Índice analítico[Ocultar][Mostrar]
A xestión documental é un tema complexo, pero é algo no que terás que entrar se traballas en calquera función na que a túa empresa teña que cumprir o GDPR.
E se es un autónomo, un xestor ou un executivo de nivel C, probablemente teñas que almacenar documentos, rastrexar quen ten acceso a eles e supervisar quen os copiou.
Afortunadamente, non tes que facelo por ti mesmo: hai moitos sistemas de xestión de documentos que che simplificarán as cousas.
Reunimos os 10 mellores sistemas de xestión de documentos, para que poida dedicar menos tempo a xestionar os seus documentos e máis tempo a facer as cousas importantes.
Que é un sistema de xestión documental?
Nun mundo dixital onde todo é dixital, é necesario atopar formas de organizar todos os teus ficheiros e documentos, unha das tarefas que máis tempo consumen para as persoas ocupadas na xestión da súa colección de documentos.
Pero se non o fas, perderás a pista dalgúns ficheiros esenciais. É unha dor enorme e quítalle tempo para facer algo que che gusta.
Un sistema de xestión de documentos é unha aplicación de software ou servizo en liña deseñada para organizar almacenar e xestionar documentos. Estas aplicacións son útiles para xestionar e organizar documentos empresariais. Existen numerosos sistemas de xestión de documentos no mercado, pero queremos destacar os 10 mellores sistemas de xestión de documentos para facilitarche a vida.
1. Qoppa PDF Studio
Qoppa PDF Studio é unha solución chea de funcións que permite aos usuarios converter de forma rápida e eficiente documentos escaneados, imaxes, presentacións ou calquera cousa a formato PDF. Qoppa PDF Studio ofrece funcións como OCR (Recoñecemento óptico de caracteres) para extraer texto e metadatos.
Ademais, a solución está equipada con capacidades de busca avanzadas e funcións de seguridade. Qoppa PDF Studio permítelle traballar tanto fóra de liña como en liña. Esta última parte é beneficiosa, especialmente cando se traballa a distancia.
Pros:
- Os ficheiros PDF pódense converter sen saír do escritorio de Qoppa
- Extracción de metadatos
- Conversión automática de PDF
- Busca e busca avanzadas
- Funcións de seguridade
- Integración con Microsoft Office
Contra:
- Limitado ao sistema operativo Windows.
prezos
Qoppa vén en dúas opcións. A versión estándar véndese por uns 50 dólares, mentres que a versión profesional véndese por 70 dólares.
2. Cola alta
Unha das solucións de xestión documental máis famosas, Hightail, é un provedor de almacenamento na nube centrado no almacenamento de ficheiros e o acceso a través da web. Coa súa interface fácil de usar, pode cargar, descargar e compartir ficheiros facilmente.
Tamén pode crear cartafoles e etiquetas para os seus ficheiros. Hightail permítelle cifrar os seus datos mediante o protocolo de cifrado AES de 256 bits para a máxima seguridade. Outra cousa interesante deste sistema de xestión de documentos é que tamén pode engadir comentarios a calquera ficheiro.
Pros:
- o interface co usuario é fácil de navegar
- Compartir de forma segura con amigos, familiares e compañeiros
Contra:
- Pequeno tapón de almacenamento
- Ferramenta de pago
prezos
Podes obter hightail lite de balde con funcións limitadas. Os paquetes Pro, Teams e Business custan 12, 24 e 36 dólares ao mes, respectivamente.
3. Dropbox para empresas
Dropbox é unha excelente solución para a colaboración en equipo, o almacenamento e o uso compartido de ficheiros. Con Dropbox for Business, podes crear estruturas de cartafoles personalizadas. Tamén pode compartir cartafoles con outros usuarios enviando ligazóns de invitación.
A principal vantaxe de Dropbox é que ten unha aplicación de escritorio que carga automaticamente todos os ficheiros novos na nube. Polo tanto, sempre tes as versións máis recentes dos teus documentos.
Permite aos usuarios ver e editar os documentos almacenados nun ordenador, tableta ou teléfono intelixente. Outra característica é a súa aplicación de escritorio para ordenadores con Windows e Mac. Todas estas características convérteno nun dos mellores sistemas de xestión de documentos. Dropbox tamén ten unha suite ofimática oficial. Isto permítelle acceder e editar ficheiros desde calquera dispositivo mediante unha conexión a Internet.
Pros:
- Excelentes servizos de almacenamento e compartición de ficheiros
- Fácil de compartir cartafoles con outros usuarios
- Carga automática cun só clic no almacenamento na nube
- Comparte documentos e fotos en liña
Contra:
- Velocidade de carga máis lenta para ficheiros máis grandes
- A conexión non funciona nalgúns dispositivos.
- Aplicacións limitadas e acceso móbil
prezos
Dropbox ofrécelle 2 TB de almacenamento por 9.99 USD ao mes. A conta familiar é accesible para 6 usuarios e custa 16.99 dólares ao mes, mentres que a conta profesional ofrécelle 3 TB por 16.58 dólares ao mes para un só usuario. Hai outros plans que atenden a demandas máis altas. Os detalles son os seguintes:
4 Google Drive
Google Drive permítelle gardar ficheiros contigo para telos en calquera lugar e en calquera momento. Podes almacenar ficheiros na nube, o que é excelente porque non se perderán por moito espazo que teñas no teu ordenador.
Con Google Drive, podes compartir ficheiros facilmente con calquera persoa do teu equipo ou con persoas alleas ao teu equipo simplemente compartindo a ligazón. Outra característica que tes con Google Drive é que podes sincronizar os teus ficheiros en diferentes dispositivos. Ofrecen aplicacións de escritorio, móbiles e web e un sitio web.
Pros:
- De uso gratuíto para usuarios individuais
- 15 GB de almacenamento gratuíto
- Fácil de usar cunha interface familiar
- Pódese usar en calquera dispositivo con conexión a Internet
Contra:
- Houbo algúns informes de arquivos perdidos ou corruptos.
prezos
Google Drive pode ser a opción máis económica para ti. Un plan básico de 15 GB é gratuíto mentres que un plan de 100 GB custa só 2 dólares. O plan definitivo custa uns 9.99 dólares ao mes se necesitas 2 TB de almacenamento na nube.
5. Panda Doc
PandaDoc é un sistema de xestión de documentos altamente personalizable e intuitivo para almacenar, controlar versións, compartir e colaborar en calquera documento en liña. Cunha interface moi doada de usar e que permite aos usuarios personalizala segundo as súas necesidades.
Podes crear documentos personalizados para aforrar tempo cargando os teus ficheiros directamente desde varias aplicacións. É unha excelente ferramenta para facer un seguimento de varias versións de ficheiros sen cambiar constantemente entre documentos.
Pros:
- Facilidade de uso e personalización
- Capacidade de rastrexar versións e cambios
- Intégrase con moitas aplicacións
- Plans de prezos accesibles
Contra:
- Algunhas funcións só están dispoñibles no plan empresarial.
prezos
PandaDoc está accesible por 19 dólares como mínimo e a variante empresarial cústalle 49 dólares.
6. WPS Office Cloud
Oficina WPS é unha aplicación baseada na nube que che permite ver e editar documentos de Word, Excel, PowerPoint e OneNote. Os usuarios poden compartir ficheiros con outros usuarios mentres traballan en tempo real.
WPS Office ofrece aos usuarios unha experiencia de edición totalmente funcional coa posibilidade de inserir contido multimedia. WPS Office tamén admite o traballo colaborativo para proxectos en equipo.
Pros:
- Experiencia de edición totalmente funcional
- Admite a colaboración en tempo real
- Inserir contido multimedia
Contra:
- Os formatos de ficheiro están limitados aos formatos propietarios de WPS.
prezos
O estándar WPS con funcións limitadas non che custa nada. A prima de WPS custa 30 dólares ao ano, se decide pagar anualmente.
7. SharePoint
SharePoint é unha ferramenta de nivel empresarial que ofrece moitas capacidades de xestión de documentos. Funciona na nube de Microsoft e almacena ordenadamente os teus ficheiros e cartafoles en varias bibliotecas para que poidas atopalos facilmente. Podes compartir ficheiros e colaborar en proxectos co teu equipo.
Pros:
- Moi completo
- Ofrece moitas funcións
- Capacidade de integración con outros produtos de Microsoft
- Pódese usar para intranet e extranet
Contra:
- moi caro
- Pode ser complexo de usar
prezos
SharePoint custa como mínimo 5 dólares por usuario ao mes e ascende a 23 dólares por usuario ao mes para o plan integrado con Office 365.
8. Doce
Doce é unha solución de xestión de documentos de clase empresarial que permite aos equipos colaborar de xeito sinxelo e instantáneo. A aplicación está baseada na nube, polo que non tes que estar no teu ordenador para traballar nos teus proxectos.
Esta solución destaca doutras solucións porque ofrece unha interface intuitiva que permite aos usuarios navegar facilmente. Ofrece un correo electrónico, calendario, lista de tarefas, xestión de ficheiros e opcións de chat. Docebo funciona perfectamente con Microsoft Office, o que fai que os teus documentos sexan fáciles de ver, editar e colaborar en tempo real.
Pros:
- Interfaz fácil de usar
- Baseado na nube para que poidas acceder a el en calquera lugar.
- Intégrase con Microsoft Office
Contra:
- Non tantas funcións como algunhas das outras solucións desta lista
- O prezo non se divulga publicamente
prezos
Como é unha ferramenta de clase empresarial, terás que poñerte en contacto con eles para obter un presuposto.
9.PDFelement Pro
Elemento PDF Pro é o mellor sistema de xestión de documentos para aqueles que queren unha solución todo en un. Non só é un editor de PDF, senón que tamén pode crear, converter, anotar, asinar e protexer os teus PDF. E se precisas cubrir formularios ou facer comentarios sobre PDF, tamén podes facelo con PDFelement Pro.
A súa función de OCR permíteche converter escaneados PDF en editables documentos e tamén pode protexer os seus PDF con contrasinal para mantelos seguros. Podes usar PDFelement Pro en dispositivos con Windows, Mac, iOS e Android, polo que é perfecto para as empresas que necesitan xestionar os seus documentos en calquera lugar.
Pros:
- Solución PDF todo en un
- Crea, converte, anote, asina e protexe PDF
- A función OCR permíteche converter PDF escaneados en documentos editables
- Protexa os seus PDF con contrasinal para mantelos seguros
- Use en dispositivos Windows, Mac, iOS e Android
Contra:
- Algunhas funcións só están dispoñibles na versión de pago
prezos
PDFelements é bastante caro e custará 79.99 dólares para o rexistro anual.
10. Carpeta de marcas
Carpeta de marcas é un sistema de xestión de documentos en liña que axuda ás empresas a xestionar os seus activos de marca. Con Brandfolder, podes centralizar os recursos da túa marca e facelos accesibles para todo o teu equipo. Brandfolder tamén ofrece funcións como control de versións, aprobacións e análises.
Pros:
- Brandfolder é fácil de usar e navegar.
- A interface é limpa e moderna.
- Brandfolder ofrece unha proba gratuíta.
Contra:
- Brandfolder é un pouco máis caro que outros sistemas de xestión de documentos.
prezos
Brandfolder é unha ferramenta de nivel empresarial e terías que contactar con eles para obter un presuposto
Conclusión
A xestión documental é unha parte integrante do fluxo de traballo empresarial. O control e a xestión de documentos están entre as áreas máis críticas dunha empresa na actualidade.
Todos os días, a túa empresa crea moitos documentos e necesita almacenalos de forma segura.
Xa sexan os rexistros da súa empresa, os ficheiros de xestión de proxectos ou a información confidencial, un sistema de xestión de documentos sólido axudarache a garantir que estean protexidos, protexidos e sempre a man.
Deixe unha resposta