Conteúdo[Esconder][Mostrar]
- 1. Você poderia falar brevemente sobre sua experiência profissional?
- 2. Você poderia detalhar o trabalho mais recente que você concluiu?
- 3. Qual é a função de um analista de projetos no gerenciamento de projetos?
- 4. Como as tarefas do projeto devem ser classificadas em prioridade?
- 5. Quais são as ações que, na sua opinião, um organizador de projeto deve levar mais a sério?
- 6. Como você pode ter certeza de monitorar e avaliar cada variável significativa no projeto?
- 7. Você se sente confortável com os dados?
- 8. Como você resolve disputas dentro de sua equipe?
- 9. Quais de suas habilidades serviriam melhor para você na carreira de analista de projetos?
- 10. Como você organiza e gerencia todas as informações que precisa analisar?
- 11. Que medidas você deve tomar se o seu projeto estiver saindo dos trilhos?
- 12. O que você fará se uma das responsabilidades do projeto demorar mais do que o previsto?
- 13. O que você considera ser o componente mais importante para se tornar um analista de projetos?
- 14. Com que frequência você faz alterações nos planos do projeto?
- 15. O que você acha mais atraente ao examinar um projeto: o presente, o passado ou o futuro?
- 16. Você gosta de trabalhar em um único projeto ou em vários projetos simultaneamente?
- 17. O que você faria para gerenciar tarefas remotamente enquanto trabalha em casa, por favor?
- 18. Explique as etapas que você usa para atribuir tarefas a outras pessoas.
- 19. Dê uma instância de um projeto que você terminou com sucesso.
- 20. Dê um esboço das etapas de um projeto do início ao fim.
- 21. Por que devemos escolher você em vez de outros analistas?
- 22. Quando você escalaria um problema?
- 23. O que fazer se, ao final do projeto, os consumidores não estiverem satisfeitos com a qualidade ou os resultados do produto?
- 24. Nossa meta é aumentar nossa taxa de conclusão. O que você faria para melhorar nossa probabilidade de sucesso?
- 25. Imagine que você deseja fazer uma modificação significativa em um projeto (ou um novo projeto) e que está confiante na mudança, mas os executivos são contra. Como você vai proceder?
- Conclusão
Um profissional em gerenciamento de projetos é um analista de projetos. Eles fornecem assistência de informações críticas aos gerentes de projeto, permitindo que eles planejem, organizem e executem o projeto com sucesso.
Como representantes de projetos, os analistas de projetos são o ponto de contato inicial para quaisquer dificuldades ou disputas vindas de dentro dos chefes de diferentes departamentos de uma empresa antes que o assunto chegue às instâncias superiores.
Os deveres de um gerente de projeto são ocasionalmente tratados por analistas de projeto.
Eles colaboram com os gerentes de projeto em outros momentos. Eles raramente participam diretamente de tarefas de produção de resultados. Em vez disso, eles trabalham para sustentar o avanço e os deveres cooperativos entre diversas partes que reduzem a probabilidade de falha geral, aumentam os benefícios e reduzem os custos.
Auxiliar os gerentes de projeto no gerenciamento e coordenação de projetos são os analistas de projeto. Eles auxiliam na criação, manutenção e planejamento da documentação do projeto.
O analista de projeto também examina as finanças e os contratos, fica de olho no progresso do projeto e avalia a carga de trabalho total. Gerentes de projeto e analistas de projeto colaboram juntos para organizar uma variedade de responsabilidades e garantir que os projetos sejam bem-sucedidos.
Eles são controladores de tráfego que organizam tarefas, avaliam o orçamento de um projeto e determinam seu prazo. O analista de projeto também fornece atualizações de progresso de gerenciamento e partes interessadas. Eles também empregam bancos de dados e planilhas para fornecer visualização de dados para uma melhor tomada de decisão.
Se você deseja trabalhar como analista de projetos, deve ser capaz de responder a perguntas sobre sua experiência, habilidades e educação. Você também deve ser capaz de exibir sua capacidade de analisar criticamente e resolver dificuldades.
Você descobrirá perguntas e respostas da entrevista do analista de projeto neste guia para ajudá-lo a se preparar para sua próxima entrevista.
1. Você poderia falar brevemente sobre sua experiência profissional?
Em certas entrevistas, perguntar sobre a experiência serve como uma questão de quebra-gelo, mas esse não é o caso de potenciais analistas de projeto. Você deve ter alguma experiência com estudos de viabilidade, planejamento e orçamento de projetos e, é claro, análise de dados e gerenciamento de projetos.
Se você não tem muita experiência ou está apenas começando, recomendo que crie um portfólio de seus melhores trabalhos, ou de todos os projetos que você já administrou ou participou.
Você pode demonstrar rapidamente suas habilidades para gerentes de contratação se tiver um portfólio como esse disponível.
Você pode mostrar claramente que tem experiência e está preparado para usá-la em seu novo cargo, delineando os objetivos de cada projeto, seu envolvimento nele, os estudos de viabilidade e análises que realizou ao longo do caminho, uma ou duas sugestões principais que fez em cada projeto, etc.
2. Você poderia detalhar o trabalho mais recente que você concluiu?
O recrutador pode querer saber mais sobre o tipo de projeto em que você trabalhou no passado, sua formação, seus hábitos, os métodos que você pode ter empregado no passado, o tamanho de sua equipe e outras informações relevantes.
Aqui, você pode discutir os principais elementos de um projeto, como cumprir o prazo e, ao mesmo tempo, atingir o objetivo final. Discutir métricas ou como você melhorou o projeto como um todo pode ser sensato neste momento.
3. Qual é a função de um analista de projetos no gerenciamento de projetos?
Este é um tópico difícil de responder porque a descrição do seu trabalho pode variar de empresa para empresa com base em como seus projetos estão estruturados e quem está trabalhando em cada um.
Em qualquer caso, você deve sempre fazer um esforço para abordar seu trabalho com uma atitude proativa e deixar que os outros saibam que você quer se envolver desde o início. Considere isto:
Você contribuirá para criar o cronograma e os objetivos ideais de um novo projeto depois de fazer seu trabalho analítico. Assim que o projeto estiver em andamento, você avaliará continuamente seu progresso, consultando o gerente do projeto e outros membros da equipe para ajudar a reavaliar os marcos, o cronograma e os recursos do projeto conforme necessário.
Como resultado de ver o projeto à distância e não participar ativamente dele, você pode até se referir a si mesmo como um tipo de “controlador”, o que permite ver detalhes que os outros não percebem ou que você não notaria de outra forma. um observador.
4. Como as tarefas do projeto devem ser classificadas em prioridade?
Priorizar o trabalho está entre as coisas mais importantes a serem realizadas. Facilita a conclusão eficaz de tarefas no prazo. Os pontos listados abaixo podem ser usados para ordenar as tarefas de um projeto:
- Identifique a diferença entre tarefas urgentes e significativas.
- Liste os deveres e responsabilidades.
- As tarefas devem estar em ordem crescente de esforços apreciados.
- Determine o significado de cada atividade.
- Continuar a ser adaptável e flexível.
- A capacidade de reconhecer quando dizer não
Fale sobre a maneira mais eficaz de priorizar as responsabilidades de um determinado projeto.
5. Quais são as ações que, na sua opinião, um organizador de projeto deve levar mais a sério?
Se o seu entrevistador estiver interessado em saber mais sobre o procedimento de coordenação do seu projeto, ele pode fazer uma pergunta semelhante a esta. Sua resposta pode demonstrar a eles o que você mais valoriza em seu negócio e como você planeja seus dias com eficiência.
Como ilustração, “Algumas das etapas importantes que dou ao coordenar um projeto incluem realizar reuniões com a equipe do projeto e as partes interessadas, comunicar atualizações e outros desenvolvimentos às equipes do projeto e clientes e verificar com os responsáveis pelas tarefas para garantir que todos tenham os recursos de que precisam. terminar seu trabalho a tempo.”
6. Como você pode ter certeza de monitorar e avaliar cada variável significativa no projeto?
Esta questão mede principalmente o quanto você está atento aos detalhes (uma qualidade importante de cada bom analista). Para garantir que você não ignore nada crucial em sua investigação, você pode se comprometer a fazer o seguinte:
- Estabelecer objetivos específicos e KPIs no início do projeto
- Declarando claramente seu processo, frequência de análise e técnica para monitoramento do progresso
- Ter um sistema de controle instalado, como um segundo funcionário ou possivelmente seu assistente, verificará a precisão do seu trabalho.
- Incorporar dados adicionais em seu estudo, como números e dados do projeto, mas também reuniões individuais regulares com membros da equipe, bem como dados históricos de projetos anteriores de natureza semelhante.
Eles ficarão felizes com sua resposta, desde que possam dizer que você segue um método e presta muita atenção aos detalhes.
7. Você se sente confortável com os dados?
Essa consulta pode ajudar os empregadores a determinar se você possui as habilidades necessárias para cumprir suas responsabilidades de trabalho. Dê exemplos de sua experiência anterior para demonstrar sua familiaridade com a interpretação de dados e como lidar com eles.
Por exemplo: “Tenho muita experiência em lidar com dados, especialmente quando se trata de organizar grandes volumes de dados em um estilo mais digerível.
Eu era responsável pela produção de relatórios como analista de projetos em minha posição anterior. Critérios importantes, incluindo orçamento, pontualidade e alocação de recursos, foram incluídos nesses relatórios.
Para garantir que esses relatórios fossem confiáveis, eu os gerava usando informações de nossos bancos de dados internos.
8. Como você resolve disputas dentro de sua equipe?
Mesmo quando os conflitos são inevitáveis, eles nem sempre precisam ser prejudiciais. A decisão de como administrar a disputa é sua, não o fato de haver uma. O conflito encoraja ideias diferentes quando tratado de forma positiva.
Não existe um método único para resolver conflitos porque cada um é diferente. A melhor abordagem para a resolução de conflitos depende de vários fatores diferentes. Afirme ao entrevistador que você é um excelente ouvinte que pode aceitar outros pontos de vista sem ficar chateado para responder efetivamente a essa pergunta.
Para resolver conflitos de equipe, comece realizando uma reunião casual com cada membro da equipe. Ouvir as preocupações das pessoas em um ambiente seguro é melhor para formar suposições. Os melhores interesses de todas as partes devem ser considerados quando você rastrear a origem do conflito e tentar resolvê-lo.
9. Quais de suas habilidades serviriam melhor para você na carreira de analista de projetos?
Ao responder a esta pergunta, você pode mostrar ao entrevistador que tem uma compreensão completa do que é necessário para ser bem-sucedido nessa função. Ao responder, pense nas habilidades mais importantes para o seu sucesso e como elas se relacionam com a descrição do trabalho.
Por exemplo – Como devo garantir que todos na minha equipe estejam cientes das mudanças e atualizações, acho que a comunicação eficaz é uma das habilidades mais importantes para um analista de projetos.
Como preciso acompanhar todas as informações pertinentes durante todo o processo, a organização é outra habilidade vital para mim.
Além disso, acho que essa linha de trabalho exige excelentes habilidades de resolução de problemas porque os projetos apresentam regularmente desafios imprevistos.
10. Como você organiza e gerencia todas as informações que precisa analisar?
Ao fazer essa pergunta, os entrevistadores podem entender melhor sua abordagem de organização e as informações necessárias para concluir as tarefas.
Dê exemplos de encontros anteriores para ilustrar como você acompanha todos os detalhes, incluindo prazos, orçamentos e outros dados importantes.
Exemplo: Para cada cliente que negocio, posso criar uma pasta única utilizando a ferramenta de gestão de projetos que utilizo. Tenho documentos distintos para cada um dos projetos em que estou trabalhando que mantenho nessas pastas.
Isso me permite manter organizado e localizar facilmente qualquer informação que eu quiser. Também uso um calendário online para agendar compromissos com clientes e definir lembretes para acompanhar datas críticas.
11. Que medidas você deve tomar se o seu projeto estiver saindo dos trilhos?
Após sua conclusão de que seu projeto ultrapassará o orçamento, o cronograma ou atingirá seus objetivos, você deve executar as próximas ações.
- Examine os problemas subjacentes.
- Maximizando os recursos disponíveis
- As conversas com clientes e partes interessadas são bem-vindas.
Você pode fornecer um exemplo de um tempo passado em que estava no comando de um projeto e as coisas começaram a dar errado para responder a essa pergunta. Aproveitando a oportunidade, você fala sobre como sua equipe e você conseguiram reorientar o projeto.
12. O que você fará se uma das responsabilidades do projeto demorar mais do que o previsto?
Para definir prazos realistas, evitar atrasos no cronograma e reduzir atrasos, são necessárias estimativas de tempo precisas. Nem sempre é simples estimar antecipadamente quanto tempo as atividades do projeto levarão.
Mesmo quando você tem todas as informações necessárias para obter uma estimativa confiável, erros ainda podem ser cometidos e sua própria mente pode enganá-lo para escolher a escolha errada.
A falácia do planejamento é uma tendência bem conhecida de estimar os tempos incorretamente, e acaba sendo a principal causa de nosso frequente descumprimento de prazos. O procedimento de estimativa deve envolver a entrada de especialistas adicionais para evitar erros de planejamento.
Participar da estimativa de tempo do projeto com outras pessoas permite que você pense em uma série de problemas e oportunidades que, de outra forma, você não conseguiria. Fazer estimativas de tempo precisas também requer o uso de dados confiáveis e de alta qualidade.
13. O que você considera ser o componente mais importante para se tornar um analista de projetos?
O entrevistador pode descobrir mais sobre seus valores como analista de projetos fazendo essa pergunta. Em sua resposta, você deve demonstrar seu valor para a organização, o diálogo e o trabalho em equipe.
“Acredito que ter excelentes habilidades organizacionais é o componente mais crucial para se tornar um analista de projetos.” Eu sinto que é fundamental ser capaz de manter o controle de todas as informações relacionadas ao projeto para que todos os envolvidos possam acessá-las quando necessário.
A comunicação é outra habilidade crucial, pois me ajuda a cooperar com os membros da minha equipe e compartilhar qualquer informação relevante com eles.”
14. Com que frequência você faz alterações nos planos do projeto?
A resposta a esta pergunta revelará ao entrevistador com que frequência você muda seus planos, bem como o grau de informação que você fornece.
Para demonstrar que você está familiarizado com este procedimento, você pode demonstrar seu conhecimento citando uma instância em que você modificou planos de projeto.
Exemplo: “Eu normalmente faço pequenas modificações conforme necessário durante a semana, mas atualizo os planos do projeto pelo menos uma vez por semana. Por exemplo, ajustarei imediatamente o plano se perceber que algo está dando errado ou não conforme o planejado, para que possamos evitar problemas no futuro.
Mudei os prazos de todos na minha posição anterior, pois vi que um dos membros da nossa equipe estava atrasado em suas atribuições.
15. O que você acha mais atraente ao examinar um projeto: o presente, o passado ou o futuro?
Um entrevistador pode aprender mais sobre suas técnicas de priorização de projetos e gerenciamento de tempo fazendo esta pergunta. Sua resposta deve demonstrar sua atenção aos detalhes, habilidades de cumprimento de prazos e habilidades organizacionais.
Exemplo: “Ao avaliar um projeto, gosto de me concentrar no aqui e agora, pois isso me permite decidir o que deve ser feito em seguida.
Essa estratégia, na minha experiência, me mantém no alvo e focado para que eu possa terminar os projetos rapidamente. Também gosto de passar algum tempo no final de cada dia pensando em minhas realizações. Isso facilita um planejamento mais eficaz para minhas responsabilidades iminentes.
16. Você gosta de trabalhar em um único projeto ou em vários projetos simultaneamente?
Se você preferir trabalhar em um projeto de cada vez ou em vários projetos ao mesmo tempo, seja honesto e diga ao entrevistador. Nenhuma solução é boa ou incorreta; tudo depende de suas preferências e estilo de gerenciamento.
Acho que trabalhar em um único projeto me ajudará a ser mais produtivo. No entanto, se necessário, estou disposto a assumir ocasionalmente vários projetos.
17. O que você faria para gerenciar tarefas remotamente enquanto trabalha em casa, por favor?
Especialmente se você estiver trabalhando remotamente, o entrevistador está interessado em aprender sobre seu estilo de gerenciamento. Liste as técnicas que você precisará usar para garantir que a colaboração remota da equipe leve à conclusão oportuna de todas as tarefas.
Resposta típica “Coloco muita ênfase na comunicação oportuna com cada membro da equipe.
Para que os membros da minha equipe sejam produtivos mesmo quando não estiverem fisicamente presentes no escritório, estabeleço metas e padrões semanais para o trabalho remoto.
Para abordar os objetivos, desenvolvimentos e problemas da semana, eu realizava reuniões semanais.”
18. Explique as etapas que você usa para atribuir tarefas a outras pessoas.
Ser um analista de projetos exige que você atribua atribuições a outras pessoas. Os empregadores perguntam sobre suas habilidades de delegação fazendo essa pergunta para garantir que você seja capaz de fazê-lo.
Indique em sua resposta como você seleciona os membros da equipe que são mais eficazes em cada atividade. Ao distribuir responsabilidades, tente enfatizar sua atenção aos detalhes e habilidades de comunicação.
Exemplo: “Começo avaliando o conjunto de habilidades e a quantidade de experiência de cada pessoa. Em seguida, considero o tipo de trabalho que eles preferem. Por exemplo, algumas pessoas podem ser excelentes na entrada de dados, enquanto outras são ótimas na análise de informações.
Eu ofereço a cada pessoa as instruções e informações adequadas sobre seus trabalhos específicos depois de decidir quem deve fazer o quê. Isso permite garantir que todos sigam em frente e terminem suas tarefas no prazo.
19. Dê uma instância de um projeto que você terminou com sucesso.
Este inquérito destina-se a revelar mais sobre sua formação e habilidades para o entrevistador. Para que eles possam avaliar como você pode beneficiar seus negócios, eles querem ouvir o que você já conquistou.
É crucial escolher um projeto em que você gostou de trabalhar e que foi bem-sucedido ao responder a essa pergunta.
20. Dê um esboço das etapas de um projeto do início ao fim.
Fornecer a descrição de um projeto hipotético e uma explicação de suas fases é o melhor método para responder a essa pergunta. Como você abordaria cada etapa? O entrevistador quer saber.
Exemplo: “Iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento são as diversas fases de um projeto.
É minha obrigação como analista de projeto garantir que minha equipe complete cada uma dessas fases de forma eficaz, dentro do orçamento e dentro do prazo.”
21. Por que devemos escolher você em vez de outros analistas?
Os empregadores perguntam sobre suas habilidades e qualidades específicas quando fazem essa pergunta. Eles estão interessados em descobrir o que faz de você um ativo importante para seus negócios.
Considere as características mais valiosas que o ajudam a analisar projetos com sucesso ao responder a essa pergunta. Se você tiver certificados ou programas de treinamento, inclua-os também.
Estou entusiasmado com o que faço e tento constantemente fazer o meu melhor. Eu mantenho o controle de todas as tarefas porque sou extremamente organizado e focado nos detalhes.
Também me comprometo a buscar aprendizado e aprimoramento contínuos. Acabei de me inscrever no curso de certificação de gerenciamento de projetos da minha faculdade comunitária local. Minha habilidade como analista de projetos crescerá graças a este currículo.
22. Quando você escalaria um problema?
Sua resposta deve convencer o entrevistador de que você possui o conhecimento e a competência necessários para abordar os problemas sem aumentá-los constantemente.
Um exemplo de resposta seria: “Se eu tiver os recursos, resolveria o problema com minha equipe imediata. Se a situação exigir aprovação de alto nível e for delicada, primeiro notifico a gerência antes de informar o cliente.
No final, acho que meu grupo e eu teríamos que tentar resolver o problema sem recorrer à escalada.
23. O que fazer se, ao final do projeto, os consumidores não estiverem satisfeitos com a qualidade ou os resultados do produto?
Dicas úteis para lidar com um cliente insatisfeito:
- Considere tentar compreender sua infelicidade.
- A apreciação do cliente deve ser demonstrada e sentida por você.
- Se houver uma chance, tente implementar as mudanças.
- O tipo de ajustes que eles desejam deve ser determinado por você.
- Tentar persuadir e explicar ao consumidor é uma opção se não for possível.
24. Nossa meta é aumentar nossa taxa de conclusão. O que você faria para melhorar nossa probabilidade de sucesso?
Usando esta pergunta, você pode demonstrar sua capacidade de resolução de problemas e como pode aplicar seus talentos em benefício da organização.
É vital considerar seu plano de ação para aumentar as taxas de conclusão do projeto ao responder a essa pergunta.
Além disso, você quer pensar em obter sugestões de outros membros da empresa que possam saber como aumentar as taxas de sucesso.
Para aumentar nossa taxa de sucesso, por exemplo, eu primeiro consultaria minha gerência ou outras partes interessadas. Então eu compilaria uma lista de todas as opções que tínhamos para melhorar nossa porcentagem de sucesso.
Eu classificaria as sugestões depois de fazer uma lista de acordo com o quão acessível e simples elas são de executar.
Depois disso, a menos que mostremos uma melhora em nossa taxa de sucesso, eu começaria a colocar cada sugestão em prática.
25. Imagine que você deseja fazer uma modificação significativa em um projeto (ou um novo projeto) e que está confiante na mudança, mas os executivos são contra. Como você vai proceder?
Eles precisam ver duas coisas em particular:
- Você não vai desistir facilmente.
- Você respeita a estrutura da organização.
Você pode começar afirmando que fará um esforço para entregar seus pontos aos tomadores de decisão de maneira adequada.
Isso exige demonstrar a eles como as mudanças (ou sua relutância em fazê-las) afetariam as finanças da empresa (receitas, lucros etc.), pois é nisso que os tomadores de decisão estão interessados.
Você falará com eles de uma maneira que lhes convier e ilustrará seus pontos usando exemplos da vida real. Quando a resistência surgir, você continuará e não desistirá.
No entanto, depois de fazer tudo o que podia, você acabará aceitando a decisão deles.
Como você é, em última análise, um analista, seu trabalho é examinar situações e sugerir ajustes, mas a escolha final deve ser feita por outra pessoa.
Ao apresentá-lo dessa maneira, você torna bastante evidente para os gerentes de recrutamento que você está ciente tanto do seu trabalho na organização quanto do seu lugar na hierarquia.
Conclusão
As entrevistas de emprego para analistas de projetos estão entre aquelas com dificuldade moderada. Normalmente, você só terá concorrência de um pequeno número de candidatos para essa posição não sofisticada.
Por outro lado, falar sobre o trabalho real que você fez (análises que realizou no passado, projetos que gerenciou ou participou) pode ser desafiador, especialmente se você não tiver experiência ou não teve muito sucesso em sua posição anterior.
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