarif
Qoppa vine în două opțiuni. Versiunea standard se vinde cu aproximativ 50 USD, în timp ce versiunea pro se vinde cu 70 USD.
2. Hailail
Una dintre cele mai cunoscute soluții de gestionare a documentelor, Hightail, este un furnizor de stocare în cloud care se concentrează pe stocarea fișierelor și accesul prin web. Cu interfața sa ușor de utilizat, puteți încărca, descărca și partaja cu ușurință fișiere.
De asemenea, puteți crea foldere și etichete pentru fișierele dvs. Hightail vă permite să vă criptați datele utilizând protocolul de criptare AES pe 256 de biți pentru securitate maximă. Un alt lucru interesant despre acest sistem de gestionare a documentelor este că puteți adăuga comentarii la orice fișier.
Pro-uri:
- interfața cu utilizatorul este ușor de navigat
- Partajare sigură cu prietenii, familia și colegii
Contra:
- Capac de depozitare mic
- Instrument plătit
Tarif
Puteți obține hightail lite gratuit cu funcții limitate. Pachetele Pro, Teams și Business costă 12 USD, 24 USD și, respectiv, 36 USD pe lună.
3. Dropbox pentru afaceri
dropbox este o soluție excelentă pentru colaborarea în echipă, stocarea și partajarea fișierelor. Cu Dropbox for Business, puteți crea structuri de foldere personalizate. De asemenea, puteți partaja dosare cu alți utilizatori trimițând linkuri de invitație.
Principalul avantaj al Dropbox este că are o aplicație desktop care încarcă automat orice fișiere noi în cloud. Prin urmare, aveți întotdeauna cele mai recente versiuni ale documentelor dvs.
Permite utilizatorilor să vizualizeze și să editeze documentele stocate pe un computer, tabletă sau smartphone. O altă caracteristică este aplicația desktop pentru computerele Windows și Mac. Toate aceste caracteristici îl fac unul dintre cele mai bune sisteme de gestionare a documentelor. Dropbox are și o suită oficială de birou. Acest lucru vă permite să accesați și să editați fișiere de pe orice dispozitiv folosind o conexiune la internet.
Pro-uri:
- Servicii excelente de partajare și stocare a fișierelor
- Ușor de partajat foldere cu alți utilizatori
- Încărcare automată cu un singur clic în stocarea în cloud
- Partajați documente și fotografii online
Contra:
- Viteză de încărcare mai mică pentru fișiere mai mari
- Tethering-ul nu funcționează pentru unele dispozitive.
- Aplicații limitate și acces mobil
Tarif
Dropbox vă oferă 2 TB de spațiu de stocare pentru 9.99 USD pe lună. Contul de familie este accesibil de 6 utilizatori și costă 16.99 USD pe lună, în timp ce contul profesional vă oferă 3TB pentru 16.58 USD pe lună pentru un singur utilizator. Există și alte planuri pentru cerințe mai mari. Detaliile sunt după cum urmează:
4. Disc Google
Disc Google vă permite să salvați fișiere cu dvs. pentru a le avea oriunde și oricând. Puteți stoca fișiere în cloud, ceea ce este excelent pentru că nu se vor pierde indiferent de cât spațiu aveți pe computer.
Cu Google Drive, poți partaja cu ușurință fișiere cu oricine din echipa ta sau cu persoane din afara echipei, pur și simplu partajând linkul. O altă caracteristică pe care o aveți cu Google Drive este că vă puteți sincroniza fișierele pe diferite dispozitive. Ele oferă aplicații desktop, mobile și web și un site web.
Pro-uri:
- Utilizare gratuită pentru utilizatorii individuali
- 15 GB spațiu de stocare gratuit
- Ușor de utilizat cu o interfață familiară
- Poate fi folosit pe orice dispozitiv cu conexiune la internet
Contra:
- Au existat unele rapoarte privind pierderea sau deteriorarea fișierelor.
Tarif
Google Drive ar putea fi cea mai accesibilă opțiune pentru tine. Un plan de bază de 15 GB este gratuit, în timp ce un plan de 100 GB costă doar 2 USD. Planul final costă aproximativ 9.99 USD pe lună dacă aveți nevoie de 2 TB de stocare în cloud.
5. Panda Doc
PandaDoc este un sistem de gestionare a documentelor extrem de personalizabil și intuitiv pentru stocarea, versiunea, partajarea și colaborarea cu orice document online. Cu o interfață care este foarte ușor de utilizat și permite utilizatorilor să o personalizeze pentru a se potrivi nevoilor lor.
Puteți crea documente personalizate pentru a economisi timp prin încărcarea fișierelor direct din diverse aplicații. Este un instrument excelent pentru a urmări mai multe versiuni de fișiere fără a comuta constant între documente.
Pro-uri:
- Ușurință în utilizare și personalizare
- Abilitatea de a urmări versiunile și modificările
- Se integrează cu multe aplicații
- Planuri de preț accesibile
Contra:
- Unele funcții sunt disponibile numai în planul de întreprindere.
Tarif
PandaDoc este accesibil cu cel puțin 19 USD, iar varianta business te costă 49 USD.
6. WPS Office Cloud
WPS Office este o aplicație bazată pe cloud care vă permite să vizualizați și să editați documente Word, Excel, PowerPoint și OneNote. Utilizatorii pot partaja fișiere cu alți utilizatori în timp ce lucrează în timp real.
WPS Office oferă utilizatorilor o experiență de editare complet funcțională, cu posibilitatea de a insera conținut multimedia. WPS Office sprijină, de asemenea, munca în colaborare pentru proiecte de echipă.
Pro-uri:
- Experiență de editare complet funcțională
- Sprijină colaborarea în timp real
- Inserați conținut multimedia
Contra:
- Formatele de fișiere sunt limitate la formatele proprietare WPS.
Tarif
Standardul WPS cu funcții limitate nu vă costă nimic. WPS premium costă 30 USD pe an, dacă alegeți să plătiți anual.
7. SharePoint
SharePoint este un instrument de nivel enterprise care oferă o mulțime de capabilități de gestionare a documentelor. Funcționează pe cloud-ul Microsoft și stochează cu grijă fișierele și folderele în diferite biblioteci, astfel încât să le puteți găsi cu ușurință. Puteți partaja fișiere și puteți colabora la proiecte cu echipa dvs.
Pro-uri:
- Foarte cuprinzător
- Oferă o mulțime de caracteristici
- Abilitatea de a se integra cu alte produse Microsoft
- Poate fi folosit pentru intranet și extranet
Contra:
- Foarte scump
- Poate fi complex de utilizat
Tarif
SharePoint costă cel puțin 5 USD pe utilizator pe lună și ajunge până la 23 USD pe utilizator pe lună pentru planul integrat cu Office 365.
8. Doisprezece
Doisprezece este o soluție de gestionare a documentelor de clasă enterprise care permite echipelor să colaboreze ușor și instantaneu. Aplicația este bazată pe cloud, așa că nu trebuie să fii la computer pentru a lucra la proiectele tale.
Această soluție iese în evidență față de alte soluții deoarece oferă o interfață intuitivă care permite utilizatorilor să navigheze cu ușurință. Oferă un e-mail, calendar, listă de activități, gestionarea fișierelor și opțiuni de chat. Docebo funcționează perfect cu Microsoft Office, făcând documentele ușor de vizualizat, editat și de colaborat în timp real.
Pro-uri:
- Interfață ușor de utilizat
- Bazat pe cloud, astfel încât să îl puteți accesa oriunde.
- Se integrează cu Microsoft Office
Contra:
- Nu la fel de multe caracteristici ca unele dintre celelalte soluții de pe această listă
- Prețul nu este dezvăluit public
Tarif
Deoarece este un instrument de clasă enterprise, va trebui să-i contactați pentru a obține o ofertă.
9.PDFelement Pro
PDF element Pro este cel mai bun sistem de gestionare a documentelor pentru cei care doresc o soluție all-in-one. Nu este doar un editor PDF, ci poate crea, converti, adnota, semna și proteja fișierele PDF. Și dacă trebuie să completați formulare sau să faceți comentarii la PDF-uri, puteți face acest lucru și cu PDFelement Pro.
Caracteristica sa OCR vă permite să convertiți scanarea PDF-urile în editabile documente și, de asemenea, vă puteți proteja prin parolă fișierele PDF pentru a le păstra în siguranță. Puteți utiliza PDFelement Pro pe dispozitive Windows, Mac, iOS și Android – deci este perfect pentru companiile care trebuie să își gestioneze documentele din mers.
Pro-uri:
- Soluție PDF all-in-one
- Creați, convertiți, adnotați, semnați și protejați PDF-uri
- Caracteristica OCR vă permite să convertiți PDF-urile scanate în documente editabile
- Protejați-vă PDF-urile prin parolă pentru a le păstra în siguranță
- Utilizați pe dispozitive Windows, Mac, iOS și Android
Contra:
- Unele funcții sunt disponibile numai în versiunea plătită
Tarif
PDFelements este destul de scump și vă va costa 79.99 USD pentru înregistrarea anuală.
10. Brandfolder
Brandfolder este un sistem online de gestionare a documentelor care ajută companiile să își gestioneze activele mărcii. Cu Brandfolder, vă puteți centraliza activele mărcii și le puteți face accesibile întregii echipe. Brandfolder oferă, de asemenea, funcții precum controlul versiunii, aprobări și analize.
Pro-uri:
- Brandfolder este ușor de utilizat și de navigat.
- Interfața este curată și modernă.
- Brandfolder oferă o probă gratuită.
Contra:
- Brandfolder este puțin mai scump decât alte sisteme de gestionare a documentelor.
Tarif
Brandfolder este un instrument la nivel de întreprindere și ar trebui să-i contactați pentru a obține o ofertă
Concluzie
Managementul documentelor este o parte integrantă a fluxului de lucru al afacerii. Controlul și managementul documentelor sunt printre cele mai critice domenii ale unei afaceri astăzi.
În fiecare zi, compania dvs. creează o mulțime de documente și trebuie să le depoziteze în siguranță și în siguranță.
Fie că este vorba despre înregistrările companiei dvs., fișierele de management al proiectelor sau informații confidențiale, un sistem solid de gestionare a documentelor vă va ajuta să vă asigurați că acestea sunt păstrate în siguranță, securizate și întotdeauna la îndemână.
Lasă un comentariu