Πίνακας περιεχομένων[Κρύβω][Προβολή]
- 1. Θα μπορούσατε να αναφέρετε εν συντομία την επαγγελματική σας εμπειρία;
- 2. Θα μπορούσατε να αναφέρετε αναλυτικά την πιο πρόσφατη δουλειά που ολοκληρώσατε;
- 3. Ποια είναι η λειτουργία ενός αναλυτή έργου στη διαχείριση έργων;
- 4. Πώς πρέπει να κατατάσσονται οι εργασίες του έργου σε προτεραιότητα;
- 5. Ποιες είναι οι ενέργειες που, κατά τη γνώμη σας, πρέπει να λάβει περισσότερο σοβαρά υπόψη ένας διοργανωτής έργου;
- 6. Πώς μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι παρακολουθείτε και αξιολογείτε κάθε σημαντική μεταβλητή στο έργο;
- 7. Αισθάνεστε άνετα με τα δεδομένα;
- 8. Πώς επιλύετε τις διαφορές μέσα στην ομάδα σας;
- 9. Ποιες από τις δεξιότητές σας θα σας εξυπηρετούσαν καλύτερα σε μια καριέρα αναλυτή έργου;
- 10. Πώς οργανώνετε και διαχειρίζεστε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να αναλύσετε;
- 11. Τι μέτρα πρέπει να λάβετε εάν το έργο σας είναι εκτός τροχιάς;
- 12. Τι θα κάνετε εάν μια από τις ευθύνες του έργου καταλήξει να διαρκέσει περισσότερο από όσο περιμένατε;
- 13. Ποιο θεωρείτε ότι είναι το πιο κρίσιμο στοιχείο για να γίνετε αναλυτής έργου;
- 14. Πόσο συχνά κάνετε αλλαγές στα σχέδια έργων;
- 15. Τι βρίσκετε πιο ελκυστικό όταν εξετάζετε ένα έργο: το παρόν, το παρελθόν ή το μέλλον;
- 16. Σας αρέσει να εργάζεστε σε ένα μόνο έργο ή σε πολλά έργα ταυτόχρονα;
- 17. Τι θα κάνατε για να διαχειριστείτε τις εργασίες εξ αποστάσεως ενώ εργάζεστε από το σπίτι, παρακαλώ;
- 18. Εξηγήστε τα βήματα που χρησιμοποιείτε για να αναθέσετε εργασίες σε άλλους.
- 19. Δώστε ένα παράδειγμα ενός έργου που ολοκληρώσατε με επιτυχία.
- 20. Δώστε μια περίληψη των βημάτων ενός έργου από την αρχή μέχρι το τέλος.
- 21. Γιατί πρέπει να σας επιλέξουμε από άλλους αναλυτές;
- 22. Πότε θα κλιμακώνατε ένα πρόβλημα;
- 23. Τι πρέπει να γίνει εάν, στο τέλος του έργου, οι καταναλωτές δεν είναι ευχαριστημένοι με την ποιότητα ή τα αποτελέσματα του προϊόντος;
- 24. Στόχος μας είναι να αυξήσουμε το ποσοστό ολοκλήρωσης. Τι θα κάνατε για να βελτιώσετε τις πιθανότητες επιτυχίας μας;
- 25. Φανταστείτε ότι θέλετε να κάνετε μια σημαντική τροποποίηση σε ένα έργο (ή ένα νέο έργο) και ότι είστε σίγουροι για την αλλαγή, αλλά τα στελέχη είναι εναντίον της. Πώς θα προχωρήσετε;
- Συμπέρασμα
Ένας επαγγελματίας στη διαχείριση έργων είναι αναλυτής έργου. Παρέχουν κρίσιμη πληροφόρηση στους διαχειριστές έργων, δίνοντάς τους τη δυνατότητα να σχεδιάσουν, να οργανώσουν και να εκτελέσουν το έργο με επιτυχία.
Ως εκπρόσωποι έργων, οι αναλυτές έργων είναι το αρχικό σημείο επαφής για τυχόν δυσκολίες ή διαφωνίες που προέρχονται από το εσωτερικό των επικεφαλής διαφορετικών τμημάτων μιας εταιρείας, προτού το θέμα φτάσει στις ανώτερες αρχές.
Τα καθήκοντα ενός διαχειριστή έργου αναλαμβάνονται περιστασιακά από αναλυτές έργων.
Άλλες φορές συνεργάζονται με διαχειριστές έργων. Σπάνια συμμετέχουν απευθείας σε εργασίες που παράγουν αποτελέσματα. Αντίθετα, εργάζονται για να διατηρήσουν καθήκοντα προόδου και συνεργασίας μεταξύ διαφορετικών μερών που μειώνουν την πιθανότητα συνολικής αποτυχίας, αυξάνουν τα οφέλη και μειώνουν το κόστος.
Βοηθώντας τους διαχειριστές έργων στη διαχείριση και τον συντονισμό έργων είναι αναλυτές έργων. Βοηθούν στη δημιουργία, τη συντήρηση και τον προγραμματισμό της τεκμηρίωσης του έργου.
Ο αναλυτής του έργου εξετάζει επίσης τα οικονομικά στοιχεία και τις συμβάσεις, παρακολουθεί την πρόοδο του έργου και αξιολογεί το συνολικό φόρτο εργασίας. Οι διαχειριστές έργων και οι αναλυτές έργων συνεργάζονται για να οργανώσουν μια ποικιλία ευθυνών και να διασφαλίσουν ότι τα έργα είναι επιτυχημένα.
Είναι ελεγκτές κυκλοφορίας που οργανώνουν εργασίες, αξιολογούν τον προϋπολογισμό ενός έργου και καθορίζουν το χρονοδιάγραμμά του. Ο αναλυτής του έργου παρέχει επίσης ενημερώσεις προόδου στη διοίκηση και στους ενδιαφερόμενους. Χρησιμοποιούν επίσης βάσεις δεδομένων και υπολογιστικά φύλλα για να παρέχουν οπτικοποίηση δεδομένων για καλύτερη λήψη αποφάσεων.
Εάν θέλετε να εργαστείτε ως αναλυτής έργου, πρέπει να είστε σε θέση να απαντήσετε σε ερωτήσεις σχετικά με την εμπειρία, τις δεξιότητες και την εκπαίδευσή σας. Πρέπει επίσης να είστε σε θέση να επιδείξετε την ικανότητά σας να αναλύετε κριτικά και να επιλύετε δυσκολίες.
Θα ανακαλύψετε ερωτήσεις και απαντήσεις σε συνέντευξη από αναλυτή έργου σε αυτόν τον οδηγό για να σας βοηθήσουν να προετοιμαστείτε για την επόμενη συνέντευξή σας.
1. Θα μπορούσατε να αναφέρετε εν συντομία την επαγγελματική σας εμπειρία;
Σε ορισμένες συνεντεύξεις, η ερώτηση για την εμπειρία χρησιμεύει ως παγοθραυστική ερώτηση, αλλά αυτό δεν ισχύει για τους υποψήφιους αναλυτές έργων. Θα πρέπει να έχετε κάποια εξειδίκευση σε μελέτες σκοπιμότητας, σχεδιασμό και προϋπολογισμό έργων και, φυσικά, ανάλυση δεδομένων και διαχείριση έργων.
Εάν δεν έχετε μεγάλη εμπειρία ή μόλις ξεκινάτε, σας συνιστώ να δημιουργήσετε ένα χαρτοφυλάκιο με τη σπουδαιότερη δουλειά σας ή με όλα τα έργα που έχετε διαχειριστεί ή συμμετάσχει ποτέ.
Μπορείτε να επιδείξετε γρήγορα τις ικανότητές σας στους διευθυντές προσλήψεων, εάν έχετε διαθέσιμο ένα χαρτοφυλάκιο σαν αυτό.
Μπορείτε να δείξετε ξεκάθαρα ότι έχετε εμπειρία και είστε έτοιμοι να τη χρησιμοποιήσετε στη νέα σας θέση περιγράφοντας τους στόχους κάθε έργου, τη συμμετοχή σας σε αυτό, τις μελέτες σκοπιμότητας και τις αναλύσεις που πραγματοποιήσατε στην πορεία, μία ή δύο βασικές προτάσεις που κάνατε σε κάθε έργο κ.λπ.
2. Θα μπορούσατε να αναφέρετε αναλυτικά την πιο πρόσφατη δουλειά που ολοκληρώσατε;
Ο υπεύθυνος προσλήψεων μπορεί να θέλει να μάθει περισσότερα για το είδος των έργων που έχετε εργαστεί στο παρελθόν, το ιστορικό σας, τις συνήθειές σας, τις μεθόδους που μπορεί να έχετε χρησιμοποιήσει στο παρελθόν, το μέγεθος της ομάδας σας και άλλες σχετικές πληροφορίες.
Εδώ, μπορείτε να συζητήσετε τα βασικά στοιχεία ενός έργου, όπως πώς να τηρήσετε την προθεσμία, επιτυγχάνοντας ταυτόχρονα τον τελικό στόχο. Η συζήτηση των μετρήσεων ή του τρόπου με τον οποίο έχετε βελτιώσει το έργο στο σύνολό του μπορεί να είναι σοφό σε αυτό το σημείο.
3. Ποια είναι η λειτουργία ενός αναλυτή έργου στη διαχείριση έργων;
Αυτό είναι ένα δύσκολο θέμα για να απαντήσετε, επειδή η περιγραφή της θέσης εργασίας σας μπορεί να διαφέρει από επιχείρηση σε εταιρεία, ανάλογα με το πώς είναι δομημένα τα έργα τους και ποιος εργάζεται για το καθένα.
Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει πάντα να προσπαθείτε να προσεγγίζετε τη δουλειά σας με προληπτική στάση και να ενημερώνετε τους άλλους ότι θέλετε να εμπλακείτε από την αρχή. Σκεφτείτε αυτό:
Θα συμβάλετε στη δημιουργία του ιδανικού χρονοδιαγράμματος και των στόχων ενός νέου έργου αφού κάνετε την αναλυτική σας εργασία. Μόλις ολοκληρωθεί το έργο, θα αξιολογείτε συνεχώς την πρόοδό του, συμβουλευόμενοι τον διαχειριστή του έργου και άλλα μέλη της ομάδας για να βοηθήσετε στην επανεκτίμηση των ορόσημων, του χρονοδιαγράμματος και των πόρων του έργου, όπως απαιτείται.
Ως αποτέλεσμα της προβολής του έργου από απόσταση και της μη ενεργής συμμετοχής σε αυτό, μπορείτε ακόμη και να αναφέρεστε στον εαυτό σας ως έναν τύπο «ελεγκτή», ο οποίος σας δίνει τη δυνατότητα να δείτε λεπτομέρειες που οι άλλοι δεν παρατηρούν ή που διαφορετικά δεν θα παρατηρούσατε ως ένας παρατηρητής.
4. Πώς πρέπει να κατατάσσονται οι εργασίες του έργου σε προτεραιότητα;
Η ιεράρχηση της εργασίας είναι ένα από τα πιο κρίσιμα πράγματα που πρέπει να αναληφθούν. Διευκολύνει την αποτελεσματική ολοκλήρωση των εργασιών έγκαιρα. Τα σημεία που αναφέρονται παρακάτω μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την παραγγελία των εργασιών ενός έργου:
- Προσδιορίστε τη διαφορά μεταξύ επείγουσας και σημαντικής εργασίας.
- Καταγράψτε τα καθήκοντα και τις ευθύνες.
- Οι εργασίες πρέπει να είναι σε αύξουσα σειρά εκτιμώμενων προσπαθειών.
- Προσδιορίστε τη σημασία κάθε δραστηριότητας.
- Συνεχίστε να είστε προσαρμοστικοί και ευέλικτοι.
- Η ικανότητα να αναγνωρίζεις πότε πρέπει να πεις όχι
Μιλήστε για τον πιο αποτελεσματικό τρόπο με τον οποίο θα ιεραρχούσατε τις ευθύνες ενός συγκεκριμένου έργου.
5. Ποιες είναι οι ενέργειες που, κατά τη γνώμη σας, πρέπει να λάβει περισσότερο σοβαρά υπόψη ένας διοργανωτής έργου;
Εάν ο συνεντευκτής σας ενδιαφέρεται να μάθει περισσότερα για τη διαδικασία συντονισμού του έργου σας, θα μπορούσε να σας κάνει μια ερώτηση παρόμοια με αυτήν. Η απάντησή σας μπορεί να τους δείξει τι εκτιμάτε περισσότερο στην επιχείρησή σας και πώς σχεδιάζετε αποτελεσματικά τις μέρες σας.
Ενδεικτικά, «Μερικά από τα σημαντικά βήματα που κάνω κατά το συντονισμό ενός έργου περιλαμβάνουν τη διεξαγωγή συναντήσεων με το προσωπικό του έργου και τους ενδιαφερόμενους φορείς, την επικοινωνία ενημερώσεων και άλλων εξελίξεων στις ομάδες και τους πελάτες του έργου και το check-in με τους κατόχους εργασιών για να διασφαλίσω ότι όλοι έχουν τους πόρους που χρειάζονται. να τελειώσουν τη δουλειά τους στην ώρα τους».
6. Πώς μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι παρακολουθείτε και αξιολογείτε κάθε σημαντική μεταβλητή στο έργο;
Αυτή η ερώτηση μετράει κυρίως πόσο προσεκτικοί είστε στη λεπτομέρεια (σημαντική ιδιότητα κάθε καλού αναλυτή). Για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα παραβλέψετε τίποτα κρίσιμο στην έρευνά σας, μπορείτε να δεσμευτείτε να κάνετε τα εξής:
- Καθορισμός συγκεκριμένων στόχων και KPI στην αρχή του έργου
- Δηλώστε ξεκάθαρα τη διαδικασία, τη συχνότητα ανάλυσης και την τεχνική παρακολούθησης της προόδου
- Η ύπαρξη ενός συστήματος ελέγχου, όπως ένας δεύτερος υπάλληλος ή πιθανώς ο βοηθός σας, θα επαληθεύσει την ακρίβεια της εργασίας σας.
- Ενσωμάτωση πρόσθετων δεδομένων στη μελέτη σας, όπως στοιχεία και δεδομένα από το έργο, αλλά και τακτικές κατ' ιδίαν συναντήσεις με μέλη της ομάδας, καθώς και ιστορικά δεδομένα από προηγούμενα έργα παρόμοιας φύσης.
Θα είναι ευχαριστημένοι με την απάντησή σας, αρκεί να μπορούν να πουν ότι ακολουθείτε μια μέθοδο και να δίνετε μεγάλη προσοχή στις λεπτομέρειες.
7. Αισθάνεστε άνετα με τα δεδομένα;
Αυτή η έρευνα μπορεί να βοηθήσει τους εργοδότες να προσδιορίσουν εάν διαθέτετε τις ικανότητες που απαιτούνται για την εκτέλεση των εργασιακών σας υποχρεώσεων. Δώστε παραδείγματα από την προηγούμενη εμπειρία σας για να δείξετε την εξοικείωση σας με την ερμηνεία δεδομένων και την αντιμετώπισή τους.
Για παράδειγμα: «Έχω μεγάλη εμπειρία στο χειρισμό δεδομένων, ειδικά όταν πρόκειται για τη διευθέτηση τεράστιων όγκων δεδομένων σε πιο εύπεπτο στυλ.
Ήμουν υπεύθυνος για την παραγωγή εκθέσεων ως αναλυτής έργων στην προηγούμενη θέση μου. Σημαντικά κριτήρια συμπεριλαμβανομένου του προϋπολογισμού, της επικαιρότητας και της κατανομής των πόρων συμπεριλήφθηκαν σε αυτές τις εκθέσεις.
Για να βεβαιωθώ ότι αυτές οι αναφορές ήταν αξιόπιστες, θα τις δημιουργούσα χρησιμοποιώντας πληροφορίες από τις εσωτερικές μας βάσεις δεδομένων.
8. Πώς επιλύετε τις διαφορές μέσα στην ομάδα σας;
Ακόμα κι αν οι συγκρούσεις είναι αναπόφευκτες, δεν χρειάζεται να είναι πάντα επιβλαβείς. Είναι δική σας απόφαση για το πώς θα διαχειριστείτε τη διαφορά, όχι το γεγονός ότι υπάρχει. Η σύγκρουση ενθαρρύνει διαφορετικές ιδέες όταν αντιμετωπίζονται θετικά.
Δεν υπάρχει μια ενιαία μέθοδος για την αντιμετώπιση των συγκρούσεων, επειδή η καθεμία είναι διαφορετική. Ποια προσέγγιση για την επίλυση συγκρούσεων είναι καλύτερη εξαρτάται από διάφορους παράγοντες. Βεβαιωθείτε στον συνεντευκτή ότι είστε ένας εξαιρετικός ακροατής που μπορεί να αποδεχτεί άλλες απόψεις χωρίς να εκνευριστεί για να απαντήσει αποτελεσματικά σε αυτήν την ερώτηση.
Για να επιλύσετε τις συγκρούσεις της ομάδας, ξεκινήστε κάνοντας μια περιστασιακή συνάντηση με κάθε μέλος της ομάδας. Το να ακούτε τις ανησυχίες των ανθρώπων σε ένα ασφαλές περιβάλλον είναι καλύτερο να σχηματίσετε υποθέσεις. Τα καλύτερα συμφέροντα όλων των μερών θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη όταν εντοπίζετε την προέλευση της σύγκρουσης και προσπαθείτε να τη διευθετήσετε.
9. Ποιες από τις δεξιότητές σας θα σας εξυπηρετούσαν καλύτερα σε μια καριέρα αναλυτή έργου;
Απαντώντας σε αυτήν την ερώτηση, μπορείτε να δείξετε στον συνεντευκτή ότι έχετε πλήρη κατανόηση του τι χρειάζεται για να πετύχετε σε αυτόν τον ρόλο. Όταν απαντάτε, σκεφτείτε τις δεξιότητες που είναι πιο σημαντικές για την επιτυχία σας και πώς σχετίζονται με την περιγραφή της θέσης εργασίας.
Για παράδειγμα – Εφόσον πρέπει να διασφαλίσω ότι όλοι στην ομάδα μου γνωρίζουν τις αλλαγές και τις ενημερώσεις, νομίζω ότι η αποτελεσματική επικοινωνία είναι μια από τις πιο κρίσιμες ικανότητες για έναν αναλυτή έργου.
Καθώς χρειάζεται να παρακολουθώ όλες τις σχετικές πληροφορίες κατά τη διάρκεια της διαδικασίας, η οργάνωση είναι μια άλλη ζωτική ικανότητα για μένα.
Επιπλέον, νομίζω ότι αυτός ο τομέας εργασίας απαιτεί εξαιρετικές δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων, επειδή τα έργα παρουσιάζουν τακτικά απρόβλεπτες προκλήσεις.
10. Πώς οργανώνετε και διαχειρίζεστε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να αναλύσετε;
Κάνοντάς σας αυτήν την ερώτηση, οι συνεντευκτής μπορούν να κατανοήσουν καλύτερα την οργανωτική σας προσέγγιση και τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε τις εργασίες.
Δώστε παραδείγματα από προηγούμενες συναντήσεις για να δείξετε πώς παρακολουθείτε όλες τις λεπτομέρειες, συμπεριλαμβανομένων των προθεσμιών, των προϋπολογισμών και άλλων σημαντικών δεδομένων.
Παράδειγμα: Για κάθε πελάτη, με τον οποίο ασχολούμαι, μπορώ να δημιουργήσω έναν μοναδικό φάκελο χρησιμοποιώντας το εργαλείο διαχείρισης έργου που χρησιμοποιώ. Έχω ξεχωριστά έγγραφα για κάθε ένα από τα έργα που εργάζομαι και τα διατηρώ σε αυτούς τους φακέλους.
Αυτό μου δίνει τη δυνατότητα να οργανώνομαι και να εντοπίζω εύκολα όποια πληροφορία θέλω. Χρησιμοποιώ επίσης ένα διαδικτυακό ημερολόγιο για να κανονίσω συναντήσεις πελατών και να ορίσω υπενθυμίσεις για να παρακολουθώ τις κρίσιμες ημερομηνίες.
11. Τι μέτρα πρέπει να λάβετε εάν το έργο σας είναι εκτός τροχιάς;
Μετά το συμπέρασμά σας ότι το έργο σας θα ξεπεράσει τον προϋπολογισμό, το χρονοδιάγραμμα ή θα επιτύχει τους στόχους του, πρέπει να προβείτε στις επόμενες ενέργειες.
- Εξετάστε τα υποκείμενα ζητήματα.
- Μεγιστοποίηση των διαθέσιμων πόρων
- Οι συνομιλίες πελατών και ενδιαφερομένων είναι ευπρόσδεκτες.
Μπορείτε να δώσετε ένα παράδειγμα μιας προηγούμενης εποχής όταν ήσασταν υπεύθυνος για ένα έργο και τα πράγματα άρχισαν να πηγαίνουν στραβά για να απαντήσετε σε αυτήν την ερώτηση. Αξιοποιώντας την ευκαιρία, μιλάτε για το πώς η ομάδα σας και εσείς μπορέσατε να εστιάσετε εκ νέου το έργο.
12. Τι θα κάνετε εάν μια από τις ευθύνες του έργου καταλήξει να διαρκέσει περισσότερο από όσο περιμένατε;
Για να ορίσετε ρεαλιστικές προθεσμίες, να αποτρέψετε τις υπερβάσεις χρονοδιαγράμματος και να μειώσετε τις καθυστερήσεις, απαιτούνται ακριβείς εκτιμήσεις χρόνου. Δεν είναι πάντα απλό να εκτιμηθεί εκ των προτέρων πόσο χρόνο θα διαρκέσουν οι δραστηριότητες του έργου.
Ακόμη και όταν έχετε όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για να αποκτήσετε μια αξιόπιστη εκτίμηση, μπορεί να γίνουν λάθη και το μυαλό σας μπορεί να σας ξεγελάσει ώστε να επιλέξετε τη λάθος επιλογή.
Η πλάνη του σχεδιασμού είναι μια γνωστή τάση για εσφαλμένη εκτίμηση των χρόνων και αποδεικνύεται ότι είναι η κύρια αιτία της συχνής μας αποτυχίας να τηρήσουμε τις προθεσμίες. Η διαδικασία εκτίμησης θα πρέπει να περιλαμβάνει στοιχεία από πρόσθετους ειδικούς για την αποφυγή σφαλμάτων σχεδιασμού.
Η συμμετοχή στην εκτίμηση του χρόνου του έργου με άλλους σάς δίνει τη δυνατότητα να σκεφτείτε μια σειρά από ζητήματα και ευκαιρίες που διαφορετικά δεν θα μπορούσατε. Η πραγματοποίηση ακριβών εκτιμήσεων χρόνου απαιτεί επίσης τη χρήση υψηλής ποιότητας, αξιόπιστων δεδομένων.
13. Ποιο θεωρείτε ότι είναι το πιο κρίσιμο στοιχείο για να γίνετε αναλυτής έργου;
Ο συνεντευκτής μπορεί να ανακαλύψει περισσότερα για τις αξίες σας ως αναλυτής έργου κάνοντας σας αυτήν την ερώτηση. Στην απάντησή σας, πρέπει να δείξετε την αξία σας για την οργάνωση, τον διάλογο και την ομαδική εργασία.
«Πιστεύω ότι το να έχεις άριστες οργανωτικές ικανότητες είναι το πιο κρίσιμο συστατικό για να γίνεις αναλυτής έργου». Πιστεύω ότι είναι κρίσιμο να μπορούμε να παρακολουθούμε όλες τις πληροφορίες που σχετίζονται με το έργο, έτσι ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να έχουν πρόσβαση σε αυτές όταν χρειάζεται.
Η επικοινωνία είναι μια άλλη κρίσιμη ικανότητα, καθώς με βοηθά να συνεργάζομαι με τα μέλη της ομάδας μου και να μοιράζομαι οποιαδήποτε σχετική πληροφορία μαζί τους».
14. Πόσο συχνά κάνετε αλλαγές στα σχέδια έργων;
Η απάντηση σε αυτό το ερώτημα θα αποκαλύψει στον συνεντευκτή πόσο συχνά αλλάζετε τα σχέδιά σας καθώς και τον βαθμό των πληροφοριών που παρέχετε.
Για να αποδείξετε ότι είστε εξοικειωμένοι με αυτήν τη διαδικασία, μπορείτε να επιδείξετε τις γνώσεις σας αναφέροντας ένα παράδειγμα όπου τροποποιήσατε τα σχέδια έργου.
Παράδειγμα: «Κανονικά κάνω μικρές τροποποιήσεις όπως χρειάζεται κατά τη διάρκεια της εβδομάδας, αλλά ενημερώνω τα σχέδια του έργου τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα. Για παράδειγμα, θα προσαρμόσω αμέσως το σχέδιο εάν δω ότι κάτι πάει στραβά ή όχι όπως έχει προγραμματιστεί, ώστε να μπορέσουμε να αποτρέψουμε τυχόν προβλήματα στο μέλλον.
Άλλαξα τις προθεσμίες όλων στην προηγούμενη θέση μου αφού είδα ότι ένα από τα μέλη της ομάδας μας έτρεχε πίσω στις αποστολές του.
15. Τι βρίσκετε πιο ελκυστικό όταν εξετάζετε ένα έργο: το παρόν, το παρελθόν ή το μέλλον;
Ένας συνεντευκτής μπορεί να μάθει περισσότερα σχετικά με την ιεράρχηση του έργου σας και τις τεχνικές διαχείρισης χρόνου κάνοντάς σας αυτήν την ερώτηση. Η απάντησή σας θα πρέπει να δείχνει την προσοχή σας στη λεπτομέρεια, τις δεξιότητες συνάντησης προθεσμιών και τις οργανωτικές ικανότητες.
Παράδειγμα: «Όταν αξιολογώ ένα έργο, μου αρέσει να επικεντρώνομαι στο εδώ και τώρα, καθώς μου δίνει τη δυνατότητα να αποφασίσω τι πρέπει να γίνει αμέσως μετά.
Αυτή η στρατηγική, από την εμπειρία μου, με κρατά στο στόχο και συγκεντρωμένο, ώστε να μπορώ να ολοκληρώσω τα έργα γρήγορα. Μου αρέσει επίσης να αφιερώνω λίγο χρόνο στο τέλος της κάθε μέρας αναπολώντας τα επιτεύγματά μου. Αυτό διευκολύνει τον πιο αποτελεσματικό σχεδιασμό για τις επικείμενες ευθύνες μου.
16. Σας αρέσει να εργάζεστε σε ένα μόνο έργο ή σε πολλά έργα ταυτόχρονα;
Εάν προτιμάτε να εργάζεστε σε ένα έργο τη φορά ή σε πολλά έργα ταυτόχρονα, να είστε ειλικρινείς και να το πείτε στον συνεντευκτή. Καμία λύση δεν είναι καλή ή λανθασμένη. όλα εξαρτώνται από τις προτιμήσεις και το στυλ διαχείρισης σας.
Νομίζω ότι η δουλειά σε ένα μόνο έργο θα με βοηθήσει να γίνω πιο παραγωγικός. Ωστόσο, εάν χρειαστεί, είμαι έτοιμος να αναλάβω περιστασιακά αρκετά έργα.
17. Τι θα κάνατε για να διαχειριστείτε τις εργασίες εξ αποστάσεως ενώ εργάζεστε από το σπίτι, παρακαλώ;
Ιδιαίτερα εάν εργάζεστε εξ αποστάσεως, ο ερευνητής ενδιαφέρεται να μάθει για το στυλ διαχείρισης σας. Καταγράψτε τις τεχνικές που θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε για να βεβαιωθείτε ότι η απομακρυσμένη συνεργασία της ομάδας οδηγεί στην έγκαιρη ολοκλήρωση όλων των εργασιών.
Χαρακτηριστική απάντηση «Δίνω μεγάλη έμφαση στην έγκαιρη επικοινωνία με κάθε μέλος της ομάδας.
Προκειμένου τα μέλη της ομάδας μου να είναι παραγωγικά ακόμα και όταν δεν είναι φυσικά παρόντα στο γραφείο, καθιερώνω εβδομαδιαίους στόχους και πρότυπα για την εξ αποστάσεως εργασία.
Για να αντιμετωπίσω τους στόχους, τις εξελίξεις και τα ζητήματα της εβδομάδας, θα πραγματοποιούσα εβδομαδιαίες συναντήσεις».
18. Εξηγήστε τα βήματα που χρησιμοποιείτε για να αναθέσετε εργασίες σε άλλους.
Το να είσαι αναλυτής έργου απαιτεί να αναθέσεις εργασίες σε άλλους. Οι εργοδότες ρωτούν σχετικά με τις δεξιότητές σας στην αντιπροσωπεία κάνοντας αυτήν την ερώτηση για να βεβαιωθούν ότι είστε σε θέση να το κάνετε.
Αναφέρετε στην απάντησή σας πώς επιλέγετε τα μέλη της ομάδας που είναι πιο αποτελεσματικά σε κάθε δραστηριότητα. Κατά την κατανομή των ευθυνών, προσπαθήστε να δώσετε έμφαση στην προσοχή σας στη λεπτομέρεια και στις επικοινωνιακές ικανότητες.
Παράδειγμα: «Ξεκινάω αξιολογώντας το σύνολο δεξιοτήτων και την ποσότητα της τεχνογνωσίας κάθε ατόμου. Στη συνέχεια εξετάζω το είδος της δουλειάς που προτιμούν. Για παράδειγμα, μερικοί άνθρωποι μπορούν να είναι άριστοι στην εισαγωγή δεδομένων, ενώ άλλοι είναι εξαιρετικοί στην ανάλυση πληροφοριών.
Προσφέρω σε κάθε άτομο τις κατάλληλες οδηγίες και πληροφορίες για τις ιδιαίτερες δουλειές του αφού αποφασίσει ποιος πρέπει να κάνει τι. Αυτό καθιστά δυνατή τη διασφάλιση ότι όλοι θα συνεχίσουν να προχωρούν και θα ολοκληρώσουν τα καθήκοντά τους εγκαίρως.
19. Δώστε ένα παράδειγμα ενός έργου που ολοκληρώσατε με επιτυχία.
Αυτή η έρευνα έχει σκοπό να αποκαλύψει περισσότερα για το ιστορικό και τις ικανότητές σας στον συνεντευκτή. Για να μπορέσουν να αξιολογήσουν πώς θα μπορούσατε να ωφελήσετε την επιχείρησή τους, θέλουν να ακούσουν τι έχετε ήδη πετύχει.
Είναι σημαντικό να επιλέξετε ένα έργο που σας άρεσε να δουλεύετε και το οποίο ήταν επιτυχές όταν απαντούσατε σε αυτήν την ερώτηση.
20. Δώστε μια περίληψη των βημάτων ενός έργου από την αρχή μέχρι το τέλος.
Η παροχή περιγραφής ενός υποθετικού έργου και επεξήγησης των φάσεων του είναι η καλύτερη μέθοδος για να απαντήσετε σε αυτήν την ερώτηση. Πώς θα προσέγγιζες κάθε βήμα; Ο ερευνητής θέλει να μάθει.
Παράδειγμα: «Η έναρξη, ο σχεδιασμός, η εκτέλεση, η παρακολούθηση και ο έλεγχος και το κλείσιμο είναι οι διάφορες φάσεις ενός έργου.
Είναι υποχρέωσή μου ως αναλυτής του έργου να διασφαλίσω ότι η ομάδα μου ολοκληρώνει κάθε μία από αυτές τις φάσεις αποτελεσματικά, βάσει προϋπολογισμού και εντός χρονοδιαγράμματος.»
21. Γιατί πρέπει να σας επιλέξουμε από άλλους αναλυτές;
Οι εργοδότες ρωτούν για τις συγκεκριμένες ικανότητες και τις ιδιότητές σας όταν σας κάνουν αυτήν την ερώτηση. Ενδιαφέρονται να μάθουν τι σας κάνει σημαντικό πλεονέκτημα για την επιχείρησή τους.
Εξετάστε τα πιο πολύτιμα χαρακτηριστικά που σας βοηθούν να αναλύσετε με επιτυχία έργα όταν απαντάτε σε αυτήν την ερώτηση. Εάν έχετε κάποια πιστοποιητικά ή προγράμματα εκπαίδευσης υπό τη ζώνη σας, συμπεριλάβετέ τα επίσης.
Είμαι ενθουσιώδης με αυτό που κάνω και προσπαθώ συνεχώς να κάνω το καλύτερό μου. Παρακολουθώ όλες τις εργασίες γιατί είμαι εξαιρετικά οργανωμένος και συγκεντρωμένος στις λεπτομέρειες.
Δεσμεύομαι επίσης να επιδιώξω τη συνεχή μάθηση και τη βελτίωση. Μόλις έγραψα το μάθημα πιστοποίησης διαχείρισης έργων του κολεγίου της τοπικής κοινότητας. Η ικανότητά μου ως αναλυτής έργου θα αυξηθεί χάρη σε αυτό το πρόγραμμα σπουδών.
22. Πότε θα κλιμακώνατε ένα πρόβλημα;
Η απάντησή σας πρέπει να πείσει τον ερευνητή ότι διαθέτετε τις απαραίτητες γνώσεις και ικανότητες για την αντιμετώπιση προβλημάτων χωρίς να τα αυξάνετε συνεχώς.
Ένα παράδειγμα απάντησης θα ήταν: «Εάν έχω τους πόρους, θα διόρθωνα το πρόβλημα με την άμεση ομάδα μου. Εάν η κατάσταση απαιτεί έγκριση υψηλού επιπέδου και είναι ευαίσθητη, ειδοποιώ πρώτα τη διοίκηση πριν ενημερώσω τον πελάτη.
Στο τέλος, νομίζω ότι η ομάδα μου και εγώ θα πρέπει να προσπαθήσουμε να επιλύσουμε το πρόβλημα χωρίς να καταφύγουμε σε κλιμάκωση.
23. Τι πρέπει να γίνει εάν, στο τέλος του έργου, οι καταναλωτές δεν είναι ευχαριστημένοι με την ποιότητα ή τα αποτελέσματα του προϊόντος;
Χρήσιμες συμβουλές για την αντιμετώπιση ενός δυσαρεστημένου πελάτη:
- Σκεφτείτε να προσπαθήσετε να κατανοήσετε τη δυστυχία τους.
- Η εκτίμηση του πελάτη πρέπει να αποδεικνύεται και να γίνεται αισθητή από εσάς.
- Εάν υπάρχει πιθανότητα, προσπαθήστε να εφαρμόσετε τις αλλαγές.
- Το είδος των προσαρμογών που επιθυμούν πρέπει να καθοριστεί από εσάς.
- Η προσπάθεια να πείσετε και να εξηγήσετε τον καταναλωτή είναι μια επιλογή εάν δεν είναι δυνατή.
24. Στόχος μας είναι να αυξήσουμε το ποσοστό ολοκλήρωσης. Τι θα κάνατε για να βελτιώσετε τις πιθανότητες επιτυχίας μας;
Χρησιμοποιώντας αυτήν την ερώτηση, μπορείτε να δείξετε την ικανότητά σας για επίλυση προβλημάτων και πώς μπορείτε να εφαρμόσετε τα ταλέντα σας προς όφελος του οργανισμού.
Είναι ζωτικής σημασίας να λάβετε υπόψη το σχέδιο δράσης σας για την αύξηση των ποσοστών ολοκλήρωσης του έργου όταν απαντάτε σε αυτήν την ερώτηση.
Επιπλέον, θέλετε να σκεφτείτε να λάβετε προτάσεις από άλλα μέλη της εταιρείας που θα μπορούσαν να γνωρίζουν πώς να αυξήσουν τα ποσοστά επιτυχίας.
Για να αυξήσουμε το ποσοστό επιτυχίας μας, για παράδειγμα, θα ρωτήσω πρώτα τη διοίκησή μου ή άλλα ενδιαφερόμενα μέρη. Στη συνέχεια, θα συνέταξα μια λίστα με κάθε επιλογή που είχαμε για τη βελτίωση του ποσοστού επιτυχίας μας.
Θα ταξινομούσα τις προτάσεις αφού φτιάξω μια λίστα ανάλογα με το πόσο προσιτές και απλές είναι να εκτελεστούν.
Μετά από αυτό, εκτός και αν δείξουμε βελτίωση στο ποσοστό επιτυχίας μας, θα άρχιζα να εφαρμόζω κάθε πρόταση στην πράξη.
25. Φανταστείτε ότι θέλετε να κάνετε μια σημαντική τροποποίηση σε ένα έργο (ή ένα νέο έργο) και ότι είστε σίγουροι για την αλλαγή, αλλά τα στελέχη είναι εναντίον της. Πώς θα προχωρήσετε;
Πρέπει να δουν δύο πράγματα συγκεκριμένα:
- Δεν θα τα παρατήσετε εύκολα.
- Σέβεστε τη δομή του οργανισμού.
Μπορείτε να ξεκινήσετε δηλώνοντας ότι θα καταβάλετε προσπάθεια να παραδώσετε τα σημεία σας στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων με τον κατάλληλο τρόπο.
Αυτό απαιτεί να τους δείξουμε πώς οι αλλαγές (ή η απροθυμία τους να τις πραγματοποιήσουν) θα επηρέαζαν τα οικονομικά της εταιρείας (έσοδα, κέρδη, κ.λπ.), καθώς αυτό είναι τελικά που ενδιαφέρει τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων.
Θα τους μιλήσετε με τρόπο που τους ταιριάζει και θα επεξηγήσετε τις απόψεις σας χρησιμοποιώντας παραδείγματα από την πραγματική ζωή. Όταν προκύψει αντίσταση, θα συνεχίσετε και δεν θα τα παρατήσετε.
Ωστόσο, αφού κάνετε ό,τι μπορούσατε, θα αποδεχτείτε τελικά την απόφασή τους.
Εφόσον είστε τελικά αναλυτής, η δουλειά σας είναι να εξετάζετε καταστάσεις και να προτείνετε προσαρμογές, αλλά η τελική επιλογή πρέπει να γίνει από άλλο άτομο.
Παρουσιάζοντάς το με αυτόν τον τρόπο, καθιστάτε πολύ εμφανές στους διευθυντές πρόσληψης ότι γνωρίζετε τόσο τη δουλειά σας εντός του οργανισμού όσο και τη θέση σας στην ιεραρχία.
Συμπέρασμα
Οι συνεντεύξεις εργασίας με αναλυτές έργων είναι μεταξύ εκείνων με μέτρια δυσκολία. Κανονικά θα έχετε ανταγωνισμό μόνο από έναν μικρό αριθμό υποψηφίων για αυτήν τη μη φανταχτερή θέση.
Από την άλλη πλευρά, το να μιλήσετε για την πραγματική δουλειά που έχετε κάνει (ανάλυση που έχετε κάνει στο παρελθόν, έργα που έχετε διαχειριστεί ή συμμετάσχει), μπορεί να είναι δύσκολο, ειδικά εάν δεν έχετε εμπειρία ή δεν είχατε μεγάλη επιτυχία στην προηγούμενη θέση σας.
Αναχωρώ Σειρά συνεντεύξεων Hashdork για βοήθεια στην προετοιμασία για συνεντεύξεις
Αφήστε μια απάντηση