Зміст[Сховати][Показати]
- 1. Не могли б ви коротко розповісти про свій професійний досвід?
- 2. Чи могли б ви розповісти про останню роботу, яку ви виконали?
- 3. Яка функція проектного аналітика в управлінні проектами?
- 4. Як ранжувати завдання проекту за пріоритетністю?
- 5. До яких дій, на вашу думку, організатор проекту повинен поставитися найбільш серйозно?
- 6. Як ви можете бути впевнені, що контролюєте та оцінюєте кожну значущу змінну в проекті?
- 7. Чи комфортно вам працювати з даними?
- 8. Як ви вирішуєте суперечки у своїй команді?
- 9. Які з ваших навичок найкраще прислужилися б вам у кар’єрі аналітика проекту?
- 10. Як ви організовуєте та керуєте всією інформацією, яку вам потрібно проаналізувати?
- 11. Які заходи слід вжити, якщо ваш проект збивається з плану?
- 12. Що ви будете робити, якщо виконання одного з обов’язків проекту займе більше часу, ніж ви очікували?
- 13. Що ви вважаєте найважливішим компонентом для того, щоб стати аналітиком проекту?
- 14. Як часто ви вносите зміни в плани проекту?
- 15. Що ви вважаєте більш привабливим під час вивчення проекту: сьогодення, минуле чи майбутнє?
- 16. Вам подобається працювати над одним проектом чи кількома проектами одночасно?
- 17. Що б ви зробили, щоб керувати завданнями віддалено, працюючи вдома?
- 18. Поясніть кроки, які ви використовуєте для призначення завдань іншим.
- 19. Наведіть приклад проекту, який ви успішно завершили.
- 20. Опишіть кроки проекту від початку до кінця.
- 21. Чому ми повинні вибрати вас перед іншими аналітиками?
- 22. Коли б ви звернули увагу на проблему?
- 23. Що робити, якщо наприкінці проекту споживачі не задоволені якістю продукту чи результатами?
- 24. Наша мета — збільшити відсоток завершення. Що б ви зробили, щоб підвищити наші шанси на успіх?
- 25. Уявіть, що ви хочете внести суттєві зміни в проект (або новий проект) і що ви впевнені в змінах, але керівники проти цього. Як ви будете діяти?
- Висновок
Професіонал в управлінні проектами - це проектний аналітик. Вони надають важливу інформаційну допомогу керівникам проектів, дозволяючи їм планувати, організовувати та успішно виконувати проект.
Як представники проекту, аналітики проекту є першою точкою контакту для вирішення будь-яких труднощів або суперечок, що виникають з боку керівників різних відділів компанії, перш ніж справа підніметься до вищих інстанцій.
Обов'язки керівника проекту іноді виконують аналітики проекту.
В інший час вони співпрацюють із керівниками проектів. Вони рідко беруть безпосередню участь у виконанні завдань, які дають результати. Натомість вони працюють над тим, щоб підтримувати просування та співробітництво між різними сторонами, що знижує ймовірність загального провалу, збільшує вигоди та зменшує витрати.
Керівникам проектів допомагають в управлінні та координації проектів аналітики проектів. Вони допомагають у створенні, веденні та плануванні проектної документації.
Проектний аналітик також переглядає фінанси та контракти, стежить за ходом проекту та оцінює загальне навантаження. Керівники проектів та аналітики проектів співпрацюють разом, щоб організувати різноманітні обов’язки та забезпечити успішність проектів.
Це контролери трафіку, які організовують завдання, оцінюють бюджет проекту та визначають його часові рамки. Аналітик проекту також інформує керівництво та зацікавлених сторін про прогрес. Вони також використовують бази даних і електронні таблиці для забезпечення візуалізації даних для кращого прийняття рішень.
Якщо ви хочете працювати аналітиком проекту, ви повинні вміти відповідати на запитання про свій досвід, навички та освіту. Ви також повинні вміти демонструвати свою здатність критично аналізувати та вирішувати труднощі.
У цьому посібнику ви знайдете запитання та відповіді на співбесіді аналітика проекту, які допоможуть вам підготуватися до наступної співбесіди.
1. Не могли б ви коротко розповісти про свій професійний досвід?
У деяких співбесідах запити про досвід слугують питанням «криголаму», але це не стосується майбутніх аналітиків проектів. Ви повинні мати певний досвід у техніко-економічних обґрунтуваннях, плануванні та бюджетуванні проектів і, звичайно, аналізі даних та управлінні проектами.
Якщо ви не маєте великого досвіду або тільки починаєте, я рекомендую вам створити портфоліо вашої найкращої роботи або всіх проектів, якими ви коли-небудь керували або в яких брали участь.
Ви можете швидко продемонструвати свої здібності менеджерам з найму, якщо у вас є таке портфоліо.
Ви можете чітко продемонструвати, що у вас є досвід і готові використовувати його на новій посаді, окресливши цілі кожного проекту, вашу участь у ньому, техніко-економічні обґрунтування та аналізи, які ви проводили на цьому шляху, одну або дві ключові пропозиції, які ви зробили у кожному проекті тощо.
2. Чи могли б ви розповісти про останню роботу, яку ви виконали?
Рекрутер може захотіти дізнатися більше про типи проектів, над якими ви працювали в минулому, ваше минуле, ваші звички, методи, які ви, можливо, використовували в минулому, розмір вашої команди та іншу відповідну інформацію.
Тут ви можете обговорити ключові елементи проекту, наприклад, як вкластися в кінцевий термін і одночасно досягти кінцевої мети. На цьому етапі було б доцільно обговорити показники або те, як ви покращили проект загалом.
3. Яка функція проектного аналітика в управлінні проектами?
Відповісти на це питання складно, тому що ваша посадова інструкція може відрізнятися в різних компаніях залежно від того, як структуровані їхні проекти та хто над кожним з них працює.
У будь-якому випадку, ви завжди повинні докладати зусиль, щоб підходити до своєї роботи з ініціативою та повідомляти іншим, що ви хочете брати участь із самого початку. Розглянемо це:
Після виконання аналітичної роботи ви зробите свій внесок у створення ідеального графіка та цілей нового проекту. Після того, як проект розпочнеться, ви постійно оцінюватимете його прогрес, консультуючись із керівником проекту та іншими членами команди, щоб за потреби допомогти переоцінити етапи проекту, часові рамки та ресурси.
Оскільки ви дивитеся на проект на відстані й не берете в ньому активну участь, ви навіть можете називати себе певним типом «контролера», який дозволяє вам бачити деталі, які інші не помічають або які ви б інакше не помітили як спостерігач.
4. Як ранжувати завдання проекту за пріоритетністю?
Розстановка пріоритетів у роботі є однією з найважливіших речей, які необхідно виконати. Це сприяє ефективному виконанню завдань вчасно. Наведені нижче пункти можна використовувати для впорядкування завдань проекту:
- Визначте різницю між терміновими та важливими справами.
- Перелічіть обов'язки та відповідальність.
- Завдання мають бути в порядку зростання оцінених зусиль.
- Визначте значення кожного виду діяльності.
- Продовжуйте бути адаптивним і гнучким.
- Здатність розпізнавати, коли потрібно сказати «ні».
Поговоріть про найефективніший спосіб визначення пріоритетності обов’язків у певному проекті.
5. До яких дій, на вашу думку, організатор проекту повинен поставитися найбільш серйозно?
Якщо ваш інтерв’юер зацікавлений дізнатися більше про процедуру координації вашого проекту, він може поставити вам подібне запитання. Ваша відповідь може продемонструвати їм, що ви найбільше цінуєте у своєму бізнесі та як ефективно плануєте свій день.
Як ілюстрація: «Деякі з важливих кроків, які я роблю під час координації проекту, включають проведення зустрічей із співробітниками проекту та зацікавленими сторонами, повідомлення про оновлення та інші події командам проекту та клієнтам, а також перевірку відповідальних осіб, щоб переконатися, що кожен має необхідні ресурси закінчити свою роботу вчасно».
6. Як ви можете бути впевнені, що контролюєте та оцінюєте кожну значущу змінну в проекті?
Це запитання в основному визначає, наскільки ви уважні до деталей (важлива якість кожного хорошого аналітика). Щоб переконатися, що ви не пропустите нічого важливого під час свого розслідування, ви можете пообіцяти зробити наступне:
- Встановлення конкретних цілей і KPI на початку проекту
- Чітко вказавши свій процес, частоту аналізу та техніку моніторингу прогресу
- Наявність системи контролю, наприклад другого співробітника або, можливо, вашого помічника, перевірить точність вашої роботи.
- Включення додаткових даних у ваше дослідження, таких як цифри та дані з проекту, а також регулярні особисті зустрічі з членами команди, а також історичні дані з попередніх проектів подібного характеру.
Вони будуть задоволені вашою відповіддю, якщо зможуть сказати, що ви дотримуєтеся методу та приділяєте пильну увагу деталям.
7. Чи комфортно вам працювати з даними?
Цей запит може допомогти роботодавцям визначити, чи володієте ви здібностями, необхідними для виконання своїх робочих обов’язків. Наведіть приклади зі свого попереднього досвіду, щоб продемонструвати своє знайомство з інтерпретацією даних і роботою з ними.
Наприклад: «Я маю великий досвід роботи з даними, особливо коли справа доходить до впорядкування величезних обсягів даних у більш зручному стилі.
На попередній посаді я відповідав за підготовку звітів як аналітик проекту. Важливі критерії, зокрема бюджетування, своєчасність і розподіл ресурсів, були включені до цих звітів.
Щоб переконатися, що ці звіти надійні, я генерував би їх, використовуючи інформацію з наших внутрішніх баз даних.
8. Як ви вирішуєте суперечки у своїй команді?
Навіть незважаючи на те, що конфліктів неможливо уникнути, вони не завжди мають бути шкідливими. Ви вирішуєте, як врегулювати спір, а не факт, що він є. Конфлікт заохочує різні ідеї, якщо з ним поводитися позитивно.
Немає універсального методу вирішення конфліктів, оскільки кожен із них відрізняється. Який підхід до вирішення конфлікту найкращий, залежить від ряду різних факторів. Скажіть інтерв’юеру, що ви чудовий слухач, який може прийняти інші точки зору, не засмучуючись, щоб ефективно відповісти на це запитання.
Щоб вирішити командні конфлікти, почніть з проведення невимушеної зустрічі з кожним членом команди. Вислуховуючи хвилювання людей у безпечній обстановці, краще формувати припущення. Коли ви відстежуєте джерело конфлікту та намагаєтесь його врегулювати, слід враховувати найкращі інтереси всіх сторін.
9. Які з ваших навичок найкраще прислужилися б вам у кар’єрі аналітика проекту?
Відповідаючи на це запитання, ви можете показати інтерв’юеру, що ви повністю розумієте, що потрібно, щоб бути успішним у цій ролі. Відповідаючи, подумайте про навички, які є найважливішими для вашого успіху, і про те, як вони пов’язані з описом посади.
Наприклад. Оскільки я повинен переконатися, що всі в моїй команді знають про зміни та оновлення, я вважаю, що ефективна комунікація є однією з найважливіших здібностей для аналітика проекту.
Оскільки мені потрібно відстежувати всю відповідну інформацію протягом усього процесу, організація є ще однією важливою здатністю для мене.
Крім того, я вважаю, що ця сфера роботи потребує чудових навичок вирішення проблем, оскільки проекти регулярно становлять непередбачені проблеми.
10. Як ви організовуєте та керуєте всією інформацією, яку вам потрібно проаналізувати?
Задавши вам це запитання, інтерв’юери зможуть краще зрозуміти ваш організаційний підхід та інформацію, необхідну для виконання завдань.
Наведіть приклади з попередніх зустрічей, щоб проілюструвати, як ви відстежуєте всі деталі, включаючи терміни, бюджети та інші важливі дані.
Приклад: для кожного клієнта, з яким я маю справу, я можу створити унікальну папку за допомогою інструменту керування проектами, який я використовую. У мене є окремі документи для кожного проекту, над яким я працюю, які я зберігаю в цих папках.
Це дає мені змогу організовувати роботу та легко знаходити будь-яку потрібну інформацію. Я також використовую онлайн-календар, щоб призначати клієнтам зустрічі та встановлювати нагадування, щоб відстежувати важливі дати.
11. Які заходи слід вжити, якщо ваш проект збивається з плану?
Після того, як ви прийшли до висновку, що ваш проект перевищить бюджет, графік або досягне поставлених цілей, ви повинні виконати наступні дії.
- Вивчіть основні проблеми.
- Максимізація доступних ресурсів
- Розмови з клієнтами та зацікавленими сторонами вітаються.
Щоб відповісти на це запитання, ви можете навести приклад минулого часу, коли ви керували проектом, і все почало йти не так. Користуючись нагодою, ви розповідаєте про те, як ваша команда та ви змогли переорієнтувати проект.
12. Що ви будете робити, якщо виконання одного з обов’язків проекту займе більше часу, ніж ви очікували?
Щоб встановити реалістичні терміни, запобігти перевиконанню графіків і зменшити затримки, необхідні точні оцінки часу. Не завжди просто заздалегідь оцінити, скільки часу триватиме проектна діяльність.
Навіть якщо у вас є вся інформація, необхідна для отримання достовірної оцінки, все одно можуть бути зроблені помилки, і ваш власний розум може обдурити вас і зробити неправильний вибір.
Помилка планування — це добре відома схильність до неправильної оцінки часу, і це, як виявляється, головна причина нашого частого невиконання термінів. Процедура оцінки повинна передбачати участь додаткових спеціалістів, щоб запобігти помилкам у плануванні.
Участь в оцінці часу проекту разом з іншими дає вам змогу подумати про низку проблем і можливостей, які інакше ви б не змогли. Створення точних оцінок часу також вимагає використання високоякісних надійних даних.
13. Що ви вважаєте найважливішим компонентом для того, щоб стати аналітиком проекту?
Інтерв'юер може дізнатися більше про ваші цінності як аналітика проекту, поставивши вам це запитання. У своїй відповіді ви повинні продемонструвати свою цінність для організації, діалогу та командної роботи.
«Я вважаю, що відмінні організаційні здібності є найважливішою складовою стати аналітиком проектів». Я вважаю, що важливо мати можливість відслідковувати всю інформацію, пов’язану з проектом, щоб кожен залучений міг отримати до неї доступ у разі потреби.
Комунікація — ще одна важлива здатність, оскільки вона допомагає мені співпрацювати з членами моєї команди та ділитися з ними будь-якою важливою інформацією».
14. Як часто ви вносите зміни в плани проекту?
Відповідь на це запитання покаже інтерв’юеру, як часто ви змінюєте свої плани, а також ступінь інформації, яку ви надаєте.
Щоб продемонструвати, що ви знайомі з цією процедурою, ви можете продемонструвати свої знання, навівши приклад, коли ви змінювали плани проекту.
Приклад: «Зазвичай я вношу невеликі зміни за потреби протягом тижня, але я оновлю плани проекту принаймні раз на тиждень. Наприклад, я негайно коригую план, якщо бачу, що щось йде не так або не так, як було заплановано, щоб ми могли запобігти будь-яким проблемам у майбутньому.
На своїй попередній посаді я змінив усі дедлайни, оскільки побачив, що один із членів нашої команди відстає від виконання своїх завдань.
15. Що ви вважаєте більш привабливим під час вивчення проекту: сьогодення, минуле чи майбутнє?
Інтерв’юер може дізнатися більше про пріоритезацію ваших проектів і методи управління часом, поставивши вам це запитання. Ваша відповідь має продемонструвати вашу увагу до деталей, навички дотримання термінів і організаторські здібності.
Приклад: «Оцінюючи проект, я люблю зосереджуватися на тут і зараз, оскільки це дає мені змогу одразу вирішити, що робити далі.
Ця стратегія, з мого досвіду, тримає мене на меті та зосереджує увагу, щоб я міг швидко завершувати проекти. Мені також подобається витрачати час наприкінці кожного дня, згадуючи про свої досягнення. Це сприяє більш ефективному плануванню моїх майбутніх обов’язків.
16. Вам подобається працювати над одним проектом чи кількома проектами одночасно?
Якщо ви віддаєте перевагу працювати над одним проектом за раз або кількома проектами одночасно, будьте чесними та скажіть про це інтерв’юеру. Жодне рішення не є хорошим або неправильним; все залежить від ваших уподобань і стилю управління.
Я думаю, що робота над одним проектом допоможе мені бути більш продуктивним. Проте, за потреби, я готовий час від часу взятися за кілька проектів.
17. Що б ви зробили, щоб керувати завданнями віддалено, працюючи вдома?
Зокрема, якщо ви працюватимете віддалено, інтерв’юеру буде цікаво дізнатися про ваш стиль управління. Перелічіть прийоми, які вам потрібно буде використовувати, щоб переконатися, що віддалена співпраця команди призводить до своєчасного виконання всіх завдань.
Типова відповідь «Я приділяю велику увагу своєчасному спілкуванню з кожним членом команди.
Щоб члени моєї команди були продуктивними, навіть коли вони фізично не присутні в офісі, я встановлюю щотижневі цілі та стандарти для віддаленої роботи.
Щоб розглянути цілі тижня, події та проблеми, я б проводив щотижневі зустрічі».
18. Поясніть кроки, які ви використовуєте для призначення завдань іншим.
Щоб бути аналітиком проекту, ви повинні призначати завдання іншим. Роботодавці запитують про ваші навички делегування, ставлячи це запитання, щоб переконатися, що ви здатні це зробити.
Вкажіть у своїй відповіді, як ви обираєте членів команди, які є найефективнішими в кожній діяльності. Розподіляючи обов'язки, намагайтеся підкреслити свою увагу до деталей і комунікабельність.
Приклад: «Я починаю з оцінки набору навичок і рівня досвіду кожної людини. Потім я розглядаю, яку роботу вони віддають перевагу. Наприклад, одні люди чудово вміють вводити дані, а інші чудово аналізують інформацію.
Я пропоную кожній особі належні інструкції та інформацію про її конкретну роботу після того, як вирішу, хто що має робити. Це дає можливість гарантувати, що кожен продовжує рухатися вперед і вчасно виконує свої обов’язки.
19. Наведіть приклад проекту, який ви успішно завершили.
Цей запит призначений для того, щоб розкрити інтерв’юеру більше про ваше минуле та здібності. Щоб вони могли оцінити, як ви можете принести користь їхньому бізнесу, вони хочуть почути, чого ви вже досягли.
Для відповіді на це питання важливо вибрати проект, над яким вам подобалося працювати і який був успішним.
20. Опишіть кроки проекту від початку до кінця.
Надання опису гіпотетичного проекту та пояснення його етапів є найкращим способом відповісти на це запитання. Як би ви підходили до кожного кроку? Інтерв'юер хоче знати.
Приклад: «Ініціювання, планування, виконання, моніторинг і контроль, а також закриття — це кілька етапів проекту.
Мій обов’язок як аналітика проекту полягає в тому, щоб моя команда виконувала кожен із цих етапів ефективно, відповідно до бюджету та за графіком».
21. Чому ми повинні вибрати вас перед іншими аналітиками?
Ставлячи це запитання, роботодавці запитують про ваші конкретні здібності та якості. Вони зацікавлені в тому, щоб дізнатися, що робить вас важливим активом для їхнього бізнесу.
Відповідаючи на це запитання, подумайте про найцінніші якості, які допомагають вам успішно аналізувати проекти. Якщо у вас є сертифікати чи навчальні програми, додайте їх також.
Я захоплений тим, що роблю, і постійно намагаюся робити все найкраще. Я виконую всі завдання, тому що я надзвичайно організований і зосереджений на деталях.
Я також обіцяю постійно навчатися та вдосконалюватися. Я щойно записався на сертифікаційний курс з управління проектами в місцевому коледжі. Завдяки цій навчальній програмі мої здібності як аналітика проектів зростуть.
22. Коли б ви звернули увагу на проблему?
Ваша відповідь має переконати інтерв’юера, що ви володієте знаннями та компетентністю, необхідними для вирішення проблем, не посилюючи їх постійно.
Приклад відповіді: «Якби я мав ресурси, я б вирішив проблему разом зі своєю безпосередньою командою. Якщо ситуація потребує схвалення на високому рівні та є делікатною, я спочатку повідомляю про це керівництво, перш ніж інформувати клієнта.
Зрештою, я думаю, що ми з моєю групою повинні спробувати вирішити проблему, не вдаючись до її ескалації.
23. Що робити, якщо наприкінці проекту споживачі не задоволені якістю продукту чи результатами?
Корисні поради щодо роботи з незадоволеним клієнтом:
- Подумайте над тим, щоб спробувати зрозуміти їхнє нещастя.
- Ви повинні демонструвати та відчувати вдячність клієнта.
- Якщо є можливість, спробуйте впровадити зміни.
- Тип коригувань, які вони бажають, маєте визначити ви.
- Спроба переконати та пояснити споживачеві — варіант, якщо це неможливо.
24. Наша мета — збільшити відсоток завершення. Що б ви зробили, щоб підвищити наші шанси на успіх?
Використовуючи це запитання, ви можете продемонструвати свою здатність вирішувати проблеми та як ви можете застосувати свої таланти на благо організації.
Відповідаючи на це запитання, життєво важливо розглянути свій план дій щодо підвищення рівня завершеності проекту.
Крім того, ви хочете подумати про те, щоб отримати пропозиції від інших членів компанії, які могли б знати, як підвищити рівень успіху.
Наприклад, щоб підвищити рівень успіху, я спочатку запитав би свого керівництва чи інших зацікавлених сторін. Тоді я склав би список усіх варіантів, які ми мали для підвищення відсотка успіху.
Я б ранжував пропозиції після складання списку відповідно до того, наскільки вони доступні та прості у виконанні.
Після цього, якщо ми не покажемо покращення нашого рівня успішності, я б почав застосовувати кожну пропозицію на практиці.
25. Уявіть, що ви хочете внести суттєві зміни в проект (або новий проект) і що ви впевнені в змінах, але керівники проти цього. Як ви будете діяти?
Їм потрібно звернути увагу на дві речі:
- Ви не здастеся легко.
- Ви поважаєте структуру організації.
Ви можете почати із заяви, що ви докладатимете зусиль, щоб належним чином донести свої думки до тих, хто приймає рішення.
Для цього потрібно продемонструвати їм, як зміни (або їхнє небажання їх робити) вплинуть на фінанси компанії (доходи, прибутки тощо), оскільки це, зрештою, те, у чому зацікавлені особи, які приймають рішення.
Ви будете говорити з ними так, як їм зручно, і ви будете проілюструвати свої думки прикладами з реального життя. Коли виникає опір, ви продовжите і не здастеся.
Однак, зробивши все можливе, ви врешті погодитеся з їхнім рішенням.
Оскільки ви, зрештою, аналітик, ваша робота полягає в тому, щоб досліджувати ситуації та пропонувати коригування, але остаточний вибір має зробити інша особа.
Представляючи це таким чином, ви даєте очевидність менеджерам з підбору персоналу, що ви знаєте як свою роботу в організації, так і своє місце в ієрархії.
Висновок
Співбесіди з аналітиками проектів належать до співбесід із помірною складністю. Зазвичай у вас буде конкуренція з боку невеликої кількості претендентів на цю непривабливу посаду.
З іншого боку, говорити про фактичну роботу, яку ви виконали (аналіз, який ви проводили в минулому, проекти, якими ви керували або в яких брали участь), може бути складно, особливо якщо вам бракує досвіду або ви не досягли успіху на попередній посаді.
Перевіряти Серія інтерв'ю Хашдорка за допомогу в підготовці до співбесіди
залишити коментар