Sommario[Nascondere][Spettacolo]
- 1. Potresti approfondire brevemente la tua esperienza professionale?
- 2. Potresti approfondire il lavoro più recente che hai completato?
- 3. Qual è la funzione di un analista di progetto nella gestione dei progetti?
- 4. Come dovrebbero essere classificate prioritarie le attività del progetto?
- 5. Quali sono le azioni che, secondo te, un organizzatore di progetto dovrebbe prendere più sul serio?
- 6. Come puoi essere sicuro di monitorare e valutare ogni variabile significativa nel progetto?
- 7. Sei a tuo agio con i dati?
- 8. Come risolvi le controversie all'interno del tuo team?
- 9. Quali delle tue capacità ti sarebbero più utili in una carriera di analista di progetto?
- 10. Come organizzi e gestisci tutte le informazioni che devi analizzare?
- 11. Quali misure dovresti prendere se il tuo progetto sta andando fuori strada?
- 12. Cosa farai se una delle responsabilità del progetto finisce per richiedere più tempo del previsto?
- 13. Quale consideri la componente più cruciale per diventare un analista di progetto?
- 14. Con quale frequenza apporti modifiche ai piani di progetto?
- 15. Cosa trovi più interessante quando esamini un progetto: il presente, il passato o il futuro?
- 16. Ti piace lavorare su un singolo progetto o su più progetti contemporaneamente?
- 17. Cosa faresti per gestire le attività da remoto mentre lavori da casa, per favore?
- 18. Spiega i passaggi che utilizzi per assegnare incarichi ad altri.
- 19. Fornisci un'istanza di un progetto che hai completato con successo.
- 20. Fornisci uno schema dei passaggi di un progetto dall'inizio alla fine.
- 21. Perché dovremmo scegliere te rispetto ad altri analisti?
- 22. Quando intensificheresti un problema?
- 23. Cosa fare se, alla fine del progetto, i consumatori non sono contenti della qualità o dei risultati del prodotto?
- 24. Il nostro obiettivo è aumentare il nostro tasso di completamento. Cosa faresti per aumentare le nostre probabilità di successo?
- 25. Immagina di voler apportare una modifica significativa a un progetto (o un nuovo progetto) e di essere fiducioso nel cambiamento, ma i dirigenti sono contrari. Come procederai?
- Conclusione
Un professionista nella gestione dei progetti è un analista di progetto. Forniscono assistenza alle informazioni critiche ai project manager, consentendo loro di pianificare, organizzare e portare a termine il progetto con successo.
In qualità di rappresentanti di progetto, gli analisti di progetto sono il punto di contatto iniziale per eventuali difficoltà o controversie provenienti dall'interno dei responsabili dei diversi dipartimenti di un'azienda prima che la questione venga sollevata alle autorità superiori.
I compiti di un project manager sono occasionalmente gestiti da analisti di progetto.
Collaborano con i project manager altre volte. Raramente prendono direttamente parte a compiti che producono risultati. Al contrario, lavorano per sostenere l'avanzamento e i doveri di cooperazione tra diverse parti che riducono la probabilità di fallimento generale, aumentano i benefici e riducono i costi.
Ad assistere i project manager nella gestione e nel coordinamento dei progetti sono gli analisti di progetto. Aiutano con la creazione, la manutenzione e la pianificazione della documentazione del progetto.
L'analista di progetto esamina anche i dati finanziari e i contratti, tiene d'occhio lo stato di avanzamento del progetto e valuta il carico di lavoro totale. I project manager e gli analisti di progetto collaborano insieme per organizzare una serie di responsabilità e assicurarsi che i progetti abbiano successo.
Sono i controllori del traffico che organizzano le attività, valutano il budget di un progetto e ne determinano i tempi. L'analista del progetto fornisce anche aggiornamenti sui progressi della direzione e delle parti interessate. Impiegano anche database e fogli di calcolo per fornire la visualizzazione dei dati per un migliore processo decisionale.
Se vuoi lavorare come analista di progetto, devi essere in grado di rispondere a domande sulla tua esperienza, abilità e istruzione. Devi anche essere in grado di mostrare la tua capacità di analizzare in modo critico e risolvere le difficoltà.
Scoprirai le domande e le risposte per l'intervista dell'analista di progetto in questa guida per aiutarti a prepararti per il tuo prossimo colloquio.
1. Potresti approfondire brevemente la tua esperienza professionale?
In alcune interviste, chiedere informazioni sull'esperienza serve come una domanda rompighiaccio, ma questo non è il caso per i potenziali analisti di progetto. Dovresti avere una certa esperienza con studi di fattibilità, pianificazione e budget di progetti e, naturalmente, analisi dei dati e gestione dei progetti.
Se non hai molta esperienza o sei appena agli inizi, ti consiglio di creare un portfolio dei tuoi lavori più grandi, o di tutti i progetti che hai gestito o a cui hai partecipato.
Puoi dimostrare rapidamente le tue capacità ai gestori delle assunzioni se hai a disposizione un portafoglio come questo.
Puoi dimostrare chiaramente di avere esperienza e di essere disposto a utilizzarla nella tua nuova posizione delineando gli obiettivi di ogni progetto, il tuo coinvolgimento in esso, gli studi di fattibilità e le analisi che hai svolto lungo il percorso, uno o due suggerimenti chiave che hai fornito in ogni progetto, ecc.
2. Potresti approfondire il lavoro più recente che hai completato?
Il reclutatore potrebbe voler saperne di più sul tipo di progetti su cui hai lavorato in passato, sul tuo background, sulle tue abitudini, sui metodi che potresti aver impiegato in passato, sulle dimensioni del tuo team e su altre informazioni rilevanti.
Qui puoi discutere gli elementi chiave di un progetto, ad esempio come rispettare la scadenza raggiungendo anche l'obiettivo finale. Discutere le metriche o come hai migliorato il progetto nel suo insieme potrebbe essere saggio a questo punto.
3. Qual è la funzione di un analista di progetto nella gestione dei progetti?
Questo è un argomento difficile a cui rispondere perché la descrizione del tuo lavoro può variare da azienda a azienda in base a come sono strutturati i loro progetti e chi sta lavorando a ciascuno di essi.
In ogni caso, dovresti sempre sforzarti di affrontare il tuo lavoro con un atteggiamento proattivo e far sapere agli altri che vuoi essere coinvolto fin dall'inizio. Considera questo:
Contribuirai alla creazione della sequenza temporale e degli obiettivi ideali di un nuovo progetto dopo aver svolto il tuo lavoro analitico. Una volta avviato il progetto, ne valuterai continuamente l'avanzamento, consultandoti con il project manager e altri membri del team per aiutare a rivalutare le tappe fondamentali, la tempistica e le risorse del progetto secondo necessità.
Come risultato della visione del progetto da lontano e della non partecipazione attiva ad esso, puoi persino riferirti a te stesso come a una sorta di "controllore", che ti consente di vedere dettagli che gli altri non notano o che altrimenti non noteresti come un osservatore.
4. Come dovrebbero essere classificate prioritarie le attività del progetto?
Dare priorità al lavoro è tra le cose più cruciali da intraprendere. Facilita la conclusione efficace dei compiti in tempo. I punti elencati di seguito possono essere utilizzati per ordinare i compiti di un progetto:
- Identificare la differenza tra compiti urgenti e significativi.
- Elenca i doveri e le responsabilità.
- I compiti dovrebbero essere in ordine crescente di sforzi apprezzati.
- Determina il significato di ogni attività.
- Continua ad essere adattabile e flessibile.
- La capacità di riconoscere quando dire di no
Parla del modo più efficace per dare la priorità alle responsabilità di un determinato progetto.
5. Quali sono le azioni che, secondo te, un organizzatore di progetto dovrebbe prendere più sul serio?
Se il tuo intervistatore è interessato a saperne di più sulla procedura di coordinamento del tuo progetto, potrebbe farti una domanda simile a questa. La tua risposta potrebbe dimostrare loro ciò che apprezzi di più nella tua attività e come pianifichi le tue giornate in modo efficiente.
A titolo esemplificativo, "Alcuni dei passaggi importanti che faccio quando coordino un progetto includono lo svolgimento di riunioni con il personale di progetto e le parti interessate, la comunicazione di aggiornamenti e altri sviluppi ai team di progetto e ai clienti e il controllo con i responsabili delle attività per garantire che tutti dispongano delle risorse di cui hanno bisogno per finire il lavoro in tempo”.
6. Come puoi essere sicuro di monitorare e valutare ogni variabile significativa nel progetto?
Questa domanda misura principalmente quanto sei attento ai dettagli (una qualità importante di ogni buon analista). Per assicurarti di non trascurare nulla di cruciale nella tua indagine, potresti impegnarti a fare quanto segue:
- Stabilire obiettivi e KPI specifici all'inizio del progetto
- Indicando chiaramente il processo, la frequenza dell'analisi e la tecnica per il monitoraggio dei progressi
- Avere un sistema di controllo in atto, come un secondo dipendente o eventualmente il tuo assistente, verificherà l'accuratezza del tuo lavoro.
- Integrazione di dati aggiuntivi nel tuo studio, come cifre e dati del progetto, ma anche incontri individuali regolari con i membri del team, nonché dati storici di precedenti progetti di natura simile.
Saranno felici della tua risposta purché possano dire che segui un metodo e presti molta attenzione ai dettagli.
7. Sei a tuo agio con i dati?
Questa richiesta può aiutare i datori di lavoro a determinare se possiedi le capacità richieste per svolgere le tue responsabilità lavorative. Fornisci esempi tratti dalla tua esperienza precedente per dimostrare la tua familiarità con l'interpretazione dei dati e la loro gestione.
Ad esempio: "Ho molta esperienza nella gestione dei dati, soprattutto quando si tratta di organizzare enormi volumi di dati in uno stile più digeribile.
Nella mia posizione precedente ero responsabile della produzione di report come analista di progetto. In questi rapporti sono stati inclusi criteri importanti, tra cui budgeting, tempestività e allocazione delle risorse.
Per assicurarmi che questi rapporti fossero affidabili, li genererei utilizzando le informazioni dai nostri database interni.
8. Come risolvi le controversie all'interno del tuo team?
Anche se i conflitti sono inevitabili, non devono sempre essere dannosi. È una tua decisione su come gestire la controversia, non il fatto che ce ne sia una. Il conflitto incoraggia idee diverse se gestito in modo positivo.
Non esiste un metodo valido per tutti per affrontare i conflitti perché ognuno è diverso. L'approccio migliore alla risoluzione dei conflitti dipende da una serie di fattori diversi. Afferma all'intervistatore che sei un eccellente ascoltatore che può accettare altri punti di vista senza arrabbiarsi per rispondere efficacemente a questa domanda.
Per risolvere i conflitti di squadra, inizia tenendo un incontro casuale con ogni membro del team. Ascoltare le preoccupazioni delle persone in un ambiente sicuro è meglio formulare ipotesi. I migliori interessi di tutte le parti dovrebbero essere presi in considerazione quando si rintraccia l'origine del conflitto e si tenta di risolverlo.
9. Quali delle tue capacità ti sarebbero più utili in una carriera di analista di progetto?
Rispondendo a questa domanda, puoi mostrare all'intervistatore che hai una completa comprensione di ciò che serve per avere successo in questo ruolo. Quando rispondi, pensa alle abilità che sono più importanti per il tuo successo e come si collegano alla descrizione del lavoro.
Ad esempio, poiché devo assicurarmi che tutti i membri del mio team siano a conoscenza di cambiamenti e aggiornamenti, penso che una comunicazione efficace sia una delle capacità più cruciali per un analista di progetto.
Poiché ho bisogno di tenere traccia di tutte le informazioni pertinenti durante l'intero processo, l'organizzazione è un'altra capacità vitale per me.
Inoltre, penso che questa linea di lavoro richieda ottime capacità di problem solving perché i progetti presentano regolarmente sfide impreviste.
10. Come organizzi e gestisci tutte le informazioni che devi analizzare?
Facendoti questa domanda, gli intervistatori possono ottenere una migliore comprensione del tuo approccio organizzativo e delle informazioni necessarie per completare le attività.
Fornisci istanze di incontri precedenti per illustrare come tieni traccia di tutti i dettagli, comprese scadenze, budget e altri dati importanti.
Esempio: per ogni cliente con cui mi occupo, posso creare una cartella univoca utilizzando lo strumento di gestione dei progetti che utilizzo. Ho documenti distinti per ciascuno dei progetti su cui sto lavorando che conservo in queste cartelle.
Ciò mi consente di mantenermi organizzato e di individuare facilmente tutte le informazioni che desidero. Uso anche un calendario online per organizzare gli appuntamenti con i clienti e impostare promemoria per tenere traccia delle date critiche.
11. Quali misure dovresti prendere se il tuo progetto sta andando fuori strada?
Dopo aver concluso che il tuo progetto supererà il budget, la pianificazione o raggiungerà i suoi obiettivi, devi intraprendere le successive azioni.
- Esamina i problemi di fondo.
- Massimizzare le risorse disponibili
- Le conversazioni con il cliente e le parti interessate sono benvenute.
Puoi fornire un esempio di un passato in cui eri responsabile di un progetto e le cose hanno iniziato ad andare male per rispondere a questa domanda. Sfruttando l'opportunità, parli di come tu e il tuo team siete riusciti a rifocalizzare il progetto.
12. Cosa farai se una delle responsabilità del progetto finisce per richiedere più tempo del previsto?
Per fissare scadenze realistiche, prevenire il superamento del programma e ridurre i ritardi, sono necessarie stime di tempo accurate. Non è sempre semplice stimare in anticipo quanto tempo impiegheranno le attività del progetto.
Anche quando si dispone di tutte le informazioni necessarie per ottenere un preventivo affidabile, è comunque possibile commettere errori e la propria mente potrebbe indurti a scegliere la scelta sbagliata.
L'errore progettuale è una tendenza ben nota a stimare in modo errato i tempi e risulta essere la causa principale del nostro frequente mancato rispetto delle scadenze. La procedura di stima dovrebbe comportare il contributo di ulteriori specialisti per evitare errori di pianificazione.
Partecipare alla stima del tempo del progetto con gli altri ti consente di pensare a una serie di problemi e opportunità che altrimenti non saresti in grado di fare. Fare stime temporali accurate richiede anche l'uso di dati affidabili e di alta qualità.
13. Quale consideri la componente più cruciale per diventare un analista di progetto?
L'intervistatore potrebbe scoprire di più sui tuoi valori come analista di progetto ponendoti questa domanda. Nella tua risposta, devi dimostrare il tuo valore per l'organizzazione, il dialogo e il lavoro di squadra.
"Credo che avere eccellenti capacità organizzative sia la componente più cruciale per diventare un analista di progetto." Ritengo sia fondamentale essere in grado di tenere traccia di tutte le informazioni relative al progetto in modo che tutti i soggetti coinvolti possano accedervi quando necessario.
La comunicazione è un'altra capacità cruciale poiché mi aiuta a collaborare con i membri del mio team e a condividere con loro tutte le informazioni rilevanti".
14. Con quale frequenza apporti modifiche ai piani di progetto?
La risposta a questa domanda rivelerà all'intervistatore la frequenza con cui cambi i tuoi piani e il livello di informazioni che fornisci.
Per dimostrare di avere familiarità con questa procedura, potresti dimostrare le tue conoscenze citando un'istanza in cui hai modificato i piani di progetto.
Esempio: “Normalmente apporto piccole modifiche secondo necessità durante la settimana, ma aggiorno i piani di progetto almeno una volta alla settimana. Ad esempio, modificherò immediatamente il piano se vedo che qualcosa sta andando storto o non come previsto, in modo da poter prevenire eventuali problemi in futuro.
Ho cambiato le scadenze di tutti nella mia posizione precedente poiché ho visto che uno dei membri del nostro team era in ritardo con i propri compiti.
15. Cosa trovi più interessante quando esamini un progetto: il presente, il passato o il futuro?
Un intervistatore può saperne di più sulla definizione delle priorità del tuo progetto e sulle tecniche di gestione del tempo ponendoti questa domanda. La tua risposta dovrebbe dimostrare la tua attenzione ai dettagli, le capacità di rispettare le scadenze e le capacità organizzative.
Esempio: “Quando valuto un progetto, mi piace concentrarmi sul qui e ora poiché mi permette di decidere subito cosa fare dopo.
Questa strategia, nella mia esperienza, mi tiene concentrato e concentrato in modo da poter finire i progetti rapidamente. Mi piace anche passare un po' di tempo alla fine di ogni giornata ripensando ai miei successi. Questo facilita una pianificazione più efficace per le mie responsabilità imminenti.
16. Ti piace lavorare su un singolo progetto o su più progetti contemporaneamente?
Se preferisci lavorare su un progetto alla volta o su più progetti contemporaneamente, sii onesto e dillo all'intervistatore. Nessuna soluzione è buona o scorretta; tutto dipende dalle tue preferenze e dallo stile di gestione.
Penso che lavorare su un singolo progetto mi aiuterà a essere più produttivo. Tuttavia, se necessario, sono pronto ad assumere occasionalmente diversi progetti.
17. Cosa faresti per gestire le attività da remoto mentre lavori da casa, per favore?
In particolare se lavorerai da remoto, l'intervistatore è interessato a conoscere il tuo stile di gestione. Elenca le tecniche che dovrai utilizzare per assicurarti che la collaborazione remota del team porti al completamento tempestivo di tutte le attività.
Risposta tipica “Ho posto molta enfasi sulla comunicazione tempestiva con ogni membro del team.
Affinché i membri del mio team siano produttivi anche quando non sono fisicamente presenti in ufficio, stabilisco obiettivi e standard settimanali per il lavoro a distanza.
Per affrontare gli obiettivi, gli sviluppi e i problemi della settimana, avrei tenuto riunioni settimanali".
18. Spiega i passaggi che utilizzi per assegnare incarichi ad altri.
Essere un analista di progetto richiede di assegnare incarichi ad altri. I datori di lavoro chiedono informazioni sulle tue capacità di delega ponendo questa domanda per assicurarsi che tu sia in grado di farlo.
Indica nella tua risposta come selezioni i membri del team che sono più efficaci in ogni attività. Quando distribuisci le responsabilità, cerca di enfatizzare la tua attenzione ai dettagli e le tue capacità comunicative.
Esempio: “Comincio valutando le capacità e la quantità di esperienza di ogni persona. Poi prendo in considerazione il tipo di lavoro che preferiscono. Ad esempio, alcune persone possono essere eccellenti nell'input dei dati mentre altre sono brave nell'analisi delle informazioni.
Offro a ogni persona le istruzioni e le informazioni adeguate sui loro lavori particolari dopo aver deciso chi dovrebbe fare cosa. Ciò consente di garantire che tutti vadano avanti e svolgano i propri compiti in tempo.
19. Fornisci un'istanza di un progetto che hai completato con successo.
Questa indagine ha lo scopo di rivelare di più sul tuo background e sulle tue capacità all'intervistatore. In modo che possano valutare in che modo potresti avvantaggiare la loro attività, vogliono sentire ciò che hai già ottenuto.
È fondamentale scegliere un progetto su cui hai amato lavorare e che ha avuto successo quando hai risposto a questa domanda.
20. Fornisci uno schema dei passaggi di un progetto dall'inizio alla fine.
Fornire la descrizione di un progetto ipotetico e la spiegazione delle sue fasi è il metodo migliore per rispondere a questa domanda. Come ti avvicineresti a ogni passaggio? L'intervistatore vuole sapere.
Esempio: “L'avvio, la pianificazione, l'esecuzione, il monitoraggio e il controllo e la chiusura sono le varie fasi di un progetto.
È mio obbligo in qualità di analista di progetto assicurarmi che il mio team completi ciascuna di queste fasi in modo efficace, nel rispetto del budget e nei tempi previsti".
21. Perché dovremmo scegliere te rispetto ad altri analisti?
I datori di lavoro si informano sulle tue capacità e qualità specifiche quando ti fanno questa domanda. Sono interessati a scoprire cosa ti rende una risorsa importante per la loro attività.
Considera i tratti più preziosi che ti aiutano ad analizzare i progetti con successo quando rispondi a questa domanda. Se hai certificati o programmi di formazione alle spalle, includili anche tu.
Sono entusiasta di quello che faccio e cerco costantemente di fare del mio meglio. Tengo sotto controllo tutti i compiti perché sono estremamente organizzato e concentrato sui dettagli.
Mi impegno anche a perseguire l'apprendimento e il miglioramento continui. Mi sono appena iscritto al corso di certificazione di project management del mio college della comunità locale. La mia capacità di analista di progetto crescerà grazie a questo curriculum.
22. Quando intensificheresti un problema?
La tua risposta deve convincere l'intervistatore che possiedi le conoscenze e le competenze necessarie per affrontare i problemi senza aumentarli costantemente.
Una risposta di esempio potrebbe essere: "Se ho le risorse, risolverei il problema con il mio team immediato. Se la situazione richiede un'approvazione di alto livello ed è delicata, informo prima la direzione prima di informare il cliente.
Alla fine, penso che io e il mio gruppo dovremmo cercare di risolvere il problema senza ricorrere a un'escalation.
23. Cosa fare se, alla fine del progetto, i consumatori non sono contenti della qualità o dei risultati del prodotto?
Suggerimenti utili per trattare con un cliente scontento:
- Considera di tentare di comprendere la loro infelicità.
- L'apprezzamento del cliente deve essere dimostrato e sentito da te.
- Se è possibile, provare a implementare le modifiche.
- Il tipo di modifiche che desiderano deve essere determinato da te.
- Il tentativo di persuadere e spiegare al consumatore è un'opzione se non è possibile.
24. Il nostro obiettivo è aumentare il nostro tasso di completamento. Cosa faresti per aumentare le nostre probabilità di successo?
Utilizzando questa domanda, puoi dimostrare la tua capacità di risolvere i problemi e come puoi applicare i tuoi talenti a vantaggio dell'organizzazione.
È fondamentale considerare il tuo piano d'azione per aumentare i tassi di completamento del progetto quando rispondi a questa domanda.
Inoltre, vuoi pensare a ricevere suggerimenti da altri membri dell'azienda che potrebbero sapere come aumentare le percentuali di successo.
Per aumentare il nostro tasso di successo, ad esempio, vorrei prima chiedere informazioni al mio management o ad altre parti interessate. Quindi compilerei un elenco di tutte le opzioni che avevamo per migliorare la nostra percentuale di successo.
Classificherei i suggerimenti dopo aver creato un elenco in base a quanto sono convenienti e semplici da eseguire.
Dopodiché, a meno che non mostriamo un miglioramento nella nostra percentuale di successo, inizierei a mettere in pratica ogni suggerimento.
25. Immagina di voler apportare una modifica significativa a un progetto (o un nuovo progetto) e di essere fiducioso nel cambiamento, ma i dirigenti sono contrari. Come procederai?
Hanno bisogno di vedere due cose in particolare:
- Non ti arrenderai facilmente.
- Rispetti la struttura dell'organizzazione.
Potresti iniziare affermando che ti sforzerai di fornire i tuoi punti ai decisori in modo corretto.
Ciò richiede di dimostrare loro in che modo i cambiamenti (o la loro riluttanza ad apportarli) influirebbero sulle finanze dell'azienda (ricavi, guadagni, ecc.), poiché in definitiva questo è ciò che interessa ai decisori.
Parlerai con loro in un modo che gli si addice e illustrerai i tuoi punti usando esempi tratti dalla vita reale. Quando sorge la resistenza, continuerai e non ti arrenderai.
Tuttavia, dopo aver fatto tutto il possibile, alla fine accetterai la loro decisione.
Dato che in definitiva sei un analista, il tuo compito è esaminare le situazioni e suggerire aggiustamenti, ma la scelta finale deve essere fatta da un'altra persona.
Presentandolo in questo modo, rendi ampiamente evidente ai responsabili del reclutamento che sei consapevole sia del tuo lavoro all'interno dell'organizzazione che del tuo posto all'interno della gerarchia.
Conclusione
I colloqui di lavoro dell'analista di progetto sono tra quelli con difficoltà moderata. Normalmente avrai solo concorrenza da un piccolo numero di candidati per questa posizione non elegante.
D'altra parte, parlare del lavoro effettivo che hai svolto (analisi che hai condotto in passato, progetti che hai gestito o a cui hai partecipato), può essere impegnativo, soprattutto se non hai esperienza o non hai avuto molto successo nella tua posizione precedente.
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