Table des matières[Cacher][Montrer]
- 1. Pourriez-vous brièvement détailler votre expérience professionnelle ?
- 2. Pouvez-vous donner des détails sur le travail le plus récent que vous avez terminé ?
- 3. Quelle est la fonction d'un analyste de projet dans la gestion de projet ?
- 4. Comment les tâches du projet doivent-elles être classées par ordre de priorité ?
- 5. Quelles sont, selon vous, les actions qu'un porteur de projet devrait prendre le plus au sérieux ?
- 6. Comment pouvez-vous être sûr de suivre et d'évaluer chaque variable significative du projet ?
- 7. Êtes-vous à l'aise avec les données ?
- 8. Comment résolvez-vous les conflits au sein de votre équipe ?
- 9. Laquelle de vos compétences vous servirait le mieux dans une carrière d'analyste de projet ?
- 10. Comment organisez-vous et gérez-vous toutes les informations que vous devez analyser ?
- 11. Quelles mesures devez-vous prendre si votre projet dérape ?
- 12. Que ferez-vous si l'une des responsabilités du projet prend plus de temps que prévu ?
- 13. Que considérez-vous comme l'élément le plus crucial pour devenir analyste de projet ?
- 14. À quelle fréquence apportez-vous des modifications aux plans de projet ?
- 15. Qu'est-ce qui vous attire le plus dans l'examen d'un projet : le présent, le passé ou le futur ?
- 16. Aimez-vous travailler sur un seul projet ou sur plusieurs projets simultanément ?
- 17. Que feriez-vous pour gérer les tâches à distance tout en travaillant à domicile, s'il vous plaît ?
- 18. Expliquez les étapes que vous utilisez pour attribuer des devoirs à d'autres.
- 19. Donnez une instance d'un projet que vous avez terminé avec succès.
- 20. Donnez un aperçu des étapes d'un projet du début à la fin.
- 21. Pourquoi devrions-nous vous choisir parmi d'autres analystes ?
- 22. Quand feriez-vous remonter un problème ?
- 23. Que faire si, à la fin du projet, les consommateurs ne sont pas satisfaits de la qualité ou des résultats du produit ?
- 24. Notre objectif est d'augmenter notre taux d'achèvement. Que feriez-vous pour améliorer nos chances de succès ?
- 25. Imaginez que vous vouliez apporter une modification importante à un projet (ou un nouveau projet) et que vous soyez confiant dans le changement, mais que les dirigeants s'y opposent. Comment allez-vous procéder ?
- Conclusion
Un professionnel de la gestion de projet est un analyste de projet. Ils fournissent une assistance en informations essentielles aux chefs de projet, leur permettant de planifier, d'organiser et de mener à bien le projet.
En tant que représentants de projet, les analystes de projet sont le premier point de contact pour toute difficulté ou litige venant de l'intérieur des responsables des différents services d'une entreprise avant que le dossier ne remonte aux instances supérieures.
Les tâches d'un chef de projet sont parfois assurées par des analystes de projet.
Ils collaborent avec les chefs de projet à d'autres moments. Ils participent rarement directement aux tâches productrices de résultats. Au lieu de cela, ils travaillent pour soutenir l'avancement et les tâches de coopération entre les diverses parties qui réduisent la probabilité d'échec global, augmentent les avantages et réduisent les coûts.
Les analystes de projet assistent les chefs de projet dans la gestion et la coordination des projets. Ils aident à la création, à la maintenance et à la planification de la documentation du projet.
L'analyste de projet examine également les finances et les contrats, surveille l'avancement du projet et évalue la charge de travail totale. Les chefs de projet et les analystes de projet collaborent pour organiser une variété de responsabilités et s'assurer que les projets réussissent.
Ce sont des contrôleurs de la circulation qui organisent les tâches, évaluent le budget d'un projet et déterminent son calendrier. L'analyste de projet informe également la direction et les parties prenantes des progrès accomplis. Ils utilisent également des bases de données et des feuilles de calcul pour fournir une visualisation des données pour une meilleure prise de décision.
Si vous souhaitez travailler en tant qu'analyste de projet, vous devez être en mesure de répondre à des questions sur votre expérience, vos compétences et votre formation. Vous devez également être en mesure de démontrer votre capacité à analyser de manière critique et à résoudre des difficultés.
Vous découvrirez les questions et réponses des entretiens avec les analystes de projet dans ce guide pour vous aider à préparer votre prochain entretien.
1. Pourriez-vous brièvement détailler votre expérience professionnelle ?
Dans certains entretiens, poser des questions sur l'expérience sert de question brise-glace, mais ce n'est pas le cas pour les analystes de projets potentiels. Vous devez avoir une certaine expertise dans les études de faisabilité, la planification et la budgétisation de projets et, bien sûr, l'analyse de données et la gestion de projets.
Si vous n'avez pas beaucoup d'expérience ou si vous débutez, je vous recommande de créer un portfolio de votre plus grand travail ou de tous les projets que vous avez gérés ou auxquels vous avez participé.
Vous pouvez rapidement démontrer vos capacités aux recruteurs si vous disposez d'un portefeuille comme celui-ci.
Vous pouvez clairement montrer que vous avez de l'expérience et que vous êtes prêt à l'utiliser dans votre nouveau poste en décrivant les objectifs de chaque projet, votre implication dans celui-ci, les études de faisabilité et les analyses que vous avez effectuées en cours de route, une ou deux suggestions clés que vous avez faites dans chaque projet, etc.
2. Pouvez-vous donner des détails sur le travail le plus récent que vous avez terminé ?
Le recruteur voudra peut-être en savoir plus sur le type de projets sur lesquels vous avez travaillé dans le passé, votre parcours, vos habitudes, les méthodes que vous avez pu utiliser dans le passé, la taille de votre équipe et d'autres informations pertinentes.
Ici, vous pouvez discuter des éléments clés d'un projet, tels que la façon de respecter le délai tout en atteignant l'objectif ultime. Discuter des métriques ou de la manière dont vous avez amélioré le projet dans son ensemble peut être judicieux à ce stade.
3. Quelle est la fonction d'un analyste de projet dans la gestion de projet ?
C'est un sujet difficile à répondre car votre description de poste peut varier d'une entreprise à l'autre en fonction de la structure de leurs projets et de la personne qui travaille sur chacun d'eux.
Dans tous les cas, vous devez toujours vous efforcer d'aborder votre travail avec une attitude proactive et faire savoir aux autres que vous souhaitez être impliqué dès le début. Considère ceci:
Vous contribuerez à créer le calendrier et les objectifs idéaux d'un nouveau projet après avoir effectué votre travail d'analyse. Une fois le projet en cours, vous évaluerez continuellement ses progrès, en consultant le chef de projet et les autres membres de l'équipe pour aider à réévaluer les jalons, le calendrier et les ressources du projet au besoin.
En voyant le projet à distance et en n'y participant pas activement, vous pouvez même vous considérer comme une sorte de « contrôleur », ce qui vous permet de voir des détails que les autres ne remarquent pas ou que vous ne remarqueriez pas autrement. un observateur.
4. Comment les tâches du projet doivent-elles être classées par ordre de priorité ?
Prioriser le travail est l'une des choses les plus cruciales à entreprendre. Il facilite efficacement la finition des affectations à temps. Les points listés ci-dessous peuvent être utilisés pour ordonner les tâches d'un projet :
- Identifiez la différence entre les tâches urgentes et importantes.
- Énumérez les devoirs et les responsabilités.
- Les tâches doivent être classées par ordre croissant d'efforts appréciés.
- Déterminer l'importance de chaque activité.
- Continuez à être adaptable et flexible.
- La capacité de reconnaître quand dire non
Parlez de la manière la plus efficace de hiérarchiser les responsabilités d'un certain projet.
5. Quelles sont, selon vous, les actions qu'un porteur de projet devrait prendre le plus au sérieux ?
Si votre interlocuteur souhaite en savoir plus sur votre procédure de coordination de projet, il pourrait vous poser une question similaire à celle-ci. Votre réponse pourrait leur démontrer ce que vous appréciez le plus dans votre entreprise et comment vous planifiez efficacement vos journées.
À titre d'illustration, "Certaines des étapes importantes que je prends lors de la coordination d'un projet incluent la tenue de réunions avec le personnel du projet et les parties prenantes, la communication des mises à jour et d'autres développements aux équipes de projet et aux clients, et la vérification auprès des responsables de tâches pour s'assurer que chacun dispose des ressources dont il a besoin terminer leur travail à temps.
6. Comment pouvez-vous être sûr de suivre et d'évaluer chaque variable significative du projet ?
Cette question mesure principalement votre souci du détail (une qualité importante de tout bon analyste). Pour vous assurer de ne rien oublier de crucial dans votre enquête, vous pouvez vous engager à faire ce qui suit :
- Établir des objectifs spécifiques et des KPI dès le début du projet
- Énoncer clairement votre processus, la fréquence d'analyse et la technique de suivi des progrès
- Avoir un système de contrôle en place, comme un deuxième employé ou éventuellement votre assistant, vérifiera l'exactitude de votre travail.
- Incorporer des données supplémentaires dans votre étude, telles que des chiffres et des données du projet, mais aussi des réunions individuelles régulières avec les membres de l'équipe, ainsi que des données historiques de projets précédents de nature similaire.
Ils seront satisfaits de votre réponse tant qu'ils pourront dire que vous suivez une méthode et portez une attention particulière aux détails.
7. Êtes-vous à l'aise avec les données ?
Cette enquête peut aider les employeurs à déterminer si vous possédez les capacités requises pour assumer vos responsabilités professionnelles. Donnez des exemples tirés de votre expérience antérieure pour démontrer votre familiarité avec l'interprétation des données et leur traitement.
Par exemple : "J'ai beaucoup d'expérience dans le traitement des données, en particulier lorsqu'il s'agit d'organiser d'énormes volumes de données dans un style plus digeste.
J'étais en charge de la production de rapports en tant qu'analyste de projet dans mon poste précédent. Des critères importants, notamment la budgétisation, le respect des délais et l'allocation des ressources, ont été inclus dans ces rapports.
Afin de m'assurer que ces rapports étaient fiables, je les générerais en utilisant les informations de nos bases de données internes.
8. Comment résolvez-vous les conflits au sein de votre équipe ?
Même si les conflits sont inévitables, ils ne doivent pas toujours être nuisibles. C'est votre décision quant à la façon de gérer le différend, pas le fait qu'il y en ait un. Les conflits encouragent des idées différentes lorsqu'ils sont gérés positivement.
Il n'existe pas de méthode unique pour résoudre les conflits car chacun est différent. La meilleure approche de résolution des conflits dépend d'un certain nombre de facteurs différents. Affirmez à l'intervieweur que vous êtes un excellent auditeur qui peut accepter d'autres points de vue sans se fâcher afin de répondre efficacement à cette question.
Pour résoudre les conflits d'équipe, commencez par tenir une réunion informelle avec chaque membre de l'équipe. Écouter les inquiétudes des gens dans un cadre sûr est préférable pour formuler des hypothèses. Les meilleurs intérêts de toutes les parties doivent être pris en compte lorsque vous recherchez l'origine du conflit et tentez de le régler.
9. Laquelle de vos compétences vous servirait le mieux dans une carrière d'analyste de projet ?
En répondant à cette question, vous pouvez montrer à l'intervieweur que vous comprenez parfaitement ce qu'il faut pour réussir dans ce rôle. Lorsque vous répondez, pensez aux compétences qui sont les plus importantes pour votre réussite et à leur lien avec la description de poste.
Par exemple - Étant donné que je dois m'assurer que tous les membres de mon équipe sont au courant des changements et des mises à jour, je pense qu'une communication efficace est l'une des capacités les plus cruciales pour un analyste de projet.
Comme j'ai besoin de garder une trace de toutes les informations pertinentes tout au long du processus, l'organisation est une autre capacité essentielle pour moi.
De plus, je pense que ce métier nécessite d'excellentes capacités de résolution de problèmes car les projets présentent régulièrement des défis imprévus.
10. Comment organisez-vous et gérez-vous toutes les informations que vous devez analyser ?
En vous posant cette question, les enquêteurs peuvent mieux comprendre votre approche organisationnelle et les informations dont vous avez besoin pour accomplir les tâches.
Donnez des exemples de rencontres précédentes pour illustrer comment vous gardez une trace de tous les détails, y compris les délais, les budgets et d'autres données importantes.
Exemple : Pour chaque client avec lequel je traite, je peux créer un dossier unique à l'aide de l'outil de gestion de projet que j'utilise. J'ai des documents distincts pour chacun des projets sur lesquels je travaille que je conserve dans ces dossiers.
Cela me permet de rester organisé et de localiser facilement les informations que je souhaite. J'utilise également un calendrier en ligne pour organiser les rendez-vous des clients et définir des rappels pour suivre les dates critiques.
11. Quelles mesures devez-vous prendre si votre projet dérape ?
Suite à votre conclusion que votre projet dépassera le budget, le calendrier ou atteindra ses objectifs, vous devez prendre les prochaines mesures.
- Examinez les problèmes sous-jacents.
- Maximiser les ressources disponibles
- Les conversations avec les clients et les parties prenantes sont les bienvenues.
Vous pouvez donner un exemple d'un passé où vous étiez en charge d'un projet et où les choses ont commencé à mal tourner afin de répondre à cette question. Profitant de cette opportunité, vous expliquez comment votre équipe et vous avez pu recentrer le projet.
12. Que ferez-vous si l'une des responsabilités du projet prend plus de temps que prévu ?
Pour fixer des délais réalistes, éviter les dépassements de calendrier et réduire les retards, des estimations de temps précises sont nécessaires. Il n'est pas toujours simple d'estimer combien de temps les activités du projet prendront à l'avance.
Même lorsque vous disposez de toutes les informations nécessaires pour obtenir une estimation fiable, des erreurs peuvent toujours être commises et votre propre esprit peut vous inciter à choisir le mauvais choix.
Le sophisme de la planification est une tendance bien connue à estimer les temps de manière incorrecte, et il s'avère être la principale cause de notre fréquent non-respect des délais. La procédure d'estimation devrait impliquer la participation de spécialistes supplémentaires pour éviter les erreurs de planification.
Participer à l'estimation du temps de projet avec d'autres vous permet de réfléchir à une gamme de problèmes et d'opportunités auxquels vous ne pourriez pas penser autrement. Faire des estimations de temps précises nécessite également l'utilisation de données fiables et de haute qualité.
13. Que considérez-vous comme l'élément le plus crucial pour devenir analyste de projet ?
L'intervieweur pourrait en savoir plus sur vos valeurs en tant qu'analyste de projet en vous posant cette question. Dans votre réponse, vous devez démontrer votre valeur pour l'organisation, le dialogue et le travail d'équipe.
"Je crois qu'avoir d'excellentes capacités organisationnelles est l'élément le plus crucial pour devenir analyste de projet." Je pense qu'il est essentiel de pouvoir suivre toutes les informations liées au projet afin que toutes les personnes engagées puissent y accéder en cas de besoin.
La communication est une autre capacité cruciale car elle m'aide à coopérer avec les membres de mon équipe et à partager avec eux toute information pertinente.
14. À quelle fréquence apportez-vous des modifications aux plans de projet ?
La réponse à cette question révélera à l'intervieweur la fréquence à laquelle vous modifiez vos plans ainsi que le degré d'information que vous fournissez.
Afin de démontrer que vous êtes familiarisé avec cette procédure, vous pouvez démontrer vos connaissances en citant un cas où vous avez modifié des plans de projet.
Exemple : « Je fais normalement de petites modifications au besoin pendant la semaine, mais je mets à jour les plans de projet au moins une fois par semaine. Par exemple, j'ajusterai immédiatement le plan si je vois que quelque chose ne va pas ou pas comme prévu afin que nous puissions éviter tout problème à l'avenir.
J'ai changé les délais de chacun dans mon poste précédent depuis que j'ai vu qu'un membre de notre équipe était en retard sur ses missions.
15. Qu'est-ce qui vous attire le plus dans l'examen d'un projet : le présent, le passé ou le futur ?
Un intervieweur peut en savoir plus sur vos techniques de priorisation de projet et de gestion du temps en vous posant cette question. Votre réponse doit démontrer votre souci du détail, vos compétences en matière de respect des délais et vos capacités organisationnelles.
Exemple : « Lors de l'évaluation d'un projet, j'aime me concentrer sur l'ici et maintenant car cela me permet de décider tout de suite ce qui doit être fait ensuite.
Cette stratégie, d'après mon expérience, me permet de rester sur la cible et concentré afin que je puisse terminer les projets rapidement. J'aime aussi passer du temps à la fin de chaque journée à repenser à mes réalisations. Cela facilite une planification plus efficace de mes responsabilités imminentes.
16. Aimez-vous travailler sur un seul projet ou sur plusieurs projets simultanément ?
Si vous préférez travailler sur un projet à la fois ou sur plusieurs projets à la fois, soyez honnête et dites-le à l'intervieweur. Aucune solution n'est bonne ou incorrecte ; tout dépend de vos préférences et de votre style de gestion.
Je pense que travailler sur un seul projet m'aidera à être plus productif. Cependant, si nécessaire, je suis prêt à prendre ponctuellement en charge plusieurs projets.
17. Que feriez-vous pour gérer les tâches à distance tout en travaillant à domicile, s'il vous plaît ?
En particulier si vous travaillez à distance, l'intervieweur souhaite en savoir plus sur votre style de gestion. Dressez la liste des techniques que vous devrez utiliser pour vous assurer que la collaboration à distance de l'équipe mène à l'exécution de toutes les tâches dans les délais.
Réponse type « J'accorde beaucoup d'importance à une communication rapide avec chaque membre de l'équipe.
Pour que les membres de mon équipe soient productifs même lorsqu'ils ne sont pas physiquement présents au bureau, j'établis des objectifs et des normes hebdomadaires pour le travail à distance.
Pour aborder les objectifs, les développements et les problèmes de la semaine, je tenais des réunions hebdomadaires. »
18. Expliquez les étapes que vous utilisez pour attribuer des devoirs à d'autres.
Être analyste de projet vous oblige à attribuer des missions à d'autres. Les employeurs se renseignent sur vos compétences en matière de délégation en posant cette question pour s'assurer que vous êtes capable de le faire.
Indiquez dans votre réponse comment vous sélectionnez les membres de l'équipe les plus efficaces pour chaque activité. Lors de la répartition des responsabilités, essayez de mettre l'accent sur votre souci du détail et vos capacités de communication.
Exemple : « Je commence par évaluer les compétences et le degré d'expertise de chacun. Je prends alors en considération le genre de travail qu'ils préfèrent. Par exemple, certaines personnes peuvent être excellentes en saisie de données tandis que d'autres sont excellentes en analyse d'informations.
J'offre à chaque personne les instructions et les informations appropriées sur son travail particulier après avoir décidé qui doit faire quoi. Cela permet de garantir que chacun continue d'avancer et termine sa tâche à temps.
19. Donnez une instance d'un projet que vous avez terminé avec succès.
Cette enquête vise à en dire plus sur vos antécédents et vos capacités à l'intervieweur. Afin qu'ils puissent évaluer comment vous pourriez bénéficier à leur entreprise, ils veulent savoir ce que vous avez déjà réalisé.
Il est crucial de choisir un projet sur lequel vous avez aimé travailler et qui a réussi lorsque vous avez répondu à cette question.
20. Donnez un aperçu des étapes d'un projet du début à la fin.
Fournir la description d'un projet hypothétique et une explication de ses phases est la meilleure méthode pour répondre à cette question. Comment aborderiez-vous chaque étape ? L'intervieweur veut savoir.
Exemple : « L'initiation, la planification, l'exécution, le suivi et le contrôle, et la clôture sont les différentes phases d'un projet.
Il est de mon devoir, en tant qu'analyste de projet, de veiller à ce que mon équipe réalise chacune de ces phases de manière efficace, dans les limites du budget et dans les délais."
21. Pourquoi devrions-nous vous choisir parmi d'autres analystes ?
Les employeurs s'enquièrent de vos capacités et qualités spécifiques lorsqu'ils vous posent cette question. Ils sont intéressés à découvrir ce qui fait de vous un atout important pour leur entreprise.
Considérez les traits les plus précieux qui vous aident à analyser les projets avec succès lorsque vous répondez à cette question. Si vous avez des certificats ou des programmes de formation à votre actif, incluez-les également.
Je suis enthousiaste à propos de ce que je fais et j'essaie constamment de faire de mon mieux. Je reste au top de toutes les missions parce que je suis extrêmement organisé et concentré sur les détails.
Je m'engage également à poursuivre l'apprentissage et l'amélioration continus. Je viens de m'inscrire au cours de certification en gestion de projet de mon collège communautaire local. Ma capacité en tant qu'analyste de projet grandira grâce à ce cursus.
22. Quand feriez-vous remonter un problème ?
Votre réponse doit convaincre l'intervieweur que vous possédez les connaissances et les compétences nécessaires pour résoudre les problèmes sans les augmenter constamment.
Un exemple de réponse serait : « Si j'ai les ressources, je réglerais le problème avec mon équipe immédiate. Si la situation nécessite une approbation de haut niveau et est sensible, j'en avise d'abord la direction avant d'informer le client.
En fin de compte, je pense que mon groupe et moi devrions essayer de résoudre le problème sans recourir à l'escalade.
23. Que faire si, à la fin du projet, les consommateurs ne sont pas satisfaits de la qualité ou des résultats du produit ?
Conseils utiles pour traiter avec un client mécontent :
- Envisagez d'essayer de comprendre leur malheur.
- L'appréciation du client doit être démontrée et ressentie par vous.
- S'il y a une chance, essayez de mettre en œuvre les changements.
- Le type d'ajustements qu'ils souhaitent doit être déterminé par vous.
- Tenter de persuader et d'expliquer au consommateur est une option si ce n'est pas possible.
24. Notre objectif est d'augmenter notre taux d'achèvement. Que feriez-vous pour améliorer nos chances de succès ?
À l'aide de cette question, vous pouvez démontrer votre capacité à résoudre des problèmes et comment vous pouvez appliquer vos talents au profit de l'organisation.
Il est essentiel de tenir compte de votre plan d'action pour augmenter les taux d'achèvement des projets lorsque vous répondez à cette question.
De plus, vous voulez penser à obtenir des suggestions d'autres membres de l'entreprise qui pourraient savoir comment augmenter les taux de réussite.
Pour augmenter notre taux de réussite, par exemple, je me renseignerais d'abord auprès de ma direction ou d'autres parties prenantes. Ensuite, je compilerais une liste de toutes les options que nous avions pour améliorer notre pourcentage de réussite.
Je classerais les suggestions après avoir dressé une liste en fonction de leur prix abordable et de leur simplicité d'exécution.
Après cela, à moins que nous ne montrions une amélioration de notre taux de réussite, je commencerais à mettre chaque suggestion en pratique.
25. Imaginez que vous vouliez apporter une modification importante à un projet (ou un nouveau projet) et que vous soyez confiant dans le changement, mais que les dirigeants s'y opposent. Comment allez-vous procéder ?
Ils ont besoin de voir deux choses en particulier :
- Vous n'abandonnerez pas facilement.
- Vous respectez la structure de l'organisation.
Vous pourriez commencer par déclarer que vous ferez un effort pour transmettre vos points aux décideurs de manière appropriée.
Cela nécessite de leur démontrer comment les changements (ou leur refus de les faire) affecteraient les finances de l'entreprise (chiffre d'affaires, bénéfices, etc.), car c'est finalement ce qui intéresse les décideurs.
Vous leur parlerez d'une manière qui leur convient et vous illustrerez vos propos à l'aide d'exemples concrets. Lorsque la résistance surgit, vous continuerez et n'abandonnerez pas.
Cependant, après avoir fait tout ce que vous pouviez, vous finirez par accepter leur décision.
Puisque vous êtes finalement un analyste, votre travail consiste à examiner les situations et à suggérer des ajustements, mais le choix final doit être fait par une autre personne.
En le présentant ainsi, vous faites bien comprendre aux responsables du recrutement que vous connaissez à la fois votre fonction au sein de l'organisation et votre place dans la hiérarchie.
Conclusion
Les entretiens d'embauche d'analyste de projet font partie de ceux qui présentent une difficulté modérée. Vous n'aurez normalement que la concurrence d'un petit nombre de candidats pour ce poste non fantaisiste.
D'autre part, parler du travail réel que vous avez effectué (analyse que vous avez menée dans le passé, projets que vous avez gérés ou auxquels vous avez participé) peut être difficile, surtout si vous manquez d'expérience ou n'avez pas très bien réussi dans votre poste précédent.
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