Índice analítico[Ocultar][Mostrar]
- 1. Poderías explicar brevemente a túa experiencia profesional?
- 2. Poderías explicar o traballo máis recente que completaches?
- 3. Cal é a función dun analista de proxectos na xestión de proxectos?
- 4. Como se deben priorizar as tarefas do proxecto?
- 5. Cales son as accións que, na túa opinión, debería tomar máis en serio un organizador dun proxecto?
- 6. Como pode estar seguro de supervisar e avaliar todas as variables significativas do proxecto?
- 7. Estás cómodo cos datos?
- 8. Como resolves as disputas dentro do teu equipo?
- 9. Cales das túas habilidades che servirían mellor nunha carreira de analista de proxectos?
- 10. Como organizas e xestionas toda a información que necesitas analizar?
- 11. Que medidas debes tomar se o teu proxecto se está a desviar?
- 12. Que farás se unha das responsabilidades do proxecto acaba levando máis tempo do que esperabas?
- 13. Cal consideras que é o compoñente máis crucial para converterte en analista de proxectos?
- 14. Con que frecuencia realizas cambios nos plans do proxecto?
- 15. Que che parece máis atractivo ao examinar un proxecto: o presente, o pasado ou o futuro?
- 16. Gústache traballar nun único proxecto ou en varios proxectos á vez?
- 17. Que farías para xestionar tarefas de forma remota mentres traballas desde casa, por favor?
- 18. Explica os pasos que utilizas para asignar tarefas a outros.
- 19. Dea unha instancia dun proxecto que rematou con éxito.
- 20. Describe os pasos dun proxecto de principio a fin.
- 21. Por que deberíamos escollerte sobre outros analistas?
- 22. Cando escalarías un problema?
- 23. Que se debe facer se, ao final do proxecto, os consumidores non están satisfeitos coa calidade ou os resultados do produto?
- 24. O noso obxectivo é aumentar a nosa taxa de finalización. Que farías para mellorar a nosa probabilidade de éxito?
- 25. Imaxina que queres facer unha modificación significativa nun proxecto (ou nun proxecto novo) e que confías no cambio, pero os directivos están en contra. Como vai proceder?
- Conclusión
Un profesional en xestión de proxectos é un analista de proxectos. Ofrecen asistencia de información crítica aos xestores de proxectos, o que lles permite planificar, organizar e levar a cabo o proxecto con éxito.
Como representantes do proxecto, os analistas de proxectos son o punto de contacto inicial para calquera dificultade ou disputa que se produza dende o interior dos xefes dos diferentes departamentos dunha empresa antes de que o asunto se leve ás autoridades superiores.
Os deberes dun xestor de proxectos son ocasionalmente xestionados por analistas de proxectos.
Colaboran noutros momentos cos xestores de proxectos. Poucas veces participan directamente en tarefas de produción de resultados. Pola contra, traballan para manter o avance e os deberes de cooperación entre diversas partes que reducen a probabilidade de fracaso xeral, aumentan os beneficios e reducen os custos.
Os analistas de proxectos axudan aos xestores de proxectos na xestión e coordinación de proxectos. Axudan na creación, mantemento e planificación da documentación do proxecto.
O analista de proxectos tamén revisa os financeiros e os contratos, vixia o progreso do proxecto e avalía a carga de traballo total. Os xestores de proxectos e os analistas de proxectos colaboran para organizar unha variedade de responsabilidades e asegurarse de que os proxectos teñan éxito.
Son controladores de tráfico que organizan tarefas, avalían o orzamento dun proxecto e determinan o seu prazo. O analista de proxectos tamén ofrece actualizacións do progreso da dirección e das partes interesadas. Tamén empregan bases de datos e follas de cálculo para proporcionar visualización de datos para unha mellor toma de decisións.
Se queres traballar como analista de proxectos, debes ser capaz de responder preguntas sobre a túa experiencia, habilidades e educación. Tamén debes ser capaz de mostrar a túa capacidade de análise crítica e de resolución de dificultades.
Descubrirás preguntas e respostas das entrevistas de analistas de proxectos nesta guía para axudarche a prepararte para a túa próxima entrevista.
1. Poderías explicar brevemente a túa experiencia profesional?
En certas entrevistas, preguntar sobre a experiencia serve como unha pregunta para romper o xeo, pero este non é o caso dos posibles analistas de proxectos. Debería ter algunha experiencia en estudos de viabilidade, planificación e orzamento de proxectos e, por suposto, análise de datos e xestión de proxectos.
Se non tes moita experiencia ou estás comezando, recoméndoche que crees un portfolio do teu maior traballo, ou de todos os proxectos que xestionaches ou participaches.
Podes demostrar rapidamente as túas habilidades para contratar xestores se tes unha carteira como esta dispoñible.
Podes demostrar claramente que tes experiencia e que estás preparado para utilizala no teu novo posto describindo os obxectivos de cada proxecto, a túa implicación nel, os estudos de viabilidade e análises que realizaches ao longo do camiño, unha ou dúas suxestións fundamentais que fixeches. en cada proxecto, etc.
2. Poderías explicar o traballo máis recente que completaches?
O reclutador pode querer saber máis sobre o tipo de proxectos nos que traballaches no pasado, os teus antecedentes, os teus hábitos, os métodos que podes ter empregado no pasado, o tamaño do teu equipo e outra información relevante.
Aquí, podes discutir os elementos clave dun proxecto, como como cumprir o prazo e conseguir o obxectivo final. Discutir as métricas ou como melloraches o proxecto no seu conxunto pode ser prudente neste momento.
3. Cal é a función dun analista de proxectos na xestión de proxectos?
Este é un tema difícil de responder porque a descrición do teu traballo pode variar dunha empresa a outra en función de como se estruturan os seus proxectos e de quen está a traballar en cada un.
En calquera caso, sempre debes esforzarte por abordar o teu traballo cunha actitude proactiva e facer saber aos demais que queres participar dende o principio. Considere isto:
Contribuirás a crear o calendario e os obxectivos ideais dun novo proxecto despois de facer o teu traballo analítico. Unha vez que o proxecto estea en marcha, avaliarás continuamente o seu progreso, consultando co xestor do proxecto e outros membros do equipo para axudar a reavaliar os fitos, o calendario e os recursos do proxecto segundo sexa necesario.
Como resultado de ver o proxecto desde a distancia e non participar activamente nel, podes incluso referirte a ti mesmo como un tipo de "controlador", o que che permite ver detalles que outros non perciben ou que doutro xeito non notarías. un observador.
4. Como se deben priorizar as tarefas do proxecto?
Dar prioridade ao traballo é unha das cousas máis cruciais a realizar. Facilita a realización efectiva dos traballos a tempo. Os puntos que se indican a continuación pódense utilizar para ordenar as tarefas dun proxecto:
- Identificar a diferenza entre tarefas urxentes e significativas.
- Enumera os deberes e responsabilidades.
- As tarefas deben estar en orde crecente de esforzos apreciados.
- Determine a importancia de cada actividade.
- Continúa sendo adaptable e flexible.
- A capacidade de recoñecer cando dicir non
Fala sobre a forma máis eficaz na que priorizarías as responsabilidades dun determinado proxecto.
5. Cales son as accións que, na túa opinión, debería tomar máis en serio un organizador dun proxecto?
Se o teu entrevistador está interesado en coñecer máis sobre o procedemento de coordinación do teu proxecto, podería facerche unha pregunta semellante a esta. A túa resposta pode demostrarlles o que máis valoras na túa empresa e como planificas os teus días de forma eficiente.
A modo de ilustración, "Algúns dos pasos importantes que tomo ao coordinar un proxecto inclúen a celebración de reunións co persoal do proxecto e as partes interesadas, a comunicación de actualizacións e outros desenvolvementos aos equipos e clientes do proxecto e a consulta cos responsables das tarefas para garantir que todos teñan os recursos que necesitan. para rematar o seu traballo a tempo”.
6. Como pode estar seguro de supervisar e avaliar todas as variables significativas do proxecto?
Esta pregunta mide principalmente o que estás atento aos detalles (unha calidade importante de cada bo analista). Para asegurarte de non pasar por alto nada crucial na túa investigación, podes comprometerte a facer o seguinte:
- Establecemento de obxectivos específicos e KPIs ao inicio do proxecto
- Indicando claramente o seu proceso, frecuencia de análise e técnica para o seguimento do progreso
- Ter un sistema de control instalado, como un segundo empregado ou posiblemente o seu asistente, verificará a precisión do seu traballo.
- Incorporando datos adicionais ao teu estudo, como cifras e datos do proxecto, pero tamén reunións individuais periódicas cos membros do equipo, así como datos históricos de proxectos anteriores de natureza similar.
Estarán satisfeitos coa túa resposta sempre que poidan dicir que segues un método e prestes moita atención aos detalles.
7. Estás cómodo cos datos?
Esta investigación pode axudar aos empresarios a determinar se posúe as habilidades necesarias para levar a cabo as súas responsabilidades laborais. Poña exemplos da súa experiencia previa para demostrar a súa familiaridade coa interpretación de datos e o seu tratamento.
Por exemplo: "Teño moita experiencia no manexo de datos, especialmente cando se trata de organizar grandes volumes de datos nun estilo máis dixerible.
Encargueime de elaborar informes como analista de proxectos no meu posto anterior. Nestes informes incluíronse criterios importantes, como o orzamento, a puntualidade e a asignación de recursos.
Para asegurarme de que estes informes fosen fiables, xeraríaos utilizando información das nosas bases de datos internas.
8. Como resolves as disputas dentro do teu equipo?
Aínda que os conflitos sexan inevitables, non sempre teñen que ser prexudiciais. É a túa decisión sobre como xestionar a disputa, non o feito de que o haxa. O conflito fomenta ideas diferentes cando se trata de forma positiva.
Non existe un método único para resolver os conflitos porque cada un é diferente. Cal é o mellor enfoque para a resolución de conflitos depende dunha serie de factores diferentes. Afirma ao entrevistador que es un excelente oínte que pode aceptar outros puntos de vista sen molestarse para responder eficazmente a esta pregunta.
Para resolver os conflitos do equipo, comeza por manter unha reunión casual con cada membro do equipo. Escoitar as preocupacións da xente nun ambiente seguro é mellor para formar suposicións. O mellor interese de todas as partes debe ser considerado cando rastrexar a orixe do conflito e tentar resolvelo.
9. Cales das túas habilidades che servirían mellor nunha carreira de analista de proxectos?
Ao responder a esta pregunta, podes amosarlle ao entrevistador que entendes completamente o que se necesita para ter éxito neste papel. Ao responder, pensa nas habilidades que son máis importantes para o teu éxito e en como se relacionan coa descrición do traballo.
Por exemplo: como debo asegurarme de que todos os membros do meu equipo estean ao tanto dos cambios e actualizacións, creo que a comunicación eficaz é unha das habilidades máis cruciais para un analista de proxectos.
Como necesito facer un seguimento de toda a información pertinente durante todo o proceso, a organización é outra habilidade vital para min.
Ademais, creo que esta liña de traballo precisa de excelentes habilidades de resolución de problemas porque os proxectos adoitan presentar retos imprevistos.
10. Como organizas e xestionas toda a información que necesitas analizar?
Facendoche esta pregunta, os entrevistadores poden comprender mellor o teu enfoque de organización e a información que necesitas para completar as tarefas.
Presenta exemplos de encontros anteriores para ilustrar como realizas un seguimento de todos os detalles, incluídos os prazos, os orzamentos e outros datos importantes.
Exemplo: para cada cliente co que trato, podo crear un cartafol único usando a ferramenta de xestión de proxectos que uso. Teño documentos distintos para cada un dos proxectos nos que estou a traballar que gardo nestes cartafoles.
Isto permíteme manterme organizado e localizar facilmente calquera información que quero. Tamén uso un calendario en liña para organizar citas dos clientes e establecer recordatorios para facer un seguimento das datas críticas.
11. Que medidas debes tomar se o teu proxecto se está a desviar?
Despois da túa conclusión de que o teu proxecto superará o orzamento, o calendario ou cumprirá os seus obxectivos, debes tomar as seguintes accións.
- Examine os problemas subxacentes.
- Maximizar os recursos dispoñibles
- As conversacións con clientes e partes interesadas son benvidas.
Podes dar un exemplo dunha época pasada na que estabas a cargo dun proxecto e as cousas comezaron a saír mal para responder a esta pregunta. Aproveitando a oportunidade, falas de como o teu equipo e ti puideches reenfocar o proxecto.
12. Que farás se unha das responsabilidades do proxecto acaba levando máis tempo do que esperabas?
Para establecer prazos realistas, evitar que se superen os horarios e reducir os atrasos, son necesarias estimacións de tempo precisas. Non sempre é sinxelo estimar canto tempo levarán as actividades do proxecto con antelación.
Aínda que teñas toda a información necesaria para obter unha estimación fiable, aínda se poden cometer erros e a túa propia mente pode enganarche para que elixas a opción incorrecta.
A falacia de planificación é unha inclinación coñecida a estimar incorrectamente os tempos, e resulta ser a principal causa do noso frecuente incumprimento dos prazos. O procedemento de estimación debe implicar a entrada de especialistas adicionais para evitar erros de planificación.
Participar na estimación do tempo do proxecto con outras persoas permíteche pensar nunha serie de cuestións e oportunidades que doutro xeito non poderías facer. Facer estimacións de tempo precisas tamén require o uso de datos fiables e de alta calidade.
13. Cal consideras que é o compoñente máis crucial para converterte en analista de proxectos?
O entrevistador pode descubrir máis sobre os teus valores como analista de proxectos facéndoche esta pregunta. Na súa resposta, debe demostrar o seu valor para a organización, o diálogo e o traballo en equipo.
"Creo que ter excelentes capacidades organizativas é o compoñente máis crucial para converterse nun analista de proxectos". Creo que é fundamental poder facer un seguimento de toda a información relacionada co proxecto para que todos os implicados poidan acceder a ela cando sexa necesario.
A comunicación é outra habilidade crucial, xa que me axuda a cooperar cos membros do meu equipo e compartir con eles calquera información relevante".
14. Con que frecuencia realizas cambios nos plans do proxecto?
A resposta a esta consulta revelará ao entrevistador a frecuencia con que cambias os teus plans, así como o grao de información que proporcionas.
Para demostrar que estás familiarizado con este procedemento, podes demostrar o teu coñecemento citando un caso no que modificaches os plans do proxecto.
Exemplo: "Normalmente fago pequenas modificacións segundo sexa necesario durante a semana, pero actualizo os plans do proxecto polo menos unha vez por semana. Por exemplo, axustarei inmediatamente o plan se vexo que algo está a fallar ou non como estaba previsto para evitar calquera problema no futuro.
Cambiei os prazos de todos na miña posición anterior xa que vin que un dos membros do noso equipo estaba atrasado nas súas tarefas.
15. Que che parece máis atractivo ao examinar un proxecto: o presente, o pasado ou o futuro?
Un entrevistador pode obter máis información sobre a priorización do proxecto e as técnicas de xestión do tempo facéndoche esta pregunta. A túa resposta debe demostrar a túa atención aos detalles, as habilidades para cumprir o prazo e as capacidades organizativas.
Exemplo: “Ao valorar un proxecto, gústame concentrarme no aquí e agora xa que me permite decidir de inmediato o que hai que facer.
Esta estratexia, na miña experiencia, manténme no obxectivo e enfocado para que poida rematar os proxectos rapidamente. Tamén me gusta pasar un tempo ao final de cada día pensando nos meus logros. Isto facilita unha planificación máis eficaz para as miñas responsabilidades inminentes.
16. Gústache traballar nun único proxecto ou en varios proxectos á vez?
Se prefires traballar nun proxecto á vez ou en varios proxectos á vez, sexa honesto e dille ao entrevistador. Ningunha solución é boa ou incorrecta; todo depende das túas preferencias e estilo de xestión.
Creo que traballar nun único proxecto axudarame a ser máis produtivo. Non obstante, se é necesario, estou preparado para asumir ocasionalmente varios proxectos.
17. Que farías para xestionar tarefas de forma remota mentres traballas desde casa, por favor?
Especialmente se traballarás a distancia, o entrevistador está interesado en coñecer o teu estilo de xestión. Enumera as técnicas que terás que utilizar para asegurarte de que a colaboración remota do equipo conduce á conclusión oportuna de todas as tarefas.
Resposta típica "Poño moito énfase na comunicación oportuna con cada membro do equipo.
Para que os membros do meu equipo sexan produtivos aínda que non estean fisicamente presentes na oficina, establezo obxectivos e estándares semanais para o traballo remoto.
Para abordar os obxectivos, desenvolvementos e problemas da semana, mantería reunións semanais".
18. Explica os pasos que utilizas para asignar tarefas a outros.
Ser analista de proxectos require que fagas tarefas a outros. Os empresarios preguntan sobre as súas habilidades de delegación facendo esta pregunta para asegurarse de que é capaz de facelo.
Indica na túa resposta como seleccionas os membros do equipo que son máis eficaces en cada actividade. Ao repartir as responsabilidades, intenta enfatizar a túa atención aos detalles e as habilidades de comunicación.
Exemplo: “Empezo avaliando o conxunto de habilidades de cada persoa e a súa experiencia. Despois considero o tipo de traballo que favorecen. Por exemplo, algunhas persoas poden ser excelentes na entrada de datos, mentres que outras son excelentes na análise da información.
Ofrézolle a cada persoa as instrucións e información adecuadas sobre o seu traballo en particular despois de decidir quen debe facer que. Isto permite garantir que todos sigan avanzando e rematen as súas tarefas a tempo.
19. Dea unha instancia dun proxecto que rematou con éxito.
Esta consulta ten como obxectivo revelar máis información sobre os teus antecedentes e habilidades ao entrevistador. Para que poidan avaliar como pode beneficiar o seu negocio, queren escoitar o que xa conseguiu.
É fundamental escoller un proxecto no que che gustase traballar e que tivese éxito ao responder a esta pregunta.
20. Describe os pasos dun proxecto de principio a fin.
Proporcionar a descrición dun proxecto hipotético e unha explicación das súas fases é o mellor método para responder a esta pregunta. Como abordarías cada paso? O entrevistador quere saber.
Exemplo: “Iniciación, planificación, execución, seguimento e control e peche son as varias fases dun proxecto.
É a miña obriga como analista de proxectos asegurarme de que o meu equipo complete cada unha destas fases de forma eficaz, baixo o orzamento e a tempo previsto.
21. Por que deberíamos escollerte sobre outros analistas?
Os empresarios preguntan polas túas habilidades e calidades específicas cando che fan esta pregunta. Están interesados en descubrir o que o converte nun activo importante para o seu negocio.
Considere os trazos máis valiosos que che axudan a analizar proxectos con éxito cando respondes a esta pregunta. Se tes algún certificado ou programa de formación no teu cinto, inclínaos tamén.
Estou entusiasmado co que fago e intento facer o mellor posible. Sigo ao día de todas as tarefas porque estou extremadamente organizado e enfocado nos detalles.
Tamén comprométome a seguir a aprendizaxe e a mellora continua. Acabo de rexistrarme no curso de certificación de xestión de proxectos da miña facultade comunitaria local. A miña capacidade como analista de proxectos crecerá grazas a este currículo.
22. Cando escalarías un problema?
A súa resposta debe convencer ao entrevistador de que posúe os coñecementos e a competencia necesarios para abordar os problemas sen aumentalos constantemente.
Un exemplo de resposta sería: "Se teño recursos, solucionaría o problema co meu equipo inmediato. Se a situación require unha aprobación de alto nivel e é sensible, primeiro aviso á dirección antes de informar ao cliente.
Ao final, creo que o meu grupo e mais eu teriamos que tratar de resolver o problema sen recorrer a escalalo.
23. Que se debe facer se, ao final do proxecto, os consumidores non están satisfeitos coa calidade ou os resultados do produto?
Consellos útiles para tratar cun cliente descontento:
- Considere tentar comprender a súa infelicidade.
- A apreciación do cliente debe ser demostrada e sentida por ti.
- Se hai unha oportunidade, intente implementar os cambios.
- O tipo de axustes que desexan debes determinar ti.
- Intentar persuadir e explicar ao consumidor é unha opción se non é posible.
24. O noso obxectivo é aumentar a nosa taxa de finalización. Que farías para mellorar a nosa probabilidade de éxito?
Usando esta pregunta, pode demostrar a súa capacidade para resolver problemas e como pode aplicar os seus talentos en beneficio da organización.
É vital considerar o seu plan de acción para aumentar as taxas de finalización do proxecto cando responda a esta pregunta.
Ademais, queres pensar en obter suxestións doutros membros da empresa que poidan saber como aumentar as taxas de éxito.
Para aumentar a nosa taxa de éxito, por exemplo, primeiro consultaría coa miña dirección ou outras partes interesadas. Despois compilaría unha lista de todas as opcións que tiñamos para mellorar a nosa porcentaxe de éxito.
Clasificaría as suxestións despois de facer unha lista segundo o accesible e sinxelo que sexan de executar.
Despois diso, a menos que mostremos unha mellora na nosa taxa de éxito, comezaría a poñer en práctica cada suxestión.
25. Imaxina que queres facer unha modificación significativa nun proxecto (ou nun proxecto novo) e que confías no cambio, pero os directivos están en contra. Como vai proceder?
Deben ver dúas cousas en particular:
- Non te rendirás facilmente.
- Respecta a estrutura da organización.
Podes comezar dicindo que fará un esforzo para entregar os teus puntos aos que toman as decisións dun xeito adecuado.
Iso require demostrarlles como os cambios (ou a súa falta de vontade para facelos) afectarían ás finanzas da empresa (ingresos, ganancias, etc.), xa que iso é, en definitiva, o que lles interesa aos decisores.
Falarás con eles dun xeito que lles conveña e ilustrarás os teus puntos utilizando exemplos da vida real. Cando xorde a resistencia, seguirás e non te rendirás.
Non obstante, despois de facer todo o posible, finalmente aceptarás a súa decisión.
Xa que en última instancia es un analista, o teu traballo consiste en examinar situacións e suxerir axustes, pero a elección final debe ser realizada por outra persoa.
Presentándoo deste xeito, fai que os xestores de contratación sexan moi evidentes que coñeces tanto o teu traballo dentro da organización como o teu lugar dentro da xerarquía.
Conclusión
As entrevistas de traballo de analistas de proxectos están entre aquelas con dificultade moderada. Normalmente só terás a competencia dun pequeno número de candidatos para este posto non elegante.
Por outra banda, falar do traballo real que fixeches (análise que fixeches no pasado, proxectos que xestionaches ou nos que participaches), pode ser un reto, especialmente se non tes experiencia ou non tivo moito éxito no teu posto anterior.
Escribe Serie de entrevistas de Hashdork para axudar na preparación das entrevistas
Deixe unha resposta