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Immagina di iniziare la giornata con il piano ottimale per le tue attività, appuntamenti e tempo personale; benvenuti nel mondo degli strumenti di produttività digitale superiori.
La gestione efficace del tempo non è solo un talento, ma una necessità in una società in cui il tempo a volte è considerato più importante dell’oro. Gli strumenti di produttività digitale hanno subito niente di meno che una rivoluzione nel loro progresso.
Ricordi i tempi della corrispondenza scritta a mano, dei registri e della potente macchina da scrivere?
La necessità di velocità ed efficienza aumentò insieme alla crescita dell’industria e questi strumenti furono i primi indicatori di produttività dell’epoca.
E poi entrò in scena il computer di casa, alterando completamente il gioco. L’avvento dell’era digitale ha cambiato definitivamente il nostro modo di lavorare.
Non si trattava solo di strumenti, però; si trattava anche di come questi strumenti siano cambiati nel tempo per soddisfare le mutevoli esigenze sia dei singoli individui che delle imprese.
Tecnologie di collaborazione specializzate come Skype e Basecamp hanno trasformato le operazioni aziendali mentre il mondo digitale avanzava nel nuovo millennio, ottimizzando la comunicazione e l'efficienza.
Con il suo lancio nel 2003, Skype ha cambiato completamente il modo in cui le persone lavoravano consentendo chat video e audio su Internet ed eliminando le restrizioni geografiche.
Fornendo un approccio completo a la gestione delle attività e trasformando procedure laboriose in operazioni fluide, Basecamp ha anche rivoluzionato il panorama della gestione dei progetti.
Nell’era moderna, la scelta di strumenti di produttività digitale è cresciuta notevolmente.
Al giorno d'oggi la produttività è a portata di mano grazie agli smartphone, all'automazione e all'intelligenza artificiale che ci stanno avvicinando al futuro e il cloud computing mantiene i nostri dati al sicuro e ovunque.
I team possono discutere e interagire in un modo completamente nuovo grazie a strumenti collaborativi come Google Docs e Miro, che garantiscono che le idee si sviluppino in modo più rapido e convincente rispetto a prima.
Ecco due approcci contemporanei all'annoso problema della gestione degli orari: Movimento e Routine.
Questi strumenti ti aiutano a ottimizzare la tua giornata in modo che lavoro e vita personale possano coesistere, soprattutto nelle situazioni lavorative frenetiche, remote e flessibili di oggi. Vanno oltre la semplice pianificazione.
Sono l’epitome del movimento di trasformazione digitale, che è stato fondamentale per aiutare le aziende a diventare più focalizzate sul cliente, efficienti e adattabili.
Questo cambiamento implica riconsiderare il modo in cui affrontiamo la nostra routine quotidiana e i processi lavorativi oltre alla tecnologia.
Quindi, in questo articolo esamineremo entrambe le piattaforme, Motion e Routine, le loro funzionalità, come usarle, limitazioni e molto altro.
Comprensione Movimento
Motion è un'applicazione AI all'avanguardia che trasforma completamente il modo in cui organizzi il tuo lavoro e il tuo tempo.
È un tipo speciale di programma che combina un calendario, un task manager, un project manager e assistente alle riunioni in un tutto coeso.
La funzione calendario intelligente di Motion è il suo componente principale.
Questo calendario è più di un semplice calendario; è uno strumento dinamico che dà la priorità alle attività in base al loro significato, ti ricorda quando sono in scadenza e modifica persino il tuo programma per adattarsi a circostanze impreviste.
Motion ti mantiene un passo avanti rispetto al gioco facendoti sapere esattamente cosa fare dopo e assicurandoti di non perdere mai una scadenza. Il task manager automatizzato è una caratteristica degna di nota di Motion.
È qui che le liste di cose da fare standard passano di moda. Con Motion puoi risparmiare tempo e fatica preziosi creando un elenco di cose da fare personalizzato.
Aggiungere attività è semplice e puoi utilizzare l'app mobile di Motion mentre sei in movimento da qualsiasi sito web. Per garantire che le faccende ricorrenti si adattino perfettamente al tuo calendario, consente anche la pianificazione compiti giornalieri o settimanali.
La semplicità d'uso e la versatilità di Motion nella gestione della vita personale e lavorativa sono perfettamente incarnate in questa funzione.
Motion è rivoluzionario per la gestione dei progetti. Dai suoi inizi come strumento di calendarizzazione, si è sviluppato in una piattaforma di gestione dei progetti completa.
Oltre ad aiutare con la pianificazione e la programmazione delle attività per progetti specifici, l'applicazione fornisce una panoramica di tutti i tuoi compiti e progetti, siano essi personali o professionali.
È qui che entrano davvero in gioco le sue abilità di intelligenza artificiale. Può dividere autonomamente grandi progetti in lavori e sottoattività più piccoli, gestendo le dipendenze e le sequenze con un coinvolgimento umano minimo o nullo.
Motion riprogramma automaticamente i lavori per adattarli alle mutevoli priorità, il che si traduce in un notevole risparmio di tempo, in particolare quando i piani cambiano.
Lo strumento di pianificazione delle riunioni di movimento semplifica il compito, a volte difficile, di pianificare le riunioni. È simile a Calendly in quanto semplifica la condivisione della tua disponibilità tramite collegamenti di prenotazione personalizzati, ma lo fa in modo più efficiente.
Con la possibilità di pianificare la tempistica delle riunioni, fornire un periodo di buffer tra gli appuntamenti e incorporare sondaggi pre-riunione, questo strumento è abbastanza flessibile. Le prenotazioni vengono aggiunte automaticamente al tuo calendario, risparmiandoti la fatica di effettuare prenotazioni doppie.
Inoltre, Motion è stato creato pensando al lavoro di squadra. Ti aiuta a comunicare pubblicamente i progressi, a dare automaticamente priorità alle attività più critiche e a gestire complessi progetti collaborativi con efficienza.
Il programma di ciascun membro del team è personalizzato da AI in Motion per garantire che tutti lavorino verso gli stessi obiettivi. Questa funzionalità è molto vantaggiosa per i team che cercano di aumentare l'efficienza e ottimizzare le operazioni.
Caratteristiche del movimento
Calendario
Il suo fulcro è il calendario intelligente di Motion, che fornisce molto più di una semplice interfaccia di pianificazione di base.
Con un clic puoi visualizzare il tuo programma giornaliero su questo calendario dinamico dal tuo desktop, dispositivo mobile o browser web. Poiché ordina automaticamente i lavori in base al significato, elimina il lavoro necessario per stabilire le priorità.
Motion monitora inoltre attentamente le scadenze, avvisandoti degli incarichi imminenti e avvisandoti quando una scadenza sta per essere rispettata.
Il calendario è realizzato per riorganizzare automaticamente il tuo programma in caso di interruzioni, assicurando che la tua giornata continui come previsto anche di fronte a circostanze impreviste.
Responsabile di progetto
La funzione di project management di Motion va oltre i tradizionali strumenti di pianificazione. Per una panoramica completa di tutte le tue attività e progetti, fornisce una visualizzazione elenco o visualizzazione Kanban, offrendoti chiarezza e controllo su progetti grandi e complicati.
La sua capacità di automatizzare la pianificazione di lavori e progetti è il luogo in cui si trova la vera magia. Motion crea l'orario ideale per ogni membro del team, coordinando le priorità e distribuendo equamente le responsabilità.
Questo strumento non solo semplifica la gestione del progetto, ma fornisce anche informazioni su quanto tempo viene dedicato alle riunioni e al completamento del lavoro.
Funziona anche come un'unica posizione per tutti i dati relativi al progetto, rendendo tutto accessibile e strutturato. Ciò include note, allegati e commenti.
Responsabile delle attività
Le tipiche liste di cose da fare vengono dichiarate obsolete dal task manager autonomo di Motion.
Con il task maker accessibile da qualsiasi finestra Internet con un solo clic, creare e visualizzare le attività diventa semplice.
Motion crea per te un elenco di cose da fare pianificando in modo intelligente le cose che si ripetono quotidianamente o settimanalmente nel tuo calendario.
Puoi aggiungere attività mentre sei in viaggio con questa funzione, che è compatibile anche con i dispositivi mobili.
Riducendo gli attriti coinvolti nella creazione e nell'amministrazione delle attività, il task manager di Motion mira ad aumentare la produttività.
Assistente alla riunione
Per coloro che pianificano spesso riunioni, il meeting planner di Motion è un ottimo strumento. Facilita il processo di pianificazione consentendoti di condividere rapidamente e facilmente la tua disponibilità con altri tramite un sito Web personalizzato.
Le riunioni possono essere programmate una dopo l'altra per ridurre le distrazioni e aumentare il tempo di concentrazione. Puoi anche personalizzare la frequenza delle riunioni creando modelli e impostando le preferenze.
Questa funzionalità semplifica e semplifica il processo di gestione delle riunioni, che in precedenza era un compito laborioso.
integrazione
La capacità di interfacciarsi con diverse piattaforme è essenziale nel mondo digitale interconnesso di oggi.
Molti calendari e piattaforme, come Google Calendar, Zoom, Gmail, Microsoft Teams, Google Meet, Microsoft Outlook e Zapier, sono facilmente integrabili con Motion.
Motion può essere perfettamente integrato nel tuo attuale ambiente digitale, migliorandone sia l'utilità che l'efficienza complessiva, grazie alla sua ampia varietà di connessioni.
I connettori di Motion lo rendono uno strumento estremamente utile per la collaborazione di gruppo su Microsoft Teams e per la pianificazione delle riunioni in Google Calendar.
Come usare il movimento?
Registrati
Innanzitutto, permettici di farti salire a bordo. Visitare il Sito web del movimento e seleziona la scheda "Registrati". Potrai scegliere tra due piani: prova individuale o di squadra.
Connessione calendario Calendar
Collega i tuoi calendari Google, Outlook o Apple a Motion. Si tratta di sincronizzare e organizzare la tua routine. Concedi le autorizzazioni essenziali per far sì che le cose funzionino senza intoppi.
E non preoccuparti, la sincronizzazione degli eventi di Motion è bidirezionale, quindi i tuoi eventi saranno sempre aggiornati.
Procedura di Onboarding
Concedi alla pianificazione automatica di Motion alcune ore affinché funzioni, quindi imposta i tuoi orari. Creare abitudini regolari come leggere o fare jogging al mattino ti aiuterà a diventare più produttivo.
Come centro di comando, riserva uno spazio di lavoro per gestire tutti i tuoi compiti, attività e progetti. Organizza attività simili e ottimizza il flusso di lavoro avviando un progetto in questa area di lavoro.
Scegli finalmente la modalità di visualizzazione: chiaro o scuro, a seconda di ciò che ti sembra adatto.
Configura la tua dashboard
Configurare correttamente la tua dashboard è essenziale per massimizzare il potenziale di Motion. È necessario aggiungere i membri del team e connettere le aree di lavoro e gli account pubblicitari.
Assegna ai membri del tuo team responsabilità come Proprietario, Amministratore, Collaboratore o Ospite per mantenere una struttura organizzativa chiara ed efficiente.
Un'esperienza fluida richiede che ogni membro del team disponga della quantità di accesso adeguata, quindi non dimenticare le autorizzazioni.
Il tuo primo rapporto
Ora che tutto è a posto, è il momento di redigere il tuo primo rapporto. Motion offre potenti funzionalità per supportare la creazione di report significativi.
Per estrarre informazioni utili e creare narrazioni coinvolgenti dai tuoi dati, utilizza strumenti di raggruppamento, filtri e metriche.
Comprensione Routine
Routine è un programma di produttività all'avanguardia che sta rivoluzionando la gestione delle attività e il modo di prendere appunti.
È progettato appositamente per ottimizzare la settimana lavorativa, Routine, disponibile per macOS, iOS ed eventualmente Android e Windows.
Sta cambiando il modo in cui vengono gestite le note e le attività e fornisce un nuovo punto di vista sulle liste di cose da fare convenzionali.
Con la dashboard distinta di Routine, puoi visualizzare rapidamente la sovrapposizione dello schermo di Routine, che è direttamente collegata al tuo Google Calendar e fornisce un riepilogo delle attività della giornata e dei prossimi appuntamenti, semplicemente utilizzando la semplice scorciatoia da tastiera Ctrl-Spazio.
La Console è il cuore di questa dashboard e ti consente di creare rapidamente attività utilizzando l'elaborazione del linguaggio naturale.
Ciò significa che puoi inserire un lavoro come "Porta fuori la spazzatura ogni mercoledì alle 7:XNUMX" e la Routine lo imposterà automaticamente, risparmiando il tempo e la fatica della programmazione manuale.
La routine funge anche da robusto programma per prendere appunti. Ogni attività è semplicemente una pagina in cui puoi prendere appunti, aggiungere intestazioni, allegare fotografie e persino creare elenchi, proprio come in Notion.
Questa funzione è molto utile per mantenere le attività in prospettiva e avere tutte le informazioni rilevanti a portata di mano. Puoi anche convertire qualsiasi attività in un'attività di routine a tutti gli effetti che include la pianificazione e l'integrazione del calendario, simile alla funzione di aggiornamento delle attività di Evernote.
Tuttavia, la routine non si limita a compiti specifici. È possibile aprire qualsiasi evento nel tuo calendario e prendere subito appunti, trasformando ogni evento in una nota separata.
Ciò che distingue Routine è la sua perfetta integrazione tra presa di appunti e gestione delle attività. Ha lo scopo di colmare il divario tra le applicazioni per prendere appunti, che spesso non consentono una visualizzazione efficiente delle attività, e le tipiche app da fare, che potrebbero non offrire una semplice archiviazione delle note.
La routine ti dà la possibilità di creare pagine per elenchi diversi e informazioni durature, come ristoranti o ricette preferiti, oltre a queste funzioni di base.
È uno strumento completo per gestire sia la vita personale che quella aziendale grazie alla sua adattabilità.
Caratteristiche della routine
Posta in arrivo universale
La svolta in Routine è la Posta in arrivo universale. Puoi visualizzare le tue attività senza dover navigare tra i diversi servizi.
La routine consolida tutte le comunicazioni in un'unica schermata, inclusi messaggi di chat, e-mail e ticket di gestione dei progetti.
Consolidare il tuo lavoro e aumentare l’efficienza complessiva sono due dei principali vantaggi di questo strumento.
Progettista
Un potente strumento per l'organizzazione del lavoro è la funzione di pianificazione di Routine. Ti aiuta a concentrarti e a stabilire le priorità consentendoti di pianificare le attività insieme agli eventi nel tuo calendario.
La routine garantisce che la gestione delle tue attività quotidiane e dei progetti a lungo termine sia semplice sincronizzando tutte le tue attività, e-mail, messaggi di chat e biglietti con il tuo calendario.
Performance modelli/hostess
La Dashboard in Routine offre una visione completa delle informazioni essenziali.
Qui puoi creare attività, aggiungere note e svolgere altre attività in modo efficace. Funziona come una posizione centrale in cui puoi gestire il tuo programma e le faccende domestiche per assicurarti di adempiere ai tuoi obblighi.
consolle
Una potente funzionalità che fa uso dell'elaborazione del linguaggio naturale è la Console di Routine. Puoi inserire facilmente le attività e pianificarle in tempo reale utilizzando questa applicazione intuitiva.
La Console semplifica e migliora l'efficienza del processo di creazione delle attività, sia che si tratti di completamento pianificato o di azione immediata.
Appunti di riunione
Gli appunti delle riunioni di routine si adattano facilmente al tuo flusso di lavoro. Puoi utilizzare questo strumento per prendere appunti utili durante le riunioni e includerli nei tuoi progetti.
È uno strumento inestimabile per assicurarsi che i punti di incontro importanti siano annotati e seguiti.
Capacità di intelligenza artificiale
Le straordinarie capacità di intelligenza artificiale di Routine aiutano in molti aspetti della gestione delle attività e delle riunioni. L’intelligenza artificiale facilita una migliore pianificazione, definizione delle priorità e organizzazione delle attività.
È come avere un assistente intelligente che svolge compiti umili così puoi concentrarti su parti più importanti della tua attività
Cattura contestuale
Un aspetto notevole della Routine è l'acquisizione contestuale, che ti consente di catturare rapidamente qualsiasi concetto o idea. Senza dover interrompere ciò che stai facendo, puoi anche creare attività o eventi.
Per garantire che nulla di significativo venga trascurato, questo strumento è particolarmente utile per registrare idee e compiti estemporanei.
Integrazioni
Routine è un'applicazione flessibile che può essere utilizzata per gestire qualsiasi aspetto del tuo lavoro grazie alla sua ampia interfaccia.
Utilizzando questi connettori, puoi consolidare tutte le tue cose di lavoro in Routine, da Google Calendar e Contatti a Notion e Gmail.
Per rafforzare ulteriormente il suo potenziale come strumento di produttività olistica, sono in lavorazione le interfacce con Slack, Zapier, Trello, ClickUp e Asana.
Come utilizzare la routine?
Inizia Ora
Il primo passo è semplicemente andare su “INIZIA"
Collega il tuo calendario
Puoi combinare attività di posta elettronica, software di gestione dei progetti e servizi di chat in un unico ambiente di lavoro coeso con connettori per servizi come Google Calendar, Apple Calendar e Microsoft Outlook.
Scelta della piattaforma
Adesso non ti resta che scegliere la tua piattaforma. Utilizzeremo un'app Web macOS.
Registrati
Ora avvia la tua app Web e registrati. Successivamente concedi l'accesso ad alcune autorizzazioni e sei a posto.
Performance modelli/hostess
Dopo il processo di cui sopra, verrai indirizzato alla sua dashboard.
Aggiunta di attività
Ora devi solo aggiungere attività, altrimenti recupererà automaticamente i tuoi dettagli da Calandar. Ora pianifica la tua giornata, settimana e mesi.
Limitazioni del movimento
Motion presenta molti inconvenienti pur essendo elogiato per la sua efficace gestione del lavoro e la pianificazione intuitiva.
Nello specifico, la mancanza di un sistema di chat integrato potrebbe rendere più difficile per gli utenti collaborare in tempo reale, costringendoli a fare affidamento su strumenti di comunicazione di terze parti.
L'ampia integrazione del calendario dell'app presenta degli svantaggi in quanto potrebbe non essere per tutti i gusti una più ampia varietà di opzioni di calendario.
La pianificazione automatizzata del programma non si applica alle attività esplicitamente pianificate e mancano opzioni di personalizzazione visiva per progetti e gestione delle attività, come la codifica a colori o l'iconografia.
Inoltre, sebbene la procedura di configurazione di Motion sia semplice, non include la possibilità di importare dati, pertanto le attività e i progetti devono essere inseriti manualmente.
Limitazioni della routine
Il suo numero limitato di integrazioni, soprattutto nella versione gratuita, rappresenta uno svantaggio significativo che potrebbe ridurne l'utilità nei processi digitali più complessi.
Per gli utenti che dipendono in modo significativo da una varietà di strumenti digitali per le loro attività quotidiane, questa limitazione può rappresentare un grave inconveniente.
Inoltre, sebbene Routine sia ottima nel combinare diverse funzioni, potrebbe non avere così tante opzioni di gestione delle attività o di calendario come alcuni programmi specializzati.
Per i clienti che necessitano di funzionalità avanzate in queste aree particolari, questo potrebbe rappresentare un problema.
L'enfasi della routine su un unico sistema potrebbe anche non essere adatta agli utenti che preferiscono strumenti diversi e specializzati per diversi aspetti della loro vita personale o professionale, anche se potrebbe essere vantaggioso per altri.
Prezzo del movimento
Il prezzo premium di Movimento parte da $ 19 al mese fatturati annualmente.
Prezzo della routine
Puoi iniziare a usare Routine per i prezzi gratuiti e premium a partire da $ 12 al mese.
Conclusione
Motion e Routine sono soluzioni rivoluzionarie che stanno rivoluzionando la produttività digitale ripensando la gestione del lavoro e del tempo.
Movimento è un programma basato sull'intelligenza artificiale che semplifica i piani quotidiani e si adatta ai cambiamenti imprevisti. Funziona come calendario integrato, task manager, project manager e assistente alla riunione.
Tra le sue caratteristiche principali ci sono un organizzatore automatizzato delle attività che prende il posto degli elenchi cartacei delle cose da fare, un calendario intelligente che dà priorità alle faccende domestiche e uno strumento di gestione dei progetti che divide automaticamente i lavori di grandi dimensioni in lavori più piccoli.
Inoltre, la funzione di collaborazione del team di Motion massimizza la gestione dei progetti tra i membri del team e il suo pianificatore di riunioni semplifica l'organizzazione delle riunioni.
D'altro canto, Routine è uno strumento multiuso che eccelle nella gestione delle attività e nel prendere appunti. Combina una dashboard direttamente con Google Calendar, consentendo una semplice creazione e panoramica delle attività utilizzando l'elaborazione del linguaggio naturale.
La routine funge anche da potente strumento per prendere appunti, combinando la gestione delle attività con la presa di appunti per una gestione completa del progetto.
Include una casella di posta universale per consolidare i messaggi, un pianificatore per sincronizzare attività ed eventi e funzionalità di intelligenza artificiale per aiutare nell'organizzazione delle attività.
Tuttavia, entrambe le piattaforme hanno dei limiti. Motion non dispone di un sistema di chat integrato e di ricche possibilità di personalizzazione visiva per lavori e progetti, mentre le limitate integrazioni di Routine nell'edizione gratuita possono limitarne l'efficacia in contesti digitali complicati.
Queste tecnologie riflettono un cambiamento sostanziale nel modo in cui affrontiamo la gestione del lavoro e della vita personale, esemplificando il movimento di trasformazione digitale che è alla base delle operazioni aziendali contemporanee, efficienti e adattive.
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