अनुक्रमणिका[लपवा][दाखवा]
दस्तऐवज व्यवस्थापन हा एक गुंतागुंतीचा विषय आहे - परंतु तुमच्या कंपनीला GDPR चे पालन करावे लागेल अशा कोणत्याही क्षमतेमध्ये तुम्ही काम करत असल्यास तुम्हाला त्यात प्रवेश करणे आवश्यक आहे.
आणि तुम्ही फ्रीलांसर, मॅनेजर किंवा सी-लेव्हल एक्झिक्युटिव्ह असलात तरी, तुम्हाला कदाचित दस्तऐवज संग्रहित करावे लागतील, त्यांच्यामध्ये कोणाला प्रवेश आहे याचा मागोवा घ्यावा लागेल आणि त्यांची कॉपी कोणी केली आहे यावर लक्ष ठेवावे लागेल.
सुदैवाने, तुम्हाला ते स्वतः करावे लागणार नाही – तुमच्यासाठी अनेक दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणाली आहेत ज्या तुमच्यासाठी गोष्टी सुलभ करतील.
आम्ही 10 सर्वोत्कृष्ट दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणाली एकत्रित केल्या आहेत, ज्यामुळे तुम्ही तुमचे दस्तऐवज व्यवस्थापित करण्यात कमी वेळ आणि महत्त्वाच्या गोष्टी करण्यात अधिक वेळ घालवू शकता.
दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणाली म्हणजे काय?
डिजिटल जगात जिथे सर्व काही डिजिटल आहे, तुमच्या सर्व फायली आणि दस्तऐवज व्यवस्थापित करण्याचे मार्ग शोधणे आवश्यक आहे—व्यस्त व्यक्तींसाठी त्यांचे दस्तऐवज संग्रह व्यवस्थापित करण्यात सर्वात जास्त वेळ घेणारे काम.
परंतु तुम्ही ते न केल्यास, तुम्ही काही आवश्यक फाइल्सचा मागोवा गमावाल. हे खूप वेदनादायक आहे आणि तुम्हाला आनंद वाटत असलेल्या गोष्टी करण्यापासून वेळ काढून टाकतो.
दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणाली एक सॉफ्टवेअर अनुप्रयोग किंवा ऑनलाइन सेवा आहे जी स्टोअर आयोजित करण्यासाठी आणि दस्तऐवज व्यवस्थापित करण्यासाठी डिझाइन केलेली आहे. हे अनुप्रयोग व्यवसाय दस्तऐवज व्यवस्थापित करण्यासाठी आणि व्यवस्थापित करण्यासाठी उपयुक्त आहेत. बाजारात अनेक दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणाली आहेत, परंतु तुमचे जीवन सोपे करण्यासाठी आम्ही शीर्ष 10 दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणाली हायलाइट करू इच्छितो.
1. कोप्पा पीडीएफ स्टुडिओ
कूप्पा पीडीएफ स्टुडिओ हे वैशिष्ट्य-पॅक केलेले समाधान आहे जे वापरकर्त्यांना स्कॅन केलेले दस्तऐवज, चित्रे, सादरीकरणे किंवा काहीही पीडीएफ फॉरमॅटमध्ये जलद आणि कार्यक्षमतेने रूपांतरित करू देते. Qoppa PDF स्टुडिओ OCR (ऑप्टीकल कॅरेक्टर रेकग्निशन) मजकूर आणि मेटाडेटा काढण्यासाठी.
याव्यतिरिक्त, समाधान प्रगत शोध क्षमता आणि सुरक्षा वैशिष्ट्यांसह सुसज्ज आहे. Qoppa PDF स्टुडिओ तुम्हाला ऑफलाइन आणि ऑनलाइन दोन्ही काम करण्याची परवानगी देतो. नंतरचा भाग फायदेशीर आहे, विशेषत: दूरस्थपणे काम करताना.
साधक:
- Qoppa डेस्कटॉप न सोडता PDF फायली रूपांतरित केल्या जाऊ शकतात
- मेटाडेटा काढणे
- स्वयंचलित पीडीएफ रूपांतरण
- प्रगत शोध आणि शोधा
- सुरक्षा वैशिष्ट्ये
- मायक्रोसॉफ्ट ऑफिससह एकत्रीकरण
बाधक:
- विंडोज ऑपरेटिंग सिस्टमपुरते मर्यादित.
किंमत
कोप्पा दोन पर्यायांमध्ये येतो. मानक आवृत्ती सुमारे $50 मध्ये विकली जाते, तर प्रो आवृत्ती $70 मध्ये विकली जाते.
2. हायटेल
सर्वात प्रसिद्ध दस्तऐवज व्यवस्थापन उपायांपैकी एक, हाईटेल, फाइल संचयन आणि वेबद्वारे प्रवेश यावर लक्ष केंद्रित करणारा क्लाउड स्टोरेज प्रदाता आहे. त्याच्या वापरण्यास-सोप्या इंटरफेससह, आपण सहजपणे फायली अपलोड, डाउनलोड आणि सामायिक करू शकता.
तुम्ही तुमच्या फाइल्ससाठी फोल्डर आणि टॅग देखील तयार करू शकता. हायटेल तुम्हाला जास्तीत जास्त सुरक्षिततेसाठी AES 256-बिट एन्क्रिप्शन प्रोटोकॉल वापरून तुमचा डेटा एन्क्रिप्ट करण्याची परवानगी देते. या दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणालीबद्दल आणखी एक रोमांचक गोष्ट म्हणजे आपण कोणत्याही फायलींवर टिप्पण्या देखील जोडू शकता.
साधक:
- अगोदर निर्देश केलेल्या बाबीसंबंधी बोलताना वापरकर्ता इंटरफेस नेव्हिगेट करणे सोपे आहे
- मित्र, कुटुंब आणि सहकाऱ्यांसोबत सुरक्षित शेअरिंग
बाधक:
- लहान स्टोरेज कॅप
- सशुल्क साधन
किंमत
तुम्ही मर्यादित वैशिष्ट्यांसह विनामूल्य हायटेल लाइट मिळवू शकता. प्रो, टीम्स आणि बिझनेस पॅकेजेस अनुक्रमे $12, $24 आणि $36 दरमहा जातात.
3. व्यवसायासाठी ड्रॉपबॉक्स
ड्रॉपबॉक्स संघ सहयोग, स्टोरेज आणि फाइल शेअरिंगसाठी एक उत्कृष्ट उपाय आहे. व्यवसायासाठी ड्रॉपबॉक्ससह, तुम्ही सानुकूल फोल्डर संरचना तयार करू शकता. तुम्ही आमंत्रण लिंक पाठवून इतर वापरकर्त्यांसोबत फोल्डर देखील शेअर करू शकता.
ड्रॉपबॉक्सचा मुख्य फायदा असा आहे की त्यात एक डेस्कटॉप ऍप्लिकेशन आहे जे कोणत्याही नवीन फायली स्वयंचलितपणे क्लाउडवर अपलोड करते. त्यामुळे, तुमच्याकडे तुमच्या कागदपत्रांच्या नवीनतम आवृत्त्या नेहमीच असतात.
हे वापरकर्त्यांना संगणक, टॅबलेट किंवा स्मार्टफोनवर संग्रहित दस्तऐवज पाहण्याची आणि संपादित करण्याची परवानगी देते. दुसरे वैशिष्ट्य म्हणजे विंडोज आणि मॅक संगणकांसाठीचे डेस्कटॉप अॅप. या सर्व वैशिष्ट्यांमुळे ती सर्वोत्कृष्ट दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणालींपैकी एक बनते. ड्रॉपबॉक्समध्ये अधिकृत ऑफिस सूट देखील आहे. हे तुम्हाला इंटरनेट कनेक्शन वापरून कोणत्याही डिव्हाइसवरून फायलींमध्ये प्रवेश आणि संपादित करण्यास अनुमती देते.
साधक:
- उत्कृष्ट फाइल शेअरिंग आणि स्टोरेज सेवा
- इतर वापरकर्त्यांसह फोल्डर सामायिक करणे सोपे
- क्लाउड स्टोरेजवर एक-क्लिक ऑटो-अपलोड
- कागदपत्रे आणि फोटो ऑनलाइन शेअर करा
बाधक:
- मोठ्या फायलींसाठी कमी अपलोड गती
- काही उपकरणांसाठी टिथरिंग कार्य करत नाही.
- मर्यादित अॅप्स आणि मोबाइल प्रवेश
किंमत
Dropbox तुम्हाला $2 प्रति महिना 9.99TB स्टोरेज देते. कौटुंबिक खाते 6 वापरकर्त्यांद्वारे प्रवेश करण्यायोग्य आहे आणि त्याची किंमत दरमहा $16.99 आहे तर व्यावसायिक खाते तुम्हाला एका वापरकर्त्यासाठी $3 प्रति महिना 16.58TB देते. उच्च मागण्यांसाठी इतर योजना आहेत. तपशील खालीलप्रमाणे आहेत.
4 Google ड्राइव्ह
Google ड्राइव्ह फायली कुठेही, केव्हाही ठेवण्यासाठी तुम्हाला फायली सेव्ह करण्याची परवानगी देते. तुम्ही मेघमध्ये फायली संचयित करू शकता, जे उत्कृष्ट आहे कारण तुमच्या संगणकावर कितीही जागा असली तरीही त्या गमावल्या जाणार नाहीत.
गुगल ड्राइव्हसह, तुम्ही तुमच्या टीममधील कोणाशीही किंवा तुमच्या टीमच्या बाहेरील लोकांसह फक्त लिंक शेअर करून फाइल्स सहजपणे शेअर करू शकता. गुगल ड्राइव्हमध्ये तुमच्याकडे असलेले आणखी एक वैशिष्ट्य म्हणजे तुम्ही तुमच्या फाइल्स वेगवेगळ्या डिव्हाइसेसवर सिंक करू शकता. ते डेस्कटॉप, मोबाइल आणि वेब अॅप्स आणि वेबसाइट प्रदान करतात.
साधक:
- वैयक्तिक वापरकर्त्यांसाठी वापरण्यासाठी विनामूल्य
- 15 जीबी विनामूल्य संचय
- परिचित इंटरफेससह वापरण्यास सोपे
- हे इंटरनेट कनेक्शनसह कोणत्याही डिव्हाइसवर वापरले जाऊ शकते
बाधक:
- काही फायली हरवल्या किंवा दूषित झाल्याच्या बातम्या आल्या आहेत.
किंमत
Google Drive हा तुमच्यासाठी सर्वात परवडणारा पर्याय असू शकतो. मूलभूत 15GB योजना विनामूल्य आहे तर 100GB योजना केवळ $2 मध्ये आहे. तुम्हाला 9.99TB क्लाउड स्टोरेजची आवश्यकता असल्यास अंतिम योजना सुमारे $2 प्रति महिना आहे.
5. पांडा डॉक
पांडाडॉक कोणत्याही दस्तऐवजांचे ऑनलाइन संचयन, आवृत्ती, सामायिकरण आणि सहयोग यासाठी अत्यंत सानुकूल आणि अंतर्ज्ञानी दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणाली आहे. वापरण्यास अतिशय सोपा असलेल्या इंटरफेससह आणि वापरकर्त्यांना त्यांच्या गरजेनुसार ते सानुकूलित करण्यास अनुमती देते.
तुम्ही तुमच्या फाइल्स थेट विविध अॅप्लिकेशन्सवरून अपलोड करून वेळ वाचवण्यासाठी सानुकूल दस्तऐवज तयार करू शकता. दस्तऐवजांमध्ये सतत स्विच न करता एकाधिक फाइल आवृत्त्यांचा मागोवा ठेवण्यासाठी हे एक उत्तम साधन आहे.
साधक:
- वापर आणि सानुकूलित सुलभता
- आवृत्त्या आणि बदलांचा मागोवा घेण्याची क्षमता
- अनेक अनुप्रयोगांसह समाकलित होते
- परवडणाऱ्या किंमतीच्या योजना
बाधक:
- काही वैशिष्ट्ये फक्त एंटरप्राइझ योजनेमध्ये उपलब्ध आहेत.
किंमत
PandaDoc किमान $19 मध्ये प्रवेशयोग्य आहे आणि व्यवसाय प्रकारासाठी तुमची किंमत $49 आहे.
6. WPS ऑफिस क्लाउड
WPS कार्यालय एक क्लाउड-आधारित अनुप्रयोग आहे जो तुम्हाला शब्द, एक्सेल, पॉवरपॉइंट आणि वननोट दस्तऐवज पाहण्याची आणि संपादित करण्याची परवानगी देतो. रिअल-टाइममध्ये काम करताना वापरकर्ते इतर वापरकर्त्यांसह फायली शेअर करू शकतात.
WPS ऑफिस वापरकर्त्यांना मल्टीमीडिया सामग्री घालण्याच्या क्षमतेसह पूर्णतः कार्यशील संपादन अनुभव प्रदान करते. डब्ल्यूपीएस ऑफिस टीम प्रोजेक्ट्ससाठी सहयोगी कामांना देखील समर्थन देते.
साधक:
- पूर्णपणे कार्यात्मक संपादन अनुभव
- रिअल-टाइम सहकार्यास समर्थन देते
- मल्टीमीडिया सामग्री घाला
बाधक:
- फाइल फॉरमॅट हे WPS प्रोप्रायटरी फॉरमॅट्सपुरते मर्यादित आहेत.
किंमत
मर्यादित वैशिष्ट्यांसह WPS मानक तुम्हाला काहीही लागत नाही. तुम्ही वार्षिक पैसे भरायचे निवडल्यास, WPS प्रीमियम दरवर्षी $30 ला जातो.
7. शेअरपॉइंट
SharePoint एक एंटरप्राइझ-श्रेणी साधन आहे जे बर्याच दस्तऐवज व्यवस्थापन क्षमता प्रदान करते. हे मायक्रोसॉफ्ट क्लाउडवर कार्य करते आणि आपल्या फायली आणि फोल्डर्स विविध लायब्ररींमध्ये व्यवस्थितपणे संग्रहित करते जेणेकरून आपण त्या सहजपणे शोधू शकता. तुम्ही तुमच्या टीमसोबत फायली शेअर करू शकता आणि प्रोजेक्टवर सहयोग करू शकता.
साधक:
- अतिशय व्यापक
- भरपूर वैशिष्ट्ये ऑफर करते
- इतर Microsoft उत्पादनांसह समाकलित करण्याची क्षमता
- इंट्रानेट आणि एक्स्ट्रानेटसाठी वापरले जाऊ शकते
बाधक:
- खूप महागडे
- वापरण्यासाठी जटिल असू शकते
किंमत
SharePoint किमान $5 प्रति वापरकर्ता दरमहा जातो आणि Office 23 सह एकत्रित केलेल्या योजनेसाठी प्रति वापरकर्ता $365 पर्यंत जातो.
8. डोसेबो
डोसेबो एक एंटरप्राइझ-श्रेणी दस्तऐवज व्यवस्थापन समाधान आहे जे संघांना सहज आणि त्वरित सहयोग करण्यास सक्षम करते. ॲप्लिकेशन क्लाउड-आधारित आहे, त्यामुळे तुमच्या प्रोजेक्टवर काम करण्यासाठी तुम्हाला तुमच्या कॉम्प्युटरवर असण्याची गरज नाही.
हे समाधान इतर उपायांपेक्षा वेगळे आहे कारण ते एक अंतर्ज्ञानी इंटरफेस देते जे वापरकर्त्यांना सहजपणे नेव्हिगेट करण्यास अनुमती देते. हे ईमेल, कॅलेंडर, कार्य सूची, फाइल व्यवस्थापन आणि चॅट पर्याय प्रदान करते. Docebo Microsoft Office सह अखंडपणे कार्य करते, ज्यामुळे तुमचे दस्तऐवज पाहणे, संपादित करणे आणि रिअल-टाइममध्ये सहयोग करणे सोपे होते.
साधक:
- वापरण्यास सुलभ इंटरफेस
- क्लाउड-आधारित जेणेकरून तुम्ही त्यात कुठेही प्रवेश करू शकता.
- मायक्रोसॉफ्ट ऑफिसमध्ये समाकलित होते
बाधक:
- या सूचीतील इतर काही उपायांइतकी वैशिष्ट्ये नाहीत
- किंमत सार्वजनिकरित्या उघड केली जात नाही
किंमत
हे एक एंटरप्राइझ-क्लास साधन असल्याने, कोट मिळविण्यासाठी तुम्हाला त्यांच्याशी संपर्क साधावा लागेल.
9.PDFelement प्रो
पीडीएफलेमेंट प्रो ज्यांना सर्व-इन-वन समाधान हवे आहे त्यांच्यासाठी ही सर्वोत्तम दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणाली आहे. हे केवळ पीडीएफ एडिटरच नाही तर तुमची पीडीएफ तयार, रूपांतरित, भाष्य, साइन इन आणि संरक्षित देखील करू शकते. आणि जर तुम्हाला फॉर्म भरायचा असेल किंवा PDF वर टिप्पण्या द्यायच्या असतील तर तुम्ही ते PDFelement Pro सह देखील करू शकता.
त्याचे OCR वैशिष्ट्य तुम्हाला स्कॅन केलेले रूपांतरित करू देते PDF संपादन करण्यायोग्य मध्ये दस्तऐवज, आणि तुम्ही तुमची PDF सुरक्षित ठेवण्यासाठी पासवर्ड-संरक्षित देखील करू शकता. तुम्ही Windows, Mac, iOS आणि Android डिव्हाइसेसवर PDFelement Pro वापरू शकता – त्यामुळे हे व्यवसायांसाठी योग्य आहे ज्यांना जाता जाता त्यांचे दस्तऐवज व्यवस्थापित करावे लागतील.
साधक:
- सर्व-इन-वन PDF समाधान
- PDF तयार करा, रूपांतरित करा, भाष्य करा, स्वाक्षरी करा आणि संरक्षित करा
- ओसीआर वैशिष्ट्य तुम्हाला स्कॅन केलेल्या पीडीएफचे संपादन करण्यायोग्य दस्तऐवजांमध्ये रूपांतरित करू देते
- तुमची PDF सुरक्षित ठेवण्यासाठी पासवर्ड-संरक्षित करा
- Windows, Mac, iOS आणि Android डिव्हाइसवर वापरा
बाधक:
- काही वैशिष्ट्ये फक्त सशुल्क आवृत्तीमध्ये उपलब्ध आहेत
किंमत
PDFelements खूप महाग आहेत आणि वार्षिक नोंदणीसाठी तुम्हाला $79.99 खर्च येईल.
10. ब्रँडफोल्डर
ब्रँडफोल्डर एक ऑनलाइन दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणाली आहे जी कंपन्यांना त्यांच्या ब्रँड मालमत्ता व्यवस्थापित करण्यात मदत करते. ब्रँडफोल्डरसह, तुम्ही तुमची ब्रँड मालमत्ता केंद्रीकृत करू शकता आणि त्यांना तुमच्या संपूर्ण टीमसाठी प्रवेशयोग्य बनवू शकता. ब्रँडफोल्डर सारखी वैशिष्ट्ये देखील प्रदान करते आवृत्ती नियंत्रण, मंजूरी आणि विश्लेषण.
साधक:
- ब्रँडफोल्डर वापरणे आणि नेव्हिगेट करणे सोपे आहे.
- इंटरफेस स्वच्छ आणि आधुनिक आहे.
- ब्रँडफोल्डर विनामूल्य चाचणी ऑफर करतो.
बाधक:
- ब्रँडफोल्डर इतर दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणालींपेक्षा थोडा अधिक महाग आहे.
किंमत
ब्रँडफोल्डर हे एंटरप्राइझ-स्तरीय साधन आहे आणि कोट मिळविण्यासाठी तुम्हाला त्यांच्याशी संपर्क साधावा लागेल
निष्कर्ष
दस्तऐवज व्यवस्थापन हा व्यवसाय कार्यप्रवाहाचा अविभाज्य भाग आहे. दस्तऐवज नियंत्रण आणि व्यवस्थापन हे आजच्या व्यवसायातील सर्वात गंभीर क्षेत्रांपैकी एक आहेत.
दररोज, तुमची कंपनी बरेच दस्तऐवज तयार करते आणि ते सुरक्षितपणे आणि सुरक्षितपणे संग्रहित करणे आवश्यक आहे.
तुमच्या कंपनीच्या नोंदी असोत, प्रकल्प व्यवस्थापन फाइल्स असोत किंवा गोपनीय माहिती असो, एक ध्वनी दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणाली तुम्हाला ते सुरक्षित, सुरक्षित आणि नेहमी हातात ठेवल्या जातील याची खात्री करण्यात मदत करेल.
प्रत्युत्तर द्या