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La gestione dei documenti è un argomento complesso, ma è qualcosa che dovrai approfondire se lavori in qualsiasi ruolo in cui la tua azienda deve aderire al GDPR.
E che tu sia un libero professionista, un manager o un dirigente di livello C, probabilmente dovrai archiviare documenti, tenere traccia di chi vi ha accesso e monitorare chi li ha copiati.
Fortunatamente, non devi farlo da solo: ci sono molti sistemi di gestione dei documenti che ti semplificheranno le cose.
Abbiamo raccolto i 10 migliori sistemi di gestione dei documenti, così puoi dedicare meno tempo a gestire i tuoi documenti e più tempo a fare le cose importanti.
Che cos'è un sistema di gestione dei documenti?
In un mondo digitale in cui tutto è digitale, è necessario trovare il modo di organizzare tutti i file e i documenti, una delle attività che richiedono più tempo per le persone impegnate nella gestione della propria raccolta di documenti.
Ma se non lo fai, perderai traccia di alcuni file essenziali. È un dolore enorme e prende tempo dal fare qualcosa che ti piace.
Un sistema di gestione dei documenti è un'applicazione software o un servizio online progettato per organizzare l'archiviazione e gestire i documenti. Queste applicazioni sono utili per la gestione e l'organizzazione di documenti aziendali. Esistono numerosi sistemi di gestione dei documenti sul mercato, ma vogliamo evidenziare i 10 migliori sistemi di gestione dei documenti per semplificarti la vita.
1. Studio PDF Qoppa
Studio PDF Qoppa è una soluzione ricca di funzionalità che consente agli utenti di convertire in modo rapido ed efficiente documenti scansionati, immagini, presentazioni o qualsiasi altra cosa in formato PDF. Qoppa PDF Studio offre funzionalità come OCR (Riconoscimento ottico dei caratteri) per estrarre testo e metadati.
Inoltre, la soluzione è dotata di funzionalità di ricerca avanzate e funzionalità di sicurezza. Qoppa PDF Studio ti permette di lavorare sia offline che online. L'ultima parte è vantaggiosa, soprattutto quando si lavora in remoto.
PRO:
- I file PDF possono essere convertiti senza uscire dal desktop di Qoppa
- Estrazione di metadati
- Conversione PDF automatica
- Ricerca avanzata e trova
- Caratteristiche di sicurezza
- Integrazione con Microsoft Office
Contro:
- Limitato al sistema operativo Windows.
Prezzi
Qoppa è disponibile in due opzioni. La versione standard vende per circa $ 50, mentre una versione pro vende per $ 70.
2. Coda alta
Una delle più famose soluzioni di gestione dei documenti, Hightail, è un provider di archiviazione cloud incentrato sull'archiviazione di file e sull'accesso tramite il Web. Con la sua interfaccia facile da usare, puoi caricare, scaricare e condividere facilmente file.
Puoi anche creare cartelle e tag per i tuoi file. Hightail ti consente di crittografare i tuoi dati utilizzando il protocollo di crittografia AES a 256 bit per la massima sicurezza. Un'altra cosa interessante di questo sistema di gestione dei documenti è che puoi anche aggiungere commenti a qualsiasi file.
PRO:
- Il Interfaccia utente è facile da navigare
- Condivisione sicura con amici, familiari e colleghi
Contro:
- Tappo portaoggetti piccolo
- Strumento a pagamento
Prezzi
Puoi ottenere hightail lite gratuitamente con funzionalità limitate. I pacchetti Pro, Teams e Business costano rispettivamente $ 12, $ 24 e $ 36 al mese.
3. Dropbox per le aziende
dropbox è un'ottima soluzione per la collaborazione in team, l'archiviazione e la condivisione di file. Con Dropbox for Business puoi creare strutture di cartelle personalizzate. Puoi anche condividere cartelle con altri utenti inviando link di invito.
Il vantaggio principale di Dropbox è che ha un'applicazione desktop che carica automaticamente tutti i nuovi file sul cloud. Quindi, hai sempre le ultime versioni dei tuoi documenti.
Consente agli utenti di visualizzare e modificare i documenti archiviati su un computer, tablet o smartphone. Un'altra caratteristica è la sua app desktop per computer Windows e Mac. Tutte queste caratteristiche lo rendono uno dei migliori sistemi di gestione dei documenti. Dropbox ha anche una suite ufficiale per l'ufficio. Ciò ti consente di accedere e modificare i file da qualsiasi dispositivo utilizzando una connessione Internet.
PRO:
- Eccellenti servizi di condivisione e archiviazione di file
- Facile condividere le cartelle con altri utenti
- Caricamento automatico con un clic nell'archivio cloud
- Condividi documenti e foto online
Contro:
- Velocità di caricamento più lenta per file di grandi dimensioni
- Il tethering non funziona per alcuni dispositivi.
- App limitate e accesso mobile
Prezzi
Dropbox ti offre 2 TB di spazio di archiviazione per $ 9.99 al mese. L'account familiare è accessibile da 6 utenti e costa $ 16.99 al mese mentre l'account professionale ti dà 3 TB per $ 16.58 al mese per un singolo utente. Ci sono altri piani per esigenze più elevate. I dettagli sono i seguenti:
4. Google Drive
Google drive ti consente di salvare i file con te per averli sempre e ovunque. Puoi archiviare i file nel cloud, il che è eccellente perché non andranno persi, non importa quanto spazio hai sul tuo computer.
Con Google Drive, puoi condividere facilmente file con chiunque nel tuo team o con persone esterne al tuo team semplicemente condividendo il link. Un'altra caratteristica che hai con Google Drive è che puoi sincronizzare i tuoi file su diversi dispositivi. Forniscono app desktop, mobili e Web e un sito Web.
PRO:
- Gratuito da utilizzare per i singoli utenti
- 15GB di spazio di archiviazione gratuito
- Facile da usare con un'interfaccia familiare
- Può essere utilizzato su qualsiasi dispositivo con una connessione Internet
Contro:
- Sono stati segnalati alcuni casi di perdita o danneggiamento di file.
Prezzi
Google Drive potrebbe essere l'opzione più conveniente per te. Un piano di base da 15 GB è gratuito mentre un piano da 100 GB costa solo $ 2. Il piano definitivo costa circa $ 9.99 al mese se hai bisogno di 2 TB di spazio di archiviazione cloud.
5. Panda Doc
PandaDoc è un sistema di gestione dei documenti altamente personalizzabile e intuitivo per l'archiviazione, il controllo delle versioni, la condivisione e la collaborazione su qualsiasi documento online. Con un'interfaccia molto facile da usare e che consente agli utenti di personalizzarla in base alle proprie esigenze.
Puoi creare documenti personalizzati per risparmiare tempo caricando i tuoi file direttamente da varie applicazioni. È un ottimo strumento per tenere traccia di più versioni di file senza passare continuamente da un documento all'altro.
PRO:
- Facilità d'uso e personalizzazione
- Possibilità di tenere traccia di versioni e modifiche
- Si integra con molte applicazioni
- Piani tariffari convenienti
Contro:
- Alcune funzionalità sono disponibili solo nel piano aziendale.
Prezzi
PandaDoc è accessibile almeno per $ 19 e la variante business ti costa $ 49.
6. Cloud Office WPS
Ufficio WPS è un'applicazione basata su cloud che consente di visualizzare e modificare documenti Word, Excel, PowerPoint e OneNote. Gli utenti possono condividere file con altri utenti mentre lavorano in tempo reale.
WPS Office offre agli utenti un'esperienza di editing completamente funzionale con la possibilità di inserire contenuti multimediali. WPS Office supporta anche il lavoro collaborativo per i progetti di gruppo.
PRO:
- Esperienza di editing completamente funzionale
- Supporta la collaborazione in tempo reale
- Inserisci contenuto multimediale
Contro:
- I formati di file sono limitati ai formati proprietari WPS.
Prezzi
WPS Standard con funzionalità limitate non ti costa nulla. Il premio WPS costa $ 30 all'anno, se scegli di pagare annualmente.
7.SharePoint
SharePoint è uno strumento di livello aziendale che offre molte funzionalità di gestione dei documenti. Funziona sul cloud Microsoft e archivia ordinatamente file e cartelle in varie librerie in modo da poterle trovare facilmente. Puoi condividere file e collaborare a progetti con il tuo team.
PRO:
- Molto completo
- Offre molte funzionalità
- Possibilità di integrazione con altri prodotti Microsoft
- Può essere utilizzato per intranet ed extranet
Contro:
- Molto costoso
- Può essere complesso da usare
Prezzi
SharePoint costa almeno $ 5 per utente al mese e arriva fino a $ 23 per utente al mese per il piano integrato con Office 365.
8. Dodici
Dodici è una soluzione di gestione dei documenti di classe enterprise che consente ai team di collaborare facilmente e istantaneamente. L'applicazione è basata su cloud, quindi non devi essere al tuo computer per lavorare ai tuoi progetti.
Questa soluzione si distingue dalle altre soluzioni perché offre un'interfaccia intuitiva che consente agli utenti di navigare facilmente. Fornisce un'e-mail, un calendario, un elenco di attività, una gestione dei file e opzioni di chat. Docebo funziona perfettamente con Microsoft Office, semplificando la visualizzazione, la modifica e la collaborazione in tempo reale dei tuoi documenti.
PRO:
- Facile da usare l'interfaccia
- Basato su cloud per accedervi ovunque.
- Si integra con Microsoft Office
Contro:
- Non tante funzionalità come alcune delle altre soluzioni in questo elenco
- Il prezzo non è divulgato pubblicamente
Prezzi
Poiché si tratta di uno strumento di classe enterprise, dovrai contattarli per ottenere un preventivo.
9. PDFelement Pro
PDFelement Pro è il miglior sistema di gestione dei documenti per chi desidera una soluzione all-in-one. Non è solo un editor PDF, ma può anche creare, convertire, annotare, firmare e proteggere i tuoi PDF. E se hai bisogno di compilare moduli o fare commenti su PDF, puoi farlo anche con PDFelement Pro.
La sua funzione OCR ti consente di convertire scansionati PDF in modificabili documenti e puoi anche proteggere con password i tuoi PDF per mantenerli al sicuro. Puoi utilizzare PDFelement Pro su dispositivi Windows, Mac, iOS e Android, quindi è perfetto per le aziende che hanno bisogno di gestire i propri documenti in movimento.
PRO:
- Soluzione PDF tutto compreso
- Crea, converti, annota, firma e proteggi i PDF
- La funzione OCR ti consente di convertire i PDF scansionati in documenti modificabili
- Proteggi con password i tuoi PDF per mantenerli al sicuro
- Utilizzare su dispositivi Windows, Mac, iOS e Android
Contro:
- Alcune funzionalità sono disponibili solo nella versione a pagamento
Prezzi
PDFelements è piuttosto costoso e ti costerà $ 79.99 per la registrazione annuale.
10. Cartella del marchio
Cartella marca è un sistema di gestione dei documenti online che aiuta le aziende a gestire le risorse del proprio marchio. Con Brandfolder puoi centralizzare le risorse del tuo marchio e renderle accessibili a tutto il tuo team. Brandfolder fornisce anche funzionalità come controllo della versione, approvazioni e analisi.
PRO:
- Brandfolder è facile da usare e navigare.
- L'interfaccia è pulita e moderna.
- Brandfolder offre una prova gratuita.
Contro:
- Brandfolder è un po' più costoso di altri sistemi di gestione dei documenti.
Prezzi
Brandfolder è uno strumento di livello aziendale e dovresti contattarli per ottenere un preventivo
Conclusione
La gestione dei documenti è parte integrante del flusso di lavoro aziendale. Il controllo e la gestione dei documenti sono oggi tra le aree più critiche in un'azienda.
Ogni giorno, la tua azienda crea molti documenti e ha bisogno di archiviarli in modo sicuro.
Che si tratti di documenti aziendali, file di gestione del progetto o informazioni riservate, un solido sistema di gestione dei documenti ti aiuterà a garantire che siano mantenuti al sicuro, protetti e sempre a portata di mano.
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