სარჩევი[დამალვა][ჩვენება]
დოკუმენტების მენეჯმენტი კომპლექსური თემაა – მაგრამ ეს არის ის, რაც თქვენ უნდა შეხვიდეთ, თუ მუშაობთ ნებისმიერ თანამდებობაზე, სადაც თქვენი კომპანია უნდა დაიცვას GDPR.
და იქნება თუ არა თავისუფალი, მენეჯერი თუ C დონის აღმასრულებელი, ალბათ დაგჭირდებათ დოკუმენტების შენახვა, თვალყური ადევნოთ ვის აქვს წვდომა მათზე და დააკვირდეთ, ვინ დააკოპირა ისინი.
საბედნიეროდ, თქვენ არ გჭირდებათ ამის გაკეთება დამოუკიდებლად – არსებობს დოკუმენტების მართვის უამრავი სისტემა, რომელიც გაგიმარტივებთ საქმეს.
ჩვენ დავამრგვალეთ დოკუმენტების მართვის 10 საუკეთესო სისტემა, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ დახარჯოთ ნაკლები დრო თქვენი დოკუმენტების მართვაზე და მეტი დრო მნიშვნელოვანი საქმის კეთებაზე.
რა არის დოკუმენტების მართვის სისტემა?
ციფრულ სამყაროში, სადაც ყველაფერი ციფრულია, აუცილებელია ყველა თქვენი ფაილისა და დოკუმენტის ორგანიზების გზების პოვნა - ერთ-ერთი ყველაზე შრომატევადი ამოცანა დატვირთული ადამიანებისთვის დოკუმენტების შეგროვების მართვისას.
მაგრამ თუ ამას არ გააკეთებთ, თქვენ დაკარგავთ კვალს რამდენიმე აუცილებელ ფაილზე. ეს დიდი ტკივილია და დრო სჭირდება იმის კეთებას, რაც გსიამოვნებს.
დოკუმენტების მართვის სისტემა არის პროგრამული აპლიკაცია ან ონლაინ სერვისი, რომელიც შექმნილია დოკუმენტების შენახვისა და მართვის ორგანიზებისთვის. ეს აპლიკაციები სასარგებლოა ბიზნეს დოკუმენტების მართვისა და ორგანიზებისთვის. ბაზარზე უამრავი დოკუმენტის მართვის სისტემაა, მაგრამ ჩვენ გვინდა გამოვყოთ დოკუმენტების მართვის ტოპ 10 სისტემა, რათა თქვენი ცხოვრება გაგიადვილოთ.
1. Qoppa PDF Studio
Qoppa PDF სტუდია არის ფუნქციებით შეფუთული გადაწყვეტა, რომელიც მომხმარებლებს საშუალებას აძლევს სწრაფად და ეფექტურად დააკონვერტიროთ დასკანირებული დოკუმენტები, სურათები, პრეზენტაციები ან ნებისმიერი რამ PDF ფორმატში. Qoppa PDF Studio გთავაზობთ ფუნქციებს, როგორიცაა OCR (პერსონაჟის ოპტიკური ამოცნობა) ტექსტისა და მეტამონაცემების ამოსაღებად.
გარდა ამისა, გამოსავალი აღჭურვილია მოწინავე ძიების შესაძლებლობებით და უსაფრთხოების მახასიათებლებით. Qoppa PDF Studio გაძლევთ საშუალებას იმუშაოთ როგორც ოფლაინ, ასევე ონლაინ რეჟიმში. ეს უკანასკნელი ნაწილი სასარგებლოა, განსაკუთრებით დისტანციურად მუშაობისას.
დადებითი:
- PDF ფაილების კონვერტაცია შესაძლებელია Qoppa დესკტოპის დატოვების გარეშე
- მეტამონაცემების მოპოვება
- ავტომატური PDF კონვერტაცია
- გაფართოებული ძებნა და პოვნა
- უსაფრთხოების მახასიათებლები
- ინტეგრაცია Microsoft Office-თან
Cons:
- შემოიფარგლება Windows ოპერაციული სისტემით.
ფასები
Qoppa მოდის ორ ვარიანტში. სტანდარტული ვერსია იყიდება დაახლოებით 50 დოლარად, ხოლო პრო ვერსია 70 დოლარად.
2. Hightail
დოკუმენტების მართვის ერთ-ერთი ყველაზე ცნობილი გადაწყვეტილება, ჰითეილი, არის ღრუბლოვანი საცავის პროვაიდერი, რომელიც ფოკუსირებულია ფაილების შენახვაზე და ინტერნეტის საშუალებით წვდომაზე. მისი ადვილად გამოსაყენებელი ინტერფეისით, შეგიძლიათ მარტივად ატვირთოთ, ჩამოტვირთოთ და გააზიაროთ ფაილები.
თქვენ ასევე შეგიძლიათ შექმნათ საქაღალდეები და ტეგები თქვენი ფაილებისთვის. Hightail გაძლევთ საშუალებას დაშიფვროთ თქვენი მონაცემები AES 256-ბიტიანი დაშიფვრის პროტოკოლის გამოყენებით მაქსიმალური უსაფრთხოებისთვის. ამ დოკუმენტის მართვის სისტემის კიდევ ერთი საინტერესო რამ არის ის, რომ თქვენ ასევე შეგიძლიათ დაამატოთ კომენტარები ნებისმიერ ფაილზე.
დადებითი:
- ის ინტერფეისი ადვილია ნავიგაცია
- უსაფრთხო გაზიარება მეგობრებთან, ოჯახთან და კოლეგებთან
Cons:
- მცირე შენახვის თავსახური
- ფასიანი ინსტრუმენტი
ფასები
შეგიძლიათ მიიღოთ hightail lite უფასოდ შეზღუდული ფუნქციებით. Pro, Teams და Business პაკეტები ღირს $12, $24 და $36 თვეში, შესაბამისად.
3. Dropbox ბიზნესისთვის
Dropbox არის შესანიშნავი გადაწყვეტა გუნდური თანამშრომლობის, შენახვისა და ფაილების გაზიარებისთვის. Dropbox for Business-ით შეგიძლიათ შექმნათ საქაღალდეების პერსონალური სტრუქტურები. თქვენ ასევე შეგიძლიათ გაუზიაროთ საქაღალდეები სხვა მომხმარებლებს მოწვევის ბმულების გაგზავნით.
Dropbox-ის მთავარი უპირატესობა ის არის, რომ მას აქვს დესკტოპის აპლიკაცია, რომელიც ავტომატურად ატვირთავს ნებისმიერ ახალ ფაილს ღრუბელში. აქედან გამომდინარე, თქვენ ყოველთვის გაქვთ თქვენი დოკუმენტების უახლესი ვერსიები.
ის მომხმარებლებს საშუალებას აძლევს ნახონ და დაარედაქტირონ კომპიუტერში, ტაბლეტში ან სმარტფონში შენახული დოკუმენტები. კიდევ ერთი ფუნქცია არის მისი დესკტოპის აპლიკაცია Windows და Mac კომპიუტერებისთვის. ყველა ეს ფუნქცია მას დოკუმენტების მართვის ერთ-ერთ საუკეთესო სისტემად აქცევს. Dropbox-ს ასევე აქვს ოფიციალური საოფისე კომპლექტი. ეს საშუალებას გაძლევთ შეხვიდეთ და დაარედაქტიროთ ფაილები ნებისმიერი მოწყობილობიდან ინტერნეტ კავშირის გამოყენებით.
დადებითი:
- ფაილების გაზიარებისა და შენახვის შესანიშნავი სერვისები
- მარტივი საქაღალდეების გაზიარება სხვა მომხმარებლებთან
- ერთი დაწკაპუნებით ავტომატური ატვირთვა ღრუბლოვან საცავში
- გააზიარეთ დოკუმენტები და ფოტოები ონლაინ
Cons:
- ნელი ატვირთვის სიჩქარე უფრო დიდი ფაილებისთვის
- ტეტერინგი არ მუშაობს ზოგიერთ მოწყობილობაზე.
- შეზღუდული აპლიკაციები და მობილური წვდომა
ფასები
Dropbox გაძლევთ 2 ტბ მეხსიერებას თვეში 9.99 დოლარად. ოჯახის ანგარიშზე წვდომა აქვს 6 მომხმარებელს და ღირს $16.99 თვეში, ხოლო პროფესიონალური ანგარიში გაძლევთ 3TB-ს თვეში $16.58-ად ერთი მომხმარებლისთვის. არსებობს სხვა გეგმები, რომლებიც აკმაყოფილებენ უფრო მაღალ მოთხოვნებს. დეტალები ასეთია:
4 Google Drive
Google წამყვანი საშუალებას გაძლევთ შეინახოთ ფაილები თქვენთან ერთად, რომ გქონდეთ ყველგან, ნებისმიერ დროს. თქვენ შეგიძლიათ შეინახოთ ფაილები ღრუბელში, რაც შესანიშნავია, რადგან ისინი არ დაიკარგება, რაც არ უნდა დიდი ადგილი გქონდეთ თქვენს კომპიუტერში.
google drive-ით, თქვენ შეგიძლიათ მარტივად გაუზიაროთ ფაილები თქვენს გუნდში მყოფ ადამიანებს ან თქვენს გუნდს გარეთ მყოფ ადამიანებს, უბრალოდ ბმულის გაზიარებით. კიდევ ერთი ფუნქცია, რომელიც გაქვთ Google Drive-თან არის ის, რომ შეგიძლიათ თქვენი ფაილების სინქრონიზაცია სხვადასხვა მოწყობილობებში. ისინი უზრუნველყოფენ დესკტოპის, მობილურ და ვებ აპებს და ვებსაიტს.
დადებითი:
- უფასო გამოყენება ინდივიდუალური მომხმარებლებისთვის
- 15 გბ უფასო მეხსიერება
- მარტივი გამოსაყენებელი ნაცნობი ინტერფეისით
- მისი გამოყენება შესაძლებელია ნებისმიერ მოწყობილობაზე, რომელსაც აქვს ინტერნეტი
Cons:
- გავრცელდა ინფორმაცია ფაილების დაკარგვის ან დაზიანების შესახებ.
ფასები
Google Drive შეიძლება იყოს თქვენთვის ყველაზე ხელმისაწვდომი ვარიანტი. ძირითადი 15 GB გეგმა უფასოა, ხოლო 100 GB გეგმა მხოლოდ $2 ღირს. საბოლოო გეგმა თვეში დაახლოებით $9.99 ღირს, თუ გჭირდებათ 2 ტბ ღრუბლოვანი საცავი.
5. პანდადოკი
პანდადოკი არის უაღრესად კონფიგურირებადი და ინტუიციური დოკუმენტების მართვის სისტემა ნებისმიერი დოკუმენტის ონლაინ შენახვის, ვერსიის, გაზიარებისა და თანამშრომლობისთვის. ინტერფეისით, რომელიც ძალიან მარტივი გამოსაყენებელია და მომხმარებლებს საშუალებას აძლევს დააკონფიგურირონ ის თავიანთ საჭიროებებზე.
თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ მორგებული დოკუმენტები დროის დაზოგვის მიზნით თქვენი ფაილების პირდაპირ სხვადასხვა აპლიკაციიდან ატვირთვით. ეს შესანიშნავი ინსტრუმენტია მრავალი ფაილის ვერსიის თვალყურის დევნებისთვის დოკუმენტებს შორის მუდმივად გადართვის გარეშე.
დადებითი:
- გამოყენების სიმარტივე და პერსონალიზაცია
- ვერსიებისა და ცვლილებების თვალყურის დევნების შესაძლებლობა
- ინტეგრირდება მრავალ აპლიკაციასთან
- ხელმისაწვდომი ფასების გეგმები
Cons:
- ზოგიერთი ფუნქცია ხელმისაწვდომია მხოლოდ საწარმოს გეგმაში.
ფასები
PandaDoc ხელმისაწვდომია მინიმუმ 19 დოლარად და ბიზნეს ვარიანტი 49 დოლარი ღირს.
6. WPS Office Cloud
WPS ოფისი არის ღრუბელზე დაფუძნებული აპლიკაცია, რომელიც გაძლევთ საშუალებას ნახოთ და დაარედაქტიროთ Word, Excel, PowerPoint და OneNote დოკუმენტები. მომხმარებლებს შეუძლიათ ფაილების გაზიარება სხვა მომხმარებლებთან რეალურ დროში მუშაობისას.
WPS Office მომხმარებლებს აძლევს სრულად ფუნქციონალურ რედაქტირების გამოცდილებას მულტიმედიური შინაარსის ჩასმის შესაძლებლობით. WPS Office ასევე მხარს უჭერს ერთობლივ მუშაობას გუნდური პროექტებისთვის.
დადებითი:
- სრულად ფუნქციონალური რედაქტირების გამოცდილება
- მხარს უჭერს რეალურ დროში თანამშრომლობას
- მულტიმედიური შინაარსის ჩასმა
Cons:
- ფაილის ფორმატები შემოიფარგლება WPS საკუთრების ფორმატებით.
ფასები
WPS სტანდარტი შეზღუდული ფუნქციებით არ დაგიჯდებათ. WPS პრემია წელიწადში $30 ღირს, თუ გადაიხდით ყოველწლიურად.
7. SharePoint
SharePoint არის საწარმოს დონის ინსტრუმენტი, რომელიც გთავაზობთ დოკუმენტების მართვის უამრავ შესაძლებლობას. ის მუშაობს Microsoft-ის ღრუბელზე და კარგად ინახავს თქვენს ფაილებსა და საქაღალდეებს სხვადასხვა ბიბლიოთეკაში, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ მარტივად იპოვოთ ისინი. შეგიძლიათ გააზიაროთ ფაილები და ითანამშრომლოთ პროექტებზე თქვენს გუნდთან.
დადებითი:
- ძალიან ყოვლისმომცველი
- გთავაზობთ უამრავ ფუნქციას
- Microsoft-ის სხვა პროდუქტებთან ინტეგრაციის შესაძლებლობა
- შეიძლება გამოყენებულ იქნას ინტრანეტისა და ექსტრანეტისთვის
Cons:
- ძალიან ძვირი
- გამოყენება შეიძლება რთული იყოს
ფასები
SharePoint ღირს მინიმუმ 5$ თითო მომხმარებელზე თვეში და 23$-მდე თითო მომხმარებლისთვის თვეში Office 365-თან ინტეგრირებული გეგმისთვის.
8. თორმეტი
თორმეტი არის საწარმოს კლასის დოკუმენტების მართვის გადაწყვეტა, რომელიც გუნდებს საშუალებას აძლევს ითანამშრომლონ მარტივად და მყისიერად. აპლიკაცია დაფუძნებულია ღრუბელზე, ასე რომ თქვენ არ გჭირდებათ თქვენს კომპიუტერთან ყოფნა თქვენს პროექტებზე სამუშაოდ.
ეს გამოსავალი გამოირჩევა სხვა გადაწყვეტილებებისგან, რადგან ის გთავაზობთ ინტუიციურ ინტერფეისს, რომელიც მომხმარებლებს საშუალებას აძლევს ადვილად ნავიგაცია. ის გთავაზობთ ელფოსტას, კალენდარს, ამოცანების ჩამონათვალს, ფაილების მართვას და ჩეთის ვარიანტებს. Docebo შეუფერხებლად მუშაობს Microsoft Office-თან, რაც აადვილებს თქვენს დოკუმენტებს რეალურ დროში ნახვას, რედაქტირებასა და თანამშრომლობას.
დადებითი:
- მარტივად გამოყენების ინტერფეისი
- ღრუბელზე დაფუძნებული, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ მასზე წვდომა სადმე.
- ინტეგრირებულია Microsoft Office-თან
Cons:
- არც თუ ისე ბევრი ფუნქცია, როგორც ზოგიერთი სხვა გადაწყვეტა ამ სიაში
- ფასი საჯაროდ არ არის გამჟღავნებული
ფასები
ვინაიდან ეს არის საწარმოს კლასის ინსტრუმენტი, თქვენ მოგიწევთ მათთან დაკავშირება ციტატის მისაღებად.
9.PDFelement Pro
PDF Element Pro არის საუკეთესო დოკუმენტების მართვის სისტემა მათთვის, ვისაც სურს ყოვლისმომცველი გადაწყვეტა. ეს არ არის მხოლოდ PDF რედაქტორი, არამედ შეუძლია შექმნას, დააკონვერტიროთ, ანოტაცია მოაწეროს, მოაწეროს ხელი და დაიცვას თქვენი PDF ფაილები. და თუ გჭირდებათ ფორმების შევსება ან კომენტარების გაკეთება PDF-ებზე, ამის გაკეთება შეგიძლიათ PDFelement Pro-ითაც.
მისი OCR ფუნქცია საშუალებას გაძლევთ გადაიყვანოთ დასკანირებული PDF ფაილები რედაქტირებად დოკუმენტები და ასევე შეგიძლიათ პაროლით დაიცვათ თქვენი PDF ფაილები, რომ ისინი დაცული იყოს. შეგიძლიათ გამოიყენოთ PDFelement Pro Windows, Mac, iOS და Android მოწყობილობებზე – ასე რომ, ის შესანიშნავია ბიზნესებისთვის, რომლებსაც სჭირდებათ თავიანთი დოკუმენტების მართვა მოძრაობისას.
დადებითი:
- ყველა ერთში PDF გადაწყვეტა
- შექმენით, დააკონვერტიროთ, დაწერეთ, მოაწერეთ ხელი და დაიცავით PDF ფაილები
- OCR ფუნქცია საშუალებას გაძლევთ გადაიყვანოთ სკანირებული PDF ფაილები რედაქტირებად დოკუმენტებად
- დაიცავით თქვენი PDF ფაილები პაროლით, რათა დაცული იყოს
- გამოიყენეთ Windows, Mac, iOS და Android მოწყობილობებზე
Cons:
- ზოგიერთი ფუნქცია ხელმისაწვდომია მხოლოდ ფასიან ვერსიაში
ფასები
PDFelements საკმაოდ ძვირია და წლიური რეგისტრაციისთვის 79.99 დოლარი დაგიჯდებათ.
10. ბრენდფოლდერი
ბრენდის საქაღალდე არის ონლაინ დოკუმენტების მართვის სისტემა, რომელიც ეხმარება კომპანიებს მართონ თავიანთი ბრენდის აქტივები. Brandfolder-ით შეგიძლიათ თქვენი ბრენდის აქტივების ცენტრალიზება და მათი ხელმისაწვდომობა მთელი გუნდისთვის. ბრენდფოლდერი ასევე გთავაზობთ ფუნქციებს, როგორიცაა ვერსიის კონტროლი, დამტკიცებები და ანალიტიკა.
დადებითი:
- ბრენდფოლდერი მარტივი გამოსაყენებელი და ნავიგაციაა.
- ინტერფეისი არის სუფთა და თანამედროვე.
- Brandfolder გთავაზობთ უფასო საცდელს.
Cons:
- ბრენდფოლდერი ცოტა უფრო ძვირია, ვიდრე სხვა დოკუმენტების მართვის სისტემები.
ფასები
ბრენდფოლდერი არის საწარმოს დონის ინსტრუმენტი და თქვენ უნდა დაუკავშირდეთ მათ, რომ მიიღოთ შეთავაზება
დასკვნა
დოკუმენტების მენეჯმენტი ბიზნესის მუშაობის განუყოფელი ნაწილია. დოკუმენტების კონტროლი და მენეჯმენტი დღეს ბიზნესის ერთ-ერთი ყველაზე კრიტიკული სფეროა.
ყოველდღე, თქვენი კომპანია ქმნის უამრავ დოკუმენტს და საჭიროებს მათ უსაფრთხოდ და უსაფრთხოდ შენახვას.
იქნება ეს თქვენი კომპანიის ჩანაწერები, პროექტის მენეჯმენტის ფაილები თუ კონფიდენციალური ინფორმაცია, დოკუმენტების მართვის ხმის სისტემა დაგეხმარებათ უზრუნველყოთ ისინი დაცული, დაცული და ყოველთვის ხელთ.
დატოვე პასუხი