Werrej[Aħbi][Uri]
Il-ġestjoni tad-dokumenti hija suġġett kumpless – iżda hija xi ħaġa li trid tidħol fiha jekk taħdem fi kwalunkwe kapaċità fejn il-kumpanija tiegħek trid taderixxi mal-GDPR.
U kemm jekk int freelancer, maniġer, jew eżekuttiv tal-livell C, probabilment ikollok bżonn taħżen dokumenti, issegwi min għandu aċċess għalihom, u timmonitorja min ikkupjathom.
Fortunatament, m'għandekx għalfejn tagħmel dan waħdek - hemm ħafna sistemi ta 'ġestjoni tad-dokumenti li se jissimplifikaw l-affarijiet għalik.
Ġibna l-aqwa 10 sistemi ta' ġestjoni tad-dokumenti, sabiex tkun tista' tqatta' inqas ħin timmaniġġja d-dokumenti tiegħek u aktar ħin tagħmel l-affarijiet importanti.
X'inhi Sistema ta' Ġestjoni ta' Dokumenti?
F'dinja diġitali fejn kollox huwa diġitali, huwa meħtieġ li ssib modi kif torganizza l-fajls u d-dokumenti kollha tiegħek—wieħed mill-aktar kompiti li jieħdu ħafna ħin għal individwi okkupati fil-ġestjoni tal-ġbir tad-dokumenti tagħhom.
Imma jekk ma tagħmilx dan, inti titlef il-mogħdija ta 'xi fajls essenzjali. Huwa uġigħ kbir u jieħu ż-żmien milli tagħmel xi ħaġa li tgawdi.
Sistema ta' Ġestjoni ta' dokumenti hija applikazzjoni ta' softwer jew servizz onlajn iddisinjat biex jorganizza l-ħażna, u l-ġestjoni tad-dokumenti. Dawn l-applikazzjonijiet huma utli għall-ġestjoni u l-organizzazzjoni tad-dokumenti tan-negozju. Hemm bosta sistemi ta 'ġestjoni tad-dokumenti fis-suq, iżda rridu nenfasizzaw l-aqwa 10 sistemi ta' ġestjoni tad-dokumenti biex jagħmlulek ħajtek aktar faċli.
1. Qoppa PDF Studio
Qoppa PDF Studio hija soluzzjoni mimlija karatteristiċi li tippermetti lill-utenti jikkonvertu malajr u effiċjenti dokumenti skennjati, stampi, preżentazzjonijiet, jew xi ħaġa f'format PDF. Qoppa PDF Studio joffri karatteristiċi bħal OCR (Rikonoxximent Ottiku tal-Karattri) għall-estrazzjoni ta' test u metadejta.
Barra minn hekk, is-soluzzjoni hija mgħammra b'kapaċitajiet ta 'tfittxija avvanzati u karatteristiċi ta' sigurtà. Qoppa PDF Studio jippermettilek taħdem kemm offline kif ukoll online. L-aħħar parti hija ta 'benefiċċju, speċjalment meta taħdem mill-bogħod.
Pros:
- Fajls PDF jistgħu jiġu kkonvertiti mingħajr ma jitilqu mid-desktop Qoppa
- Estrazzjoni tal-metadata
- Konverżjoni PDF awtomatika
- Tfittxija avvanzata u ssib
- karatteristiċi ta 'sigurtà
- Integrazzjoni mal-Microsoft Office
Cons:
- Limitat għas-sistema operattiva Windows.
ipprezzar
Qoppa jiġi f’żewġ għażliet. Il-verżjoni standard tbigħ għal madwar $50, filwaqt li verżjoni pro tbigħ għal $70.
2.Hightail
Waħda mill-aktar soluzzjonijiet famużi għall-ġestjoni tad-dokumenti, hightail, huwa fornitur tal-ħażna tas-sħab li jiffoka fuq il-ħażna tal-fajls u l-aċċess permezz tal-web. Bl-interface faċli biex tużah, tista 'faċilment ittella', tniżżel u taqsam fajls.
Tista 'wkoll toħloq folders u tikketti għall-fajls tiegħek. Hightail jippermettilek tikkodifika d-dejta tiegħek billi tuża l-protokoll ta 'encryption AES 256-bit għal sigurtà massima. Ħaġa oħra eċċitanti dwar din is-sistema ta 'ġestjoni tad-dokumenti hija li tista' wkoll iżżid kummenti għal kwalunkwe fajl.
Pros:
- il interface ta 'l-utent huwa faċli biex tinnaviga
- Qsim Sikur mal-Ħbieb, Familja, u Kollegi
Cons:
- Kap tal-Ħażna Żgħir
- Għodda mħallsa
ipprezzar
Tista 'tikseb hightail lite b'xejn b'karatteristiċi limitati. Il-pakketti Pro, Timijiet u Negozju jmorru għal $12, $24 u $36 fix-xahar, rispettivament.
3. Dropbox għan-Negozju
Dropbox hija soluzzjoni eċċellenti għall-kollaborazzjoni tat-tim, il-ħażna u l-qsim tal-fajls. Bi Dropbox għan-Negozju, tista 'toħloq strutturi ta' folders personalizzati. Tista' wkoll taqsam folders ma' utenti oħra billi tibgħat links ta' stedina.
Il-benefiċċju ewlieni ta 'Dropbox huwa li għandu applikazzjoni tad-desktop li awtomatikament ittella' kwalunkwe fajl ġdid fis-sħaba. Għalhekk, dejjem ikollok l-aħħar verżjonijiet tad-dokumenti tiegħek.
Jippermetti lill-utenti jaraw u jeditjaw id-dokumenti maħżuna fuq kompjuter, tablet, jew smartphone. Karatteristika oħra hija l-app tad-desktop tagħha għall-kompjuters Windows u Mac. Dawn il-karatteristiċi kollha jagħmluha waħda mill-aqwa sistemi ta 'ġestjoni tad-dokumenti. Dropbox għandu wkoll uffiċċju uffiċjali. Dan jippermettilek taċċessa u teditja fajls minn kwalunkwe apparat li juża konnessjoni tal-internet.
Pros:
- Servizzi ta’ qsim u ħażna ta’ fajls eċċellenti
- Faċli biex taqsam folders ma 'utenti oħra
- Ikklikkja waħda awto-upload għall-ħażna sħaba
- Aqsam dokumenti u ritratti online
Cons:
- Veloċità ta 'upload aktar bil-mod għal fajls akbar
- L-irbit ma jaħdimx għal xi apparati.
- Apps limitati u aċċess mobbli
ipprezzar
Dropbox jagħtik 2TB ta 'ħażna għal $9.99 fix-xahar. Il-kont tal-familja huwa aċċessibbli minn 6 utenti u jiswa $16.99 fix-xahar filwaqt li l-kont professjonali jagħtik 3TB għal $16.58 fix-xahar għal utent wieħed. Hemm pjanijiet oħra li jilqgħu għal talbiet ogħla. Id-dettalji huma kif ġej:
4 Google Drive
Google Drive jippermettilek li tissejvja l-fajls miegħek biex ikollhom magħhom kullimkien, f'kull ħin. Tista 'taħżen fajls fis-sħaba, li hija eċċellenti għaliex mhux se jintilfu irrispettivament minn kemm għandek spazju fuq il-kompjuter tiegħek.
Bil-google drive, tista' faċilment taqsam fajls ma' xi ħadd fit-tim tiegħek jew ma' nies barra t-tim tiegħek billi sempliċement taqsam il-link. Karatteristika oħra li għandek bil-google drive hija li tista 'tissinkronizza l-fajls tiegħek fuq apparati differenti. Huma jipprovdu apps tad-desktop, tal-mowbajl u tal-web u websajt.
Pros:
- B'xejn għall-użu għal utenti individwali
- 15GB ta 'ħażna b'xejn
- Faċli biex tużah b'interface familjari
- Jista 'jintuża fuq kwalunkwe apparat b'konnessjoni tal-internet
Cons:
- Kien hemm xi rapporti ta 'fajls mitlufa jew korrotta.
ipprezzar
Google Drive jista 'jkun l-aktar għażla affordabbli għalik. Pjan bażiku ta '15GB huwa b'xejn filwaqt li pjan ta' 100GB imur għal $2 biss. Il-pjan aħħari jmur għal madwar $9.99 fix-xahar jekk għandek bżonn 2TB ta 'ħażna sħaba.
5. Panda Dok
PandaDoc hija sistema ta 'ġestjoni tad-dokumenti li tista' tiġi personalizzata ħafna u intuwittiva għall-ħażna, il-verżjoni, il-qsim, u l-kollaborazzjoni fuq kwalunkwe dokument onlajn. B'interface li hija faċli ħafna biex tużah u tippermetti lill-utenti jippersonalizzawha skont il-bżonnijiet tagħhom.
Tista 'toħloq dokumenti personalizzati biex tiffranka l-ħin billi ttella' l-fajls tiegħek direttament minn diversi applikazzjonijiet. Hija għodda kbira biex iżżomm kont ta' verżjonijiet ta' fajls multipli mingħajr ma taqleb kontinwament bejn id-dokumenti.
Pros:
- Faċilità ta 'użu u customization
- Kapaċità li ssegwi verżjonijiet u bidliet
- Jintegra ma 'ħafna applikazzjonijiet
- Pjanijiet ta 'prezzijiet affordabbli
Cons:
- Xi karatteristiċi huma disponibbli biss fil-pjan tal-intrapriża.
ipprezzar
PandaDoc huwa aċċessibbli għall-inqas għal $19 u l-varjant tan-negozju jiswik $49.
6. WPS Office Cloud
Uffiċċju WPS hija applikazzjoni bbażata fuq sħaba li tippermettilek tara u teditja dokumenti word, excel, PowerPoint, u OneNote. L-utenti jistgħu jaqsmu fajls ma' utenti oħra waqt li jaħdmu f'ħin reali.
WPS Office jipprovdi lill-utenti b'esperjenza ta 'editjar kompletament funzjonali bil-kapaċità li jdaħħal kontenut multimedjali. L-Uffiċċju WPS jappoġġja wkoll ix-xogħol kollaborattiv għal proġetti ta 'tim.
Pros:
- Esperjenza ta 'editjar kompletament funzjonali
- Jappoġġja l-kollaborazzjoni f'ħin reali
- Daħħal kontenut multimedjali
Cons:
- Il-formati tal-fajl huma limitati għal formati proprjetarji WPS.
ipprezzar
WPS Standard b'karatteristiċi limitati ma jiswik xejn. Il-primjum WPS imur għal $30 fis-sena, jekk tagħżel li tħallas kull sena.
7. SharePoint
SharePoint hija għodda ta 'grad ta' intrapriża li toffri ħafna kapaċitajiet ta 'ġestjoni tad-dokumenti. Jaħdem fuq is-sħab tal-Microsoft u jaħżen il-fajls u l-fowlders tiegħek f'diversi libreriji sabiex tkun tista' ssibhom faċilment. Tista' taqsam fajls u tikkollabora fuq proġetti mat-tim tiegħek.
Pros:
- Komprensiv ħafna
- Joffri ħafna karatteristiċi
- Kapaċità li tintegra ma' prodotti oħra ta' Microsoft
- Jista 'jintuża għal intranet u extranet
Cons:
- għaljin ħafna
- Jista 'jkun kumpless għall-użu
ipprezzar
SharePoint jmur għal $5 għal kull utent fix-xahar mill-inqas u jitla 'sa $23 għal kull utent fix-xahar għall-pjan integrat ma' Office 365.
8. Tnax
Tnax hija soluzzjoni ta 'ġestjoni tad-dokumenti ta' klassi ta 'intrapriża li tippermetti lit-timijiet jikkollaboraw faċilment u istantanjament. L-applikazzjoni hija bbażata fuq il-cloud, għalhekk m'għandekx għalfejn tkun fuq il-kompjuter tiegħek biex taħdem fuq il-proġetti tiegħek.
Din is-soluzzjoni tispikka minn soluzzjonijiet oħra minħabba li toffri interface intuwittiv li jippermetti lill-utenti jinnavigaw faċilment. Jipprovdi email, kalendarju, lista ta 'kompiti, ġestjoni tal-fajls, u għażliet ta' chat. Docebo jaħdem bla xkiel mal-Microsoft Office, u jagħmel id-doks tiegħek faċli biex tara, teditja, u tikkollabora fihom f'ħin reali.
Pros:
- Faċli biex tużah interface
- Ibbażat fuq il-cloud sabiex tkun tista' taċċessah kullimkien.
- Jintegra mal-Microsoft Office
Cons:
- Mhux daqstant karatteristiċi daqs xi wħud mis-soluzzjonijiet l-oħra fuq din il-lista
- Il-prezz ma jiġix żvelat pubblikament
ipprezzar
Peress li hija għodda ta 'klassi ta' intrapriża, ikollok tikkuntattjahom biex tikseb kwotazzjoni.
9.PDFelement Pro
PDF Element Pro hija l-aħjar sistema ta 'ġestjoni tad-dokumenti għal dawk li jixtiequ soluzzjoni kollha f'wieħed. Mhux biss editur PDF iżda jista' wkoll joħloq, jikkonverti, jannota, jiffirma u jipproteġi l-PDF tiegħek. U jekk għandek bżonn timla formoli jew tagħmel kummenti fuq PDFs, tista 'tagħmel dan ma' PDFelement Pro wkoll.
Il-karatteristika OCR tagħha tħallik tikkonverti skannjat PDFs fi editable dokumenti, u tista' wkoll tipproteġi l-PDF tiegħek permezz ta' password biex iżżommhom siguri. Tista' tuża PDFelement Pro fuq tagħmir Windows, Mac, iOS, u Android – għalhekk huwa perfett għan-negozji li għandhom bżonn jimmaniġġjaw id-dokumenti tagħhom waqt li jkunu għaddejjin.
Pros:
- Soluzzjoni PDF kollha f'wieħed
- Oħloq, tikkonverti, annota, tiffirma u tipproteġi PDFs
- Il-karatteristika OCR tħallik tikkonverti PDFs skennjati f'dokumenti editjabbli
- Ipproteġi l-PDF tiegħek bil-password biex iżżommhom siguri
- Uża fuq tagħmir Windows, Mac, iOS, u Android
Cons:
- Xi karatteristiċi huma disponibbli biss fil-verżjoni mħallsa
ipprezzar
PDFelements huwa pjuttost għoli u jiswik $79.99 għar-reġistrazzjoni annwali.
10. Brandfolder
Brandfolder hija sistema ta' ġestjoni tad-dokumenti onlajn li tgħin lill-kumpaniji jimmaniġġjaw l-assi tad-ditta tagħhom. Bil-Brandfolder, tista' tiċċentralizza l-assi tal-marka tiegħek u tagħmilhom aċċessibbli għat-tim kollu tiegħek. Brandfolder jipprovdi wkoll karatteristiċi bħal kontroll tal-verżjoni, approvazzjonijiet, u analytics.
Pros:
- Brandfolder huwa faċli biex tużah u tinnaviga.
- L-interface hija nadifa u moderna.
- Brandfolder joffri prova b'xejn.
Cons:
- Brandfolder huwa daqsxejn aktar għali minn sistemi oħra ta 'ġestjoni tad-dokumenti.
ipprezzar
Brandfolder hija għodda fil-livell ta 'intrapriża u jkollok tikkuntattjahom biex tikseb kwotazzjoni
konklużjoni
Il-ġestjoni tad-dokumenti hija parti integrali mill-fluss tax-xogħol tan-negozju. Il-kontroll u l-ġestjoni tad-dokumenti huma fost l-aktar oqsma kritiċi fin-negozju llum.
Kuljum, il-kumpanija tiegħek toħloq ħafna dokumenti u teħtieġ li taħżenhom b'mod sigur u sigur.
Kemm jekk huma r-rekords tal-kumpanija tiegħek, il-fajls tal-ġestjoni tal-proġetti, jew l-informazzjoni kunfidenzjali, sistema soda tal-ġestjoni tad-dokumenti tgħinek tiżgura li jinżammu siguri, protetti, u dejjem fil-idejn.
Ħalli Irrispondi