Kaundan[Itago][Ipakita]
Ang pagdumala sa dokumento usa ka komplikado nga hilisgutan - apan kini usa ka butang nga kinahanglan nimong sudlan kung nagtrabaho ka sa bisan unsang kapasidad diin kinahanglan nga sundon sa imong kompanya ang GDPR.
Ug kung ikaw usa ka freelancer, usa ka manedyer, o usa ka ehekutibo sa lebel sa C, lagmit kinahanglan nimo nga tipigan ang mga dokumento, pagsubay kung kinsa ang adunay access niini, ug pag-monitor kung kinsa ang nagkopya niini.
Maayo na lang, dili nimo kinahanglan nga buhaton kini sa imong kaugalingon - adunay daghang mga sistema sa pagdumala sa dokumento nga makapasimple sa mga butang alang kanimo.
Gitigum namo ang 10 ka labing maayo nga sistema sa pagdumala sa dokumento, aron makagugol ka og gamay nga oras sa pagdumala sa imong mga dokumento ug mas daghang oras sa pagbuhat sa importanteng butang.
Unsa ang Sistema sa Pagdumala sa Dokumento?
Sa usa ka digital nga kalibutan diin ang tanan digital, ang pagpangita og mga paagi sa pag-organisar sa tanan nimong mga file ug mga dokumento gikinahanglan—usa sa labing makahurot nga mga buluhaton alang sa mga busy nga mga indibidwal sa pagdumala sa ilang koleksyon sa dokumento.
Apan kung dili nimo kini buhaton, mawala nimo ang track sa pipila ka hinungdanon nga mga file. Kini usa ka dako nga kasakit ug nagkinahanglan og panahon gikan sa pagbuhat sa usa ka butang nga imong nalingaw.
Ang Sistema sa Pagdumala sa dokumento usa ka software nga aplikasyon o serbisyo sa online nga gidesinyo sa pag-organisar sa tindahan, ug pagdumala sa mga dokumento. Kini nga mga aplikasyon magamit alang sa pagdumala ug pag-organisar sa mga dokumento sa negosyo. Adunay daghang mga sistema sa pagdumala sa dokumento sa merkado, apan gusto namon nga i-highlight ang top 10 nga sistema sa pagdumala sa dokumento aron mapadali ang imong kinabuhi.
1. Qoppa PDF Studio
Qoppa PDF Studio mao ang usa ka feature-packed nga solusyon nga nagtugot sa mga tiggamit sa dali ug episyente nga pag-convert sa mga scan nga dokumento, mga hulagway, mga presentasyon, o bisan unsa ngadto sa PDF nga format. Ang Qoppa PDF Studio nagtanyag mga bahin sama sa OCR (Pag-ila sa Optical Character) alang sa pagkuha sa teksto ug metadata.
Dugang pa, ang solusyon nasangkapan sa mga advanced nga kapabilidad sa pagpangita ug mga bahin sa seguridad. Gitugotan ka sa Qoppa PDF Studio nga magtrabaho sa offline ug online. Ang ulahi nga bahin mapuslanon, labi na kung nagtrabaho sa layo.
pros:
- Ang mga PDF file mahimong ma-convert nga dili mobiya sa Qoppa desktop
- Pagkuha sa metadata
- Awtomatikong pagkakabig sa PDF
- Advanced nga pagpangita ug pagpangita
- Mga bahin sa seguridad
- Paghiusa sa Microsoft Office
disbentaha:
- Limitado sa Windows operating system.
pagbili
Ang Qoppa adunay duha ka kapilian. Ang standard nga bersyon gibaligya sa hapit $50, samtang ang usa ka pro nga bersyon gibaligya sa $70.
2. Taas nga ikog
Usa sa labing inila nga mga solusyon sa pagdumala sa dokumento, Hightail, usa ka cloud storage provider nga nagtutok sa file storage ug access pinaagi sa web. Uban sa dali gamiton nga interface, dali ka maka-upload, maka-download, ug makapaambit sa mga file.
Makahimo ka usab og mga folder ug mga tag alang sa imong mga file. Gitugotan ka sa Hightail nga i-encrypt ang imong data gamit ang AES 256-bit encryption protocol alang sa labing kataas nga seguridad. Laing makapahinam nga butang bahin sa kini nga sistema sa pagdumala sa dokumento mao nga mahimo ka usab makadugang mga komento sa bisan unsang mga file.
pros:
- ang user interface sayon nga navigate
- Luwas nga Pagpaambit sa mga Higala, Pamilya, ug mga Katrabaho
disbentaha:
- Gamay nga Storage Cap
- Gibayran nga Himan
pagbili
Mahimo nimong makuha ang hightail lite nga libre nga adunay limitado nga mga bahin. Ang mga pakete sa Pro, Teams ug Business moadto sa $12, $24 ug $36 matag bulan, matag usa.
3. Dropbox alang sa Negosyo
Dropbox usa ka maayo kaayo nga solusyon alang sa kolaborasyon sa team, pagtipig, ug pagpaambit sa file. Uban sa Dropbox alang sa Negosyo, makahimo ka og custom nga mga istruktura sa folder. Mahimo usab nimong ipaambit ang mga folder sa ubang mga tiggamit pinaagi sa pagpadala mga link sa imbitasyon.
Ang nag-unang kaayohan sa Dropbox mao nga kini adunay desktop application nga awtomatikong mag-upload sa bisan unsang bag-ong mga file ngadto sa panganod. Busa, kanunay kang adunay pinakabag-o nga bersyon sa imong mga dokumento.
Gitugotan niini ang mga tiggamit sa pagtan-aw ug pag-edit sa mga dokumento nga gitipigan sa usa ka kompyuter, tablet, o smartphone. Ang laing bahin mao ang desktop app niini alang sa Windows ug Mac nga mga kompyuter. Ang tanan niini nga mga bahin naghimo niini nga usa sa labing kaayo nga sistema sa pagdumala sa dokumento. Ang Dropbox usab adunay usa ka opisyal nga suite sa opisina. Kini nagtugot kanimo sa pag-access ug pag-edit sa mga file gikan sa bisan unsang device gamit ang koneksyon sa internet.
pros:
- Maayo kaayo nga pagpaambit sa mga file ug serbisyo sa pagtipig
- Sayon nga ipaambit ang mga folder sa ubang mga tiggamit
- Usa ka pag-klik sa awtomatikong pag-upload sa pagtipig sa panganod
- Ipaambit ang mga dokumento ug mga litrato online
disbentaha:
- Mas hinay nga upload speed para sa mas dagkong mga file
- Ang pag-tether dili molihok alang sa pipila nga mga aparato.
- Limitado nga mga app ug mobile access
pagbili
Ang Dropbox naghatag kanimo og 2TB nga storage alang sa $9.99 sa usa ka bulan. Ang account sa pamilya ma-access sa 6 nga tiggamit ug nagkantidad $ 16.99 matag bulan samtang ang propesyonal nga account naghatag kanimo 3TB alang sa $ 16.58 matag bulan alang sa usa ka tiggamit. Adunay uban nga mga plano alang sa mas taas nga mga panginahanglanon. Ang mga detalye mao ang mosunod:
4 Google Drive
Google Drive nagtugot kanimo sa pagtipig sa mga file uban kanimo aron makuha kini bisan asa, bisan unsang orasa. Mahimo nimong tipigan ang mga file sa panganod, nga maayo kaayo tungod kay dili kini mawala bisan unsa pa ka dako ang imong espasyo sa imong kompyuter.
Uban sa google drive, dali ka makapaambit sa mga file sa bisan kinsa sa imong team o sa mga tawo sa gawas sa imong team pinaagi lang sa pagpaambit sa link. Ang laing bahin nga naa nimo sa google drive mao nga mahimo nimong i-sync ang imong mga file sa lainlaing mga aparato. Naghatag sila og desktop, mobile, ug web apps ug website.
pros:
- Libre nga gamiton alang sa indibidwal nga tiggamit
- 15GB nga libre nga pagtipig
- Sayon nga gamiton sa usa ka pamilyar nga interface
- Mahimo kini gamiton sa bisan unsang device nga adunay koneksyon sa internet
disbentaha:
- Adunay pipila ka mga taho sa mga file nga nawala o nadaot.
pagbili
Ang Google Drive tingali ang labing barato nga kapilian alang kanimo. Ang usa ka sukaranan nga 15GB nga plano libre samtang ang usa ka 100GB nga plano moadto alang lamang sa $2. Ang katapusang plano moadto sa hapit $9.99 sa usa ka bulan kung kinahanglan nimo ang 2TB nga pagtipig sa panganod.
5. Panda Doc
PandaDoc mao ang usa ka kaayo nga napasadya ug intuitive nga sistema sa pagdumala sa dokumento alang sa pagtipig, pag-bersyon, pagpaambit, ug pagtinabangay sa bisan unsang mga dokumento online. Uban sa usa ka interface nga sayon kaayo nga gamiton ug nagtugot sa mga tiggamit sa pag-customize niini aron mahiangay sa ilang mga panginahanglan.
Makahimo ka og custom nga mga dokumento aron makadaginot og oras pinaagi sa pag-upload sa imong mga file direkta gikan sa lain-laing mga aplikasyon. Kini usa ka maayo nga himan aron masubay ang daghang mga bersyon sa file nga wala’y kanunay nga pagbalhin tali sa mga dokumento.
pros:
- Kasayon sa paggamit ug pag-customize
- Abilidad sa pagsubay sa mga bersyon ug mga kausaban
- Nahiusa sa daghang mga aplikasyon
- Mga plano sa barato nga presyo
disbentaha:
- Ang ubang mga bahin anaa lamang sa plano sa negosyo.
pagbili
Ang PandaDoc ma-access sa $19 sa labing gamay ug ang variant sa negosyo nagkantidad kanimo $49.
6. WPS Office Cloud
WPS Office usa ka cloud-based nga aplikasyon nga nagtugot kanimo sa pagtan-aw ug pag-edit sa mga dokumento sa pulong, excel, PowerPoint, ug OneNote. Mahimong ipaambit sa mga tiggamit ang mga file sa ubang mga tiggamit samtang nagtrabaho sa tinuud nga oras.
Ang WPS Office naghatag sa mga tiggamit og usa ka fully functional nga kasinatian sa pag-edit nga adunay abilidad sa pagsal-ot sa multimedia content. Ang WPS Office nagsuporta usab sa kolaborasyon nga trabaho alang sa mga proyekto sa team.
pros:
- Bug-os nga magamit nga kasinatian sa pag-edit
- Nagsuporta sa real-time nga kolaborasyon
- Isulud ang sulud sa multimedia
disbentaha:
- Ang mga format sa file limitado sa mga format nga proprietary sa WPS.
pagbili
Ang WPS Standard nga adunay limitado nga mga bahin wala’y gasto kanimo. Ang WPS premium moadto sa $30 kada tuig, kung mopili ka nga mobayad kada tuig.
7. SharePoint
SharePoint usa ka himan nga grado sa negosyo nga nagtanyag daghang kapabilidad sa pagdumala sa dokumento. Naglihok kini sa Microsoft cloud ug hapsay nga gitipigan ang imong mga file ug folder sa lainlaing mga librarya aron dali nimo kini makit-an. Mahimo nimong ipaambit ang mga file ug magtinabangay sa mga proyekto sa imong team.
pros:
- Komprehensibo kaayo
- Nagtanyag daghang mga bahin
- Abilidad sa pag-integrate sa ubang mga produkto sa Microsoft
- Mahimong gamiton alang sa intranet ug extranet
disbentaha:
- Mahal kaayo
- Mahimong komplikado nga gamiton
pagbili
Ang SharePoint moadto alang sa $5 matag user matag bulan labing menos ug mosaka ngadto sa $23 matag user matag bulan alang sa plano nga gisagol sa Office 365.
8. Dose
Napulog duha usa ka solusyon sa pagdumala sa dokumento nga klase sa negosyo nga makapahimo sa mga koponan nga magtinabangay nga dali ug dayon. Ang aplikasyon kay cloud-based, mao nga dili ka kinahanglan nga naa sa imong computer aron magtrabaho sa imong mga proyekto.
Kini nga solusyon lahi sa ubang mga solusyon tungod kay kini nagtanyag usa ka intuitive nga interface nga nagtugot sa mga tiggamit nga dali nga mag-navigate. Naghatag kini usa ka email, kalendaryo, lista sa buluhaton, pagdumala sa file, ug mga kapilian sa chat. Ang Docebo naglihok nga hapsay uban sa Microsoft Office, nga naghimo sa imong mga docs nga sayon nga tan-awon, i-edit, ug pakigtambayayong sa tinuod nga panahon.
pros:
- Madali-gamiton nga interface
- Cloud-based aron ma-access nimo kini bisan asa.
- Nahiusa sa Microsoft Office
disbentaha:
- Dili sama kadaghan nga mga bahin sama sa uban nga mga solusyon sa kini nga lista
- Ang presyo wala gibutyag sa publiko
pagbili
Ingon nga kini usa ka himan nga klase sa negosyo, kinahanglan nimo nga kontakon sila aron makakuha usa ka kinutlo.
9.PDFelement Pro
Ang PDFelement Pro mao ang pinakamaayong sistema sa pagdumala sa dokumento alang niadtong gusto og all-in-one nga solusyon. Kini dili lamang usa ka PDF editor apan mahimo usab nga maghimo, mag-convert, mag-annotate, mopirma, ug mapanalipdan ang imong mga PDF. Ug kung kinahanglan nimo nga pun-on ang mga porma o maghimo mga komento sa mga PDF, mahimo nimo kana sa PDFelement Pro usab.
Ang OCR nga bahin niini nagtugot kanimo sa pag-convert sa na-scan Mga PDF nga ma-edit mga dokumento, ug mahimo usab nimo nga maprotektahan sa password ang imong mga PDF aron mapadayon kini nga luwas. Mahimo nimong gamiton ang PDFelement Pro sa Windows, Mac, iOS, ug Android nga mga aparato - busa perpekto kini alang sa mga negosyo nga kinahanglan nga magdumala sa ilang mga dokumento sa pagbiyahe.
pros:
- Tanan-sa-usa nga solusyon sa PDF
- Paghimo, pag-convert, pag-annotate, pagpirma, ug pagpanalipod sa mga PDF
- Ang OCR nga bahin nagtugot kanimo sa pag-convert sa na-scan nga mga PDF ngadto sa ma-edit nga mga dokumento
- Panalipdi sa password ang imong mga PDF aron mapadayon kini nga luwas
- Gamit sa Windows, Mac, iOS, ug Android device
disbentaha:
- Ang ubang mga bahin anaa lamang sa bayad nga bersyon
pagbili
Ang mga PDFelemento medyo mahal ug mogasto ka og $79.99 alang sa tinuig nga pagparehistro.
10. Brandfolder
Brandfolder usa ka online nga sistema sa pagdumala sa dokumento nga nagtabang sa mga kompanya sa pagdumala sa ilang mga kabtangan sa tatak. Uban sa Brandfolder, mahimo nimong isentro ang imong mga kabtangan sa brand ug himuon kini nga ma-access sa imong tibuuk nga team. Naghatag usab ang Brandfolder og mga bahin sama sa kontrol sa bersyon, pag-apruba, ug analytics.
pros:
- Ang Brandfolder dali gamiton ug ma-navigate.
- Ang interface limpyo ug moderno.
- Nagtanyag ang Brandfolder og libre nga pagsulay.
disbentaha:
- Ang Brandfolder mas mahal kay sa ubang mga sistema sa pagdumala sa dokumento.
pagbili
Ang Brandfolder usa ka himan sa lebel sa negosyo ug kinahanglan nimo silang kontakon aron makakuha usa ka kinutlo
Panapos
Ang pagdumala sa dokumento usa ka hinungdanon nga bahin sa dagan sa trabaho sa negosyo. Ang pagkontrol ug pagdumala sa dokumento usa sa labing kritikal nga mga lugar sa usa ka negosyo karon.
Kada adlaw, ang imong kompanya naghimo og daghang mga dokumento ug kinahanglan nga tipigan kini nga luwas ug luwas.
Kung ang imong mga rekord sa kompanya, mga file sa pagdumala sa proyekto, o kompidensyal nga kasayuran, ang usa ka maayo nga sistema sa pagdumala sa dokumento makatabang kanimo sa pagsiguro nga kini gitipigan nga luwas, luwas, ug kanunay nga naa.
Leave sa usa ka Reply