Tabl Cynnwys[Cuddio][Dangos]
Mae rheoli dogfennau yn bwnc cymhleth – ond mae'n rhywbeth y bydd angen i chi fynd iddo os ydych yn gweithio mewn unrhyw swyddogaeth lle mae'n rhaid i'ch cwmni gadw at GDPR.
A ph'un a ydych chi'n llawrydd, yn rheolwr, neu'n weithredwr lefel C, mae'n debyg y bydd angen i chi storio dogfennau, olrhain pwy sydd â mynediad atynt, a monitro pwy sydd wedi'u copïo.
Yn ffodus, nid oes yn rhaid i chi ei wneud ar eich pen eich hun - mae digon o systemau rheoli dogfennau a fydd yn symleiddio pethau i chi.
Rydyn ni wedi crynhoi'r 10 system rheoli dogfennau orau, felly gallwch chi dreulio llai o amser yn rheoli'ch dogfennau a mwy o amser yn gwneud y pethau pwysig.
Beth yw System Rheoli Dogfennau?
Mewn byd digidol lle mae popeth yn ddigidol, mae angen dod o hyd i ffyrdd o drefnu'ch holl ffeiliau a dogfennau - un o'r tasgau sy'n cymryd mwyaf o amser i unigolion prysur wrth reoli eu casgliad o ddogfennau.
Ond os na wnewch hynny, byddwch yn colli golwg ar rai ffeiliau hanfodol. Mae'n boen enfawr ac yn cymryd amser i ffwrdd o wneud rhywbeth rydych chi'n ei fwynhau.
Mae System Rheoli Dogfennau yn gymhwysiad meddalwedd neu wasanaeth ar-lein sydd wedi'i gynllunio i drefnu storio a rheoli dogfennau. Daw'r ceisiadau hyn yn ddefnyddiol ar gyfer rheoli a threfnu dogfennau busnes. Mae yna nifer o systemau rheoli dogfennau ar y farchnad, ond rydym am dynnu sylw at y 10 system rheoli dogfennau orau i wneud eich bywyd yn haws.
1. Stiwdio PDF Qoppa
Stiwdio PDF Qoppa yn ddatrysiad llawn nodweddion sy'n galluogi defnyddwyr i drosi dogfennau wedi'u sganio, lluniau, cyflwyniadau, neu unrhyw beth i fformat PDF yn gyflym ac yn effeithlon. Mae Qoppa PDF Studio yn cynnig nodweddion fel OCR (Cydnabod Cymeriad Optegol) ar gyfer echdynnu testun a metadata.
Yn ogystal, mae'r datrysiad wedi'i gyfarparu â galluoedd chwilio uwch a nodweddion diogelwch. Mae Qoppa PDF Studio yn caniatáu ichi weithio all-lein ac ar-lein. Mae'r rhan olaf yn fuddiol, yn enwedig wrth weithio o bell.
Manteision:
- Gellir trosi ffeiliau PDF heb adael bwrdd gwaith Qoppa
- Echdynnu metadata
- Trosi PDF yn awtomatig
- Chwilio manwl a darganfod
- Nodweddion diogelwch
- Integreiddio gyda Microsoft Office
Cons:
- Yn gyfyngedig i system weithredu Windows.
Prisiau
Daw Qoppa mewn dau opsiwn. Mae'r fersiwn safonol yn gwerthu am tua $50, tra bod fersiwn pro yn gwerthu am $70.
2.Hightail
Un o'r atebion rheoli dogfennau enwocaf, Hightail, yn ddarparwr storio cwmwl sy'n canolbwyntio ar storio ffeiliau a mynediad trwy'r we. Gyda'i ryngwyneb hawdd ei ddefnyddio, gallwch chi uwchlwytho, lawrlwytho a rhannu ffeiliau yn hawdd.
Gallwch hefyd greu ffolderi a thagiau ar gyfer eich ffeiliau. Mae Hightail yn caniatáu ichi amgryptio'ch data gan ddefnyddio'r protocol amgryptio AES 256-bit ar gyfer y diogelwch mwyaf posibl. Peth cyffrous arall am y system rheoli dogfennau hon yw y gallwch chi hefyd ychwanegu sylwadau at unrhyw ffeiliau.
Manteision:
- Mae adroddiadau rhyngwyneb defnyddiwr yn hawdd i'w llywio
- Rhannu'n Ddiogel gyda Ffrindiau, Teulu a Chydweithwyr
Cons:
- Cap Storio Bach
- Offeryn Taledig
Prisiau
Gallwch gael hightail lite am ddim gyda nodweddion cyfyngedig. Mae pecynnau Pro, Timau a Busnes yn mynd am $12, $24 a $36 y mis, yn y drefn honno.
3. Dropbox ar gyfer Busnes
Dropbox yn ateb ardderchog ar gyfer cydweithio tîm, storio, a rhannu ffeiliau. Gyda Dropbox for Business, gallwch greu strwythurau ffolder wedi'u teilwra. Gallwch hefyd rannu ffolderi â defnyddwyr eraill trwy anfon dolenni gwahoddiad.
Prif fantais Dropbox yw bod ganddo raglen bwrdd gwaith sy'n uwchlwytho unrhyw ffeiliau newydd i'r cwmwl yn awtomatig. Felly, mae gennych chi'r fersiynau diweddaraf o'ch dogfennau bob amser.
Mae'n galluogi defnyddwyr i weld a golygu'r dogfennau sydd wedi'u storio ar gyfrifiadur, llechen, neu ffôn clyfar. Nodwedd arall yw ei app bwrdd gwaith ar gyfer cyfrifiaduron Windows a Mac. Mae'r holl nodweddion hyn yn ei gwneud yn un o'r systemau rheoli dogfennau gorau. Mae gan Dropbox swît swyddfa swyddogol hefyd. Mae hyn yn caniatáu ichi gyrchu a golygu ffeiliau o unrhyw ddyfais gan ddefnyddio cysylltiad rhyngrwyd.
Manteision:
- Gwasanaethau rhannu a storio ffeiliau rhagorol
- Hawdd rhannu ffolderi â defnyddwyr eraill
- Llwythiad awtomatig un clic i storfa cwmwl
- Rhannu dogfennau a lluniau ar-lein
Cons:
- Cyflymder llwytho i fyny arafach ar gyfer ffeiliau mwy
- Nid yw clymu yn gweithio ar gyfer rhai dyfeisiau.
- Apiau cyfyngedig a mynediad symudol
Prisiau
Mae Dropbox yn rhoi 2TB o storfa i chi am $9.99 y mis. Mae'r cyfrif teulu ar gael i 6 defnyddiwr ac mae'n costio $16.99 y mis tra bod y cyfrif proffesiynol yn rhoi 3TB i chi am $16.58 y mis ar gyfer un defnyddiwr. Mae yna gynlluniau eraill sy'n bodloni gofynion uwch. Mae'r manylion fel a ganlyn:
4 Google Drive
Google Drive yn caniatáu ichi arbed ffeiliau gyda chi i'w cael yn unrhyw le, unrhyw bryd. Gallwch storio ffeiliau yn y cwmwl, sy'n ardderchog oherwydd ni fyddant yn cael eu colli ni waeth faint o le sydd gennych ar eich cyfrifiadur.
Gyda Google Drive, gallwch chi rannu ffeiliau'n hawdd ag unrhyw un yn eich tîm neu â phobl y tu allan i'ch tîm trwy rannu'r ddolen yn unig. Nodwedd arall sydd gennych gyda Google Drive yw y gallwch gysoni'ch ffeiliau ar draws gwahanol ddyfeisiau. Maent yn darparu apiau bwrdd gwaith, symudol a gwe a gwefan.
Manteision:
- Am ddim i'w ddefnyddio ar gyfer defnyddwyr unigol
- 15GB o storfa am ddim
- Hawdd i'w ddefnyddio gyda rhyngwyneb cyfarwydd
- Gellir ei ddefnyddio ar unrhyw ddyfais sydd â chysylltiad rhyngrwyd
Cons:
- Cafwyd rhai adroddiadau bod ffeiliau ar goll neu wedi'u llygru.
Prisiau
Efallai mai Google Drive yw'r opsiwn mwyaf fforddiadwy i chi. Mae cynllun 15GB sylfaenol yn rhad ac am ddim tra bod cynllun 100GB yn mynd am $2 yn unig. Mae'r cynllun eithaf yn mynd am tua $9.99 y mis os oes angen 2TB o storfa cwmwl arnoch chi.
5. Panda Doc
PandaDoc yn system rheoli dogfennau hynod addasadwy a greddfol ar gyfer storio, fersiynau, rhannu a chydweithio ar unrhyw ddogfennau ar-lein. Gyda rhyngwyneb sy'n hawdd iawn i'w ddefnyddio ac yn caniatáu defnyddwyr i addasu i weddu i'w hanghenion.
Gallwch greu dogfennau wedi'u teilwra i arbed amser trwy uwchlwytho'ch ffeiliau yn uniongyrchol o wahanol gymwysiadau. Mae'n arf gwych i gadw golwg ar fersiynau ffeil lluosog heb newid yn gyson rhwng dogfennau.
Manteision:
- Rhwyddineb defnydd ac addasu
- Y gallu i olrhain fersiynau a newidiadau
- Yn integreiddio â llawer o gymwysiadau
- Cynlluniau prisio fforddiadwy
Cons:
- Dim ond yn y cynllun menter y mae rhai nodweddion ar gael.
Prisiau
Mae PandaDoc ar gael am $19 o leiaf ac mae'r amrywiad busnes yn costio $49 i chi.
6. Cwmwl Swyddfa WPS
Swyddfa WPS yn gymhwysiad cwmwl sy'n eich galluogi i weld a golygu dogfennau Word, Excel, PowerPoint, ac OneNote. Gall defnyddwyr rannu ffeiliau â defnyddwyr eraill wrth weithio mewn amser real.
Mae Swyddfa WPS yn rhoi profiad golygu cwbl weithredol i ddefnyddwyr gyda'r gallu i fewnosod cynnwys amlgyfrwng. Mae Swyddfa WPS hefyd yn cefnogi gwaith cydweithredol ar gyfer prosiectau tîm.
Manteision:
- Profiad golygu cwbl weithredol
- Yn cefnogi cydweithredu amser real
- Mewnosod cynnwys amlgyfrwng
Cons:
- Mae fformatau ffeil wedi'u cyfyngu i fformatau perchnogol WPS.
Prisiau
Nid yw Safon WPS gyda nodweddion cyfyngedig yn costio dim i chi. Mae premiwm WPS yn mynd am $30 y flwyddyn, os dewiswch dalu'n flynyddol.
7. SharePoint
SharePoint yn offeryn gradd menter sy'n cynnig llawer o alluoedd rheoli dogfennau. Mae'n gweithio ar gwmwl Microsoft ac yn storio'ch ffeiliau a'ch ffolderau'n daclus mewn amrywiol lyfrgelloedd fel y gallwch ddod o hyd iddynt yn hawdd. Gallwch rannu ffeiliau a chydweithio ar brosiectau gyda'ch tîm.
Manteision:
- Cynwysfawr iawn
- Yn cynnig llawer o nodweddion
- Y gallu i integreiddio â chynhyrchion Microsoft eraill
- Gellir ei ddefnyddio ar gyfer mewnrwyd ac allrwyd
Cons:
- Drud iawn
- Gall fod yn gymhleth i'w ddefnyddio
Prisiau
Mae SharePoint yn mynd am $5 y defnyddiwr y mis o leiaf ac yn mynd hyd at $23 y defnyddiwr y mis ar gyfer y cynllun sydd wedi'i integreiddio ag Office 365.
8. Deuddeg
Deuddeg yn ddatrysiad rheoli dogfennau dosbarth menter sy'n galluogi timau i gydweithio'n hawdd ac yn syth. Mae'r cais yn seiliedig ar gwmwl, felly nid oes rhaid i chi fod wrth eich cyfrifiadur i weithio ar eich prosiectau.
Mae'r datrysiad hwn yn sefyll allan o atebion eraill oherwydd ei fod yn cynnig rhyngwyneb greddfol sy'n caniatáu i ddefnyddwyr lywio'n hawdd. Mae'n darparu e-bost, calendr, rhestr dasgau, rheoli ffeiliau, ac opsiynau sgwrsio. Mae Docebo yn gweithio'n ddi-dor gyda Microsoft Office, gan wneud eich dogfennau'n hawdd eu gweld, eu golygu a chydweithio arnynt mewn amser real.
Manteision:
- Rhyngwyneb hawdd ei ddefnyddio
- Yn seiliedig ar y cwmwl fel y gallwch gael mynediad iddo yn unrhyw le.
- Integreiddio gyda Microsoft Office
Cons:
- Dim cymaint o nodweddion â rhai o'r atebion eraill ar y rhestr hon
- Nid yw pris yn cael ei ddatgelu'n gyhoeddus
Prisiau
Gan ei fod yn offeryn dosbarth menter, bydd yn rhaid i chi gysylltu â nhw i gael dyfynbris.
9.PDFelement Pro
Elfen PDF Pro yw'r system rheoli dogfennau orau ar gyfer y rhai sydd eisiau ateb popeth-mewn-un. Mae nid yn unig yn olygydd PDF ond gall hefyd greu, trosi, anodi, llofnodi a diogelu eich PDFs. Ac os oes angen i chi lenwi ffurflenni neu wneud sylwadau ar ffeiliau PDF, gallwch chi wneud hynny gyda PDFelement Pro hefyd.
Mae ei nodwedd OCR yn gadael i chi drosi sganio PDFs i'w golygu dogfennau, a gallwch hefyd amddiffyn eich PDFs â chyfrinair i'w cadw'n ddiogel. Gallwch ddefnyddio PDFelement Pro ar ddyfeisiau Windows, Mac, iOS ac Android - felly mae'n berffaith i fusnesau sydd angen rheoli eu dogfennau wrth fynd.
Manteision:
- Datrysiad PDF popeth-mewn-un
- Creu, trosi, anodi, llofnodi a diogelu PDFs
- Mae nodwedd OCR yn caniatáu ichi drosi PDFs wedi'u sganio yn ddogfennau y gellir eu golygu
- Cyfrinair - amddiffyn eich PDFs i'w cadw'n ddiogel
- Defnyddiwch ar ddyfeisiau Windows, Mac, iOS ac Android
Cons:
- Dim ond yn y fersiwn taledig y mae rhai nodweddion ar gael
Prisiau
Mae elfennau PDF yn eithaf drud a bydd yn costio $79.99 i chi am gofrestriad blynyddol.
10. Brandfolder
ffolder brand yn system rheoli dogfennau ar-lein sy'n helpu cwmnïau i reoli eu hasedau brand. Gyda Brandfolder, gallwch ganoli asedau eich brand a'u gwneud yn hygyrch i'ch tîm cyfan. Mae ffolder brand hefyd yn darparu nodweddion fel rheoli fersiwn, cymeradwyaethau, a dadansoddeg.
Manteision:
- Mae ffolder brand yn hawdd ei ddefnyddio a'i lywio.
- Mae'r rhyngwyneb yn lân ac yn fodern.
- Mae Brandfolder yn cynnig treial am ddim.
Cons:
- Mae ffolder brand ychydig yn ddrytach na systemau rheoli dogfennau eraill.
Prisiau
Offeryn lefel menter yw Brandfolder a byddai'n rhaid i chi gysylltu â nhw i gael dyfynbris
Casgliad
Mae rheoli dogfennau yn rhan annatod o lif gwaith busnes. Mae rheoli a rheoli dogfennau ymhlith y meysydd mwyaf hanfodol mewn busnes heddiw.
Bob dydd, mae'ch cwmni'n creu llawer o ddogfennau ac mae angen eu storio'n ddiogel.
Boed yn gofnodion cwmni, ffeiliau rheoli prosiect, neu wybodaeth gyfrinachol, bydd system rheoli dogfennau gadarn yn eich helpu i sicrhau eu bod yn cael eu cadw'n ddiogel, yn ddiogel, a bob amser wrth law.
Gadael ymateb