Содржина[Крие][Прикажи]
Управувањето со документи е сложена тема - но тоа е нешто во што ќе треба да се вклучите ако работите во кој било капацитет каде што вашата компанија мора да се придржува до GDPR.
И без разлика дали сте хонорарец, менаџер или директор на Ц-ниво, веројатно ќе треба да складирате документи, да следите кој има пристап до нив и да следите кој ги копирал.
За среќа, не мора да го правите тоа сами - има многу системи за управување со документи кои ќе ви ги поедностават работите.
Ги заокруживме 10-те најдобри системи за управување со документи, за да можете да потрошите помалку време за управување со вашите документи и повеќе време за правење важни работи.
Што е систем за управување со документи?
Во дигитален свет каде што сè е дигитално, неопходно е да се најдат начини за организирање на сите ваши датотеки и документи - една од задачите што одземаат најмногу време за зафатените поединци во управувањето со нивната колекција на документи.
Но, ако не го направите тоа, ќе изгубите трага за некои основни датотеки. Тоа е огромна болка и одзема време за да направите нешто во кое уживате.
Систем за управување со документи е софтверска апликација или онлајн услуга дизајнирана да организира складирање и управување со документи. Овие апликации ни се корисни за управување и организирање деловни документи. Постојат бројни системи за управување со документи на пазарот, но ние сакаме да ги истакнеме најдобрите 10 системи за управување со документи за да ви го олесниме животот.
1. Qoppa PDF Studio
Qoppa PDF студио е решение спакувано со функции што им овозможува на корисниците брзо и ефикасно да конвертираат скенирани документи, слики, презентации или било што во PDF формат. Qoppa PDF Studio нуди функции како што се OCR (Оптичко препознавање на карактерот) за извлекување текст и метаподатоци.
Покрај тоа, решението е опремено со напредни можности за пребарување и безбедносни карактеристики. Qoppa PDF Studio ви овозможува да работите и офлајн и онлајн. Вториот дел е корисен, особено кога работите од далечина.
Позитивни:
- PDF-датотеките може да се конвертираат без напуштање на работната површина Qoppa
- Екстракција на метаподатоци
- Автоматска конверзија на PDF
- Напредно пребарување и наоѓање
- Безбедносни карактеристики
- Интеграција со Microsoft Office
Конс:
- Ограничено на оперативниот систем Виндоус.
Цени
Qoppa доаѓа во две опции. Стандардната верзија се продава за околу 50 долари, додека профи верзијата се продава за 70 долари.
2. Хајтајл
Едно од најпознатите решенија за управување со документи, Hightail, е провајдер за складирање облак кој се фокусира на складирање датотеки и пристап преку веб. Со неговиот лесен за користење интерфејс, можете лесно да прикачувате, преземате и споделувате датотеки.
Можете исто така да креирате папки и ознаки за вашите датотеки. Hightail ви овозможува да ги шифрирате вашите податоци користејќи 256-битен протокол за шифрирање AES за максимална безбедност. Друга возбудлива работа за овој систем за управување со документи е тоа што можете да додавате коментари на која било датотека.
Позитивни:
- на кориснички интерфејс е лесен за навигација
- Безбедно споделување со пријателите, семејството и колегите
Конс:
- Мало капаче за складирање
- Платена алатка
Цени
Може да добиете hightail lite бесплатно со ограничени функции. Pro, Teams и Business пакетите одат за 12, 24 и 36 долари месечно, соодветно.
3. Dropbox за бизнис
Dropbox е одлично решение за тимска соработка, складирање и споделување датотеки. Со Dropbox за бизнис, можете да креирате сопствени структури на папки. Можете исто така да споделувате папки со други корисници со испраќање врски за покани.
Главната придобивка на Dropbox е тоа што има десктоп апликација која автоматски ги прикачува сите нови датотеки во облакот. Оттука, секогаш ги имате најновите верзии на вашите документи.
Им овозможува на корисниците да ги прегледуваат и уредуваат документите складирани на компјутер, таблет или паметен телефон. Друга карактеристика е нејзината десктоп апликација за Windows и Mac компјутери. Сите овие карактеристики го прават еден од најдобрите системи за управување со документи. Dropbox има и официјален канцелариски пакет. Ова ви овозможува да пристапите и да уредувате датотеки од кој било уред користејќи интернет конекција.
Позитивни:
- Одлични услуги за споделување и складирање датотеки
- Лесно се споделуваат папки со други корисници
- Автоматско поставување со еден клик во складирање облак
- Споделете документи и фотографии онлајн
Конс:
- Побавна брзина на прикачување за поголеми датотеки
- Врзувањето не функционира за некои уреди.
- Ограничени апликации и мобилен пристап
Цени
Dropbox ви дава простор од 2 ТБ за 9.99 долари месечно. Семејната сметка е достапна за 6 корисници и чини 16.99 долари месечно, додека професионалната сметка ви дава 3 ТБ за 16.58 долари месечно за еден корисник. Постојат и други планови кои се задоволуваат со повисоки барања. Деталите се како што следува:
4. Диск на Google
Google диск ви овозможува да зачувате датотеки со вас за да ги имате насекаде, во секое време. Можете да складирате датотеки во облакот, што е одлично бидејќи нема да се изгубат без разлика колку простор имате на вашиот компјутер.
Со Google Drive, можете лесно да споделувате датотеки со кој било од вашиот тим или со луѓе надвор од вашиот тим со едноставно споделување на врската. Друга карактеристика што ја имате со Google Drive е тоа што можете да ги синхронизирате вашите датотеки на различни уреди. Тие обезбедуваат десктоп, мобилни и веб-апликации и веб-страница.
Позитивни:
- Бесплатно за употреба за индивидуални корисници
- Бесплатно складирање од 15 GB
- Лесен за користење со познат интерфејс
- Може да се користи на кој било уред со интернет конекција
Конс:
- Имаше некои извештаи за изгубени или оштетени датотеки.
Цени
Google Drive можеби е најприфатливата опција за вас. Основниот план од 15 GB е бесплатен, додека планот од 100 GB е за само 2 долари. Крајниот план чини околу 9.99 долари месечно ако ви треба 2 ТБ складирање во облак.
5. Panda Doc
ПандаДок е високо приспособлив и интуитивен систем за управување со документи за складирање, верзии, споделување и соработка за какви било документи онлајн. Со интерфејс кој е многу лесен за користење и им овозможува на корисниците да го приспособат за да одговараат на нивните потреби.
Можете да креирате сопствени документи за да заштедите време со прикачување на вашите датотеки директно од различни апликации. Тоа е одлична алатка за следење на повеќе верзии на датотеки без постојано префрлање помеѓу документи.
Позитивни:
- Леснотија на користење и прилагодување
- Способност за следење на верзии и промени
- Се интегрира со многу апликации
- Достапни планови за цени
Конс:
- Некои функции се достапни само во планот на претпријатието.
Цени
PandaDoc е достапен за најмалку 19 долари, а деловната варијанта ве чини 49 долари.
6. WPS Office Cloud
Канцеларија на ВЕЦ е апликација базирана на облак која ви овозможува да ги прегледувате и уредувате документите Word, Excel, PowerPoint и OneNote. Корисниците можат да споделуваат датотеки со други корисници додека работат во реално време.
WPS Office им овозможува на корисниците целосно функционално искуство со уредување со можност за вметнување мултимедијална содржина. WPS Office исто така поддржува соработка за тимски проекти.
Позитивни:
- Целосно функционално искуство со уредување
- Поддржува соработка во реално време
- Вметнете мултимедијална содржина
Конс:
- Форматите на датотеки се ограничени на сопственички формати на WPS.
Цени
WPS Standard со ограничени функции не ве чини ништо. Премијата за WPS оди за 30 долари годишно, ако одлучите да плаќате годишно.
7. SharePoint
SharePoint е алатка за претпријатие која нуди многу способности за управување со документи. Работи на облакот на Microsoft и уредно ги складира вашите датотеки и папки во различни библиотеки за да можете лесно да ги најдете. Можете да споделувате датотеки и да соработувате на проекти со вашиот тим.
Позитивни:
- Многу сеопфатен
- Нуди многу функции
- Способност за интегрирање со други производи на Microsoft
- Може да се користи за интранет и екстранет
Конс:
- Многу скапо
- Може да биде сложена за употреба
Цени
SharePoint чини најмалку 5 долари по корисник месечно и оди до 23 долари по корисник месечно за планот интегриран со Office 365.
8. Доцебо
Добебо е решение за управување со документи од класата на претпријатието кое им овозможува на тимовите лесно и веднаш да соработуваат. Апликацијата е базирана на облак, така што не мора да бидете на вашиот компјутер за да работите на вашите проекти.
Ова решение се издвојува од другите решенија бидејќи нуди интуитивен интерфејс кој им овозможува на корисниците лесно да се движат. Обезбедува е-пошта, календар, список со задачи, управување со датотеки и опции за разговор. Docebo работи беспрекорно со Microsoft Office, правејќи ги вашите документи лесни за прегледување, уредување и соработка во реално време.
Позитивни:
- Лесен за користење интерфејс
- Базиран на облак за да можете да му пристапите насекаде.
- Се интегрира со Microsoft Office
Конс:
- Нема толку многу функции како некои од другите решенија на оваа листа
- Цените не се објавуваат јавно
Цени
Бидејќи е алатка од класата на претпријатија, ќе мора да контактирате со нив за да добиете понуда.
9. PDFelelement Pro
PDFелемент Про е најдобриот систем за управување со документи за оние кои сакаат се-во-едно решение. Тоа не е само уредувач на PDF, туку може и да креира, конвертира, прибележува, потпишува и штити вашите PDF-датотеки. И ако треба да пополните формулари или да давате коментари на PDF-датотеки, тоа можете да го направите и со PDFelement Pro.
Нејзината функција OCR ви овозможува да конвертирате скенирани PDF датотеки во можност за уредување документи, а исто така можете да ги заштитите вашите PDF-датотеки со лозинка за да ги заштитите. Можете да го користите PDFelement Pro на уредите со Windows, Mac, iOS и Android - така што е совршен за бизниси кои треба да управуваат со своите документи во движење.
Позитивни:
- Сè-во-едно PDF решение
- Креирајте, конвертирате, забележете, потпишувајте и заштитете PDF-датотеки
- Функцијата OCR ви овозможува да ги конвертирате скенираните PDF-датотеки во документи што може да се уредуваат
- Заштитете ги вашите PDF-датотеки со лозинка за да ги заштитите
- Користете на уреди со Windows, Mac, iOS и Android
Конс:
- Некои функции се достапни само во платената верзија
Цени
PDFelements е прилично скап и ќе ве чини 79.99 долари за годишна регистрација.
10. Папка на брендови
Папката на брендови е онлајн систем за управување со документи што им помага на компаниите да управуваат со нивните средства на брендот. Со Brandfolder, можете да ги централизирате средствата на вашиот бренд и да ги направите достапни за целиот ваш тим. Brandfolder исто така обезбедува функции како што се контрола на верзијата, одобренија и аналитика.
Позитивни:
- Папката со брендови е лесна за користење и навигација.
- Интерфејсот е чист и модерен.
- Brandfolder нуди бесплатен пробен период.
Конс:
- Брендфолдерот е малку поскап од другите системи за управување со документи.
Цени
Brandfolder е алатка на ниво на претпријатие и ќе треба да контактирате со нив за да добиете понуда
Заклучок
Управувањето со документи е составен дел од деловниот тек. Контролата и управувањето со документите се меѓу најкритичните области во бизнисот денес.
Секој ден, вашата компанија создава многу документи и треба да ги складира безбедно и безбедно.
Без разлика дали се работи за записи од вашата компанија, датотеки за управување со проекти или доверливи информации, здравиот систем за управување со документи ќе ви помогне да се осигурате дека тие се чуваат безбедни, обезбедени и секогаш при рака.
Оставете Одговор