Índice del contenido[Esconder][Espectáculo]
- 1. ¿Podría explicar brevemente su experiencia profesional?
- 2. ¿Podría dar más detalles sobre el trabajo más reciente que completó?
- 3. ¿Cuál es la función de un analista de proyectos en la gestión de proyectos?
- 4. ¿Cómo deben clasificarse en orden de prioridad las tareas del proyecto?
- 5. ¿Cuáles son las acciones que, en su opinión, un organizador de proyectos debería tomar más en serio?
- 6. ¿Cómo puede estar seguro de monitorear y evaluar cada variable significativa en el proyecto?
- 7. ¿Se siente cómodo con los datos?
- 8. ¿Cómo resuelves las disputas dentro de tu equipo?
- 9. ¿Cuál de sus habilidades le serviría mejor en una carrera de analista de proyectos?
- 10. ¿Cómo organiza y gestiona toda la información que necesita analizar?
- 11. ¿Qué medidas debe tomar si su proyecto se está descarrilando?
- 12. ¿Qué hará si una de las responsabilidades del proyecto termina tomando más tiempo del previsto?
- 13. ¿Cuál considera que es el componente más crucial para convertirse en analista de proyectos?
- 14. ¿Con qué frecuencia realiza cambios en los planes del proyecto?
- 15. ¿Qué encuentras más atractivo al examinar un proyecto: el presente, el pasado o el futuro?
- 16. ¿Te gusta trabajar en un solo proyecto o en varios proyectos simultáneamente?
- 17. ¿Qué harías para gestionar tareas de forma remota mientras trabajas desde casa, por favor?
- 18. Explique los pasos que utiliza para asignar tareas a otros.
- 19. Dé una instancia de un proyecto que haya terminado con éxito.
- 20. Dé un resumen de los pasos de un proyecto de principio a fin.
- 21. ¿Por qué deberíamos elegirlo sobre otros analistas?
- 22. ¿Cuándo escalaría un problema?
- 23. ¿Qué se debe hacer si, al final del proyecto, los consumidores no están satisfechos con la calidad o los resultados del producto?
- 24. Nuestro objetivo es aumentar nuestra tasa de finalización. ¿Qué haría usted para mejorar nuestra probabilidad de éxito?
- 25. Imagina que quieres hacer una modificación significativa a un proyecto (o un nuevo proyecto) y que confías en el cambio, pero los ejecutivos están en contra. ¿Cómo procederás?
- Conclusión
Un profesional en gestión de proyectos es un analista de proyectos. Brindan asistencia de información crítica a los gerentes de proyecto, lo que les permite planificar, organizar y llevar a cabo el proyecto con éxito.
Como representantes de proyectos, los analistas de proyectos son el punto de contacto inicial para cualquier dificultad o disputa que surja dentro de los jefes de los diferentes departamentos de una empresa antes de que el asunto llegue a las autoridades superiores.
Los deberes de un gerente de proyecto son manejados ocasionalmente por analistas de proyectos.
Colaboran con los directores de proyecto en otros momentos. Rara vez participan directamente en tareas que producen resultados. En cambio, trabajan para mantener los deberes de avance y cooperación entre diversas partes que reducen la probabilidad de falla general, aumentan los beneficios y reducen los costos.
Los analistas de proyectos ayudan a los gerentes de proyectos a administrar y coordinar proyectos. Ayudan con la creación, el mantenimiento y la planificación de la documentación del proyecto.
El analista de proyectos también revisa las finanzas y los contratos, vigila el progreso del proyecto y evalúa la carga de trabajo total. Los gerentes de proyectos y los analistas de proyectos colaboran juntos para organizar una variedad de responsabilidades y asegurarse de que los proyectos sean exitosos.
Son controladores de tránsito que organizan tareas, evalúan el presupuesto de un proyecto y determinan su cronograma. El analista del proyecto también brinda actualizaciones de progreso a la gerencia y a las partes interesadas. También emplean bases de datos y hojas de cálculo para proporcionar visualización de datos para una mejor toma de decisiones.
Si desea trabajar como analista de proyectos, debe poder responder preguntas sobre su experiencia, habilidades y educación. También debe ser capaz de exhibir su capacidad para analizar críticamente y resolver dificultades.
En esta guía, descubrirá preguntas y respuestas para entrevistas de analistas de proyectos que lo ayudarán a prepararse para su próxima entrevista.
1. ¿Podría explicar brevemente su experiencia profesional?
En ciertas entrevistas, preguntar sobre la experiencia sirve como pregunta para romper el hielo, pero este no es el caso de los posibles analistas de proyectos. Debe tener cierta experiencia en estudios de viabilidad, planificación y elaboración de presupuestos de proyectos y, por supuesto, análisis de datos y gestión de proyectos.
Si no tienes mucha experiencia o recién estás comenzando, te recomiendo que crees un portafolio de tu mejor trabajo, o de todos los proyectos que hayas gestionado o en los que hayas participado.
Puede demostrar rápidamente sus habilidades a los gerentes de contratación si tiene una cartera como esta disponible.
Puede demostrar claramente que tiene experiencia y que está preparado para usarla en su nuevo puesto describiendo los objetivos de cada proyecto, su participación en él, los estudios y análisis de factibilidad que llevó a cabo en el camino, una o dos sugerencias clave que hizo. en cada proyecto, etc.
2. ¿Podría dar más detalles sobre el trabajo más reciente que completó?
Es posible que el reclutador quiera saber más sobre el tipo de proyectos en los que ha trabajado en el pasado, sus antecedentes, sus hábitos, los métodos que pudo haber empleado en el pasado, el tamaño de su equipo y otra información relevante.
Aquí, puede analizar los elementos clave de un proyecto, por ejemplo, cómo cumplir con la fecha límite y al mismo tiempo lograr el objetivo final. Discutir las métricas o cómo ha mejorado el proyecto en su conjunto podría ser una buena idea en este momento.
3. ¿Cuál es la función de un analista de proyectos en la gestión de proyectos?
Este es un tema difícil de responder porque la descripción de su trabajo puede variar de una empresa a otra según cómo se estructuran sus proyectos y quién está trabajando en cada uno.
En cualquier caso, siempre debes esforzarte por abordar tu trabajo con una actitud proactiva y hacer saber a los demás que quieres implicarte desde el principio. Considera esto:
Contribuirás a crear el cronograma y los objetivos ideales de un nuevo proyecto después de realizar tu trabajo analítico. Una vez que el proyecto esté en marcha, evaluará continuamente su progreso, consultando con el gerente del proyecto y otros miembros del equipo para ayudar a reevaluar los hitos, el cronograma y los recursos del proyecto según sea necesario.
Como resultado de ver el proyecto desde la distancia y no participar activamente en él, incluso puede referirse a sí mismo como una especie de "controlador", lo que le permite ver detalles que otros no notan o que de otro modo no notaría. un observador.
4. ¿Cómo deben clasificarse en orden de prioridad las tareas del proyecto?
Priorizar el trabajo es una de las cosas más cruciales para emprender. Facilita efectivamente terminar las tareas a tiempo. Los puntos enumerados a continuación se pueden utilizar para ordenar las tareas de un proyecto:
- Identificar la diferencia entre tareas urgentes y significativas.
- Enumere los deberes y responsabilidades.
- Las tareas deben estar en orden ascendente de esfuerzos apreciados.
- Determine la importancia de cada actividad.
- Continúe siendo adaptable y flexible.
- La capacidad de reconocer cuándo decir no
Hable sobre la forma más efectiva en que priorizaría las responsabilidades de un determinado proyecto.
5. ¿Cuáles son las acciones que, en su opinión, un organizador de proyectos debería tomar más en serio?
Si su entrevistador está interesado en aprender más sobre el procedimiento de coordinación de su proyecto, podría hacerle una pregunta similar a esta. Su respuesta podría demostrarles lo que más valora en su negocio y cómo planifica sus días de manera eficiente.
A modo de ilustración, “Algunos de los pasos importantes que doy cuando coordino un proyecto incluyen celebrar reuniones con el personal del proyecto y las partes interesadas, comunicar actualizaciones y otros desarrollos a los equipos del proyecto y a los clientes, y consultar con los encargados de tareas para garantizar que todos tengan los recursos que necesitan. para terminar su trabajo a tiempo.”
6. ¿Cómo puede estar seguro de monitorear y evaluar cada variable significativa en el proyecto?
Esta pregunta mide principalmente qué tan atento estás a los detalles (una cualidad importante de todo buen analista). Para asegurarse de no pasar por alto nada crucial en su investigación, puede comprometerse a hacer lo siguiente:
- Establecimiento de objetivos específicos y KPI al inicio del proyecto
- Indicando claramente su proceso, frecuencia de análisis y técnica para el seguimiento del progreso
- Tener un sistema de control implementado, como un segundo empleado o posiblemente su asistente, verificará la precisión de su trabajo.
- Incorporar datos adicionales a su estudio, como cifras y datos del proyecto, pero también reuniones individuales periódicas con los miembros del equipo, así como datos históricos de proyectos anteriores de naturaleza similar.
Estarán contentos con tu respuesta siempre y cuando sepan que sigues un método y prestas mucha atención a los detalles.
7. ¿Se siente cómodo con los datos?
Esta consulta puede ayudar a los empleadores a determinar si posee las habilidades requeridas para llevar a cabo sus responsabilidades laborales. Dé ejemplos de su experiencia previa para demostrar su familiaridad con la interpretación de datos y su manejo.
Por ejemplo: “Tengo mucha experiencia en el manejo de datos, especialmente cuando se trata de organizar grandes volúmenes de datos en un estilo más digerible.
Estaba a cargo de producir informes como analista de proyectos en mi puesto anterior. En estos informes se incluyeron criterios importantes, incluidos el presupuesto, la puntualidad y la asignación de recursos.
Para asegurarme de que estos informes fueran confiables, los generaría utilizando información de nuestras bases de datos internas.
8. ¿Cómo resuelves las disputas dentro de tu equipo?
Aunque los conflictos son inevitables, no siempre tienen que ser dañinos. Es su decisión cómo manejar la disputa, no el hecho de que haya una. El conflicto fomenta diferentes ideas cuando se maneja de manera positiva.
No existe un método único para abordar los conflictos porque cada uno es diferente. El mejor enfoque para la resolución de conflictos depende de una serie de factores diferentes. Asegúrele al entrevistador que usted es un excelente oyente que puede aceptar otros puntos de vista sin enojarse para responder efectivamente a esta pregunta.
Para resolver los conflictos del equipo, comience por realizar una reunión informal con cada miembro del equipo. Escuchar las preocupaciones de las personas en un entorno seguro es mejor para formar suposiciones. Se deben considerar los mejores intereses de todas las partes cuando localice el origen del conflicto e intente resolverlo.
9. ¿Cuál de sus habilidades le serviría mejor en una carrera de analista de proyectos?
Al responder a esta pregunta, puede mostrarle al entrevistador que tiene una comprensión completa de lo que se necesita para tener éxito en este rol. Al responder, piense en las habilidades que son más importantes para su éxito y cómo se relacionan con la descripción del trabajo.
Por ejemplo, dado que debo asegurarme de que todos en mi equipo estén al tanto de los cambios y actualizaciones, creo que la comunicación efectiva es una de las habilidades más cruciales para un analista de proyectos.
Como necesito hacer un seguimiento de toda la información pertinente durante todo el proceso, la organización es otra habilidad vital para mí.
Además, creo que esta línea de trabajo requiere excelentes habilidades para resolver problemas porque los proyectos presentan regularmente desafíos imprevistos.
10. ¿Cómo organiza y gestiona toda la información que necesita analizar?
Al hacerle esta pregunta, los entrevistadores pueden comprender mejor su enfoque de organización y la información que necesita para completar las tareas.
Proporcione ejemplos de encuentros anteriores para ilustrar cómo realiza un seguimiento de todos los detalles, incluidos los plazos, los presupuestos y otros datos importantes.
Ejemplo: para cada cliente con el que trato, puedo crear una carpeta única utilizando la herramienta de gestión de proyectos que uso. Tengo documentos distintos para cada uno de los proyectos en los que estoy trabajando que guardo en estas carpetas.
Esto me permite mantenerme organizado y localizar fácilmente cualquier información que desee. También uso un calendario en línea para programar citas con clientes y establecer recordatorios para realizar un seguimiento de las fechas críticas.
11. ¿Qué medidas debe tomar si su proyecto se está descarrilando?
Después de su conclusión de que su proyecto superará el presupuesto, el cronograma o logrará sus objetivos, debe tomar las siguientes acciones.
- Examinar los problemas subyacentes.
- Maximizar los recursos disponibles
- Las conversaciones con los clientes y las partes interesadas son bienvenidas.
Puede proporcionar un ejemplo de un tiempo pasado en el que estaba a cargo de un proyecto y las cosas comenzaron a salir mal para responder a esta pregunta. Aprovechando la oportunidad, habla sobre cómo su equipo y usted pudieron reenfocar el proyecto.
12. ¿Qué hará si una de las responsabilidades del proyecto termina tomando más tiempo del previsto?
Para establecer plazos realistas, evitar los excesos en el cronograma y reducir los retrasos, se necesitan estimaciones de tiempo precisas. No siempre es sencillo estimar por adelantado cuánto tiempo llevarán las actividades del proyecto.
Incluso cuando tenga toda la información requerida para obtener una estimación confiable, aún se pueden cometer errores y su propia mente podría engañarlo para que elija la opción equivocada.
La falacia de la planificación es una conocida inclinación a estimar incorrectamente los tiempos, y resulta ser la principal causa de nuestro frecuente incumplimiento de los plazos. El procedimiento de estimación debe incluir el aporte de especialistas adicionales para evitar errores de planificación.
Participar en la estimación del tiempo del proyecto con otros le permite pensar en una variedad de problemas y oportunidades que de otro modo no podría. Hacer estimaciones de tiempo precisas también requiere el uso de datos confiables y de alta calidad.
13. ¿Cuál considera que es el componente más crucial para convertirse en analista de proyectos?
El entrevistador podría descubrir más sobre sus valores como analista de proyectos haciéndole esta pregunta. En tu respuesta, debes demostrar tu valor por la organización, el diálogo y el trabajo en equipo.
“Creo que tener excelentes habilidades organizacionales es el componente más crucial para convertirse en analista de proyectos”. Siento que es fundamental poder realizar un seguimiento de toda la información relacionada con el proyecto para que todos los involucrados puedan acceder a ella cuando sea necesario.
La comunicación es otra habilidad crucial, ya que me ayuda a cooperar con los miembros de mi equipo y compartir cualquier información relevante con ellos”.
14. ¿Con qué frecuencia realiza cambios en los planes del proyecto?
La respuesta a esta consulta le revelará al entrevistador con qué frecuencia cambia sus planes, así como el grado de información que proporciona.
Para demostrar que está familiarizado con este procedimiento, puede demostrar su conocimiento citando una instancia en la que modificó los planes del proyecto.
Ejemplo: “Normalmente hago pequeñas modificaciones según sea necesario durante la semana, pero actualizo los planes del proyecto al menos una vez por semana. Por ejemplo, ajustaré inmediatamente el plan si veo que algo va mal o no según lo planeado para que podamos prevenir cualquier problema en el futuro.
Cambié los plazos de entrega de todos en mi puesto anterior porque vi que uno de los miembros de nuestro equipo se estaba atrasando en sus asignaciones.
15. ¿Qué encuentras más atractivo al examinar un proyecto: el presente, el pasado o el futuro?
Un entrevistador puede obtener más información sobre la priorización de proyectos y las técnicas de gestión del tiempo haciéndole esta pregunta. Su respuesta debe demostrar su atención a los detalles, habilidades para cumplir con los plazos y habilidades organizativas.
Ejemplo: “Cuando evalúo un proyecto, me gusta concentrarme en el aquí y ahora, ya que me permite decidir qué hacer a continuación de inmediato.
Esta estrategia, según mi experiencia, me mantiene en el objetivo y enfocado para que pueda terminar los proyectos rápidamente. También disfruto pasar algún tiempo al final de cada día pensando en mis logros. Esto facilita una planificación más eficaz para mis responsabilidades inminentes.
16. ¿Te gusta trabajar en un solo proyecto o en varios proyectos simultáneamente?
Si prefiere trabajar en un proyecto a la vez o en varios proyectos a la vez, sea honesto y dígaselo al entrevistador. Ninguna solución es buena o incorrecta; todo depende de sus preferencias y estilo de gestión.
Creo que trabajar en un solo proyecto me ayudará a ser más productivo. Sin embargo, si es necesario, estoy preparado para asumir varios proyectos ocasionalmente.
17. ¿Qué harías para gestionar tareas de forma remota mientras trabajas desde casa, por favor?
Particularmente si va a trabajar de forma remota, el entrevistador está interesado en conocer su estilo de gestión. Enumere las técnicas que necesitará usar para asegurarse de que la colaboración remota del equipo conduzca a la finalización oportuna de todas las tareas.
Respuesta típica “Puse mucho énfasis en la comunicación oportuna con cada miembro del equipo.
Para que los miembros de mi equipo sean productivos incluso cuando no están físicamente presentes en la oficina, establezco metas y estándares semanales para el trabajo remoto.
Para abordar los objetivos, desarrollos y problemas de la semana, celebraría reuniones semanales”.
18. Explique los pasos que utiliza para asignar tareas a otros.
Ser un analista de proyectos requiere que asigne tareas a otros. Los empleadores preguntan acerca de sus habilidades de delegación al hacer esta pregunta para asegurarse de que es capaz de hacerlo.
Indique en su respuesta cómo selecciona a los miembros del equipo que son más efectivos en cada actividad. Al distribuir responsabilidades, intente enfatizar su atención a los detalles y habilidades de comunicación.
Ejemplo: “Comienzo evaluando el conjunto de habilidades y la cantidad de experiencia de cada persona. Luego considero el tipo de trabajo que favorecen. Por ejemplo, algunas personas pueden ser excelentes en la entrada de datos, mientras que otras son excelentes en el análisis de información.
Ofrezco a cada persona las instrucciones e información adecuadas sobre sus trabajos particulares después de decidir quién debe hacer qué. Esto permite garantizar que todos sigan avanzando y terminen sus funciones a tiempo.
19. Dé una instancia de un proyecto que haya terminado con éxito.
Esta consulta tiene como objetivo revelar más sobre sus antecedentes y habilidades al entrevistador. Para que puedan evaluar cómo podrías beneficiar a su negocio, quieren escuchar lo que ya has logrado.
Es crucial elegir un proyecto en el que le encantó trabajar y que tuvo éxito al responder a esta pregunta.
20. Dé un resumen de los pasos de un proyecto de principio a fin.
Proporcionar la descripción de un proyecto hipotético y una explicación de sus fases es el mejor método para responder a esta pregunta. ¿Cómo abordarías cada paso? El entrevistador quiere saber.
Ejemplo: “La iniciación, la planificación, la ejecución, el seguimiento y control, y el cierre son las diversas fases de un proyecto.
Es mi obligación como analista de proyectos asegurarme de que mi equipo complete cada una de estas fases de manera efectiva, dentro del presupuesto y a tiempo”.
21. ¿Por qué deberíamos elegirlo sobre otros analistas?
Los empleadores indagan sobre sus habilidades y cualidades específicas cuando le hacen esta pregunta. Están interesados en descubrir qué lo convierte en un activo importante para su negocio.
Considere los rasgos más valiosos que lo ayudan a analizar proyectos con éxito cuando responda a esta pregunta. Si tiene algún certificado o programa de capacitación en su haber, inclúyalos también.
Soy entusiasta con lo que hago y constantemente trato de hacerlo lo mejor posible. Me mantengo al tanto de todas las asignaciones porque soy extremadamente organizado y me concentro en los detalles.
También me comprometo a seguir aprendiendo y mejorando continuamente. Acabo de inscribirme en el curso de certificación de gestión de proyectos de mi colegio comunitario local. Mi capacidad como analista de proyectos crecerá gracias a este plan de estudios.
22. ¿Cuándo escalaría un problema?
Su respuesta debe convencer al entrevistador de que posee el conocimiento y la competencia necesarios para abordar los problemas sin aumentarlos constantemente.
Un ejemplo de respuesta sería: “Si tengo los recursos, solucionaría el problema con mi equipo inmediato. Si la situación requiere aprobación de alto nivel y es delicada, primero notifico a la gerencia antes de informar al cliente.
Al final, creo que mi grupo y yo tendríamos que tratar de resolver el problema sin recurrir a escalarlo.
23. ¿Qué se debe hacer si, al final del proyecto, los consumidores no están satisfechos con la calidad o los resultados del producto?
Consejos útiles para tratar con un cliente descontento:
- Considere intentar comprender su infelicidad.
- Usted debe demostrar y sentir el aprecio por el cliente.
- Si existe la posibilidad, intente implementar los cambios.
- Usted debe determinar el tipo de ajustes que desean.
- Intentar persuadir y explicar al consumidor es una opción si no es posible.
24. Nuestro objetivo es aumentar nuestra tasa de finalización. ¿Qué haría usted para mejorar nuestra probabilidad de éxito?
Con esta pregunta, puede demostrar su capacidad para resolver problemas y cómo puede aplicar sus talentos en beneficio de la organización.
Es vital considerar su plan de acción para aumentar las tasas de finalización de proyectos cuando responda a esta pregunta.
Además, desea pensar en obtener sugerencias de otros miembros de la empresa que podrían saber cómo aumentar las tasas de éxito.
Para aumentar nuestra tasa de éxito, por ejemplo, primero consultaría con mi gerencia u otras partes interesadas. Luego compilaría una lista de todas las opciones que teníamos para mejorar nuestro porcentaje de éxito.
Clasificaría las sugerencias después de hacer una lista según lo asequibles y simples que sean de ejecutar.
Después de eso, a menos que mostremos una mejora en nuestra tasa de éxito, comenzaría a poner en práctica cada sugerencia.
25. Imagina que quieres hacer una modificación significativa a un proyecto (o un nuevo proyecto) y que confías en el cambio, pero los ejecutivos están en contra. ¿Cómo procederás?
Necesitan ver dos cosas en particular:
- No te rendirás fácilmente.
- Respetas la estructura de la organización.
Puede comenzar diciendo que hará un esfuerzo para transmitir sus puntos a los tomadores de decisiones de manera adecuada.
Eso requiere demostrarles cómo los cambios (o su falta de voluntad para realizarlos) afectarían las finanzas de la empresa (ingresos, ganancias, etc.), ya que eso es en última instancia lo que les interesa a los tomadores de decisiones.
Les hablará de una manera que les convenga e ilustrará sus puntos con ejemplos de la vida real. Cuando surja la resistencia, seguirá adelante y no se dará por vencido.
Sin embargo, después de hacer todo lo posible, finalmente aceptará su decisión.
Dado que, en última instancia, usted es un analista, su trabajo consiste en examinar situaciones y sugerir ajustes, pero la elección final la debe hacer otra persona.
Al presentarlo de esta manera, les hace muy evidente a los gerentes de reclutamiento que usted es consciente tanto de su trabajo dentro de la organización como de su lugar dentro de la jerarquía.
Conclusión
Las entrevistas de trabajo de los analistas de proyectos se encuentran entre las que presentan una dificultad moderada. Normalmente, solo tendrá competencia de un pequeño número de solicitantes para este puesto no elegante.
Por otro lado, hablar sobre el trabajo real que ha realizado (análisis que ha realizado en el pasado, proyectos que ha gestionado o en los que ha participado) puede ser un desafío, especialmente si carece de experiencia o no tuvo mucho éxito en su puesto anterior.
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