INHOUDSOPGAWE[Versteek][Wys]
Dokumentbestuur is 'n komplekse onderwerp – maar dit is iets waarby jy sal moet ingaan as jy in enige hoedanigheid werk waar jou maatskappy aan GDPR moet voldoen.
En of jy nou 'n vryskut, 'n bestuurder of 'n C-vlak uitvoerende beampte is, jy sal waarskynlik dokumente moet stoor, opspoor wie toegang daartoe het en monitor wie dit gekopieer het.
Gelukkig hoef jy dit nie op jou eie te doen nie – daar is baie dokumentbestuurstelsels wat dinge vir jou sal vereenvoudig.
Ons het die 10 beste dokumentbestuurstelsels saamgestel, sodat jy minder tyd kan spandeer om jou dokumente te bestuur en meer tyd aan die belangrike dinge kan spandeer.
Wat is 'n dokumentbestuurstelsel?
In 'n digitale wêreld waar alles digitaal is, is dit nodig om maniere te vind om al jou lêers en dokumente te organiseer—een van die mees tydrowende take vir besige individue om hul dokumentversameling te bestuur.
Maar as jy dit nie doen nie, sal jy spoor van 'n paar noodsaaklike lêers verloor. Dit is 'n geweldige pyn en neem tyd weg om iets te doen wat jy geniet.
'n Dokumentbestuurstelsel is 'n sagtewaretoepassing of aanlyndiens wat ontwerp is om stoor te organiseer en dokumente te bestuur. Hierdie toepassings is handig vir die bestuur en organisering van besigheidsdokumente. Daar is talle dokumentbestuurstelsels op die mark, maar ons wil die top 10 dokumentbestuurstelsels uitlig om jou lewe makliker te maak.
1. Qoppa PDF Studio
Qoppa PDF Studio is 'n kenmerkbelaaide oplossing waarmee gebruikers geskandeerde dokumente, prente, aanbiedings of enigiets vinnig en doeltreffend na PDF-formaat kan omskakel. Qoppa PDF Studio bied funksies soos OCR (Optiese karakter herkenning) om teks en metadata te onttrek.
Daarbenewens is die oplossing toegerus met gevorderde soekvermoëns en sekuriteitskenmerke. Met Qoppa PDF Studio kan jy beide vanlyn en aanlyn werk. Laasgenoemde deel is voordelig, veral as u op afstand werk.
Pros:
- PDF-lêers kan omgeskakel word sonder om die Qoppa-lessenaar te verlaat
- Metadata onttrekking
- Outomatiese PDF-omskakeling
- Gevorderde soek en vind
- Sekuriteit kenmerke
- Integrasie met Microsoft Office
Nadele:
- Beperk tot Windows-bedryfstelsel.
pryse
Qoppa kom in twee opsies. Die standaardweergawe verkoop vir ongeveer $50, terwyl 'n pro-weergawe vir $70 verkoop.
2. Hoogstert
Een van die bekendste oplossings vir dokumentbestuur, hightail, is 'n wolkbergingverskaffer wat fokus op lêerberging en toegang via die web. Met sy maklik-om-te gebruik koppelvlak, kan jy maklik lêers oplaai, aflaai en deel.
Jy kan ook dopgehou en etikette vir jou lêers skep. Hightail laat jou toe om jou data te enkripteer met die AES 256-bis enkripsieprotokol vir maksimum sekuriteit. Nog 'n opwindende ding van hierdie dokumentbestuurstelsel is dat jy ook opmerkings by enige lêers kan voeg.
Pros:
- Die gebruikerskoppelvlak is maklik om te navigeer
- Veilige deel met vriende, familie en kollegas
Nadele:
- Klein opbergdop
- Betaalde instrument
pryse
Jy kan hightail lite gratis kry met beperkte funksies. Pro-, spanne- en besigheidspakkette kos onderskeidelik $12, $24 en $36 per maand.
3. Dropbox vir Besighede
Dropbox is 'n uitstekende oplossing vir spansamewerking, berging en lêerdeling. Met Dropbox for Business kan u pasgemaakte vouerstrukture skep. Jy kan ook dopgehou met ander gebruikers deel deur uitnodigingskakels te stuur.
Die grootste voordeel van Dropbox is dat dit 'n rekenaartoepassing het wat outomaties enige nuwe lêers na die wolk oplaai. U het dus altyd die nuutste weergawes van u dokumente.
Dit stel gebruikers in staat om die dokumente wat op 'n rekenaar, tablet of slimfoon gestoor is, te bekyk en te redigeer. Nog 'n kenmerk is sy lessenaartoepassing vir Windows- en Mac-rekenaars. Al hierdie kenmerke maak dit een van die beste dokumentbestuurstelsels. Dropbox het ook 'n amptelike kantoorpakket. Dit laat jou toe om toegang tot lêers vanaf enige toestel met 'n internetverbinding te verkry en dit te redigeer.
Pros:
- Uitstekende lêerdeling en bergingdienste
- Maklik om dopgehou met ander gebruikers te deel
- Een-klik outomatiese oplaai na wolkberging
- Deel dokumente en foto's aanlyn
Nadele:
- Stadiger oplaaispoed vir groter lêers
- Tethering werk nie vir sommige toestelle nie.
- Beperkte toepassings en mobiele toegang
pryse
Dropbox gee jou 2 TB berging vir $ 9.99 per maand. Die gesinsrekening is toeganklik vir 6 gebruikers en kos $16.99 per maand, terwyl die professionele rekening jou 3TB gee vir $16.58 per maand vir 'n enkele gebruiker. Daar is ander planne wat aan hoër eise voldoen. Besonderhede is soos volg:
4. Google Drive
Google Drive laat jou toe om lêers saam met jou te stoor om dit enige plek en enige tyd te hê. Jy kan lêers in die wolk stoor, wat uitstekend is, want hulle sal nie verlore gaan nie, maak nie saak hoeveel spasie jy op jou rekenaar het nie.
Met Google Drive kan jy maklik lêers met enigiemand in jou span of met mense buite jou span deel deur bloot die skakel te deel. Nog 'n kenmerk wat jy met Google Drive het, is dat jy jou lêers oor verskillende toestelle kan sinkroniseer. Hulle verskaf rekenaar-, mobiele- en webtoepassings en 'n webwerf.
Pros:
- Gratis om te gebruik vir individuele gebruikers
- 15 GB gratis berging
- Maklik om te gebruik met 'n bekende koppelvlak
- Dit kan op enige toestel met 'n internetverbinding gebruik word
Nadele:
- Daar was 'n paar verslae van lêers wat verlore is of beskadig is.
pryse
Google Drive is dalk die mees bekostigbare opsie vir jou. 'n Basiese 15GB-plan is gratis, terwyl 'n 100GB-plan slegs $2 kos. Die uiteindelike plan kos ongeveer $ 9.99 per maand as u 2 TB wolkberging benodig.
5. Panda Dok
PandaDoc is 'n hoogs aanpasbare en intuïtiewe dokumentbestuurstelsel vir die berging, weergawe, deel en samewerking aan enige dokumente aanlyn. Met 'n koppelvlak wat baie maklik is om te gebruik en gebruikers toelaat om dit aan te pas om hul behoeftes te pas.
Jy kan persoonlike dokumente skep om tyd te bespaar deur jou lêers direk vanaf verskeie toepassings op te laai. Dit is 'n wonderlike hulpmiddel om tred te hou met verskeie lêerweergawes sonder om voortdurend tussen dokumente te wissel.
Pros:
- Gebruiksgemak en aanpassing
- Vermoë om weergawes en veranderinge op te spoor
- Integreer met baie toepassings
- Bekostigbare prysplanne
Nadele:
- Sommige kenmerke is slegs beskikbaar in die ondernemingsplan.
pryse
PandaDoc is toeganklik vir ten minste $19 en die besigheidsvariant kos jou $49.
6. WPS Office Cloud
WPS Kantoor is 'n wolk-gebaseerde toepassing waarmee u Word-, Excel-, PowerPoint- en OneNote-dokumente kan bekyk en redigeer. Gebruikers kan lêers met ander gebruikers deel terwyl hulle intyds werk.
WPS Office bied gebruikers 'n ten volle funksionele redigeerervaring met die vermoë om multimedia-inhoud in te voeg. WPS Office ondersteun ook samewerkende werk vir spanprojekte.
Pros:
- Ten volle funksionele redigering ervaring
- Ondersteun intydse samewerking
- Voeg multimedia-inhoud in
Nadele:
- Lêerformate is beperk tot WPS-eiendomsformate.
pryse
WPS Standard met beperkte funksies kos jou niks. WPS-premie beloop $30 per jaar as u kies om jaarliks te betaal.
7. SharePoint
SharePoint is 'n instrument van ondernemingsgraad wat baie dokumentbestuurvermoëns bied. Dit werk op die Microsoft-wolk en stoor jou lêers en vouers netjies in verskeie biblioteke sodat jy dit maklik kan vind. Jy kan lêers deel en saam met jou span aan projekte saamwerk.
Pros:
- Baie omvattend
- Bied baie funksies
- Vermoë om met ander Microsoft-produkte te integreer
- Kan vir intranet en ekstranet gebruik word
Nadele:
- Baie duur
- Kan kompleks wees om te gebruik
pryse
SharePoint kos ten minste $5 per gebruiker per maand en styg tot $23 per gebruiker per maand vir die plan wat met Office 365 geïntegreer is.
8. Twaalf
Docebo is 'n ondernemingklas dokumentbestuuroplossing wat spanne in staat stel om maklik en onmiddellik saam te werk. Die toepassing is wolkgebaseer, so jy hoef nie by jou rekenaar te wees om aan jou projekte te werk nie.
Hierdie oplossing staan uit van ander oplossings omdat dit 'n intuïtiewe koppelvlak bied wat gebruikers toelaat om maklik te navigeer. Dit bied 'n e-pos, kalender, taaklys, lêerbestuur en kletsopsies. Docebo werk naatloos met Microsoft Office, wat dit maklik maak om jou dokumente intyds te bekyk, te redigeer en aan saam te werk.
Pros:
- Maklik om te gebruik koppelvlak
- Wolkgebaseer sodat jy oral toegang daartoe kan kry.
- Integreer met Microsoft Office
Nadele:
- Nie soveel funksies soos sommige van die ander oplossings op hierdie lys nie
- Pryse word nie in die openbaar bekend gemaak nie
pryse
Aangesien dit 'n ondernemingsklashulpmiddel is, sal u hulle moet kontak om 'n kwotasie te kry.
9.PDFelement Pro
PDF Element Pro is die beste dokumentbestuurstelsel vir diegene wat 'n alles-in-een-oplossing wil hê. Dit is nie net 'n PDF-redigeerder nie, maar kan ook jou PDF's skep, omskep, annoteer, onderteken en beskerm. En as jy vorms moet invul of opmerkings oor PDF's moet maak, kan jy dit ook met PDFelement Pro doen.
Met die OCR-funksie kan u geskandeer omskakel PDF's in redigeerbare dokumente, en jy kan ook jou PDF's met 'n wagwoord beskerm om hulle veilig te hou. Jy kan PDFelement Pro op Windows-, Mac-, iOS- en Android-toestelle gebruik – so dit is perfek vir besighede wat hul dokumente onderweg moet bestuur.
Pros:
- Alles-in-een PDF-oplossing
- Skep, omskep, annoteer, teken en beskerm PDF's
- OCR-funksie laat jou geskandeerde PDF's omskakel in bewerkbare dokumente
- Wagwoord-beskerm jou PDF's om hulle veilig te hou
- Gebruik op Windows-, Mac-, iOS- en Android-toestelle
Nadele:
- Sommige kenmerke is slegs beskikbaar in die betaalde weergawe
pryse
PDFelements is redelik duur en sal jou $79.99 kos vir jaarlikse registrasie.
10. Brandfolder
Handelsmerkgids is 'n aanlyn dokumentbestuurstelsel wat maatskappye help om hul handelsmerkbates te bestuur. Met Brandfolder kan jy jou handelsmerkbates sentraliseer en dit toeganklik maak vir jou hele span. Brandfolder bied ook kenmerke soos weergawe beheer, goedkeurings en analise.
Pros:
- Brandfolder is maklik om te gebruik en te navigeer.
- Die koppelvlak is skoon en modern.
- Brandfolder bied 'n gratis proeflopie.
Nadele:
- Brandfolder is 'n bietjie duurder as ander dokumentbestuurstelsels.
pryse
Brandfolder is 'n instrument op ondernemingsvlak en jy sal hulle moet kontak om 'n kwotasie te kry
Gevolgtrekking
Dokumentbestuur is 'n integrale deel van besigheidswerkvloei. Dokumentbeheer en -bestuur is vandag van die mees kritieke areas in 'n besigheid.
Jou maatskappy skep elke dag baie dokumente en moet dit veilig en veilig stoor.
Of dit nou jou maatskappyrekords, projekbestuurlêers of vertroulike inligting is, 'n goeie dokumentbestuurstelsel sal jou help om te verseker dat dit veilig, beveilig en altyd byderhand gehou word.
Lewer Kommentaar