کی میز کے مندرجات[چھپائیں][دکھائیں]
- 1. کیا آپ اپنے پیشہ ورانہ تجربے کو مختصراً بیان کر سکتے ہیں؟
- 2. کیا آپ اپنی مکمل کردہ سب سے حالیہ ملازمت کی وضاحت کر سکتے ہیں؟
- 3. پراجیکٹ مینجمنٹ میں پروجیکٹ تجزیہ کار کا کام کیا ہے؟
- 4. پروجیکٹ کے کاموں کو ترجیح میں کس طرح درجہ بندی کیا جانا چاہئے؟
- 5. وہ کون سے اقدامات ہیں جنہیں، آپ کی رائے میں، ایک پروجیکٹ آرگنائزر کو سب سے زیادہ سنجیدگی سے لینا چاہیے؟
- 6. آپ پروجیکٹ میں ہر اہم متغیر کی نگرانی اور اس کا اندازہ کیسے یقینی بنا سکتے ہیں؟
- 7. کیا آپ ڈیٹا سے مطمئن ہیں؟
- 8. آپ اپنی ٹیم کے اندر تنازعات کو کیسے حل کرتے ہیں؟
- 9. آپ کی کون سی مہارت آپ کو پراجیکٹ تجزیہ کار کے کیریئر میں بہترین کام کرے گی؟
- 10. آپ ان تمام معلومات کو کس طرح منظم اور منظم کرتے ہیں جن کی آپ کو تجزیہ کرنے کی ضرورت ہے؟
- 11. اگر آپ کا پروجیکٹ پٹری سے ہٹ رہا ہے تو آپ کو کیا اقدامات کرنے چاہئیں؟
- 12. اگر پروجیکٹ کی ذمہ داریوں میں سے کسی ایک کو آپ کی توقع سے زیادہ وقت لگتا ہے تو آپ کیا کریں گے؟
- 13. آپ پروجیکٹ تجزیہ کار بننے کا سب سے اہم جز کس چیز کو سمجھتے ہیں؟
- 14. آپ پروجیکٹ کے منصوبوں میں کتنی بار تبدیلیاں کرتے ہیں؟
- 15. کسی پروجیکٹ کی جانچ کرتے وقت آپ کو کون سا زیادہ پرکشش لگتا ہے: حال، ماضی، یا مستقبل؟
- 16. کیا آپ ایک ہی پروجیکٹ یا کئی پروجیکٹس پر بیک وقت کام کرنا پسند کرتے ہیں؟
- 17. براہ کرم، گھر سے کام کرتے ہوئے دور سے کاموں کا انتظام کرنے کے لیے آپ کیا کریں گے؟
- 18. ان اقدامات کی وضاحت کریں جو آپ دوسروں کو تفویض کرنے کے لیے استعمال کرتے ہیں۔
- 19. ایک پروجیکٹ کی مثال دیں جسے آپ نے کامیابی سے مکمل کیا ہے۔
- 20. کسی پروجیکٹ کے شروع سے ختم ہونے تک کے مراحل کا خاکہ دیں۔
- 21. ہم آپ کو دوسرے تجزیہ کاروں پر کیوں چنیں؟
- 22. آپ مسئلہ کب بڑھائیں گے؟
- 23. اگر پراجیکٹ کے اختتام پر، صارفین مصنوعات کے معیار یا نتائج سے خوش نہیں ہیں تو کیا کرنا چاہیے؟
- 24. ہمارا مقصد اپنی تکمیل کی شرح کو بڑھانا ہے۔ ہماری کامیابی کے امکانات کو بہتر بنانے کے لیے آپ کیا کریں گے؟
- 25. تصور کریں کہ آپ کسی پروجیکٹ (یا ایک نئے پروجیکٹ) میں اہم ترمیم کرنا چاہتے ہیں اور آپ کو اس تبدیلی پر یقین ہے، لیکن ایگزیکٹوز اس کے خلاف ہیں۔ آپ کیسے آگے بڑھیں گے؟
- نتیجہ
پروجیکٹ مینجمنٹ میں پیشہ ور ایک پروجیکٹ تجزیہ کار ہے۔ وہ پروجیکٹ مینیجرز کو اہم معلوماتی مدد فراہم کرتے ہیں، انہیں منصوبہ بندی کرنے، منظم کرنے اور پروجیکٹ کو کامیابی کے ساتھ انجام دینے کے قابل بناتے ہیں۔
پراجیکٹ کے نمائندوں کے طور پر، پراجیکٹ تجزیہ کار کمپنی میں مختلف محکموں کے سربراہان کے اندر سے آنے والی کسی بھی مشکل یا تنازعات کے لیے رابطہ کا ابتدائی نقطہ ہوتے ہیں اس سے پہلے کہ معاملہ اعلیٰ حکام تک پہنچ جائے۔
پروجیکٹ مینیجر کے فرائض کبھی کبھار پراجیکٹ تجزیہ کاروں کے ذریعہ سنبھالے جاتے ہیں۔
وہ دوسرے اوقات میں پروجیکٹ مینیجرز کے ساتھ تعاون کرتے ہیں۔ وہ شاذ و نادر ہی نتائج پیدا کرنے والے کاموں میں براہ راست حصہ لیتے ہیں۔ اس کے بجائے، وہ مختلف فریقوں کے درمیان ترقی اور تعاون پر مبنی فرائض کو برقرار رکھنے کے لیے کام کرتے ہیں جو مجموعی طور پر ناکامی کے امکانات کو کم کرتے ہیں، فوائد میں اضافہ کرتے ہیں، اور اخراجات کو کم کرتے ہیں۔
پروجیکٹ مینیجرز کی مدد کرنے والے پروجیکٹس کے انتظام اور ہم آہنگی میں پروجیکٹ تجزیہ کار ہیں۔ وہ پروجیکٹ دستاویزات کی تخلیق، دیکھ بھال اور منصوبہ بندی میں مدد کرتے ہیں۔
پروجیکٹ تجزیہ کار مالیات اور معاہدوں کو بھی دیکھتا ہے، پروجیکٹ کی پیشرفت پر نظر رکھتا ہے، اور کام کے کل بوجھ کا اندازہ کرتا ہے۔ پروجیکٹ مینیجرز اور پروجیکٹ تجزیہ کار مختلف قسم کی ذمہ داریوں کو منظم کرنے اور اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ پراجیکٹس کے کامیاب ہونے کے لیے مل کر تعاون کرتے ہیں۔
وہ ٹریفک کنٹرولرز ہیں جو کاموں کو منظم کرتے ہیں، پروجیکٹ کے بجٹ کا اندازہ لگاتے ہیں، اور اس کے ٹائم فریم کا تعین کرتے ہیں۔ پراجیکٹ تجزیہ کار انتظامیہ اور اسٹیک ہولڈرز کو پیش رفت کی تازہ کاری بھی دیتا ہے۔ وہ ڈیٹا بیس اور اسپریڈ شیٹس کو بھی استعمال کرتے ہیں تاکہ بہتر فیصلہ سازی کے لیے ڈیٹا کا تصور فراہم کیا جا سکے۔
اگر آپ پروجیکٹ تجزیہ کار کے طور پر کام کرنا چاہتے ہیں، تو آپ کو اپنے تجربے، مہارت اور تعلیم کے بارے میں سوالات کے جواب دینے کے قابل ہونا چاہیے۔ آپ کو تنقیدی تجزیہ کرنے اور مشکلات کو حل کرنے کی اپنی صلاحیت کا مظاہرہ کرنے کے قابل بھی ہونا چاہیے۔
آپ کو اپنے اگلے انٹرویو کی تیاری میں مدد کے لیے اس گائیڈ میں پروجیکٹ تجزیہ کار کے انٹرویو کے سوالات اور جوابات دریافت ہوں گے۔
1. کیا آپ اپنے پیشہ ورانہ تجربے کو مختصراً بیان کر سکتے ہیں؟
بعض انٹرویوز میں، تجربے کے بارے میں پوچھنا ایک آئس بریکر سوال کے طور پر کام کرتا ہے، لیکن ممکنہ پروجیکٹ تجزیہ کاروں کے لیے ایسا نہیں ہے۔ آپ کو فزیبلٹی اسٹڈیز، پراجیکٹ پلاننگ اور بجٹنگ، اور یقیناً ڈیٹا کے تجزیہ اور پراجیکٹ مینجمنٹ میں کچھ مہارت حاصل کرنی چاہیے۔
اگر آپ کے پاس بہت زیادہ تجربہ نہیں ہے یا آپ ابھی شروعات کر رہے ہیں، تو میں آپ کو مشورہ دیتا ہوں کہ آپ اپنے سب سے بڑے کام کا، یا ان تمام پروجیکٹس کا ایک پورٹ فولیو بنائیں جن کا آپ نے کبھی انتظام کیا ہے یا جن میں آپ نے حصہ لیا ہے۔
اگر آپ کے پاس اس جیسا پورٹ فولیو دستیاب ہے تو آپ مینیجرز کی خدمات حاصل کرنے کے لیے اپنی صلاحیتوں کا فوری مظاہرہ کر سکتے ہیں۔
آپ واضح طور پر ظاہر کر سکتے ہیں کہ آپ کے پاس تجربہ ہے اور ہر منصوبے کے مقاصد، اس میں آپ کی شمولیت، فزیبلٹی اسٹڈیز اور تجزیے جو آپ نے راستے میں کیے، ایک یا دو اہم تجاویز جو آپ نے پیش کی ہیں، کا خاکہ بنا کر آپ اسے اپنی نئی پوزیشن میں استعمال کرنے کے لیے تیار ہیں۔ ہر منصوبے میں، وغیرہ
2. کیا آپ اپنی مکمل کردہ سب سے حالیہ ملازمت کی وضاحت کر سکتے ہیں؟
بھرتی کرنے والا شاید آپ نے ماضی میں کس قسم کے پراجیکٹس پر کام کیا ہے، آپ کے پس منظر، آپ کی عادات، ماضی میں آپ نے جن طریقوں کو استعمال کیا ہو، آپ کی ٹیم کا حجم اور دیگر متعلقہ معلومات کے بارے میں مزید جاننا چاہیں گے۔
یہاں، آپ کسی پروجیکٹ کے اہم عناصر پر بات کر سکتے ہیں، جیسے کہ حتمی مقصد کو حاصل کرنے کے ساتھ ساتھ آخری تاریخ کو کیسے پورا کیا جائے۔ میٹرکس پر بحث کرنا یا آپ نے مجموعی طور پر پراجیکٹ کو کس طرح بہتر بنایا ہے اس وقت عقلمندی ہو سکتی ہے۔
3. پراجیکٹ مینجمنٹ میں پروجیکٹ تجزیہ کار کا کام کیا ہے؟
اس کا جواب دینا ایک مشکل موضوع ہے کیونکہ آپ کی ملازمت کی تفصیل کاروبار سے لے کر فرم تک مختلف ہو سکتی ہے اس بنیاد پر کہ ان کے پروجیکٹس کی ساخت کیسے ہے اور کون ہر ایک پر کام کر رہا ہے۔
کسی بھی صورت میں، آپ کو ہمیشہ ایک فعال رویہ کے ساتھ اپنے کام سے رجوع کرنے کی کوشش کرنی چاہیے اور دوسروں کو بتانا چاہیے کہ آپ شروع سے ہی اس میں شامل ہونا چاہتے ہیں۔ اس پر غور کریں:
آپ اپنا تجزیاتی کام کرنے کے بعد ایک نئے پروجیکٹ کی مثالی ٹائم لائن اور مقاصد بنانے میں اپنا حصہ ڈالیں گے۔ ایک بار جب پراجیکٹ شروع ہو جائے گا، آپ اس کی پیشرفت کا مسلسل جائزہ لیں گے، پراجیکٹ مینیجر اور ٹیم کے دیگر اراکین سے مشورہ کر کے پروجیکٹ کے سنگ میل، ٹائم لائن، اور ضرورت کے مطابق وسائل کا دوبارہ جائزہ لینے میں مدد کریں گے۔
پروجیکٹ کو دور سے دیکھنے اور اس میں فعال طور پر حصہ نہ لینے کے نتیجے میں، آپ اپنے آپ کو ایک قسم کے "کنٹرولر" کے طور پر بھی حوالہ دے سکتے ہیں، جو آپ کو ایسی تفصیلات دیکھنے کے قابل بناتا ہے جو دوسروں کو نظر نہیں آتی ہیں یا جو آپ دوسری صورت میں محسوس نہیں کریں گے۔ ایک مبصر.
4. پروجیکٹ کے کاموں کو ترجیح میں کس طرح درجہ بندی کیا جانا چاہئے؟
کام کو ترجیح دینا سب سے اہم کاموں میں شامل ہے۔ یہ وقت پر اسائنمنٹس کو مؤثر طریقے سے ختم کرنے میں سہولت فراہم کرتا ہے۔ ذیل میں دیے گئے نکات کو پروجیکٹ کے کاموں کو ترتیب دینے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔
- فوری اور اہم کاموں کے درمیان فرق کی نشاندہی کریں۔
- فرائض اور ذمہ داریوں کی فہرست بنائیں۔
- کاموں کو قابل تعریف کوششوں کے صعودی ترتیب میں ہونا چاہیے۔
- ہر ایک سرگرمی کی اہمیت کا تعین کریں۔
- موافقت پذیر اور لچکدار بنتے رہیں۔
- جب نہیں کہنا ہے تو پہچاننے کی صلاحیت
سب سے مؤثر طریقہ کے بارے میں بات کریں کہ آپ کسی خاص پروجیکٹ کی ذمہ داریوں کو ترجیح دیں گے۔
5. وہ کون سے اقدامات ہیں جنہیں، آپ کی رائے میں، ایک پروجیکٹ آرگنائزر کو سب سے زیادہ سنجیدگی سے لینا چاہیے؟
اگر آپ کا انٹرویو لینے والا آپ کے پروجیکٹ کوآرڈینیشن کے طریقہ کار کے بارے میں مزید جاننے میں دلچسپی رکھتا ہے، تو وہ آپ سے اس سے ملتا جلتا سوال پوچھ سکتے ہیں۔ آپ کا جواب ان پر ظاہر کر سکتا ہے کہ آپ اپنے کاروبار میں کس چیز کو سب سے زیادہ اہمیت دیتے ہیں اور آپ اپنے دنوں کی منصوبہ بندی کیسے کرتے ہیں۔
مثال کے طور پر، "کسی پروجیکٹ کو مربوط کرتے وقت میں جو کچھ اہم اقدامات کرتا ہوں ان میں پراجیکٹ کے عملے اور اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ میٹنگز کا انعقاد، پروجیکٹ ٹیموں اور کلائنٹس کو اپ ڈیٹس اور دیگر پیش رفتوں سے بات چیت کرنا، اور ٹاسک ہولڈرز کے ساتھ چیک ان کرنا شامل ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ ہر ایک کے پاس وہ وسائل ہیں جن کی انہیں ضرورت ہے۔ اپنا کام وقت پر ختم کرنے کے لیے۔
6. آپ پروجیکٹ میں ہر اہم متغیر کی نگرانی اور اس کا اندازہ کیسے یقینی بنا سکتے ہیں؟
یہ سوال بنیادی طور پر اس بات کی پیمائش کرتا ہے کہ آپ تفصیل پر کتنے دھیان دیتے ہیں (ہر اچھے تجزیہ کار کا ایک اہم معیار)۔ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ آپ اپنی تفتیش میں کسی اہم چیز کو نظر انداز نہ کریں، آپ درج ذیل کام کرنے کا عہد کر سکتے ہیں:
- منصوبے کے آغاز میں مخصوص مقاصد اور KPIs کا قیام
- واضح طور پر آپ کے عمل، تجزیہ کی فریکوئنسی، اور پیش رفت کی نگرانی کے لیے تکنیک کو بیان کرنا
- کنٹرول سسٹم کا ہونا، جیسا کہ دوسرا ملازم یا ممکنہ طور پر آپ کا معاون، آپ کے کام کی درستگی کی تصدیق کرے گا۔
- اپنے مطالعے میں اضافی ڈیٹا شامل کرنا، جیسے کہ پراجیکٹ کے اعداد و شمار اور ڈیٹا، بلکہ ٹیم کے اراکین کے ساتھ باقاعدگی سے ون آن ون ملاقاتیں، نیز اسی نوعیت کے سابقہ پروجیکٹس کے تاریخی ڈیٹا کو شامل کرنا۔
وہ آپ کے جواب سے اس وقت تک خوش ہوں گے جب تک کہ وہ یہ بتا سکیں کہ آپ کسی طریقہ کی پیروی کرتے ہیں اور تفصیلات پر پوری توجہ دیتے ہیں۔
7. کیا آپ ڈیٹا سے مطمئن ہیں؟
یہ انکوائری آجروں کو اس بات کا تعین کرنے میں مدد دے سکتی ہے کہ آیا آپ کے پاس اپنی کام کی ذمہ داریوں کو نبھانے کے لیے درکار صلاحیتیں ہیں۔ اعداد و شمار کی تشریح اور اس سے نمٹنے کے ساتھ اپنی واقفیت کو ظاہر کرنے کے لیے اپنے سابقہ تجربے سے مثالیں دیں۔
مثال کے طور پر: "میرے پاس ڈیٹا سے نمٹنے کا کافی تجربہ ہے، خاص طور پر جب ڈیٹا کے بڑے حجم کو زیادہ قابل ہضم انداز میں ترتیب دینے کی بات آتی ہے۔
میں اپنی پچھلی پوزیشن میں بطور پروجیکٹ تجزیہ کار رپورٹس تیار کرنے کا انچارج تھا۔ ان رپورٹس میں بجٹ سازی، بروقت اور وسائل کی تقسیم سمیت اہم معیارات شامل تھے۔
یہ یقینی بنانے کے لیے کہ یہ رپورٹس قابل بھروسہ ہیں، میں اپنے اندرونی ڈیٹا بیس سے معلومات کا استعمال کرتے ہوئے انہیں تیار کروں گا۔
8. آپ اپنی ٹیم کے اندر تنازعات کو کیسے حل کرتے ہیں؟
یہاں تک کہ جب تنازعات ناگزیر ہیں، ان کا ہمیشہ نقصان دہ ہونا ضروری نہیں ہے۔ یہ آپ کا فیصلہ ہے کہ تنازعہ کو کس طرح منظم کرنا ہے، نہ کہ یہ حقیقت ہے کہ وہاں موجود ہے۔ جب مثبت طریقے سے نمٹا جائے تو تنازعہ مختلف خیالات کی حوصلہ افزائی کرتا ہے۔
تنازعات کو حل کرنے کے لیے ایک ہی سائز کا کوئی طریقہ نہیں ہے کیونکہ ہر ایک مختلف ہے۔ تنازعات کے حل کے لیے کون سا نقطہ نظر بہترین ہے اس کا انحصار متعدد مختلف عوامل پر ہے۔ انٹرویو لینے والے پر زور دیں کہ آپ ایک بہترین سامع ہیں جو اس سوال کا مؤثر جواب دینے کے لیے پریشان ہوئے بغیر دوسرے نقطہ نظر کو قبول کر سکتے ہیں۔
ٹیم کے تنازعات کو حل کرنے کے لیے، ٹیم کے ہر رکن کے ساتھ ایک آرام دہ میٹنگ کا آغاز کریں۔ لوگوں کی پریشانیوں کو محفوظ ماحول میں سننا مفروضوں کی تشکیل کے لیے بہتر ہے۔ تمام فریقین کے بہترین مفادات پر غور کیا جانا چاہیے جب آپ تنازعہ کی اصلیت کا پتہ لگائیں اور اسے حل کرنے کی کوشش کریں۔
9. آپ کی کون سی مہارت آپ کو پراجیکٹ تجزیہ کار کے کیریئر میں بہترین کام کرے گی؟
اس سوال کا جواب دے کر، آپ انٹرویو لینے والے کو دکھا سکتے ہیں کہ آپ کو اس بات کی مکمل سمجھ ہے کہ اس کردار میں کامیاب ہونے کے لیے کیا ضروری ہے۔ جواب دیتے وقت، ان مہارتوں کے بارے میں سوچیں جو آپ کی کامیابی کے لیے سب سے اہم ہیں اور ان کا کام کی تفصیل سے کیا تعلق ہے۔
مثال کے طور پر - چونکہ مجھے یہ یقینی بنانا چاہیے کہ میری ٹیم میں شامل ہر شخص تبدیلیوں اور اپ ڈیٹس سے واقف ہے، اس لیے میرے خیال میں پراجیکٹ تجزیہ کار کے لیے موثر مواصلات سب سے اہم صلاحیتوں میں سے ایک ہے۔
جیسا کہ مجھے پورے عمل کے دوران تمام متعلقہ معلومات پر نظر رکھنے کی ضرورت ہے، تنظیم میرے لیے ایک اور اہم صلاحیت ہے۔
مزید برآں، میں سمجھتا ہوں کہ کام کی اس لائن کو مسئلہ حل کرنے کی بہترین مہارتوں کی ضرورت ہے کیونکہ منصوبے باقاعدگی سے غیر متوقع چیلنجز پیش کرتے ہیں۔
10. آپ ان تمام معلومات کو کس طرح منظم اور منظم کرتے ہیں جن کی آپ کو تجزیہ کرنے کی ضرورت ہے؟
آپ سے یہ سوال پوچھ کر، انٹرویو لینے والے آپ کے تنظیم سازی کے طریقہ کار اور کاموں کو مکمل کرنے کے لیے درکار معلومات کے بارے میں بہتر سمجھ سکتے ہیں۔
یہ واضح کرنے کے لیے پچھلے مقابلوں کی مثالیں دیں کہ آپ کس طرح تمام تفصیلات، بشمول ڈیڈ لائن، بجٹ اور دیگر اہم ڈیٹا کو برقرار رکھتے ہیں۔
مثال: ہر کلائنٹ کے لیے، جس کے ساتھ میں ڈیل کرتا ہوں، میں پراجیکٹ مینجمنٹ ٹول کا استعمال کرتے ہوئے ایک منفرد فولڈر بنا سکتا ہوں۔ میرے پاس ہر ایک پروجیکٹ کے لیے الگ الگ دستاویزات ہیں جن پر میں کام کر رہا ہوں جسے میں ان فولڈرز میں رکھتا ہوں۔
یہ مجھے منظم رکھنے اور اپنی مطلوبہ معلومات کو آسانی سے تلاش کرنے کے قابل بناتا ہے۔ میں کلائنٹ کی ملاقاتوں کا بندوبست کرنے اور اہم تاریخوں پر نظر رکھنے کے لیے یاد دہانیاں ترتیب دینے کے لیے ایک آن لائن کیلنڈر بھی استعمال کرتا ہوں۔
11. اگر آپ کا پروجیکٹ پٹری سے ہٹ رہا ہے تو آپ کو کیا اقدامات کرنے چاہئیں؟
آپ کے اس نتیجے کے بعد کہ آپ کا پروجیکٹ بجٹ، شیڈول، یا اپنے مقاصد کو پورا کرے گا، آپ کو اگلے کئی اقدامات کرنے چاہئیں۔
- بنیادی مسائل کا جائزہ لیں۔
- دستیاب وسائل کو زیادہ سے زیادہ کرنا
- کلائنٹ اور اسٹیک ہولڈر کی بات چیت کا خیرمقدم کیا جاتا ہے۔
آپ پچھلے وقت کی مثال دے سکتے ہیں جب آپ کسی پروجیکٹ کے انچارج تھے اور اس سوال کا جواب دینے کے لیے چیزیں غلط ہونے لگیں۔ موقع کو بروئے کار لاتے ہوئے، آپ اس بارے میں بات کرتے ہیں کہ آپ کی ٹیم اور آپ کس طرح پروجیکٹ پر دوبارہ توجہ مرکوز کرنے میں کامیاب ہوئے۔
12. اگر پروجیکٹ کی ذمہ داریوں میں سے کسی ایک کو آپ کی توقع سے زیادہ وقت لگتا ہے تو آپ کیا کریں گے؟
حقیقت پسندانہ ڈیڈ لائن سیٹ کرنے کے لیے، شیڈول میں اضافے کو روکنے، اور تاخیر کو کم کرنے کے لیے، درست وقت کا تخمینہ ضروری ہے۔ یہ اندازہ لگانا ہمیشہ آسان نہیں ہوتا ہے کہ پراجیکٹ کی سرگرمیوں میں کتنا وقت لگے گا۔
یہاں تک کہ جب آپ کے پاس قابل بھروسہ تخمینہ حاصل کرنے کے لیے درکار تمام معلومات موجود ہوں، تب بھی غلطیاں ہو سکتی ہیں اور آپ کا اپنا ذہن آپ کو غلط انتخاب کرنے میں بے وقوف بنا سکتا ہے۔
منصوبہ بندی کی غلط فہمی وقت کا غلط تخمینہ لگانے کا ایک معروف رجحان ہے، اور یہ ڈیڈ لائن کو پورا کرنے میں ہماری بار بار ناکامی کی بنیادی وجہ بنتا ہے۔ تخمینہ لگانے کے طریقہ کار میں منصوبہ بندی کی غلطیوں کو روکنے کے لیے اضافی ماہرین کے ان پٹ کو شامل کرنا چاہیے۔
دوسروں کے ساتھ پروجیکٹ کے وقت کا تخمینہ لگانے میں حصہ لینا آپ کو بہت سے مسائل اور مواقع کے بارے میں سوچنے کے قابل بناتا ہے جو آپ دوسری صورت میں نہیں کر پائیں گے۔ درست وقت کا تخمینہ لگانے کے لیے بھی اعلیٰ معیار کے، قابل اعتماد ڈیٹا کے استعمال کی ضرورت ہوتی ہے۔
13. آپ پروجیکٹ تجزیہ کار بننے کا سب سے اہم جز کس چیز کو سمجھتے ہیں؟
انٹرویو لینے والا آپ سے یہ سوال پوچھ کر بطور پروجیکٹ تجزیہ کار آپ کی اقدار کے بارے میں مزید دریافت کر سکتا ہے۔ آپ کے جواب میں، آپ کو تنظیم، مکالمے اور ٹیم ورک کے لیے اپنی قدر کا مظاہرہ کرنا چاہیے۔
"مجھے یقین ہے کہ بہترین تنظیمی صلاحیتوں کا ہونا پراجیکٹ تجزیہ کار بننے کا سب سے اہم جزو ہے۔" میں سمجھتا ہوں کہ پراجیکٹ سے متعلق تمام معلومات کا ٹریک برقرار رکھنے کے قابل ہونا بہت ضروری ہے تاکہ ضرورت پڑنے پر ہر کوئی اس تک رسائی حاصل کر سکے۔
مواصلات ایک اور اہم صلاحیت ہے کیونکہ یہ مجھے اپنی ٹیم کے اراکین کے ساتھ تعاون کرنے اور ان کے ساتھ کوئی بھی متعلقہ معلومات شیئر کرنے میں مدد کرتا ہے۔
14. آپ پروجیکٹ کے منصوبوں میں کتنی بار تبدیلیاں کرتے ہیں؟
اس سوال کا جواب انٹرویو لینے والے کو ظاہر کرے گا کہ آپ کتنی بار اپنے منصوبوں کے ساتھ ساتھ آپ کی فراہم کردہ معلومات کی ڈگری کو تبدیل کرتے ہیں۔
یہ ظاہر کرنے کے لیے کہ آپ اس طریقہ کار سے واقف ہیں، آپ اپنے علم کا مظاہرہ کسی مثال کا حوالہ دے کر کر سکتے ہیں جہاں آپ نے پروجیکٹ کے منصوبوں میں ترمیم کی ہے۔
مثال: "میں عام طور پر ہفتے کے دوران ضرورت کے مطابق تھوڑی سی ترمیم کرتا ہوں، لیکن میں ہر ہفتے کم از کم ایک بار پروجیکٹ پلان اپ ڈیٹ کرتا ہوں۔ مثال کے طور پر، اگر میں دیکھتا ہوں کہ کچھ غلط ہو رہا ہے یا منصوبہ بندی کے مطابق نہیں ہے تو میں فوری طور پر پلان کو ایڈجسٹ کروں گا تاکہ ہم مستقبل میں کسی بھی پریشانی کو روک سکیں۔
میں نے اپنی پچھلی پوزیشن میں ہر کسی کی ڈیڈ لائن کو تبدیل کر دیا کیونکہ میں نے دیکھا کہ ہماری ٹیم کا ایک ممبر اپنی اسائنمنٹس میں پیچھے بھاگ رہا ہے۔
15. کسی پروجیکٹ کی جانچ کرتے وقت آپ کو کون سا زیادہ پرکشش لگتا ہے: حال، ماضی، یا مستقبل؟
ایک انٹرویو لینے والا آپ سے یہ سوال پوچھ کر آپ کے پروجیکٹ کی ترجیحات اور ٹائم مینجمنٹ کی تکنیکوں کے بارے میں مزید جان سکتا ہے۔ آپ کے جواب سے آپ کی توجہ تفصیل، ڈیڈ لائن میٹنگ کی مہارت، اور تنظیمی صلاحیتوں پر ظاہر ہونی چاہیے۔
مثال: "کسی پروجیکٹ کا جائزہ لیتے وقت، میں یہاں اور اب اس پر توجہ مرکوز کرنا چاہتا ہوں کیونکہ یہ مجھے یہ فیصلہ کرنے کے قابل بناتا ہے کہ آگے کیا کرنا ہے۔
یہ حکمت عملی، میرے تجربے میں، مجھے ہدف اور توجہ مرکوز رکھتی ہے تاکہ میں تیزی سے پراجیکٹس کو مکمل کر سکوں۔ میں ہر دن کے اختتام پر اپنی کامیابیوں کے بارے میں سوچ کر کچھ وقت گزارنے سے بھی لطف اندوز ہوتا ہوں۔ یہ میری آنے والی ذمہ داریوں کے لیے زیادہ موثر منصوبہ بندی کی سہولت فراہم کرتا ہے۔
16. کیا آپ ایک ہی پروجیکٹ یا کئی پروجیکٹس پر بیک وقت کام کرنا پسند کرتے ہیں؟
اگر آپ ایک وقت میں ایک پروجیکٹ یا ایک ساتھ کئی پروجیکٹس پر کام کرنے کو ترجیح دیتے ہیں تو ایماندار بنیں اور انٹرویو لینے والے کو بتائیں۔ کوئی حل اچھا یا غلط نہیں ہوتا۔ یہ سب آپ کی ترجیحات اور انتظامی انداز پر منحصر ہے۔
مجھے لگتا ہے کہ ایک ہی پروجیکٹ پر کام کرنا مجھے زیادہ نتیجہ خیز بننے میں مدد دے گا۔ تاہم، اگر ضرورت ہو تو، میں کبھی کبھار کئی منصوبوں پر کام کرنے کے لیے تیار ہوں۔
17. براہ کرم، گھر سے کام کرتے ہوئے دور سے کاموں کا انتظام کرنے کے لیے آپ کیا کریں گے؟
خاص طور پر اگر آپ دور سے کام کر رہے ہوں گے تو انٹرویو لینے والا آپ کے انتظامی انداز کے بارے میں جاننے میں دلچسپی رکھتا ہے۔ ان تکنیکوں کی فہرست بنائیں جو آپ کو اس بات کو یقینی بنانے کے لیے استعمال کرنا ہوں گی کہ ٹیم کا دور دراز تعاون تمام کاموں کی بروقت تکمیل کا باعث بنتا ہے۔
عام جواب "میں ٹیم کے ہر رکن کے ساتھ بروقت بات چیت پر بہت زیادہ زور دیتا ہوں۔
میری ٹیم کے ممبران کے دفتر میں جسمانی طور پر موجود نہ ہونے کے باوجود نتیجہ خیز بننے کے لیے، میں دور دراز سے کام کرنے کے لیے ہفتہ وار اہداف اور معیارات قائم کرتا ہوں۔
ہفتے کے مقاصد، پیش رفت اور مسائل کو حل کرنے کے لیے، میں ہفتہ وار میٹنگز کروں گا۔
18. ان اقدامات کی وضاحت کریں جو آپ دوسروں کو تفویض کرنے کے لیے استعمال کرتے ہیں۔
پروجیکٹ تجزیہ کار ہونے کے ناطے آپ کو دوسروں کو اسائنمنٹ تفویض کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ آجر یہ سوال پوچھ کر آپ کے وفد کی مہارت کے بارے میں دریافت کرتے ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ آپ ایسا کرنے کے اہل ہیں۔
اپنے جواب میں اس بات کی نشاندہی کریں کہ آپ ٹیم کے ان ارکان کو کس طرح منتخب کرتے ہیں جو ہر سرگرمی میں سب سے زیادہ موثر ہوں۔ ذمہ داریاں تقسیم کرتے وقت، اپنی توجہ تفصیل اور مواصلاتی صلاحیتوں پر مرکوز کرنے کی کوشش کریں۔
مثال: "میں ہر شخص کی مہارت کے سیٹ اور مہارت کی مقدار کا اندازہ لگا کر شروع کرتا ہوں۔ پھر میں اس قسم کے کام پر غور کرتا ہوں جو وہ پسند کرتے ہیں۔ مثال کے طور پر، کچھ لوگ ڈیٹا ان پٹ میں بہترین ہو سکتے ہیں جبکہ دیگر معلومات کے تجزیہ میں بہترین ہیں۔
میں یہ فیصلہ کرنے کے بعد کہ کس کو کیا کرنا چاہیے ہر فرد کو ان کے مخصوص کاموں کے بارے میں مناسب ہدایات اور معلومات پیش کرتا ہوں۔ اس سے اس بات کی ضمانت ممکن ہو جاتی ہے کہ ہر کوئی آگے بڑھتا رہے اور اپنے فرائض وقت پر پورا کرے۔
19. ایک پروجیکٹ کی مثال دیں جسے آپ نے کامیابی سے مکمل کیا ہے۔
اس انکوائری کا مقصد انٹرویو لینے والے کو آپ کے پس منظر اور صلاحیتوں کے بارے میں مزید بتانا ہے۔ تاکہ وہ اندازہ لگا سکیں کہ آپ ان کے کاروبار کو کیسے فائدہ پہنچا سکتے ہیں، وہ سننا چاہتے ہیں کہ آپ نے پہلے ہی کیا حاصل کیا ہے۔
اس منصوبے کا انتخاب کرنا بہت ضروری ہے جس پر آپ کام کرنا پسند کرتے تھے اور اس سوال کا جواب دیتے وقت وہ کامیاب رہا۔
20. کسی پروجیکٹ کے شروع سے ختم ہونے تک کے مراحل کا خاکہ دیں۔
فرضی منصوبے کی تفصیل اور اس کے مراحل کی وضاحت فراہم کرنا اس سوال کا جواب دینے کا بہترین طریقہ ہے۔ آپ ہر قدم تک کیسے پہنچیں گے؟ انٹرویو لینے والا جاننا چاہتا ہے۔
مثال: "شروع، منصوبہ بندی، عمل درآمد، نگرانی اور کنٹرول، اور بندش ایک منصوبے کے کئی مراحل ہیں۔
پروجیکٹ تجزیہ کار کے طور پر یہ میری ذمہ داری ہے کہ میں اس بات کو یقینی بناؤں کہ میری ٹیم ان میں سے ہر ایک مرحلے کو مؤثر طریقے سے، بجٹ کے تحت اور شیڈول کے مطابق مکمل کرے۔
21. ہم آپ کو دوسرے تجزیہ کاروں پر کیوں چنیں؟
آجر جب آپ سے یہ سوال پوچھتے ہیں تو وہ آپ کی مخصوص صلاحیتوں اور خوبیوں کے بارے میں پوچھتے ہیں۔ وہ یہ جاننے میں دلچسپی رکھتے ہیں کہ آپ کو ان کے کاروبار کا اہم اثاثہ کیا بناتا ہے۔
ان سب سے قیمتی خصلتوں پر غور کریں جو آپ کو اس سوال کا جواب دیتے وقت پراجیکٹس کا کامیابی سے تجزیہ کرنے میں مدد کرتی ہیں۔ اگر آپ کے پاس اپنے بیلٹ کے نیچے کوئی سرٹیفکیٹ یا تربیتی پروگرام ہیں، تو انہیں بھی شامل کریں۔
میں جو کچھ کرتا ہوں اس کے بارے میں پرجوش ہوں اور اپنی پوری کوشش کرنے کی مسلسل کوشش کرتا ہوں۔ میں تمام اسائنمنٹس میں سب سے اوپر رہتا ہوں کیونکہ میں انتہائی منظم اور تفصیلات پر توجہ مرکوز کرتا ہوں۔
میں جاری سیکھنے اور بہتری کو جاری رکھنے کا بھی عہد کرتا ہوں۔ میں نے ابھی اپنے مقامی کمیونٹی کالج کے پروجیکٹ مینجمنٹ سرٹیفیکیشن کورس کے لیے سائن اپ کیا ہے۔ پروجیکٹ تجزیہ کار کے طور پر میری صلاحیت اس نصاب کی بدولت بڑھے گی۔
22. آپ مسئلہ کب بڑھائیں گے؟
آپ کے جواب سے انٹرویو لینے والے کو اس بات پر قائل کرنا چاہیے کہ آپ کے پاس مسائل کو حل کرنے کے لیے ضروری علم اور قابلیت ہے جس میں مسلسل اضافہ کیے بغیر۔
ایک مثال جواب یہ ہوگا، "اگر میرے پاس وسائل ہیں، تو میں اپنی فوری ٹیم کے ساتھ مسئلہ حل کروں گا۔ اگر صورتحال اعلیٰ سطح کی منظوری طلب کرتی ہے اور حساس ہے، تو میں کسٹمر کو مطلع کرنے سے پہلے انتظامیہ کو مطلع کرتا ہوں۔
آخر میں، میں سمجھتا ہوں کہ مجھے اور میرے گروپ کو مسئلہ کو بڑھاتے ہوئے حل کرنے کی کوشش کرنی ہوگی۔
23. اگر پراجیکٹ کے اختتام پر، صارفین مصنوعات کے معیار یا نتائج سے خوش نہیں ہیں تو کیا کرنا چاہیے؟
ناراض کلائنٹ سے نمٹنے کے لیے مفید اشارے:
- ان کی ناخوشی کو سمجھنے کی کوشش پر غور کریں۔
- کلائنٹ کی تعریف آپ کے ذریعہ ظاہر اور محسوس کی جانی چاہئے۔
- اگر کوئی موقع ہے تو، تبدیلیوں کو لاگو کرنے کی کوشش کریں.
- وہ جس قسم کی ایڈجسٹمنٹ چاہتے ہیں اس کا تعین آپ کو کرنا چاہیے۔
- اگر ممکن نہ ہو تو صارف کو قائل کرنے اور سمجھانے کی کوشش کرنا ایک آپشن ہے۔
24. ہمارا مقصد اپنی تکمیل کی شرح کو بڑھانا ہے۔ ہماری کامیابی کے امکانات کو بہتر بنانے کے لیے آپ کیا کریں گے؟
اس سوال کا استعمال کرتے ہوئے، آپ مسئلہ حل کرنے کی اپنی صلاحیت کا مظاہرہ کر سکتے ہیں اور آپ اپنی صلاحیتوں کو تنظیم کے فائدے کے لیے کیسے استعمال کر سکتے ہیں۔
جب آپ اس سوال کا جواب دیتے ہیں تو پروجیکٹ کی تکمیل کی شرح بڑھانے کے لیے اپنے لائحہ عمل پر غور کرنا بہت ضروری ہے۔
مزید برآں، آپ کمپنی کے دوسرے ممبران سے تجاویز حاصل کرنے کے بارے میں سوچنا چاہتے ہیں جو جان سکتے ہیں کہ کامیابی کی شرح کیسے بڑھائی جائے۔
اپنی کامیابی کی شرح کو بڑھانے کے لیے، مثال کے طور پر، میں پہلے اپنی انتظامیہ یا دیگر اسٹیک ہولڈرز سے پوچھ گچھ کروں گا۔ پھر میں اپنی کامیابی کے فیصد کو بہتر بنانے کے لیے ہمارے پاس موجود ہر آپشن کی فہرست مرتب کروں گا۔
میں فہرست بنانے کے بعد تجاویز کی درجہ بندی کروں گا کہ ان پر عمل کرنا کتنا سستی اور آسان ہے۔
اس کے بعد، جب تک ہم اپنی کامیابی کی شرح میں بہتری نہیں دکھاتے، میں ہر ایک تجویز کو عملی جامہ پہنانا شروع کروں گا۔
25. تصور کریں کہ آپ کسی پروجیکٹ (یا ایک نئے پروجیکٹ) میں اہم ترمیم کرنا چاہتے ہیں اور آپ کو اس تبدیلی پر یقین ہے، لیکن ایگزیکٹوز اس کے خلاف ہیں۔ آپ کیسے آگے بڑھیں گے؟
انہیں خاص طور پر دو چیزوں کو دیکھنے کی ضرورت ہے:
- آپ آسانی سے ہار نہیں مانیں گے۔
- آپ تنظیم کے ڈھانچے کا احترام کرتے ہیں۔
آپ یہ کہہ کر شروعات کر سکتے ہیں کہ آپ فیصلہ سازوں تک اپنے نکات کو مناسب طریقے سے پہنچانے کی کوشش کریں گے۔
اس کے لیے ان کے سامنے یہ ظاہر کرنے کی ضرورت ہے کہ تبدیلیاں (یا ان کی عدم خواہش) کمپنی کے مالیات (آمدنی، آمدنی وغیرہ) پر کس طرح اثر انداز ہوں گی، کیوں کہ آخر کار فیصلہ سازوں کی اسی میں دلچسپی ہے۔
آپ ان سے اس طرح بات کریں گے جو ان کے مطابق ہو، اور آپ حقیقی زندگی کی مثالوں کا استعمال کرتے ہوئے اپنے نکات کو واضح کریں گے۔ جب مزاحمت پیدا ہوتی ہے، تو آپ آگے بڑھیں گے اور ہمت نہیں ہاریں گے۔
تاہم، آپ سب کچھ کرنے کے بعد، آپ بالآخر ان کے فیصلے کو قبول کر لیں گے۔
چونکہ آپ بالآخر ایک تجزیہ کار ہیں، آپ کا کام حالات کا جائزہ لینا اور ایڈجسٹمنٹ تجویز کرنا ہے، لیکن حتمی انتخاب کسی دوسرے شخص کو کرنا چاہیے۔
اسے اس طرح پیش کر کے، آپ بھرتی کرنے والے مینیجرز کے لیے یہ واضح کر دیتے ہیں کہ آپ تنظیم کے اندر اپنے کام اور درجہ بندی میں اپنی جگہ دونوں سے واقف ہیں۔
نتیجہ
پروجیکٹ تجزیہ کار ملازمت کے انٹرویو ان لوگوں میں سے ہیں جن میں اعتدال پسند مشکل ہے۔ آپ کو عام طور پر اس غیر فینسی پوزیشن کے لیے درخواست دہندگان کی ایک چھوٹی سی تعداد سے ہی مقابلہ ہوگا۔
دوسری طرف، آپ نے جو کام کیا ہے اس کے بارے میں بات کرنا (جو تجزیہ آپ نے ماضی میں کیا ہے، وہ پروجیکٹ جن کا آپ نے انتظام کیا ہے یا جس میں حصہ لیا ہے)، مشکل ہو سکتا ہے، خاص طور پر اگر آپ کے پاس تجربہ کی کمی ہے یا آپ اپنی پچھلی پوزیشن میں زیادہ کامیاب نہیں تھے۔
باہر چیک کریں Hashdork کی انٹرویو سیریز انٹرویو کی تیاری میں مدد کے لیے
جواب دیجئے