সুচিপত্র[লুকান][দেখান]
ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট একটি জটিল বিষয় - কিন্তু এটি এমন কিছু যা আপনাকে পেতে হবে যদি আপনি এমন কোনো ক্ষমতায় কাজ করেন যেখানে আপনার কোম্পানিকে জিডিপিআর মেনে চলতে হয়।
এবং আপনি একজন ফ্রিল্যান্সার, একজন ম্যানেজার, বা একজন সি-লেভেল এক্সিকিউটিভ হোন না কেন, আপনাকে সম্ভবত ডকুমেন্টগুলি সঞ্চয় করতে হবে, কার কাছে তাদের অ্যাক্সেস আছে ট্র্যাক করতে হবে এবং কে সেগুলি কপি করেছে তা নিরীক্ষণ করতে হবে৷
সৌভাগ্যবশত, আপনাকে নিজে থেকে এটি করতে হবে না - প্রচুর ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম রয়েছে যা আপনার জন্য জিনিসগুলিকে সহজ করবে৷
আমরা 10টি সেরা ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমগুলিকে রাউন্ড আপ করেছি, যাতে আপনি আপনার নথিগুলি পরিচালনা করতে কম সময় এবং গুরুত্বপূর্ণ জিনিসগুলি করতে আরও বেশি সময় ব্যয় করতে পারেন৷
একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কি?
একটি ডিজিটাল বিশ্বে যেখানে সবকিছুই ডিজিটাল, আপনার সমস্ত ফাইল এবং নথিগুলিকে সংগঠিত করার উপায় খুঁজে বের করা প্রয়োজন—ব্যস্ত ব্যক্তিদের জন্য তাদের নথি সংগ্রহ পরিচালনার জন্য সবচেয়ে সময়সাপেক্ষ কাজগুলির মধ্যে একটি৷
কিন্তু আপনি যদি এটি না করেন তবে আপনি কিছু প্রয়োজনীয় ফাইলের ট্র্যাক হারাবেন। এটি একটি বিশাল যন্ত্রণা এবং আপনি উপভোগ করেন এমন কিছু করতে সময় লাগে।
একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম হল একটি সফ্টওয়্যার অ্যাপ্লিকেশন বা অনলাইন পরিষেবা যা স্টোর সংগঠিত করতে এবং নথিগুলি পরিচালনা করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। এই অ্যাপ্লিকেশনগুলি ব্যবসায়িক নথিগুলি পরিচালনা এবং সংগঠিত করার জন্য কাজে আসে। বাজারে অসংখ্য ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম রয়েছে, কিন্তু আমরা আপনার জীবনকে সহজ করতে শীর্ষ 10টি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম হাইলাইট করতে চাই।
1. কোপ্পা পিডিএফ স্টুডিও
কোপপা পিডিএফ স্টুডিও একটি বৈশিষ্ট্য-সমৃদ্ধ সমাধান যা ব্যবহারকারীদের দ্রুত এবং দক্ষতার সাথে স্ক্যান করা নথি, ছবি, উপস্থাপনা বা যেকোনো কিছুকে PDF ফরম্যাটে রূপান্তর করতে দেয়। কোপ্পা পিডিএফ স্টুডিও ওসিআর (অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রেকগনিশন) পাঠ্য এবং মেটাডেটা বের করার জন্য।
উপরন্তু, সমাধান উন্নত অনুসন্ধান ক্ষমতা এবং নিরাপত্তা বৈশিষ্ট্য সঙ্গে সজ্জিত করা হয়. Qoppa পিডিএফ স্টুডিও আপনাকে অফলাইন এবং অনলাইন উভয়ই কাজ করতে দেয়। পরের অংশটি উপকারী, বিশেষ করে যখন দূর থেকে কাজ করা হয়।
পেশাদাররা:
- Qoppa ডেস্কটপ ছাড়াই পিডিএফ ফাইলগুলি রূপান্তর করা যেতে পারে
- মেটাডেটা নিষ্কাশন
- স্বয়ংক্রিয় পিডিএফ রূপান্তর
- উন্নত অনুসন্ধান এবং খুঁজুন
- নিরাপত্তা বৈশিষ্ট্য
- মাইক্রোসফট অফিসের সাথে ইন্টিগ্রেশন
কনস:
- উইন্ডোজ অপারেটিং সিস্টেমে সীমাবদ্ধ।
প্রাইসিং
কোপ্পা দুটি বিকল্পে আসে। স্ট্যান্ডার্ড সংস্করণটি প্রায় 50 ডলারে বিক্রি হয়, যেখানে একটি প্রো সংস্করণটি 70 ডলারে বিক্রি হয়।
2. হাইটাইল
সবচেয়ে বিখ্যাত নথি ব্যবস্থাপনা সমাধান এক, Hightail, একটি ক্লাউড স্টোরেজ প্রদানকারী যা ওয়েবের মাধ্যমে ফাইল স্টোরেজ এবং অ্যাক্সেসের উপর ফোকাস করে। এটির সহজে ব্যবহারযোগ্য ইন্টারফেসের সাহায্যে আপনি সহজেই ফাইল আপলোড, ডাউনলোড এবং শেয়ার করতে পারবেন।
এছাড়াও আপনি আপনার ফাইলগুলির জন্য ফোল্ডার এবং ট্যাগ তৈরি করতে পারেন। হাইটেল আপনাকে সর্বোচ্চ নিরাপত্তার জন্য AES 256-বিট এনক্রিপশন প্রোটোকল ব্যবহার করে আপনার ডেটা এনক্রিপ্ট করতে দেয়। এই ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম সম্পর্কে আরেকটি উত্তেজনাপূর্ণ বিষয় হল যে আপনি যেকোনো ফাইলে মন্তব্য যোগ করতে পারেন।
পেশাদাররা:
- সার্জারির ব্যবহারকারী ইন্টারফেস নেভিগেট করা সহজ
- বন্ধু, পরিবার এবং সহকর্মীদের সাথে নিরাপদ শেয়ারিং
কনস:
- ছোট স্টোরেজ ক্যাপ
- প্রদত্ত টুল
প্রাইসিং
আপনি সীমিত বৈশিষ্ট্য সহ বিনামূল্যে হাইটেল লাইট পেতে পারেন। প্রো, টিম এবং ব্যবসায়িক প্যাকেজগুলি প্রতি মাসে যথাক্রমে $12, $24 এবং $36 এর জন্য যায়।
3. ব্যবসায়ের জন্য ড্রপবক্স
ড্রপবক্স দলের সহযোগিতা, সঞ্চয়স্থান, এবং ফাইল ভাগ করে নেওয়ার জন্য একটি চমৎকার সমাধান। ব্যবসার জন্য ড্রপবক্স দিয়ে, আপনি কাস্টম ফোল্ডার কাঠামো তৈরি করতে পারেন। আপনি আমন্ত্রণ লিঙ্ক পাঠিয়ে অন্যান্য ব্যবহারকারীদের সাথে ফোল্ডার শেয়ার করতে পারেন।
ড্রপবক্সের প্রধান সুবিধা হল এটিতে একটি ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ক্লাউডে যেকোনো নতুন ফাইল আপলোড করে। অতএব, আপনার কাছে সর্বদা আপনার নথির সর্বশেষ সংস্করণ থাকে।
এটি ব্যবহারকারীদের কম্পিউটার, ট্যাবলেট বা স্মার্টফোনে সঞ্চিত নথিগুলি দেখতে এবং সম্পাদনা করতে দেয়৷ আরেকটি বৈশিষ্ট্য হল উইন্ডোজ এবং ম্যাক কম্পিউটারের জন্য এর ডেস্কটপ অ্যাপ। এই সমস্ত বৈশিষ্ট্য এটিকে সেরা নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেমগুলির মধ্যে একটি করে তোলে। ড্রপবক্সের একটি অফিসিয়াল অফিস স্যুটও রয়েছে। এটি আপনাকে ইন্টারনেট সংযোগ ব্যবহার করে যেকোনো ডিভাইস থেকে ফাইল অ্যাক্সেস এবং সম্পাদনা করতে দেয়।
পেশাদাররা:
- চমৎকার ফাইল শেয়ারিং এবং স্টোরেজ পরিষেবা
- অন্যান্য ব্যবহারকারীদের সাথে ফোল্ডারগুলি ভাগ করা সহজ
- ক্লাউড স্টোরেজে এক-ক্লিক স্বয়ংক্রিয় আপলোড
- অনলাইনে নথি এবং ছবি শেয়ার করুন
কনস:
- বড় ফাইলের জন্য আপলোডের গতি কম
- কিছু ডিভাইসের জন্য টিথারিং কাজ করে না।
- সীমিত অ্যাপস এবং মোবাইল অ্যাক্সেস
প্রাইসিং
ড্রপবক্স আপনাকে মাসে $2 এর জন্য 9.99TB স্টোরেজ দেয়। পারিবারিক অ্যাকাউন্টটি 6 জন ব্যবহারকারীর দ্বারা অ্যাক্সেসযোগ্য এবং প্রতি মাসে $16.99 খরচ হয় যখন পেশাদার অ্যাকাউন্টটি আপনাকে একক ব্যবহারকারীর জন্য প্রতি মাসে $3 এর জন্য 16.58TB দেয়৷ উচ্চ চাহিদা পূরণের অন্যান্য পরিকল্পনা আছে. বিস্তারিত নিম্নরূপ:
4। গুগল ড্রাইভ
গুগল ড্রাইভ যেকোন জায়গায়, যে কোন সময় ফাইলগুলিকে আপনার সাথে সংরক্ষণ করার অনুমতি দেয়। আপনি ক্লাউডে ফাইল সঞ্চয় করতে পারেন, যা চমৎকার কারণ আপনার কম্পিউটারে যতই জায়গা থাকুক না কেন সেগুলি হারিয়ে যাবে না।
গুগল ড্রাইভের সাহায্যে, আপনি সহজে লিঙ্কটি ভাগ করে আপনার দলের যে কারো সাথে বা আপনার দলের বাইরের লোকেদের সাথে ফাইলগুলি ভাগ করতে পারেন৷ গুগল ড্রাইভের সাথে আপনার আরেকটি বৈশিষ্ট্য হল যে আপনি আপনার ফাইলগুলিকে বিভিন্ন ডিভাইসে সিঙ্ক করতে পারেন। তারা ডেস্কটপ, মোবাইল এবং ওয়েব অ্যাপ এবং একটি ওয়েবসাইট প্রদান করে।
পেশাদাররা:
- স্বতন্ত্র ব্যবহারকারীদের জন্য ব্যবহার করার জন্য বিনামূল্যে
- 15GB বিনামূল্যে স্টোরেজ
- একটি পরিচিত ইন্টারফেসের সাথে ব্যবহার করা সহজ
- এটি ইন্টারনেট সংযোগ সহ যে কোনও ডিভাইসে ব্যবহার করা যেতে পারে
কনস:
- কিছু ফাইল হারিয়ে যাওয়া বা নষ্ট হওয়ার খবর পাওয়া গেছে।
প্রাইসিং
Google ড্রাইভ আপনার জন্য সবচেয়ে সাশ্রয়ী মূল্যের বিকল্প হতে পারে। একটি মৌলিক 15GB প্ল্যান বিনামূল্যে যখন একটি 100GB প্ল্যান মাত্র $2-তে যায়৷ আপনার যদি 9.99TB ক্লাউড স্টোরেজের প্রয়োজন হয় তবে চূড়ান্ত পরিকল্পনাটি প্রতি মাসে প্রায় $2-এ যায়৷
5. পান্ডাডক
পান্ডাডক অনলাইনে যেকোনো নথি সংরক্ষণ, সংস্করণ, ভাগ করা এবং সহযোগিতা করার জন্য একটি অত্যন্ত কাস্টমাইজযোগ্য এবং স্বজ্ঞাত নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম। একটি ইন্টারফেসের সাথে যা ব্যবহার করা খুব সহজ এবং ব্যবহারকারীদের তাদের প্রয়োজন অনুসারে এটি কাস্টমাইজ করতে দেয়।
আপনি বিভিন্ন অ্যাপ্লিকেশন থেকে সরাসরি আপনার ফাইল আপলোড করে সময় বাঁচাতে কাস্টম ডকুমেন্ট তৈরি করতে পারেন। নথিগুলির মধ্যে ক্রমাগত স্যুইচ না করে একাধিক ফাইল সংস্করণের ট্র্যাক রাখার জন্য এটি একটি দুর্দান্ত সরঞ্জাম।
পেশাদাররা:
- ব্যবহার এবং কাস্টমাইজেশন সহজ
- সংস্করণ এবং পরিবর্তন ট্র্যাক করার ক্ষমতা
- অনেক অ্যাপ্লিকেশনের সাথে একত্রিত হয়
- সাশ্রয়ী মূল্যের মূল্য পরিকল্পনা
কনস:
- কিছু বৈশিষ্ট্য শুধুমাত্র এন্টারপ্রাইজ প্ল্যানে উপলব্ধ।
প্রাইসিং
PandaDoc কমপক্ষে $19 এর জন্য অ্যাক্সেসযোগ্য এবং ব্যবসায়িক বৈকল্পিকটির জন্য আপনার $49 খরচ হবে।
6. WPS অফিস ক্লাউড
WPS অফিস একটি ক্লাউড-ভিত্তিক অ্যাপ্লিকেশন যা আপনাকে শব্দ, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্ট এবং OneNote নথি দেখতে এবং সম্পাদনা করতে দেয়। রিয়েল-টাইমে কাজ করার সময় ব্যবহারকারীরা অন্য ব্যবহারকারীদের সাথে ফাইল শেয়ার করতে পারে।
WPS অফিস ব্যবহারকারীদের মাল্টিমিডিয়া বিষয়বস্তু সন্নিবেশ করার ক্ষমতা সহ একটি সম্পূর্ণ কার্যকরী সম্পাদনা অভিজ্ঞতা প্রদান করে। WPS অফিস টিম প্রকল্পের জন্য সহযোগী কাজকেও সমর্থন করে।
পেশাদাররা:
- সম্পূর্ণরূপে কার্যকরী সম্পাদনার অভিজ্ঞতা
- রিয়েল-টাইম সহযোগিতা সমর্থন করে
- মাল্টিমিডিয়া কন্টেন্ট সন্নিবেশ করান
কনস:
- ফাইল বিন্যাস WPS মালিকানাধীন বিন্যাসে সীমাবদ্ধ।
প্রাইসিং
সীমিত বৈশিষ্ট্য সহ WPS স্ট্যান্ডার্ড আপনার কিছুই খরচ করে না। আপনি যদি বার্ষিক অর্থ প্রদান করতে চান তবে WPS প্রিমিয়াম বার্ষিক $30 এর জন্য যায়।
7. শেয়ারপয়েন্ট
শেয়ার পয়েন্ট একটি এন্টারপ্রাইজ-গ্রেড টুল যা প্রচুর নথি ব্যবস্থাপনা ক্ষমতা প্রদান করে। এটি মাইক্রোসফ্ট ক্লাউডে কাজ করে এবং আপনার ফাইল এবং ফোল্ডারগুলিকে বিভিন্ন লাইব্রেরিতে সুন্দরভাবে সংরক্ষণ করে যাতে আপনি সেগুলি সহজেই খুঁজে পেতে পারেন। আপনি ফাইল শেয়ার করতে পারেন এবং আপনার দলের সাথে প্রকল্পে সহযোগিতা করতে পারেন।
পেশাদাররা:
- খুব ব্যাপক
- অনেক বৈশিষ্ট্য অফার করে
- অন্যান্য Microsoft পণ্যের সাথে একীভূত করার ক্ষমতা
- ইন্ট্রানেট এবং এক্সট্রানেটের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে
কনস:
- খুবই মূল্যবান
- ব্যবহার করা জটিল হতে পারে
প্রাইসিং
SharePoint প্রতি মাসে ব্যবহারকারীর জন্য কমপক্ষে $5 যায় এবং Office 23-এর সাথে একত্রিত পরিকল্পনার জন্য প্রতি মাসে প্রতি ব্যবহারকারী $365 পর্যন্ত যায়।
8. বারো
Docebo একটি এন্টারপ্রাইজ-শ্রেণির নথি ব্যবস্থাপনা সমাধান যা দলগুলিকে সহজে এবং তাত্ক্ষণিকভাবে সহযোগিতা করতে সক্ষম করে। অ্যাপ্লিকেশনটি ক্লাউড-ভিত্তিক, তাই আপনার প্রকল্পগুলিতে কাজ করার জন্য আপনাকে আপনার কম্পিউটারে থাকতে হবে না।
এই সমাধানটি অন্যান্য সমাধান থেকে আলাদা কারণ এটি একটি স্বজ্ঞাত ইন্টারফেস অফার করে যা ব্যবহারকারীদের সহজেই নেভিগেট করতে দেয়। এটি একটি ইমেল, ক্যালেন্ডার, টাস্ক লিস্ট, ফাইল ম্যানেজমেন্ট এবং চ্যাট অপশন প্রদান করে। Docebo Microsoft Office এর সাথে নির্বিঘ্নে কাজ করে, আপনার ডক্সগুলিকে রিয়েল-টাইমে দেখতে, সম্পাদনা করা এবং সহযোগিতা করা সহজ করে তোলে।
পেশাদাররা:
- সহজে ব্যবহার ইন্টারফেস
- ক্লাউড-ভিত্তিক যাতে আপনি এটি যেকোনো জায়গায় অ্যাক্সেস করতে পারেন।
- মাইক্রোসফ্ট অফিসের সাথে একত্রিত হয়
কনস:
- এই তালিকার অন্যান্য সমাধানগুলির মতো অনেকগুলি বৈশিষ্ট্য নেই৷
- মূল্য প্রকাশ্যে প্রকাশ করা হয় না
প্রাইসিং
যেহেতু এটি একটি এন্টারপ্রাইজ-শ্রেণির টুল, তাই একটি উদ্ধৃতি পেতে আপনাকে তাদের সাথে যোগাযোগ করতে হবে।
9.PDFelement প্রো
পিডিএফ্লেমেন্ট প্রো যারা সর্বোপরি একটি সমাধান চান তাদের জন্য সেরা নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম। এটি শুধুমাত্র একটি পিডিএফ এডিটর নয়, এটি আপনার PDF তৈরি, রূপান্তর, টীকা, সাইন এবং সুরক্ষিত করতে পারে। এবং যদি আপনার ফর্ম পূরণ করতে বা PDF এ মন্তব্য করতে হয়, তাহলে আপনি PDFelement Pro দিয়েও তা করতে পারেন।
এর OCR বৈশিষ্ট্য আপনাকে স্ক্যান করা রূপান্তর করতে দেয় সম্পাদনাযোগ্য মধ্যে PDF দস্তাবেজ, এবং আপনি আপনার পিডিএফগুলিকে সুরক্ষিত রাখতে পাসওয়ার্ড-সুরক্ষা করতে পারেন। আপনি Windows, Mac, iOS, এবং Android ডিভাইসগুলিতে PDFelement Pro ব্যবহার করতে পারেন - তাই এটি এমন ব্যবসার জন্য উপযুক্ত যেগুলিকে চলতে চলতে তাদের নথিগুলি পরিচালনা করতে হবে৷
পেশাদাররা:
- অল-ইন-ওয়ান পিডিএফ সমাধান
- PDF তৈরি করুন, রূপান্তর করুন, টীকা করুন, সাইন করুন এবং সুরক্ষিত করুন
- OCR বৈশিষ্ট্য আপনাকে স্ক্যান করা PDF গুলিকে সম্পাদনাযোগ্য নথিতে রূপান্তর করতে দেয়৷
- আপনার PDFগুলিকে সুরক্ষিত রাখতে পাসওয়ার্ড-সুরক্ষা করুন৷
- Windows, Mac, iOS এবং Android ডিভাইসে ব্যবহার করুন
কনস:
- কিছু বৈশিষ্ট্য শুধুমাত্র প্রদত্ত সংস্করণে উপলব্ধ
প্রাইসিং
PDFelements বেশ ব্যয়বহুল এবং বার্ষিক নিবন্ধনের জন্য আপনার খরচ হবে $79.99৷
10. ব্র্যান্ডফোল্ডার
ব্র্যান্ডফোল্ডার একটি অনলাইন ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম যা কোম্পানিগুলিকে তাদের ব্র্যান্ড সম্পদগুলি পরিচালনা করতে সহায়তা করে৷ ব্র্যান্ডফোল্ডারের সাহায্যে, আপনি আপনার ব্র্যান্ডের সম্পদগুলিকে কেন্দ্রীভূত করতে পারেন এবং সেগুলিকে আপনার পুরো দলের কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য করে তুলতে পারেন৷ ব্র্যান্ডফোল্ডার যেমন বৈশিষ্ট্য প্রদান করে ভর্সন নিয্ন্ত্র্ন, অনুমোদন, এবং বিশ্লেষণ।
পেশাদাররা:
- ব্র্যান্ডফোল্ডার ব্যবহার করা এবং নেভিগেট করা সহজ।
- ইন্টারফেস পরিষ্কার এবং আধুনিক.
- ব্র্যান্ডফোল্ডার একটি বিনামূল্যে ট্রায়াল অফার করে।
কনস:
- অন্যান্য নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের তুলনায় ব্র্যান্ডফোল্ডার একটু বেশি ব্যয়বহুল।
প্রাইসিং
ব্র্যান্ডফোল্ডার একটি এন্টারপ্রাইজ-স্তরের টুল এবং একটি উদ্ধৃতি পেতে আপনাকে তাদের সাথে যোগাযোগ করতে হবে
উপসংহার
নথি ব্যবস্থাপনা ব্যবসায়িক কর্মপ্রবাহের একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ। নথি নিয়ন্ত্রণ এবং ব্যবস্থাপনা আজ একটি ব্যবসার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ক্ষেত্রগুলির মধ্যে একটি।
প্রতিদিন, আপনার কোম্পানী প্রচুর নথি তৈরি করে এবং সেগুলিকে নিরাপদে এবং নিরাপদে সংরক্ষণ করার প্রয়োজন হয়৷
আপনার কোম্পানির রেকর্ড, প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট ফাইল বা গোপনীয় তথ্য যাই হোক না কেন, একটি সাউন্ড ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম আপনাকে সেগুলি নিরাপদ, সুরক্ষিত এবং সর্বদা হাতের কাছে রাখা নিশ্চিত করতে সাহায্য করবে।
নির্দেশিকা সমন্ধে মতামত দিন