文档管理是一个复杂的主题——但如果您以任何公司必须遵守 GDPR 的身份工作,您就需要进入这个领域。
而且,无论您是自由职业者、经理还是 C 级主管,您都可能需要存储文档、跟踪谁可以访问它们并监控谁复制了它们。
幸运的是,您不必自己动手——有很多文档管理系统可以为您简化事情。
我们汇总了 10 个最佳文档管理系统,因此您可以花更少的时间来管理您的文档,而将更多的时间用于处理重要的事情。
什么是文档管理系统?
在一切都是数字化的数字世界中,找到组织所有文件和文档的方法是必要的——对于忙碌的个人来说,这是管理他们的文档收藏最耗时的任务之一。
但是,如果您不这样做,您将丢失一些重要文件。 这是一个巨大的痛苦,需要时间远离做你喜欢的事情。
文档管理系统是一种软件应用程序或在线服务,旨在组织存储和管理文档。 这些应用程序可以方便地管理和组织业务文档。 市场上有许多文档管理系统,但我们想重点介绍十大文档管理系统,让您的生活更轻松。
1.Qoppa PDF Studio
Qoppa PDF工作室 是一个功能丰富的解决方案,可让用户快速有效地将扫描的文档、图片、演示文稿或任何内容转换为 PDF 格式。 Qoppa PDF Studio 提供 OCR (光学字符识别) 用于提取文本和元数据。
此外,该解决方案还配备了高级搜索功能和安全功能。 Qoppa PDF Studio 允许您离线和在线工作。 后一部分是有益的,尤其是在远程工作时。
优点:
- 无需离开 Qoppa 桌面即可转换 PDF 文件
- 元数据提取
- 自动 PDF 转换
- 高级搜索和查找
- 安全特性
- 与 Microsoft Office 集成
缺点:
- 仅限于 Windows 操作系统。
定价
Qoppa 有两种选择。 标准版的售价约为 50 美元,而专业版的售价为 70 美元。
2.高尾
最著名的文档管理解决方案之一, 拼命逃走, 是一家专注于文件存储和通过网络访问的云存储提供商。 凭借其易于使用的界面,您可以轻松上传、下载和共享文件。
您还可以为文件创建文件夹和标签。 Hightail 允许您使用 AES 256 位加密协议来加密您的数据,以获得最大的安全性。 这个文档管理系统的另一个令人兴奋的事情是您还可以向任何文件添加评论。
优点:
- 用户界面 易于导航
- 与朋友、家人和同事安全共享
缺点:
- 小收纳帽
- 付费工具
定价
您可以免费获得具有有限功能的 hightail lite。 Pro、Teams 和 Business 套餐的价格分别为每月 12 美元、24 美元和 36 美元。
3. Dropbox商业版
Dropbox 是团队协作、存储和文件共享的绝佳解决方案。 使用 Dropbox for Business,您可以创建自定义文件夹结构。 您还可以通过发送邀请链接与其他用户共享文件夹。
Dropbox 的主要好处是它有一个桌面应用程序,可以自动将任何新文件上传到云端。 因此,您始终拥有最新版本的文档。
它允许用户查看和编辑存储在计算机、平板电脑或智能手机上的文档。 另一个功能是其适用于 Windows 和 Mac 计算机的桌面应用程序。 所有这些功能使其成为最好的文档管理系统之一。 Dropbox 还有一个官方的办公套件。 这使您可以使用互联网连接从任何设备访问和编辑文件。
优点:
- 出色的文件共享和存储服务
- 轻松与其他用户共享文件夹
- 一键自动上传到云存储
- 在线共享文档和照片
缺点:
- 较大文件的上传速度较慢
- 网络共享不适用于某些设备。
- 有限的应用程序和移动访问
定价
Dropbox 以每月 2 美元的价格为您提供 9.99TB 的存储空间。 家庭帐户可供 6 位用户访问,费用为每月 16.99 美元,而专业帐户为您提供 3TB,单个用户每月 16.58 美元。 还有其他计划可以满足更高的要求。 详情如下:
4。 Google云端硬盘
Google Drive 允许您随身携带文件,以便随时随地拥有它们。 您可以将文件存储在云中,这非常棒,因为无论您的计算机上有多少空间,它们都不会丢失。
使用 google drive,您可以轻松地与团队中的任何人或团队外部的人共享文件,只需共享链接即可。 谷歌驱动器的另一个功能是您可以在不同设备之间同步文件。 他们提供桌面、移动和网络应用程序和网站。
优点:
- 个人用户免费使用
- 15GB的免费存储
- 使用熟悉的界面易于使用
- 它可以在任何有互联网连接的设备上使用
缺点:
- 有一些文件丢失或损坏的报告。
定价
Google 云端硬盘可能是您最实惠的选择。 基本的 15GB 计划是免费的,而 100GB 计划只需 2 美元。 如果您需要 9.99TB 的云存储,最终计划的价格约为每月 2 美元。
5.熊猫文档
PandaDoc 是一个高度可定制且直观的文档管理系统,用于在线存储、版本控制、共享和协作处理任何文档。 具有非常易于使用的界面,并允许用户对其进行自定义以满足他们的需求。
您可以通过直接从各种应用程序上传文件来创建自定义文档以节省时间。 这是一个很好的工具,可以跟踪多个文件版本,而无需在文档之间不断切换。
优点:
- 易于使用和定制
- 能够跟踪版本和更改
- 与许多应用程序集成
- 实惠的定价计划
缺点:
- 某些功能仅在企业计划中可用。
定价
PandaDoc 至少售价 19 美元,而商业版本的售价为 49 美元。
6.WPS办公云
WPS办公 是一个基于云的应用程序,允许您查看和编辑 word、excel、PowerPoint 和 OneNote 文档。 用户可以在实时工作的同时与其他用户共享文件。
WPS Office 为用户提供功能齐全的编辑体验,能够插入多媒体内容。 WPS Office 还支持团队项目的协作工作。
优点:
- 功能齐全的编辑体验
- 支持实时协作
- 插入多媒体内容
缺点:
- 文件格式仅限于 WPS 专有格式。
定价
功能有限的 WPS 标准版无需任何费用。 如果您选择每年支付,WPS 保费为每年 30 美元。
7. 共享点
SHAREPOINT 是一个企业级工具,提供了很多文档管理功能。 它适用于 Microsoft 云,并将您的文件和文件夹整齐地存储在各种库中,以便您轻松找到它们。 您可以与您的团队共享文件并就项目进行协作。
优点:
- 非常全面
- 提供了很多功能
- 能够与其他 Microsoft 产品集成
- 可用于内网和外网
缺点:
- 非常贵
- 使用起来可能很复杂
定价
对于与 Office 5 集成的计划,SharePoint 的价格至少为每位用户每月 23 美元,最高为每位用户每月 365 美元。
8.十二
多塞波 是一种企业级文档管理解决方案,使团队能够轻松、即时地协作。 该应用程序是基于云的,因此您不必在您的计算机上处理您的项目。
该解决方案从其他解决方案中脱颖而出,因为它提供了一个直观的界面,允许用户轻松导航。 它提供了电子邮件、日历、任务列表、文件管理和聊天选项。 Docebo 与 Microsoft Office 无缝协作,使您的文档易于查看、编辑和实时协作。
优点:
- 操作界面简洁直观
- 基于云,因此您可以在任何地方访问它。
- 与 Microsoft Office 集成
缺点:
- 没有此列表中的其他一些解决方案那么多的功能
- 定价未公开披露
定价
由于它是企业级工具,因此您必须联系他们以获取报价。
9.万兴PDF专家
PDFelement专业版 对于那些想要一个多合一解决方案的人来说,它是最好的文档管理系统。 它不仅是一个 PDF 编辑器,还可以创建、转换、注释、签名和保护您的 PDF。 如果您需要填写表格或对 PDF 发表评论,您也可以使用 PDFelement Pro 来完成。
其 OCR 功能可让您转换扫描的 PDF 变成可编辑的 文档,您还可以对 PDF 进行密码保护以确保其安全。 您可以在 Windows、Mac、iOS 和 Android 设备上使用 PDFelement Pro,因此它非常适合需要在旅途中管理文档的企业。
优点:
- 多合一 PDF 解决方案
- 创建、转换、注释、签名和保护 PDF
- OCR 功能可让您将扫描的 PDF 转换为可编辑的文档
- 密码保护您的 PDF 以确保其安全
- 在 Windows、Mac、iOS 和 Android 设备上使用
缺点:
- 某些功能仅在付费版本中可用
定价
PDFelements 非常昂贵,年度注册费用为 79.99 美元。
10.品牌文件夹
品牌文件夹 是一个在线文档管理系统,可帮助公司管理其品牌资产。 使用 Brandfolder,您可以集中您的品牌资产,并让您的整个团队都可以访问它们。 Brandfolder 还提供诸如 版本控制、批准和分析。
优点:
- Brandfolder 易于使用和导航。
- 界面干净而现代。
- Brandfolder 提供免费试用。
缺点:
- Brandfolder 比其他文档管理系统贵一点。
定价
Brandfolder 是一个企业级工具,您必须联系他们以获得报价
结论
文档管理是业务工作流程中不可或缺的一部分。 文档控制和管理是当今企业中最关键的领域之一。
每天,您的公司都会创建大量文档,并且需要安全可靠地存储它们。
无论是您的公司记录、项目管理文件还是机密信息,完善的文档管理系统都将帮助您确保它们的安全、可靠和随时可用。
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