Mục lục[Ẩn giấu][Chỉ]
AI thể hiện mình là một lực lượng mang tính cách mạng trong thế giới kinh doanh hiện đại luôn thay đổi, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB).
Google đang dẫn đầu sự thay đổi này bằng việc áp dụng có chủ ý các kỹ thuật AI vào Không gian làm việc của Google, được thiết kế đặc biệt để cải thiện khả năng cộng tác của SMB.
Nhìn thấy một tương lai được hỗ trợ bởi AI, nơi nó đóng vai trò là đồng minh kinh doanh quan trọng thay vì chỉ đơn thuần là một thuật toán phức tạp. Sáng kiến AI dành cho SMB của Google vượt xa tự động hóa kỹ thuật đơn giản và đi vào lĩnh vực tự động hóa thông minh, mang tính chiến lược.
Những công nghệ này không chỉ hữu ích; chúng cũng trực quan, cung cấp thông tin chi tiết, hỗ trợ đưa ra quyết định và thay đổi căn bản cách thức hoạt động của doanh nghiệp.
Thông điệp rất rõ ràng: công nghệ tiên tiến là công cụ dành cho tất cả mọi người, hỗ trợ đổi mới và tăng trưởng trong nhiều ngành công nghiệp, không chỉ các công ty lớn nhất trong lĩnh vực này.
Google Workspace, nơi AI được tích hợp trơn tru vào mọi công cụ và công việc, chính là trung tâm của cuộc cách mạng này. Tại đây, dữ liệu trong Trang tính trở thành những câu chuyện hấp dẫn, email được viết gần như do con người thực hiện và hoạt động làm việc nhóm đạt được mức năng suất và sự đổi mới chưa từng có.
Bằng cách chứng minh rằng ngay cả những nhóm nhỏ cũng có thể hoạt động với sự tinh vi của một tổ chức khổng lồ, các công cụ AI của Google trong Workspace đang phá vỡ những hiểu biết thông thường.
Với Workspace, Google đang xác định lại các chuẩn mực tương tác trong công ty để tạo ra một môi trường làm việc năng động, hợp tác và hiệu quả hơn bằng cách kết hợp công nghệ và khả năng sáng tạo của con người.
Đây không chỉ là sự cống hiến cho sự đổi mới kỹ thuật.
Hãy cùng xem xét năm phương pháp mà các công ty nhỏ có thể sử dụng AI để tăng năng suất.
Dùng thử Google Workspace miễn phí trong 14 ngày
1. Những cải tiến dựa trên AI để quản lý email:
AI đang chuyển đổi việc quản lý email trong không gian công ty nhỏ, điều này rất cần thiết cho hoạt động hàng ngày. Gmail là một phần của Bộ Google Workspacevà Google có lịch sử lâu dài trong việc sử dụng AI trong các sản phẩm lấy người dùng làm trung tâm.
Các khả năng tiên tiến được hỗ trợ bởi AI của Gmail đang cách mạng hóa cách các tổ chức giao tiếp.
Giờ đây, người dùng có thể dễ dàng soạn thảo, trả lời, tóm tắt và ưu tiên các email bằng AI của Gmail. Đây là về việc cải thiện các nhiệm vụ chứ không chỉ đơn giản là tự động hóa chúng.
Ví dụ: viết email mất rất nhiều thời gian, đặc biệt là khi bạn đang cố gắng tìm những cụm từ hoàn hảo. Đây là lúc AI của Google xuất hiện, đưa ra các đề xuất và thậm chí tạo ra các bản nháp thô tùy thuộc vào phong cách viết trước đó của người dùng.
Chức năng này đặc biệt hữu ích đối với những bản thảo đầu tiên thường làm bối rối ngay cả những người viết có kinh nghiệm nhất, chẳng hạn như một chuyên gia nhân sự có áp lực về thời gian, người cần chuẩn bị một lời mời độc đáo hoặc một bản mô tả công việc hoặc một lời mời.
AI giúp trả lời email ngoài việc soạn thảo. Bằng cách đề xuất trả lời dựa trên nội dung thư đến, Trả lời thông minh giúp tiết kiệm thời gian trong khi vẫn duy trì liên lạc.
Tuy nhiên, chức năng của AI không chỉ dừng lại ở việc viết và phản hồi; nó cũng bao gồm tổ chức hộp thư đến. Có thể ưu tiên và tóm tắt các email, ngăn không cho các thông tin liên lạc quan trọng bị mất trong quá trình trộn lẫn.
Ngoài ra, một phần phức tạp của việc viết email trong đó AI đóng vai trò quan trọng trong việc xác định giọng điệu và phong cách phù hợp cho các mục tiêu giao tiếp khác nhau.
Nó có thể được tùy chỉnh để phù hợp với các tình huống khác nhau, chẳng hạn như bản tóm tắt cuộc họp hoặc email chính thức gửi tới nhà cung cấp mới. Sau khi phân tích nội dung, AI đề xuất âm thanh đáp ứng thông số kỹ thuật.
Với chức năng “Tôi cảm thấy may mắn” của Gmail, AI có thể thử nghiệm giọng nói hài hước hoặc khác biệt, mang đến cho các cuộc trò chuyện thông thường một chút gì đó sáng tạo hơn.
Những công nghệ này mang lại sự thay đổi về mô hình trong giao tiếp qua email cho các công ty nhỏ, không chỉ đơn thuần là một cách để tiết kiệm thời gian.
AI nâng tầm sân chơi trong giới kinh doanh bằng cách cho phép các nhóm nhỏ hoạt động hiệu quả và tinh tế như các doanh nghiệp lớn hơn.
Các doanh nghiệp có thể tập trung tốt hơn vào những việc dẫn đến tăng trưởng khi họ dành ít thời gian hơn cho việc quản lý email.
2. Đơn giản hóa việc tạo và chỉnh sửa tài liệu trong Google Docs
Tích hợp AI của Google Docs đang nâng cao tiêu chuẩn trong lĩnh vực tạo và chỉnh sửa tài liệu.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, nơi thời gian là nguồn tài nguyên quý giá, sự phát triển này là một điều may mắn. AI trong Tài liệu của Google hiện hỗ trợ người dùng ngay từ đầu bằng cách tạo phiên bản nháp của nhiều loại tài liệu, bao gồm lời mời dự tiệc sinh động và mô tả công việc chuyên nghiệp.
Công cụ này không chỉ tạo ra nội dung mà còn hiểu ngữ cảnh và cung cấp điểm khởi đầu có ý nghĩa, tiết kiệm thời gian quý báu mà lẽ ra có thể phải dành để nhìn vào các trang trống.
Sự đóng góp của AI không chỉ đơn thuần là bắt đầu quá trình sáng tác.
Nó vượt trội trong việc viết lại và đánh bóng tài liệu bằng văn bản. Cho dù đó là bản tóm tắt dự án sáng tạo đang tìm kiếm một câu chuyện hấp dẫn hơn hay một đề xuất kinh doanh cần giọng điệu chuyên nghiệp, AI sẽ điều chỉnh, đưa ra các sửa đổi và cải tiến để hỗ trợ kết quả mong muốn.
Chức năng này rất quan trọng để đáp ứng các nhu cầu và hoàn cảnh khác nhau vì nó đảm bảo rằng thông điệp và phong cách mong muốn được phản ánh trên mỗi trang.
Không thể đánh giá quá cao lợi ích của chiến lược dựa trên AI này trong Google Docs đối với các doanh nghiệp nhỏ.
Họ thường thiếu đội ngũ biên tập lớn và phải nhanh chóng tạo ra một số lượng lớn tài liệu chuyên môn.
AI trong Google Docs hoạt động như một cộng tác viên cộng tác, hỗ trợ việc soạn thảo ban đầu và chỉnh sửa tài liệu sau đó—gần giống như có một trình chỉnh sửa nội bộ.
Loại hỗ trợ này mang tính cách mạng vì nó giúp các doanh nghiệp nhỏ giữ cho thủ tục giấy tờ của họ được cập nhật và chuyên nghiệp đồng thời cắt giảm thời gian và công sức cần thiết cho việc soạn thảo.
3. Cải thiện hiệu quả cuộc họp với Duet AI trong Google Meet
Hiệu quả của cuộc họp đã trở nên cần thiết trong thời hiện đại, đặc biệt đối với các công ty nhỏ nơi thời gian là tiền bạc. Với các tính năng tiên tiến, Duet AI trong Google Meet đang định nghĩa lại lĩnh vực này.
Nó làm cho cuộc họp có vẻ chuyên nghiệp hơn bằng cách cung cấp ánh sáng và âm thanh tuyệt vời, đảm bảo mọi người đều có thể nhìn và nghe thấy.
Hơn nữa, việc sử dụng ô động và công nghệ nhận dạng khuôn mặt là điều cần thiết để cải thiện khả năng hiển thị của người tham gia và tăng thêm nét con người cho các cuộc họp từ xa.
Hơn nữa, Duet AI còn bổ sung các khả năng như xóa rào cản ngôn ngữ theo thời gian thực thông qua phụ đề được dịch tự động, điều này rất quan trọng trong bối cảnh doanh nghiệp toàn cầu hiện nay.
Tóm tắt cuộc họp và ghi chú của AI khá hữu ích; họ nắm bắt được những chi tiết quan trọng và những bài học rút ra, giúp người tham dự giảm bớt quá trình ghi chép tốn nhiều công sức.
Điều này đặc biệt hữu ích cho các tổ chức nhỏ nơi nhân viên thường xuyên thực hiện nhiều nhiệm vụ.
Ngoài ra, chức năng “tham dự giúp tôi” rất đặc biệt vì nó cho phép người tham dự tham gia các cuộc họp ngay cả khi họ không thể tham dự trực tiếp, đảm bảo rằng ý kiến của họ được lắng nghe.
Những yếu tố này không chỉ mang tính thực tế đối với các doanh nghiệp nhỏ; chúng là những công cụ cần thiết mang lại cơ hội bình đẳng.
Duet AI cho phép các công ty nhỏ tổ chức và tham dự các cuộc họp hiệu quả và chuyên nghiệp như những cuộc họp do các tổ chức lớn hơn tổ chức.
Với sự tích hợp AI này, Google Meet trở thành trợ lý thông minh thay vì chỉ là công cụ giao tiếp, cho phép các doanh nghiệp nhỏ tập trung vào nội dung cuộc họp thay vì chi tiết.
4. Tạo điều kiện hợp tác nhanh chóng và phân tích dữ liệu
Làm việc nhóm nhanh chóng và phân tích dữ liệu hiệu quả là cần thiết trong môi trường thay đổi liên tục của một công ty nhỏ.
Theo nghĩa này, việc tích hợp Duet AI với Google Chat là một cuộc cách mạng. Bằng cách cung cấp các bản tóm tắt ngắn gọn và hỗ trợ người dùng bắt kịp các cuộc trò chuyện bị bỏ lỡ, nó giúp đơn giản hóa việc liên lạc và đảm bảo rằng không có thông tin quan trọng nào bị bỏ qua.
Hơn nữa, tính năng trò chuyện nhóm bằng giọng nói của Google Chat cho phép trò chuyện ngay lập tức, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác từ xa cũng dễ dàng như gặp mặt trực tiếp.
Các khả năng của Duet AI cũng có thể truy cập được trong Google Trang tính, nơi cần thiết để tạo bản trình bày và phân tích dữ liệu.
Nó biến dữ liệu chưa được xử lý thành các bản trình bày thông minh, bắt mắt—một công cụ quan trọng dành cho các công ty nhỏ phải hành động nhanh chóng để đưa ra lựa chọn dựa trên dữ liệu.
Duet AI cải thiện chất lượng của các bản trình bày này đồng thời hợp lý hóa quy trình và làm cho dữ liệu phức tạp dễ xem và dễ hiểu hơn. Duet AI là đối tác giúp các công ty nhỏ tăng hiệu quả, sự rõ ràng và tốc độ ra quyết định. Nó không chỉ là một công cụ.
Với sự trợ giúp của AI, các doanh nghiệp nhỏ giờ đây có thể bắt kịp tốc độ của các đối thủ lớn hơn, luôn cập nhật thông tin, thích ứng và dẫn đầu trong môi trường kinh doanh liên tục thay đổi.
5. Bảo mật dữ liệu và tích hợp ứng dụng của bên thứ ba
Đối với các công ty thuộc mọi quy mô, việc Google Workspace tích hợp các ứng dụng tiên tiến của bên thứ ba như Duet AI trong khi vẫn duy trì tính bảo mật dữ liệu là một bước tiến lớn.
Việc tích hợp Duet AI vào Workspace của Google thể hiện sự cống hiến không ngừng của họ đối với vấn đề bảo mật và quyền riêng tư, đảm bảo rằng người dùng có toàn quyền kiểm soát dữ liệu của họ.
Hàng triệu người dùng trên toàn thế giới tin tưởng vào ứng dụng hỗ trợ AI này. Ứng dụng này đóng vai trò là cộng tác viên, huấn luyện viên và người nâng cao năng suất trong thời gian thực nhờ công nghệ tiên tiến giúp việc cộng tác trở nên đơn giản.
Việc tích hợp Duet AI giúp duy trì cam kết lâu dài của Google là đặt bảo mật và quyền riêng tư của người dùng lên hàng đầu. Nó đảm bảo rằng các tương tác của người dùng được giữ kín và dữ liệu của người dùng không bao giờ được sử dụng cho các mô hình đào tạo mà không có sự đồng ý rõ ràng của họ.
Bằng cách hỗ trợ các yêu cầu tuân thủ và chủ quyền kỹ thuật số, tăng cường bảo mật chống lại các mối đe dọa trên mạng và triển khai các biện pháp kiểm soát không tin cậy, chiến lược này bổ sung cho những nỗ lực của Google nhằm cung cấp cho người dùng một nơi làm việc kỹ thuật số an toàn.
Ngoài ra, việc bao gồm các chương trình nổi tiếng của bên thứ ba như Kiểu chữ và Jatpe được chào đón bởi hệ sinh thái mở của Google Workspace.
Thông qua những hoạt động cộng tác này, người dùng có thể khai thác tiềm năng của AI để tạo nội dung được cá nhân hóa trên quy mô lớn trong Workspace.
Với khả năng kết nối này, các công ty nhỏ có cơ hội chưa từng có để cải thiện năng suất, đơn giản hóa quy trình và tạo ra nội dung độc đáo một cách nhanh chóng và hiệu quả—tất cả từ bên trong một nền tảng an toàn, duy nhất.
Kết luận
Tóm lại, nền tảng hỗ trợ AI tiên tiến Không gian làm việc của Google biến đổi môi trường nâng cao năng suất cho các tổ chức vừa và nhỏ (SMB) bằng cách đóng vai trò là chất xúc tác năng động.
Được thúc đẩy bởi công nghệ tiên tiến, cường quốc kỹ thuật số này cung cấp nhiều giải pháp vượt xa giới hạn truyền thống và thay đổi hiệu quả hoạt động của SMB.
Khi nói đến quản lý email, AI của Gmail chứng tỏ là một đồng minh đáng tin cậy, giảm bớt gánh nặng của các công việc như soạn email, tóm tắt và ưu tiên đồng thời cải thiện giao tiếp giữa các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Với sự trợ giúp của trí tuệ nhân tạo, Google Docs trở thành bậc thầy về nội dung thực sự. Nó tạo ra các phiên bản nháp và hiểu ngữ cảnh để cung cấp điểm khởi đầu, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và cải thiện chất lượng tài liệu.
Nhờ Duet AI, Google Meet đã tạo tiền đề cho các cuộc họp trong tương lai. Ánh sáng, âm thanh hoàn hảo, bản dịch thời gian thực và bản tóm tắt cuộc họp dễ đọc giúp nâng cao trải nghiệm cộng tác ảo. Xin lưu ý rằng để đăng ký Duet AI, bạn phải có tài khoản Google Workspace đủ điều kiện.
Google Chat và Duet AI cùng nhau cách mạng hóa hoạt động giao tiếp bằng cách cung cấp cho các SMB khả năng điều hướng mê cung chia sẻ thông tin bằng các bản tóm tắt ngắn gọn và các cuộc trò chuyện nhóm âm thanh nhanh chóng.
Khám phá khả năng phân tích dữ liệu bằng Google Trang tính, trong đó Duet AI biến dữ liệu chưa được xử lý thành bản trình bày hấp dẫn, cung cấp cho SMB khả năng phân tích cần thiết.
SMB được trao quyền để sản xuất nội dung tùy chỉnh một cách an toàn nhờ tích hợp các ứng dụng của bên thứ ba như Typeface và Jasper trong hệ sinh thái Google Workspace. Thông tin người dùng được bảo vệ bởi cam kết vững chắc của Google về bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu.
Bình luận