સામગ્રીનું કોષ્ટક[છુપાવો][બતાવો]
દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપન એ એક જટિલ વિષય છે – પરંતુ જો તમે એવી કોઈપણ ક્ષમતામાં કામ કરો છો જ્યાં તમારી કંપનીએ GDPRનું પાલન કરવું હોય તો તમારે તેમાં પ્રવેશવાની જરૂર પડશે.
અને પછી ભલે તમે ફ્રીલાન્સર, મેનેજર અથવા સી-લેવલ એક્ઝિક્યુટિવ હોવ, તમારે કદાચ દસ્તાવેજો સંગ્રહિત કરવા, તેમની ઍક્સેસ કોની પાસે છે તે ટ્રૅક કરવાની અને કોણે તેમની નકલ કરી છે તેનું નિરીક્ષણ કરવાની જરૂર પડશે.
સદભાગ્યે, તમારે તે તમારી જાતે કરવાની જરૂર નથી - ત્યાં પુષ્કળ દસ્તાવેજ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ્સ છે જે તમારા માટે વસ્તુઓને સરળ બનાવશે.
અમે 10 શ્રેષ્ઠ દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપન પ્રણાલીઓ તૈયાર કરી છે, જેથી તમે તમારા દસ્તાવેજોનું સંચાલન કરવામાં ઓછો સમય અને મહત્વપૂર્ણ સામગ્રી કરવામાં વધુ સમય પસાર કરી શકો.
ડોક્યુમેન્ટ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ શું છે?
ડિજિટલ વિશ્વમાં જ્યાં બધું ડિજિટલ છે, તમારી બધી ફાઇલો અને દસ્તાવેજોને ગોઠવવાની રીતો શોધવી જરૂરી છે - વ્યસ્ત વ્યક્તિઓ માટે તેમના દસ્તાવેજ સંગ્રહનું સંચાલન કરવામાં સૌથી વધુ સમય માંગી લેતું એક કાર્ય.
પરંતુ જો તમે તે નહીં કરો, તો તમે કેટલીક આવશ્યક ફાઇલોનો ટ્રૅક ગુમાવશો. તે એક વિશાળ પીડા છે અને તમને આનંદ થાય છે તે કરવા માટે સમય લે છે.
દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપન સિસ્ટમ એ એક સોફ્ટવેર એપ્લિકેશન અથવા ઑનલાઇન સેવા છે જે સ્ટોરને ગોઠવવા અને દસ્તાવેજોનું સંચાલન કરવા માટે રચાયેલ છે. આ એપ્લિકેશનો વ્યવસાયિક દસ્તાવેજોનું સંચાલન અને આયોજન કરવા માટે કામમાં આવે છે. બજારમાં અસંખ્ય દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપન પ્રણાલીઓ છે, પરંતુ અમે તમારા જીવનને સરળ બનાવવા માટે ટોચની 10 દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપન પ્રણાલીઓને પ્રકાશિત કરવા માંગીએ છીએ.
1. Qoppa PDF સ્ટુડિયો
ક્વાપ્પા પીડીએફ સ્ટુડિયો એક સુવિધાથી ભરપૂર ઉકેલ છે જે વપરાશકર્તાઓને સ્કેન કરેલા દસ્તાવેજો, ચિત્રો, પ્રસ્તુતિઓ અથવા કોઈપણ વસ્તુને પીડીએફ ફોર્મેટમાં ઝડપથી અને અસરકારક રીતે કન્વર્ટ કરવા દે છે. Qoppa PDF સ્ટુડિયો OCR (ઑપ્ટિકલ કેરેક્ટર રેકગ્નિશન) ટેક્સ્ટ અને મેટાડેટા કાઢવા માટે.
વધુમાં, ઉકેલ અદ્યતન શોધ ક્ષમતાઓ અને સુરક્ષા સુવિધાઓથી સજ્જ છે. Qoppa PDF સ્ટુડિયો તમને ઑફલાઇન અને ઑનલાઇન એમ બંને રીતે કામ કરવાની મંજૂરી આપે છે. પછીનો ભાગ ફાયદાકારક છે, ખાસ કરીને જ્યારે દૂરથી કામ કરવું.
ગુણ:
- Qoppa ડેસ્કટોપ છોડ્યા વિના PDF ફાઇલોને કન્વર્ટ કરી શકાય છે
- મેટાડેટા નિષ્કર્ષણ
- આપોઆપ પીડીએફ રૂપાંતર
- અદ્યતન શોધ અને શોધો
- સુરક્ષા સુવિધાઓ
- માઈક્રોસોફ્ટ ઓફિસ સાથે એકીકરણ
વિપક્ષ:
- વિન્ડોઝ ઓપરેટિંગ સિસ્ટમ સુધી મર્યાદિત.
પ્રાઇસીંગ
Qoppa બે વિકલ્પોમાં આવે છે. સ્ટાન્ડર્ડ વર્ઝન લગભગ $50માં વેચાય છે, જ્યારે પ્રો વર્ઝન $70માં વેચાય છે.
2. હાઇટેલ
સૌથી પ્રખ્યાત દસ્તાવેજ મેનેજમેન્ટ સોલ્યુશન્સમાંથી એક, હાઇટાઇલ, એક ક્લાઉડ સ્ટોરેજ પ્રદાતા છે જે ફાઇલ સ્ટોરેજ અને વેબ દ્વારા ઍક્સેસ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે. તેના ઉપયોગમાં સરળ ઇન્ટરફેસ સાથે, તમે સરળતાથી ફાઇલો અપલોડ, ડાઉનલોડ અને શેર કરી શકો છો.
તમે તમારી ફાઇલો માટે ફોલ્ડર્સ અને ટૅગ્સ પણ બનાવી શકો છો. હાઇટેલ તમને મહત્તમ સુરક્ષા માટે AES 256-bit એન્ક્રિપ્શન પ્રોટોકોલનો ઉપયોગ કરીને તમારા ડેટાને એન્ક્રિપ્ટ કરવાની મંજૂરી આપે છે. આ દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપન પ્રણાલી વિશે અન્ય આકર્ષક બાબત એ છે કે તમે કોઈપણ ફાઇલોમાં ટિપ્પણીઓ પણ ઉમેરી શકો છો.
ગુણ:
- આ વપરાશકર્તા ઈન્ટરફેસ નેવિગેટ કરવા માટે સરળ છે
- મિત્રો, કુટુંબીજનો અને સહકર્મીઓ સાથે સુરક્ષિત શેરિંગ
વિપક્ષ:
- નાની સ્ટોરેજ કેપ
- પેઇડ ટૂલ
પ્રાઇસીંગ
તમે મર્યાદિત સુવિધાઓ સાથે મફતમાં હાઇટેલ લાઇટ મેળવી શકો છો. પ્રો, ટીમ્સ અને બિઝનેસ પેકેજો અનુક્રમે દર મહિને $12, $24 અને $36 માટે જાય છે.
3. વ્યવસાય માટે ડ્રૉપબૉક્સ
ડ્રૉપબૉક્સ ટીમ સહયોગ, સંગ્રહ અને ફાઇલ શેરિંગ માટે એક ઉત્તમ ઉકેલ છે. વ્યવસાય માટે ડ્રૉપબૉક્સ સાથે, તમે કસ્ટમ ફોલ્ડર સ્ટ્રક્ચર્સ બનાવી શકો છો. તમે આમંત્રણ લિંક્સ મોકલીને અન્ય વપરાશકર્તાઓ સાથે ફોલ્ડર્સ પણ શેર કરી શકો છો.
ડ્રૉપબૉક્સનો મુખ્ય ફાયદો એ છે કે તેની પાસે ડેસ્કટૉપ એપ્લિકેશન છે જે કોઈપણ નવી ફાઇલોને ઑટોમૅટિક રીતે ક્લાઉડ પર અપલોડ કરે છે. તેથી, તમારી પાસે હંમેશા તમારા દસ્તાવેજોના નવીનતમ સંસ્કરણો હોય છે.
તે વપરાશકર્તાઓને કમ્પ્યુટર, ટેબ્લેટ અથવા સ્માર્ટફોન પર સંગ્રહિત દસ્તાવેજો જોવા અને સંપાદિત કરવાની મંજૂરી આપે છે. વિન્ડોઝ અને મેક કમ્પ્યુટર્સ માટેની તેની ડેસ્કટોપ એપ્લિકેશન અન્ય વિશેષતા છે. આ તમામ સુવિધાઓ તેને શ્રેષ્ઠ દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપન સિસ્ટમોમાંની એક બનાવે છે. ડ્રૉપબૉક્સ પાસે સત્તાવાર ઑફિસ સ્યુટ પણ છે. આ તમને ઇન્ટરનેટ કનેક્શનનો ઉપયોગ કરીને કોઈપણ ઉપકરણમાંથી ફાઇલોને ઍક્સેસ અને સંપાદિત કરવાની મંજૂરી આપે છે.
ગુણ:
- ઉત્તમ ફાઇલ શેરિંગ અને સ્ટોરેજ સેવાઓ
- અન્ય વપરાશકર્તાઓ સાથે ફોલ્ડર્સ શેર કરવા માટે સરળ
- ક્લાઉડ સ્ટોરેજ પર એક-ક્લિક સ્વતઃ અપલોડ કરો
- દસ્તાવેજો અને ફોટા ઓનલાઈન શેર કરો
વિપક્ષ:
- મોટી ફાઇલો માટે ધીમી અપલોડ ઝડપ
- કેટલાક ઉપકરણો માટે ટિથરિંગ કામ કરતું નથી.
- મર્યાદિત એપ્લિકેશન્સ અને મોબાઇલ એક્સેસ
પ્રાઇસીંગ
Dropbox તમને $2 એક મહિનામાં 9.99TB સ્ટોરેજ આપે છે. કૌટુંબિક ખાતું 6 વપરાશકર્તાઓ દ્વારા ઍક્સેસિબલ છે અને દર મહિને $16.99નો ખર્ચ થાય છે જ્યારે વ્યાવસાયિક ખાતું તમને એક વપરાશકર્તા માટે દર મહિને $3માં 16.58TB આપે છે. ઉચ્ચ માંગને સંતોષતી અન્ય યોજનાઓ છે. વિગતો નીચે મુજબ છે.
4. ગુગલ ડ્રાઈવ
Google ડ્રાઇવ તમને ફાઇલોને ગમે ત્યાં, ગમે ત્યારે રાખવા માટે તમારી સાથે સાચવવાની મંજૂરી આપે છે. તમે ફાઇલોને ક્લાઉડમાં સ્ટોર કરી શકો છો, જે ઉત્તમ છે કારણ કે તમારા કમ્પ્યુટર પર તમારી પાસે ગમે તેટલી જગ્યા હોય તો પણ તે ખોવાશે નહીં.
google ડ્રાઇવ વડે, તમે ફક્ત લિંક શેર કરીને તમારી ટીમના કોઈપણ સાથે અથવા તમારી ટીમની બહારના લોકો સાથે સરળતાથી ફાઇલો શેર કરી શકો છો. તમારી પાસે Google ડ્રાઇવ સાથેની બીજી વિશેષતા એ છે કે તમે તમારી ફાઇલોને વિવિધ ઉપકરણો પર સમન્વયિત કરી શકો છો. તેઓ ડેસ્કટોપ, મોબાઇલ અને વેબ એપ્સ અને વેબસાઇટ પ્રદાન કરે છે.
ગુણ:
- વ્યક્તિગત વપરાશકર્તાઓ માટે વાપરવા માટે મફત
- 15GB મફત સ્ટોરેજ
- પરિચિત ઇન્ટરફેસ સાથે વાપરવા માટે સરળ
- તે ઇન્ટરનેટ કનેક્શન સાથે કોઈપણ ઉપકરણ પર વાપરી શકાય છે
વિપક્ષ:
- કેટલીક ફાઇલો ગુમ થઈ ગઈ છે અથવા બગડી ગઈ હોવાના અહેવાલો આવ્યા છે.
પ્રાઇસીંગ
Google ડ્રાઇવ તમારા માટે સૌથી સસ્તું વિકલ્પ હોઈ શકે છે. મૂળભૂત 15GB પ્લાન મફત છે જ્યારે 100GB પ્લાન માત્ર $2માં જાય છે. જો તમને 9.99TB ક્લાઉડ સ્ટોરેજની જરૂર હોય તો અંતિમ પ્લાન લગભગ $2 પ્રતિ મહિને જાય છે.
5. પાંડાડોક
પાંડાડોક કોઈપણ દસ્તાવેજો ઓનલાઈન સ્ટોર કરવા, વર્ઝન બનાવવા, શેર કરવા અને સહયોગ કરવા માટે અત્યંત વૈવિધ્યપૂર્ણ અને સાહજિક દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપન સિસ્ટમ છે. એવા ઈન્ટરફેસ સાથે જે વાપરવા માટે ખૂબ જ સરળ છે અને વપરાશકર્તાઓને તેમની જરૂરિયાતોને અનુરૂપ તેને કસ્ટમાઇઝ કરવાની મંજૂરી આપે છે.
તમે વિવિધ એપ્લિકેશનોમાંથી સીધી તમારી ફાઇલો અપલોડ કરીને સમય બચાવવા માટે કસ્ટમ દસ્તાવેજો બનાવી શકો છો. દસ્તાવેજો વચ્ચે સતત સ્વિચ કર્યા વિના બહુવિધ ફાઇલ સંસ્કરણોનો ટ્રૅક રાખવા માટે તે એક સરસ સાધન છે.
ગુણ:
- ઉપયોગમાં સરળતા અને કસ્ટમાઇઝેશન
- સંસ્કરણો અને ફેરફારોને ટ્રૅક કરવાની ક્ષમતા
- ઘણી એપ્લિકેશનો સાથે સંકલિત થાય છે
- પોષણક્ષમ ભાવો યોજનાઓ
વિપક્ષ:
- કેટલીક સુવિધાઓ ફક્ત એન્ટરપ્રાઇઝ પ્લાનમાં જ ઉપલબ્ધ છે.
પ્રાઇસીંગ
PandaDoc ઓછામાં ઓછા $19 માટે ઍક્સેસિબલ છે અને બિઝનેસ વેરિઅન્ટની કિંમત તમારી $49 છે.
6. WPS ઓફિસ ક્લાઉડ
WPS ઓફિસ ક્લાઉડ-આધારિત એપ્લિકેશન છે જે તમને વર્ડ, એક્સેલ, પાવરપોઈન્ટ અને વનનોટ દસ્તાવેજો જોવા અને સંપાદિત કરવાની મંજૂરી આપે છે. રીઅલ-ટાઇમમાં કામ કરતી વખતે વપરાશકર્તાઓ અન્ય વપરાશકર્તાઓ સાથે ફાઇલો શેર કરી શકે છે.
WPS Office વપરાશકર્તાઓને મલ્ટીમીડિયા સામગ્રી દાખલ કરવાની ક્ષમતા સાથે સંપૂર્ણ કાર્યાત્મક સંપાદન અનુભવ પ્રદાન કરે છે. WPS ઓફિસ ટીમ પ્રોજેક્ટ માટે સહયોગી કાર્યને પણ સમર્થન આપે છે.
ગુણ:
- સંપૂર્ણપણે કાર્યાત્મક સંપાદન અનુભવ
- રીઅલ-ટાઇમ સહયોગને સપોર્ટ કરે છે
- મલ્ટીમીડિયા સામગ્રી દાખલ કરો
વિપક્ષ:
- ફાઇલ ફોર્મેટ્સ WPS માલિકીના ફોર્મેટ સુધી મર્યાદિત છે.
પ્રાઇસીંગ
મર્યાદિત સુવિધાઓ સાથે ડબલ્યુપીએસ સ્ટાન્ડર્ડ તમારા માટે કંઈ ખર્ચ કરતું નથી. WPS પ્રીમિયમ વાર્ષિક $30 માટે જાય છે, જો તમે વાર્ષિક ચૂકવણી કરવાનું પસંદ કરો છો.
7. શેરપોઈન્ટ
શેરપોઈન્ટ એન્ટરપ્રાઇઝ-ગ્રેડ ટૂલ છે જે ઘણી બધી દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપન ક્ષમતાઓ પ્રદાન કરે છે. તે Microsoft ક્લાઉડ પર કામ કરે છે અને તમારી ફાઇલો અને ફોલ્ડર્સને વિવિધ લાઇબ્રેરીઓમાં સરસ રીતે સ્ટોર કરે છે જેથી કરીને તમે તેને સરળતાથી શોધી શકો. તમે તમારી ટીમ સાથે ફાઇલો શેર કરી શકો છો અને પ્રોજેક્ટ પર સહયોગ કરી શકો છો.
ગુણ:
- ખૂબ વ્યાપક
- ઘણી બધી સુવિધાઓ આપે છે
- અન્ય Microsoft ઉત્પાદનો સાથે સંકલિત કરવાની ક્ષમતા
- ઇન્ટ્રાનેટ અને એક્સ્ટ્રાનેટ માટે વાપરી શકાય છે
વિપક્ષ:
- ઘણું મોંઘુ
- વાપરવા માટે જટિલ હોઈ શકે છે
પ્રાઇસીંગ
SharePoint ઓછામાં ઓછા દર મહિને પ્રતિ વપરાશકર્તા $5 માટે જાય છે અને Office 23 સાથે સંકલિત પ્લાન માટે પ્રતિ મહિને $365 સુધી જાય છે.
8. બાર
ડોસેબો એન્ટરપ્રાઇઝ-ક્લાસ ડોક્યુમેન્ટ મેનેજમેન્ટ સોલ્યુશન છે જે ટીમોને સરળતાથી અને તરત જ સહયોગ કરવા સક્ષમ બનાવે છે. એપ્લિકેશન ક્લાઉડ-આધારિત છે, તેથી તમારે તમારા પ્રોજેક્ટ્સ પર કામ કરવા માટે તમારા કમ્પ્યુટર પર હોવું જરૂરી નથી.
આ સોલ્યુશન અન્ય સોલ્યુશનથી અલગ છે કારણ કે તે એક સાહજિક ઈન્ટરફેસ ઓફર કરે છે જે વપરાશકર્તાઓને સરળતાથી નેવિગેટ કરવા દે છે. તે ઈમેલ, કેલેન્ડર, ટાસ્ક લિસ્ટ, ફાઈલ મેનેજમેન્ટ અને ચેટ વિકલ્પો પ્રદાન કરે છે. Docebo તમારા દસ્તાવેજોને રીઅલ-ટાઇમમાં જોવા, સંપાદિત કરવા અને સહયોગ કરવા માટે સરળ બનાવે છે, Microsoft Office સાથે એકીકૃત રીતે કાર્ય કરે છે.
ગુણ:
- ઉપયોગમાં સરળ ઇન્ટરફેસ
- ક્લાઉડ-આધારિત જેથી તમે તેને ગમે ત્યાં ઍક્સેસ કરી શકો.
- માઈક્રોસોફ્ટ ઓફિસ સાથે સાંકળે છે
વિપક્ષ:
- આ સૂચિ પરના કેટલાક અન્ય ઉકેલો જેટલી સુવિધાઓ નથી
- કિંમતો જાહેરમાં જાહેર કરવામાં આવતી નથી
પ્રાઇસીંગ
કારણ કે તે એન્ટરપ્રાઇઝ-ક્લાસ ટૂલ છે, તમારે ક્વોટ મેળવવા માટે તેમનો સંપર્ક કરવો પડશે.
9.PDFelement પ્રો
પીડીએફલિમેન્ટ પ્રો ઓલ-ઇન-વન સોલ્યુશન ઇચ્છતા લોકો માટે શ્રેષ્ઠ દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપન સિસ્ટમ છે. તે માત્ર PDF સંપાદક જ નથી પરંતુ તમારા PDF ને બનાવી, કન્વર્ટ, ટીકા, સાઇન અને સુરક્ષિત પણ કરી શકે છે. અને જો તમારે ફોર્મ ભરવા અથવા PDFs પર ટિપ્પણી કરવાની જરૂર હોય, તો તમે PDFelement Pro સાથે પણ તે કરી શકો છો.
તેની OCR સુવિધા તમને સ્કેન કરેલ કન્વર્ટ કરવા દે છે PDF માં સંપાદનયોગ્ય દસ્તાવેજો, અને તમે તમારી PDF ને સુરક્ષિત રાખવા માટે પાસવર્ડ-સુરક્ષિત પણ કરી શકો છો. તમે Windows, Mac, iOS અને Android ઉપકરણો પર PDFelement Pro નો ઉપયોગ કરી શકો છો - તેથી તે વ્યવસાયો માટે યોગ્ય છે કે જેમને સફરમાં તેમના દસ્તાવેજોનું સંચાલન કરવાની જરૂર છે.
ગુણ:
- ઓલ-ઇન-વન પીડીએફ સોલ્યુશન
- PDF બનાવો, કન્વર્ટ કરો, ટીકા કરો, સહી કરો અને સુરક્ષિત કરો
- OCR સુવિધા તમને સ્કેન કરેલ PDF ને સંપાદનયોગ્ય દસ્તાવેજોમાં કન્વર્ટ કરવા દે છે
- તમારી PDF ને સુરક્ષિત રાખવા માટે પાસવર્ડ-સુરક્ષિત કરો
- Windows, Mac, iOS અને Android ઉપકરણો પર ઉપયોગ કરો
વિપક્ષ:
- કેટલીક સુવિધાઓ ફક્ત પેઇડ સંસ્કરણમાં જ ઉપલબ્ધ છે
પ્રાઇસીંગ
PDFelements ખૂબ ખર્ચાળ છે અને વાર્ષિક નોંધણી માટે તમને $79.99 નો ખર્ચ થશે.
10. બ્રાન્ડફોલ્ડર
બ્રાન્ડફોલ્ડર એક ઓનલાઈન ડોક્યુમેન્ટ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ છે જે કંપનીઓને તેમની બ્રાંડ એસેટ મેનેજ કરવામાં મદદ કરે છે. બ્રાંડફોલ્ડર સાથે, તમે તમારી બ્રાંડ અસ્કયામતોને કેન્દ્રિય બનાવી શકો છો અને તેને તમારી આખી ટીમ માટે સુલભ બનાવી શકો છો. બ્રાન્ડફોલ્ડર જેવી સુવિધાઓ પણ પ્રદાન કરે છે આવૃત્તિ નિયંત્રણ, મંજૂરીઓ અને એનાલિટિક્સ.
ગુણ:
- બ્રાન્ડફોલ્ડર વાપરવા અને નેવિગેટ કરવા માટે સરળ છે.
- ઈન્ટરફેસ સ્વચ્છ અને આધુનિક છે.
- બ્રાન્ડફોલ્ડર મફત અજમાયશ ઓફર કરે છે.
વિપક્ષ:
- બ્રાંડફોલ્ડર અન્ય દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપન સિસ્ટમો કરતાં થોડી વધુ ખર્ચાળ છે.
પ્રાઇસીંગ
બ્રાન્ડફોલ્ડર એ એન્ટરપ્રાઇઝ-સ્તરનું સાધન છે અને તમારે ક્વોટ મેળવવા માટે તેમનો સંપર્ક કરવો પડશે
ઉપસંહાર
દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપન એ બિઝનેસ વર્કફ્લોનો એક અભિન્ન ભાગ છે. દસ્તાવેજ નિયંત્રણ અને વ્યવસ્થાપન આજે વ્યવસાયમાં સૌથી મહત્વપૂર્ણ ક્ષેત્રોમાંનું એક છે.
દરરોજ, તમારી કંપની ઘણા બધા દસ્તાવેજો બનાવે છે અને તેને સુરક્ષિત અને સુરક્ષિત રીતે સંગ્રહિત કરવાની જરૂર છે.
ભલે તે તમારી કંપનીના રેકોર્ડ્સ, પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ફાઇલો અથવા ગોપનીય માહિતી હોય, સાઉન્ડ ડોક્યુમેન્ટ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ તમને ખાતરી કરવામાં મદદ કરશે કે તેઓ સુરક્ષિત, સુરક્ષિત અને હંમેશા હાથમાં છે.
એક જવાબ છોડો