ዝርዝር ሁኔታ[ደብቅ][አሳይ]
የሰነድ አስተዳደር ውስብስብ ርዕሰ ጉዳይ ነው - ነገር ግን በማንኛውም አቅም ውስጥ ከሰሩ ኩባንያዎ ከ GDPR ጋር የሚጣጣም ከሆነ መግባት ያለብዎት ነገር ነው።
እና እርስዎ የፍሪላንሰር፣ ስራ አስኪያጅ ወይም የC-ደረጃ ስራ አስፈፃሚ፣ ምናልባት ሰነዶችን ማከማቸት፣ ማን እንደሚገባቸው መከታተል እና ማን እንደገለበጠ መከታተል ሊኖርቦት ይችላል።
እንደ እድል ሆኖ፣ እርስዎ እራስዎ ማድረግ አይጠበቅብዎትም - ነገሮችን ለእርስዎ የሚያቃልሉ ብዙ የሰነድ አስተዳደር ስርዓቶች አሉ።
10 ምርጥ የሰነድ አስተዳደር ስርዓቶችን ሰብስበናል፣ ስለዚህ ሰነዶቻችሁን በማስተዳደር ብዙ ጊዜ እንድታጠፉ እና አስፈላጊ ነገሮችን ለመስራት ብዙ ጊዜ እንድታጠፉ።
የሰነድ አስተዳደር ስርዓት ምንድን ነው?
ሁሉም ነገር ዲጂታል በሆነበት ዲጂታል አለም ውስጥ ሁሉንም ፋይሎችዎን እና ሰነዶችዎን የሚያደራጁበት መንገዶችን መፈለግ አስፈላጊ ነው-በተጠመዱ ግለሰቦች የሰነድ ስብስባቸውን በማስተዳደር ረገድ በጣም ጊዜ ከሚወስዱ ተግባራት ውስጥ አንዱ።
ነገር ግን ይህን ካላደረጉት አንዳንድ አስፈላጊ ፋይሎችን ዱካ ያጣሉ. በጣም ከባድ ህመም ነው እና እርስዎ የሚያስደስትዎትን ነገር ከማድረግ ጊዜ ይወስዳል።
የሰነድ አስተዳደር ስርዓት ሰነዶችን ለማደራጀት እና ለማደራጀት የተነደፈ የሶፍትዌር መተግበሪያ ወይም የመስመር ላይ አገልግሎት ነው። እነዚህ መተግበሪያዎች የንግድ ሰነዶችን ለማስተዳደር እና ለማደራጀት ምቹ ናቸው። በገበያ ላይ ብዙ የሰነድ አስተዳደር ስርዓቶች አሉ ነገርግን ህይወትዎን ቀላል ለማድረግ 10 ምርጥ የሰነድ አስተዳደር ስርዓቶችን ማጉላት እንፈልጋለን።
1. Qoppa ፒዲኤፍ ስቱዲዮ
ቆፓ ፒዲኤፍ ስቱዲዮ ተጠቃሚዎች የተቃኙ ሰነዶችን፣ ስዕሎችን፣ አቀራረቦችን ወይም ማንኛውንም ነገር ወደ ፒዲኤፍ ፎርማት በፍጥነት እና በብቃት እንዲቀይሩ የሚያስችል በባህሪ የታሸገ መፍትሄ ነው። Qoppa PDF ስቱዲዮ እንደ OCR () ያሉ ባህሪያትን ያቀርባልበዕይታ ቁምፊ መለየት) ጽሑፍ እና ሜታዳታ ለማውጣት።
በተጨማሪም, መፍትሄው የላቀ የፍለጋ ችሎታዎች እና የደህንነት ባህሪያት የተገጠመለት ነው. Qoppa PDF ስቱዲዮ ከመስመር ውጭም ሆነ በመስመር ላይ እንዲሰሩ ይፈቅድልዎታል። የመጨረሻው ክፍል ጠቃሚ ነው, በተለይም በርቀት ሲሰራ.
ጥቅሙንና:
- ፒዲኤፍ ፋይሎች ከQoppa ዴስክቶፕ ሳይወጡ ሊለወጡ ይችላሉ።
- ሜታዳታ ማውጣት
- ራስ-ሰር ፒዲኤፍ ልወጣ
- የላቀ ፍለጋ እና አግኝ
- የደህንነት ባህሪያት
- ከማይክሮሶፍት ኦፊስ ጋር ውህደት
ጉዳቱን:
- ለዊንዶውስ ኦፐሬቲንግ ሲስተም የተወሰነ.
ክፍያ
Qoppa በሁለት አማራጮች ይመጣል። መደበኛው ስሪት በ 50 ዶላር አካባቢ ይሸጣል, ፕሮ ስሪት ግን በ $ 70 ይሸጣል.
2. ከፍተኛ ኮፍያ
በጣም ታዋቂ ከሆኑ የሰነድ አስተዳደር መፍትሄዎች አንዱ ፣ ግርድል, በፋይል ማከማቻ እና በድሩ መድረስ ላይ የሚያተኩር የደመና ማከማቻ አቅራቢ ነው። ለአጠቃቀም ቀላል በሆነው በይነገጹ በቀላሉ ፋይሎችን መስቀል፣ ማውረድ እና ማጋራት ይችላሉ።
እንዲሁም ለፋይሎችዎ አቃፊዎችን እና መለያዎችን መፍጠር ይችላሉ። ሃይታይይል ለከፍተኛ ደህንነት የAES 256-ቢት ምስጠራ ፕሮቶኮልን በመጠቀም ውሂብዎን ለማመስጠር ይፈቅድልዎታል። የዚህ ሰነድ አስተዳደር ስርዓት ሌላው አስደሳች ነገር በማንኛውም ፋይሎች ላይ አስተያየቶችን ማከል ይችላሉ.
ጥቅሙንና:
- የ የተጠቃሚ በይነገጽ ለማሰስ ቀላል ነው
- ከጓደኞች፣ ቤተሰብ እና የስራ ባልደረቦች ጋር ደህንነቱ የተጠበቀ መጋራት
ጉዳቱን:
- አነስተኛ ማከማቻ ካፕ
- የሚከፈልበት መሣሪያ
ክፍያ
ከተወሰኑ ባህሪያት ጋር Hightail Lite በነጻ ማግኘት ይችላሉ። ፕሮ፣ ቡድኖች እና የንግድ ጥቅሎች በየወሩ በ$12፣ $24 እና $36 ይሄዳሉ።
3. መሸወጃ ለቢዝነስ
መሸወጃ ለቡድን ትብብር ፣ ማከማቻ እና ፋይል መጋራት ጥሩ መፍትሄ ነው። በDropbox ቢዝነስ ብጁ የአቃፊ አወቃቀሮችን መፍጠር ይችላሉ። የግብዣ አገናኞችን በመላክ አቃፊዎችን ከሌሎች ተጠቃሚዎች ጋር ማጋራት ይችላሉ።
የ Dropbox ዋና ጥቅሙ ማንኛውንም አዲስ ፋይሎችን በራስ-ሰር ወደ ደመና የሚሰቅል የዴስክቶፕ መተግበሪያ ስላለው ነው። ስለዚህ ሁልጊዜ የቅርብ ጊዜዎቹ የሰነዶችዎ ስሪቶች አሉዎት።
ተጠቃሚዎች በኮምፒውተር፣ ታብሌት ወይም ስማርትፎን ላይ የተከማቹ ሰነዶችን እንዲያዩ እና እንዲያርትዑ ያስችላቸዋል። ሌላው ባህሪው ለዊንዶውስ እና ለማክ ኮምፒተሮች የዴስክቶፕ መተግበሪያ ነው። እነዚህ ሁሉ ባህሪዎች ከምርጥ የሰነድ አስተዳደር ስርዓቶች ውስጥ አንዱ ያደርጉታል። Dropbox እንዲሁ ኦፊሴላዊ የቢሮ ስብስብ አለው። ይህ የበይነመረብ ግንኙነትን በመጠቀም ከማንኛውም መሳሪያ ፋይሎችን እንዲደርሱ እና እንዲያርትዑ ያስችልዎታል።
ጥቅሙንና:
- በጣም ጥሩ የፋይል መጋራት እና የማከማቻ አገልግሎቶች
- ከሌሎች ተጠቃሚዎች ጋር አቃፊዎችን ለማጋራት ቀላል
- አንድ ጊዜ ጠቅ ያድርጉ ራስ-ስቀል ወደ ደመና ማከማቻ
- ሰነዶችን እና ፎቶዎችን በመስመር ላይ ያጋሩ
ጉዳቱን:
- ለትላልቅ ፋይሎች ቀርፋፋ የሰቀላ ፍጥነት
- ለአንዳንድ መሣሪያዎች መያያዝ አይሰራም።
- የተገደበ መተግበሪያዎች እና የሞባይል መዳረሻ
ክፍያ
Dropbox በወር 2 ዶላር 9.99 ቴባ ማከማቻ ይሰጥዎታል። የቤተሰብ መለያው በ6 ተጠቃሚዎች ተደራሽ ሲሆን በወር 16.99 ዶላር ያወጣል ፕሮፌሽናል አካውንቱ ለአንድ ተጠቃሚ በወር 3 ዶላር 16.58TB ይሰጥዎታል። ለከፍተኛ ፍላጎቶች የተዘጋጁ ሌሎች እቅዶችም አሉ. ዝርዝሩ እንደሚከተለው ነው።
4 Google Drive
የ google Drive ፋይሎችን በማንኛውም ጊዜ በማንኛውም ጊዜ እንዲያስቀምጡ ይፈቅድልዎታል። ፋይሎችን በደመና ውስጥ ማከማቸት ትችላለህ፣ ይህም በጣም ጥሩ ነው ምክንያቱም በኮምፒውተርህ ላይ ምንም ያህል ቦታ ቢኖረህ አይጠፋም።
በ google drive በቀላሉ አገናኙን በማጋራት በቡድንዎ ውስጥ ላለ ማንኛውም ሰው ወይም ከቡድንዎ ውጪ ካሉ ሰዎች ጋር ፋይሎችን በቀላሉ ማጋራት ይችላሉ። ከ google ድራይቭ ጋር ያለዎት ሌላ ባህሪ ፋይሎችዎን በተለያዩ መሳሪያዎች ላይ ማመሳሰል ይችላሉ። ዴስክቶፕን፣ ሞባይልን እና የድር መተግበሪያዎችን እና ድር ጣቢያን ይሰጣሉ።
ጥቅሙንና:
- ለግል ተጠቃሚዎች ለመጠቀም ነፃ
- 15 ጊባ ነፃ ማከማቻ
- በሚታወቅ በይነገጽ ለመጠቀም ቀላል
- የበይነመረብ ግንኙነት ባለው በማንኛውም መሳሪያ ላይ መጠቀም ይቻላል
ጉዳቱን:
- ፋይሎች ስለጠፉ ወይም ስለተበላሹ አንዳንድ ሪፖርቶች አሉ።
ክፍያ
Google Drive ለእርስዎ በጣም ተመጣጣኝ አማራጭ ሊሆን ይችላል። መሰረታዊ የ15ጂቢ ፕላን ነፃ ሲሆን የ100ጂቢ ፕላን በ2$ ብቻ ነው። 9.99TB የደመና ማከማቻ ከፈለጉ የመጨረሻው እቅድ በወር ወደ $2 ይሄዳል።
5. ፓንዳዶክ
ፓንዳዳዶክ በመስመር ላይ ማንኛውንም ሰነዶች ለማከማቸት ፣ ለማተም ፣ ለማጋራት እና ለመተባበር በጣም ሊበጅ የሚችል እና ሊታወቅ የሚችል የሰነድ አስተዳደር ስርዓት ነው። ለአጠቃቀም በጣም ቀላል በሆነ እና ተጠቃሚዎች ለፍላጎታቸው እንዲያበጁት በሚፈቅድ በይነገጽ።
ፋይሎችዎን ከተለያዩ መተግበሪያዎች በቀጥታ በመስቀል ጊዜ ለመቆጠብ ብጁ ሰነዶችን መፍጠር ይችላሉ። በሰነዶች መካከል ያለማቋረጥ መቀያየር ሳይኖር በርካታ የፋይል ስሪቶችን ለመከታተል በጣም ጥሩ መሣሪያ ነው።
ጥቅሙንና:
- የአጠቃቀም ቀላልነት እና ማበጀት።
- ስሪቶችን እና ለውጦችን የመከታተል ችሎታ
- ከብዙ መተግበሪያዎች ጋር ይዋሃዳል
- ተመጣጣኝ የዋጋ አሰጣጥ ዕቅድ
ጉዳቱን:
- አንዳንድ ባህሪያት በድርጅት እቅድ ውስጥ ብቻ ይገኛሉ።
ክፍያ
PandaDoc ቢያንስ በ$19 ተደራሽ ነው እና የንግድ ልዩነቱ 49 ዶላር ያስወጣዎታል።
6. WPS የቢሮ ደመና
WPS ቢሮ ቃል፣ ኤክሴል፣ ፓወር ፖይንት እና OneNote ሰነዶችን ለማየት እና አርትዕ ለማድረግ የሚያስችል ደመና ላይ የተመሰረተ መተግበሪያ ነው። በቅጽበት ሲሰሩ ተጠቃሚዎች ከሌሎች ተጠቃሚዎች ጋር ፋይሎችን ማጋራት ይችላሉ።
WPS Office ለተጠቃሚዎች የመልቲሚዲያ ይዘትን የማስገባት ችሎታ ያለው ሙሉ ለሙሉ የሚሰራ የአርትዖት ልምድን ይሰጣል። የWPS ቢሮ ለቡድን ፕሮጀክቶች የትብብር ስራን ይደግፋል።
ጥቅሙንና:
- ሙሉ በሙሉ የሚሰራ የአርትዖት ልምድ
- የእውነተኛ ጊዜ ትብብርን ይደግፋል
- የመልቲሚዲያ ይዘት አስገባ
ጉዳቱን:
- የፋይል ቅርጸቶች በWPS የባለቤትነት ቅርጸቶች የተገደቡ ናቸው።
ክፍያ
የWPS ስታንዳርድ ከተወሰኑ ባህሪያት ጋር ምንም አያስከፍልዎትም። በዓመት ለመክፈል ከመረጡ የWPS ፕሪሚየም በዓመት $30 ይሄዳል።
7. SharePoint
SharePoint ብዙ የሰነድ አስተዳደር ችሎታዎችን የሚያቀርብ የድርጅት ደረጃ መሳሪያ ነው። በማይክሮሶፍት ደመና ላይ ይሰራል እና ፋይሎችዎን እና ማህደሮችዎን በቀላሉ ማግኘት እንዲችሉ በተለያዩ ቤተ-መጻሕፍት ውስጥ በጥሩ ሁኔታ ያከማቻል። ፋይሎችን ማጋራት እና በፕሮጀክቶች ላይ ከቡድንህ ጋር መተባበር ትችላለህ።
ጥቅሙንና:
- በጣም ሁሉን አቀፍ
- ብዙ ባህሪያትን ያቀርባል
- ከሌሎች የማይክሮሶፍት ምርቶች ጋር የመዋሃድ ችሎታ
- ለ intranet እና extranet ጥቅም ላይ ሊውል ይችላል
ጉዳቱን:
- በጣም ውድ
- ለመጠቀም ውስብስብ ሊሆን ይችላል
ክፍያ
SharePoint ከ Office 5 ጋር ለተቀናጀው እቅድ በተጠቃሚ ቢያንስ በወር 23 ዶላር እና በወር እስከ 365 ዶላር በተጠቃሚ ይደርሳል።
8. ዶሴቦ
ዶሴቦ ቡድኖች በቀላሉ እና በቅጽበት እንዲተባበሩ የሚያስችል የድርጅት ደረጃ የሰነድ አስተዳደር መፍትሄ ነው። አፕሊኬሽኑ ደመናን መሰረት ያደረገ ነው፣ ስለዚህ በፕሮጀክቶችዎ ላይ ለመስራት በኮምፒውተርዎ ላይ መሆን አያስፈልግዎትም።
ይህ መፍትሔ ከሌሎች መፍትሄዎች ጎልቶ ይታያል ምክንያቱም ተጠቃሚዎች በቀላሉ እንዲጓዙ የሚያስችል ሊታወቅ የሚችል በይነገጽ ያቀርባል. ኢሜል፣ የቀን መቁጠሪያ፣ የተግባር ዝርዝር፣ የፋይል አስተዳደር እና የውይይት አማራጮችን ያቀርባል። ዶሴቦ ከማይክሮሶፍት ኦፊስ ጋር ያለምንም ችግር ይሰራል፣ ይህም ሰነዶችዎን በቅጽበት ለማየት፣ ለማርትዕ እና ለመተባበር ቀላል ያደርገዋል።
ጥቅሙንና:
- ለአጠቃቀም ቀላል በይነገጽ
- በማንኛውም ቦታ እንዲደርሱበት በደመና ላይ የተመሰረተ።
- ከማይክሮሶፍት ኦፊስ ጋር ይዋሃዳል
ጉዳቱን:
- በዚህ ዝርዝር ውስጥ ካሉት አንዳንድ መፍትሄዎች ብዙ ባህሪያት አይደሉም
- የዋጋ አሰጣጥ በይፋ አይገለጽም።
ክፍያ
የድርጅት ደረጃ መሣሪያ እንደመሆኑ መጠን ዋጋ ለማግኘት እነሱን ማነጋገር ይኖርብዎታል።
9.PDFelement Pro
PDFelement ፕሮ ሁሉንም-በአንድ-አንድ መፍትሄ ለሚፈልጉ ሰዎች በጣም ጥሩው የሰነድ አስተዳደር ስርዓት ነው። ፒዲኤፍ አርታዒ ብቻ ሳይሆን የእርስዎን ፒዲኤፍ መፍጠር፣ መለወጥ፣ ማብራሪያ መስጠት፣ መፈረም እና መጠበቅ ይችላል። እና ቅጾችን መሙላት ወይም በፒዲኤፍ ላይ አስተያየት መስጠት ከፈለጉ በPDFelement Proም እንዲሁ ማድረግ ይችላሉ።
የ OCR ባህሪው የተቃኘውን እንዲቀይሩ ያስችልዎታል ፒዲኤፎች ወደ አርትዕ ሊደረጉ ይችላሉ። ሰነዶች፣ እና እንዲሁም የእርስዎን ፒዲኤፎች ደህንነታቸውን ለመጠበቅ በይለፍ ቃል-መጠበቅ ይችላሉ። በዊንዶውስ፣ ማክ፣ አይኦኤስ እና አንድሮይድ መሳሪያዎች ላይ PDFelement Proን መጠቀም ትችላለህ – ስለዚህ በጉዞ ላይ ሰነዶቻቸውን ማስተዳደር ለሚያስፈልጋቸው ንግዶች ፍጹም ነው።
ጥቅሙንና:
- ሁሉም-በአንድ ፒዲኤፍ መፍትሄ
- ፒዲኤፎችን ይፍጠሩ፣ ይቀይሩ፣ ያብራሩ፣ ይፈርሙ እና ይጠብቁ
- የOCR ባህሪ የተቃኙ ፒዲኤፎችን ወደ አርትዕ ሊደረጉ የሚችሉ ሰነዶች እንዲቀይሩ ያስችልዎታል
- የይለፍ ቃል - ፒዲኤፎችዎን ደህንነታቸውን ለመጠበቅ ይጠብቁ
- በዊንዶውስ፣ ማክ፣ አይኦኤስ እና አንድሮይድ መሳሪያዎች ላይ ተጠቀም
ጉዳቱን:
- አንዳንድ ባህሪያት የሚገኙት በሚከፈልበት ስሪት ውስጥ ብቻ ነው
ክፍያ
PDFelements በጣም ውድ ናቸው እና ለዓመታዊ ምዝገባ $79.99 ያስወጣዎታል።
10. የምርት አቃፊ
የምርት ማህደር ኩባንያዎች የምርት ሀብታቸውን እንዲያስተዳድሩ የሚያግዝ የመስመር ላይ ሰነድ አስተዳደር ስርዓት ነው። በብራንድ አቃፊ፣ የምርት ስም ንብረቶችን ማማለል እና ለሁሉም ቡድንዎ ተደራሽ ማድረግ ይችላሉ። ብራንድ ፎልደር እንደዚህ ያሉ ባህሪያትን ያቀርባል የስሪት መቆጣጠሪያ፣ ማፅደቆች እና ትንታኔዎች።
ጥቅሙንና:
- የምርት አቃፊ ለመጠቀም እና ለማሰስ ቀላል ነው።
- በይነገጹ ንጹህ እና ዘመናዊ ነው።
- Brandfolder ነጻ ሙከራ ያቀርባል።
ጉዳቱን:
- የምርት ማህደር ከሌሎች የሰነድ አስተዳደር ስርዓቶች ትንሽ የበለጠ ውድ ነው።
ክፍያ
Brandfolder የድርጅት ደረጃ መሳሪያ ነው እና ዋጋ ለማግኘት እነሱን ማነጋገር አለቦት
መደምደሚያ
የሰነድ አስተዳደር የንግድ ሥራ ሂደት ዋና አካል ነው። የሰነድ ቁጥጥር እና አስተዳደር ዛሬ በንግድ ስራ ውስጥ ካሉት በጣም ወሳኝ ቦታዎች መካከል ናቸው።
በየቀኑ፣ ኩባንያዎ ብዙ ሰነዶችን ይፈጥራል እና ደህንነቱ በተጠበቀ ሁኔታ ማከማቸት አለበት።
የድርጅትዎ መዝገቦች፣ የፕሮጀክት አስተዳደር ፋይሎች ወይም ሚስጥራዊ መረጃ፣ የድምጽ ሰነድ አስተዳደር ስርዓት ደህንነታቸው የተጠበቀ፣ እንደተጠበቁ እና ሁልጊዜም በእጃቸው መገኘታቸውን ለማረጋገጥ ይረዳዎታል።
መልስ ይስጡ