Гарчиг[Нуух][Үзүүлэх]
Баримт бичгийн менежмент бол нарийн төвөгтэй сэдэв боловч танай компани GDPR-ийг дагаж мөрдөх ёстой ямар ч чиглэлээр ажилладаг бол энэ нь танд хэрэгтэй зүйл юм.
Мөн та freelancer, менежер эсвэл C түвшний менежер байсан ч гэсэн бичиг баримтыг хадгалах, тэдгээрт хэн хандах боломжтойг хянах, хэн хуулж авсныг хянах хэрэгтэй байх.
Аз болоход, та үүнийг өөрөө хийх шаардлагагүй - танд хялбар болгох олон баримт бичгийн менежментийн системүүд байдаг.
Бид баримт бичгийн менежментийн шилдэг 10 системийг нэгтгэсэн тул та бичиг баримтаа удирдахад бага цаг зарцуулж, чухал зүйлсийг хийхэд илүү их цаг зарцуулах боломжтой болно.
Баримт бичгийн удирдлагын систем гэж юу вэ?
Бүх зүйл дижитал болсон дижитал ертөнцөд өөрийн бүх файл, баримт бичгийг цэгцлэх арга замыг олох нь зайлшгүй шаардлагатай бөгөөд энэ нь завгүй хүмүүсийн баримт бичгийн цуглуулгаа удирдахад хамгийн их цаг зарцуулдаг ажлуудын нэг юм.
Хэрэв та үүнийг хийхгүй бол зарим чухал файлуудыг хянах боломжгүй болно. Энэ нь маш их өвдөлт бөгөөд дуртай зүйлээ хийхэд цаг хугацаа зарцуулдаг.
Баримт бичгийн удирдлагын систем нь баримт бичгийг хадгалах, удирдахад зориулагдсан програм хангамжийн хэрэглүүр буюу онлайн үйлчилгээ юм. Эдгээр програмууд нь бизнесийн баримт бичгийг удирдах, зохион байгуулахад тохиромжтой. Зах зээл дээр олон тооны баримт бичгийн менежментийн системүүд байдаг ч бид таны амьдралыг хөнгөвчлөх шилдэг 10 баримт бичгийн менежментийн системийг онцлохыг хүсч байна.
1. Qoppa PDF Studio
Qoppa PDF студи нь хэрэглэгчдэд сканнердсан баримт бичиг, зураг, үзүүлэнгүүд болон аливаа зүйлийг PDF формат руу хурдан бөгөөд үр дүнтэй хөрвүүлэх боломжийг олгодог онцлог шинж чанартай шийдэл юм. Qoppa PDF Studio OCR гэх мэт функцуудыг санал болгодог.Оптик тэмдэгтийг таних) текст болон мета өгөгдлийг задлахад зориулагдсан.
Нэмж дурдахад уг шийдэл нь хайлтын дэвшилтэт боломжууд болон хамгаалалтын функцээр тоноглогдсон. Qoppa PDF Studio нь офлайн болон онлайнаар ажиллах боломжийг танд олгоно. Сүүлийн хэсэг нь ялангуяа алсаас ажиллахад ашигтай байдаг.
Давуу тал:
- PDF файлуудыг Qoppa ширээний компьютерээс гаралгүйгээр хөрвүүлэх боломжтой
- Мета өгөгдлийг задлах
- Автомат PDF хөрвүүлэлт
- Нарийвчилсан хайлт, хайлт
- Аюулгүй байдлын боломжууд
- Microsoft Office-тэй нэгтгэх
Байг:
- Windows үйлдлийн системээр хязгаарлагддаг.
үнийн
Qoppa нь хоёр сонголттой. Стандарт хувилбар нь ойролцоогоор 50 доллараар зарагддаг бол мэргэжлийн хувилбар нь 70 доллараар зарагддаг.
2. Өндөр сүүл
Баримт бичгийн менежментийн хамгийн алдартай шийдлүүдийн нэг. Hailail, нь файл хадгалах, вэбээр дамжуулан хандахад чиглэсэн үүлэн хадгалах үйлчилгээ үзүүлэгч юм. Хэрэглэхэд хялбар интерфэйсийн тусламжтайгаар та файл байршуулах, татаж авах, хуваалцах боломжтой.
Та мөн файлдаа хавтас, шошго үүсгэж болно. Hightail нь аюулгүй байдлыг дээд зэргээр хангах үүднээс AES 256 битийн шифрлэлтийн протоколыг ашиглан мэдээллээ шифрлэх боломжийг танд олгоно. Энэхүү баримт бичгийн удирдлагын системийн бас нэг сэтгэл хөдөлгөм зүйл бол та ямар ч файлд тайлбар нэмэх боломжтой юм.
Давуу тал:
- The хэрэглэгчийн интерфэйс жолоодоход хялбар байдаг
- Найз нөхөд, гэр бүл, хамт ажиллагсадтайгаа аюулгүй хуваалцах
Байг:
- Жижиг хадгалах таг
- Төлбөртэй хэрэгсэл
үнийн
Та hightail lite-г хязгаарлагдмал боломжуудтай үнэ төлбөргүй авах боломжтой. Pro, Teams, Business багцууд сард 12, 24, 36 долларын үнэтэй байдаг.
3. Бизнест зориулсан Dropbox
Dropbox багаар хамтран ажиллах, хадгалах, файл хуваалцах маш сайн шийдэл юм. Dropbox for Business-ийн тусламжтайгаар та тусгай фолдерын бүтцийг үүсгэж болно. Та урилгын холбоосыг илгээх замаар бусад хэрэглэгчидтэй хавтас хуваалцах боломжтой.
Dropbox-ын гол давуу тал нь ямар ч шинэ файлыг автоматаар клоуд руу байршуулдаг ширээний программтай байдаг. Тиймээс та баримт бичгийнхээ хамгийн сүүлийн хувилбартай байх болно.
Энэ нь хэрэглэгчдэд компьютер, таблет эсвэл ухаалаг гар утсан дээр хадгалагдсан баримт бичгүүдийг харах, засах боломжийг олгодог. Өөр нэг онцлог нь Windows болон Mac компьютерт зориулсан ширээний програм юм. Эдгээр бүх боломжууд нь үүнийг хамгийн сайн баримт бичгийн удирдлагын системүүдийн нэг болгодог. Dropbox нь албан ёсны оффисын багцтай. Энэ нь танд интернет холболт ашиглан ямар ч төхөөрөмжөөс файлд хандах, засварлах боломжийг олгоно.
Давуу тал:
- Маш сайн файл хуваалцах, хадгалах үйлчилгээ
- Бусад хэрэглэгчидтэй хавтас хуваалцахад хялбар
- Нэг товшилтоор клоуд сан руу автоматаар байршуулна
- Баримт бичиг, зургийг онлайнаар хуваалцах
Байг:
- Том файлуудыг байршуулах хурд бага байна
- Модем нь зарим төхөөрөмжид ажиллахгүй.
- Хязгаарлагдмал програмууд болон гар утасны хандалт
үнийн
Dropbox танд сард 2 доллараар 9.99 TB багтаамжтай хадгалах боломжийг олгоно. Гэр бүлийн дансанд 6 хэрэглэгч хандах боломжтой бөгөөд сард 16.99 долларын үнэтэй байдаг бол мэргэжлийн бүртгэл нь нэг хэрэглэгчдэд сард 3 доллараар 16.58TB өгдөг. Илүү өндөр шаардлагад нийцсэн өөр төлөвлөгөө бий. Дэлгэрэнгүй мэдээлэл дараах байдалтай байна.
4. Google Драйв
Google Drive файлуудыг хаана ч, хэзээ ч хадгалах боломжийг танд олгоно. Та үүлэн дотор файл хадгалах боломжтой бөгөөд энэ нь таны компьютер дээр хичнээн их зай байсан ч алга болохгүй тул маш сайн.
Google драйвын тусламжтайгаар та линкийг хуваалцснаар багийнхаа хэн нэгэнтэй эсвэл багийнхаа бус хүмүүстэй хялбархан файл хуваалцах боломжтой. Google Drive-ын өөр нэг онцлог нь та өөр өөр төхөөрөмж дээр файлуудаа синк хийх боломжтой юм. Тэд ширээний компьютер, гар утас, вэб програм, вэбсайтаар хангадаг.
Давуу тал:
- Хувь хэрэглэгчдэд үнэгүй ашиглах боломжтой
- 15GB үнэгүй хадгалах сан
- Танил интерфейстэй ашиглахад хялбар
- Үүнийг интернет холболттой ямар ч төхөөрөмж дээр ашиглах боломжтой
Байг:
- Зарим файлууд алдагдсан, гэмтсэн тухай мэдээлэл ирсэн.
үнийн
Google Drive нь таны хувьд хамгийн боломжийн сонголт байж магадгүй юм. 15 ГБ-ын үндсэн багц үнэ төлбөргүй байдаг бол 100 ГБ-ын багц ердөө 2 доллар болно. Хэрэв танд 9.99 TB үүл хадгалах сан хэрэгтэй бол эцсийн төлөвлөгөө нь сард 2 доллар болно.
5. Панда Док
ПандаДок Энэ нь аливаа баримт бичгийг онлайнаар хадгалах, хувилбар болгох, хуваалцах, хамтран ажиллахад зориулагдсан, өөрчлөх боломжтой, ойлгомжтой баримт бичгийн удирдлагын систем юм. Хэрэглэхэд маш хялбар интерфэйстэй бөгөөд хэрэглэгчид үүнийг хэрэгцээнд тохируулан өөрчлөх боломжтой.
Та янз бүрийн програмаас файлуудаа шууд байршуулж цаг хэмнэхийн тулд захиалгат бичиг баримт үүсгэж болно. Энэ нь баримт бичгүүдийн хооронд байнга шилжихгүйгээр олон файлын хувилбаруудыг хянах гайхалтай хэрэгсэл юм.
Давуу тал:
- Ашиглах, тохируулахад хялбар
- Хувилбар, өөрчлөлтийг хянах чадвар
- Олон төрлийн програмуудтай нэгтгэдэг
- Үнэ цэнэтэй үнийн төлөвлөгөө
Байг:
- Зарим функцийг зөвхөн байгууллагын төлөвлөгөөнд ашиглах боломжтой.
үнийн
PandaDoc-ийг доод тал нь 19 доллараар авах боломжтой бөгөөд бизнесийн хувилбар нь танд 49 долларын үнэтэй.
6. WPS Office Cloud
WPS газар Word, excel, PowerPoint болон OneNote баримт бичгүүдийг харах, засварлах боломжийг олгодог үүлэнд суурилсан програм юм. Хэрэглэгчид бодит цагийн горимд ажиллаж байхдаа бусад хэрэглэгчидтэй файл хуваалцах боломжтой.
WPS Office нь хэрэглэгчдэд мультимедиа контент оруулах бүрэн ажиллагаатай засварлах туршлагыг олгодог. WPS Office нь багийн төслүүдэд хамтран ажиллах ажлыг мөн дэмждэг.
Давуу тал:
- Бүрэн ажиллагаатай засварлах туршлага
- Бодит цагийн хамтын ажиллагааг дэмждэг
- Мультимедиа контент оруулах
Байг:
- Файлын формат нь WPS өмчлөлийн форматаар хязгаарлагддаг.
үнийн
Хязгаарлагдмал функц бүхий WPS стандарт нь танд ямар ч зардал гарахгүй. Хэрэв та жил бүр төлөхөөр шийдсэн бол WPS хураамж нь жилд 30 доллар болно.
7. SharePoint
SharePoint нь баримт бичгийн менежментийн олон чадварыг санал болгодог аж ахуйн нэгжийн түвшний хэрэгсэл юм. Энэ нь Microsoft үүлэн дээр ажилладаг бөгөөд таны файл, хавтсыг янз бүрийн номын санд маш сайн хадгалдаг тул та тэдгээрийг хялбархан олох боломжтой. Та багтайгаа файл хуваалцаж, төслүүд дээр хамтран ажиллах боломжтой.
Давуу тал:
- Маш цогц
- Маш олон боломжуудыг санал болгодог
- Microsoft-ын бусад бүтээгдэхүүнтэй нэгтгэх чадвар
- Дотоод сүлжээ болон экстранетэд ашиглах боломжтой
Байг:
- Маш үнэтэй
- Хэрэглэхэд төвөгтэй байж болно
үнийн
SharePoint нь нэг хэрэглэгч сард дор хаяж 5 доллар, Office 23-тай нэгдсэн төлөвлөгөөний хувьд сард 365 доллар хүртэл нэмэгддэг.
8. Доцебо
Доцебо нь багуудад хялбар бөгөөд шуурхай хамтран ажиллах боломжийг олгодог аж ахуйн нэгжийн түвшний баримт бичгийн менежментийн шийдэл юм. Уг програм нь үүлэн технологид суурилсан тул төсөл дээрээ ажиллахын тулд компьютер дээрээ байх шаардлагагүй.
Энэхүү шийдэл нь хэрэглэгчдэд хялбар чиглүүлэх боломжийг олгодог зөн совингийн интерфейсийг санал болгодог тул бусад шийдлүүдээс ялгардаг. Энэ нь имэйл, календарь, даалгаврын жагсаалт, файлын удирдлага, чатын сонголтуудыг өгдөг. Docebo нь Microsoft Office-тэй ямар ч саадгүй ажиллаж, таны баримт бичгийг бодит цаг хугацаанд харах, засах, хамтран ажиллахад хялбар болгодог.
Давуу тал:
- Хэрэглэхэд хялбар интерфейс
- Үүлэнд суурилсан тул та хаанаас ч хандах боломжтой.
- Microsoft Office-тэй нэгдсэн
Байг:
- Энэ жагсаалтад байгаа бусад шийдлүүдийн адил олон функц биш
- Үнийн талаар олон нийтэд мэдээлдэггүй
үнийн
Энэ нь аж ахуйн нэгжийн түвшний хэрэгсэл тул үнийн санал авахын тулд тэдэнтэй холбоо барина уу.
9.PDFelement Pro
PDF Element Pro нь бүгдийг нэг дор шийдэхийг хүсдэг хүмүүст зориулсан хамгийн сайн баримт бичгийн менежментийн систем юм. Энэ нь зөвхөн PDF засварлагч төдийгүй таны PDF файлуудыг үүсгэх, хөрвүүлэх, тайлбар хийх, гарын үсэг зурах, хамгаалах боломжтой. Хэрэв та маягт бөглөх эсвэл PDF дээр тайлбар хийх шаардлагатай бол PDFelement Pro програмыг ашиглан үүнийг хийх боломжтой.
Түүний OCR функц нь сканнердсан хөрвүүлэх боломжийг танд олгоно PDF файлуудыг засварлах боломжтой баримт бичиг, мөн та PDF файлуудаа нууц үгээр хамгаалж, аюулгүй байлгах боломжтой. Та PDFelement Pro-г Windows, Mac, iOS болон Android төхөөрөмж дээр ашиглах боломжтой тул энэ нь явж байхдаа баримтаа удирдах шаардлагатай бизнес эрхлэгчдэд тохиромжтой.
Давуу тал:
- Бүгд нэгдмэл PDF шийдэл
- PDF файл үүсгэх, хөрвүүлэх, тайлбар хийх, гарын үсэг зурах, хамгаалах
- OCR функц нь сканнердсан PDF файлыг засварлах боломжтой баримт бичиг болгон хөрвүүлэх боломжийг танд олгоно
- PDF файлуудаа аюулгүй байлгахын тулд нууц үгээр хамгаалаарай
- Windows, Mac, iOS болон Android төхөөрөмж дээр ашиглах
Байг:
- Зарим функцийг зөвхөн төлбөртэй хувилбарт ашиглах боломжтой
үнийн
PDFelements нь нэлээд үнэтэй бөгөөд жилийн бүртгэлд 79.99 доллар зарцуулна.
10. Брэнд хавтас
Брэнд хавтас нь компаниудад өөрсдийн брэндийн хөрөнгийг удирдахад тусалдаг онлайн баримт бичгийн удирдлагын систем юм. Brandfolder-ийн тусламжтайгаар та брэндийн өмчөө төвлөрүүлж, бүхэл бүтэн багийнхаа хүртээмжтэй болгох боломжтой. Brandfolder зэрэг функцуудыг мөн хангадаг хувилбар хяналт, зөвшөөрөл, аналитик.
Давуу тал:
- Brandfolder нь ашиглах, удирдахад хялбар.
- Интерфэйс нь цэвэр, орчин үеийн.
- Brandfolder нь үнэгүй туршилтыг санал болгодог.
Байг:
- Brandfolder нь бусад баримт бичгийн удирдлагын системээс арай илүү үнэтэй байдаг.
үнийн
Brandfolder бол аж ахуйн нэгжийн түвшний хэрэгсэл бөгөөд үнийн санал авахын тулд тэдэнтэй холбоо барина уу
Дүгнэлт
Баримт бичгийн менежмент нь бизнесийн ажлын урсгалын салшгүй хэсэг юм. Баримт бичгийн хяналт, менежмент нь өнөөгийн бизнесийн хамгийн чухал салбаруудын нэг юм.
Танай компани өдөр бүр олон баримт бичгийг бий болгодог бөгөөд тэдгээрийг найдвартай, найдвартай хадгалах шаардлагатай байдаг.
Танай компанийн бүртгэл, төслийн менежментийн файлууд эсвэл нууц мэдээлэл байгаа эсэхээс үл хамааран баримт бичгийн менежментийн найдвартай систем нь тэдгээрийг аюулгүй, найдвартай, үргэлж бэлэн байлгахад тусална.
хариу үлдээх