Enhavtabelo[Kaŝi][Montri]
Dokumentadministrado estas kompleksa temo - sed ĝi estas io, kion vi devos eniri se vi laboras en ajna kapablo, kie via kompanio devas aliĝi al GDPR.
Kaj ĉu vi estas sendependa, administranto, aŭ C-nivela ekzekutivo, vi verŝajne bezonos konservi dokumentojn, spuri kiu havas aliron al ili, kaj kontroli kiu kopiis ilin.
Feliĉe, vi ne devas fari ĝin memstare - ekzistas multaj dokument-administradsistemoj, kiuj simpligos aferojn por vi.
Ni kolektis la 10 plej bonajn dokumentajn mastrumajn sistemojn, por ke vi povu elspezi malpli da tempo por administri viajn dokumentojn kaj pli da tempo por fari la gravajn aferojn.
Kio estas Dokumenta Administra Sistemo?
En cifereca mondo, kie ĉio estas cifereca, necesas trovi manierojn organizi ĉiujn viajn dosierojn kaj dokumentojn—unu el la plej tempopostulaj taskoj por okupataj individuoj pri administrado de sia dokumenta kolekto.
Sed se vi ne faras ĝin, vi perdos trakon de iuj esencaj dosieroj. Ĝi estas grandega doloro kaj prenas tempon por fari ion, kion vi ĝuas.
Dokumenta Administra Sistemo estas programaro aŭ reta servo dizajnita por organizi vendejon kaj administri dokumentojn. Ĉi tiuj aplikaĵoj utilas por administri kaj organizi komercajn dokumentojn. Estas multaj dokument-administradsistemoj sur la merkato, sed ni volas reliefigi la plej bonajn 10 dokument-administradsistemojn por faciligi vian vivon.
1. Qoppa PDF Studio
Qoppa PDF Studio estas plenplena solvo, kiu ebligas al uzantoj rapide kaj efike konverti skanitajn dokumentojn, bildojn, prezentojn aŭ ion ajn al PDF-formato. Qoppa PDF Studio ofertas funkciojn kiel OCR (Optika Karaktro-Rekono) por ĉerpi tekston kaj metadatenojn.
Krome, la solvo estas ekipita per altnivelaj serĉkapabloj kaj sekurecaj funkcioj. Qoppa PDF Studio permesas labori kaj eksterrete kaj interrete. Ĉi-lasta parto estas utila, precipe kiam oni laboras malproksime.
avantaĝoj:
- PDF-dosieroj povas esti konvertitaj sen forlasi la Qoppa-labortablon
- Eltiro de metadatenoj
- Aŭtomata PDF-konverto
- Altnivela serĉo kaj trovo
- Sekurecaj ecoj
- Integriĝo kun Microsoft Office
trompoj:
- Limigita al Vindoza operaciumo.
prezoj
Qoppa venas en du opcioj. La norma versio vendas ĉirkaŭ 50 USD, dum profesia versio vendas 70 USD.
2. Altvosto
Unu el la plej famaj solvoj pri dokumenta administrado, Kolerega, estas nuba stokado provizanto fokusanta pri dosierstokado kaj aliro per la reto. Kun ĝia facile uzebla interfaco, vi povas facile alŝuti, elŝuti kaj dividi dosierojn.
Vi ankaŭ povas krei dosierujojn kaj etikedojn por viaj dosieroj. Hightail ebligas al vi ĉifri viajn datumojn per la ĉifrada protokolo AES 256-bita por maksimuma sekureco. Alia ekscita afero pri ĉi tiu dokumenta mastruma sistemo estas, ke vi ankaŭ povas aldoni komentojn al iuj dosieroj.
avantaĝoj:
- la interfaco de uzanto estas facile navigebla
- Sekura Kunhavigo kun Amikoj, Familioj kaj Kolegoj
trompoj:
- Malgranda Stoka Kapo
- Pagita Ilo
prezoj
Vi povas akiri hightail lite senpage kun limigitaj funkcioj. Profesiaj, Teamoj kaj Komercaj pakoj kostas 12 USD, 24 USD kaj 36 USD monate, respektive.
3. Dropbox por Komerco
Dropbox estas bonega solvo por teamkunlaboro, stokado kaj kundivido de dosieroj. Kun Dropbox por Komerco, vi povas krei kutimajn dosierujojn. Vi ankaŭ povas dividi dosierujojn kun aliaj uzantoj sendante invitligojn.
La ĉefa avantaĝo de Dropbox estas, ke ĝi havas labortablan aplikaĵon, kiu aŭtomate alŝutas novajn dosierojn al la nubo. Tial vi ĉiam havas la plej novajn versiojn de viaj dokumentoj.
Ĝi permesas al uzantoj vidi kaj redakti la dokumentojn konservitajn en komputilo, tablojdo aŭ inteligenta telefono. Alia funkcio estas ĝia labortabla programo por Vindozaj kaj Mac-komputiloj. Ĉiuj ĉi tiuj funkcioj faras ĝin unu el la plej bonaj dokument-administradsistemoj. Dropbox ankaŭ havas oficialan oficejan aron. Ĉi tio permesas vin aliri kaj redakti dosierojn de iu ajn aparato uzante interretan konekton.
avantaĝoj:
- Bonegaj dosieraj servoj kaj konservado
- Facile dividi dosierujojn kun aliaj uzantoj
- Unu-klaka aŭtomata alŝuto al nuba stokado
- Kunhavigu dokumentojn kaj fotojn interrete
trompoj:
- Pli malrapida alŝuta rapideco por pli grandaj dosieroj
- Tethering ne funkcias por iuj aparatoj.
- Limigitaj aplikaĵoj kaj movebla aliro
prezoj
Dropbox donas al vi 2TB da stokado kontraŭ $ 9.99 monate. La familia konto estas alirebla de 6 uzantoj kaj kostas $16.99 monate dum la profesia konto donas al vi 3TB por $16.58 monate por ununura uzanto. Estas aliaj planoj adaptitaj al pli altaj postuloj. Detaloj estas kiel sekvas:
4 Google Drive
Google Drive permesas vin konservi dosierojn kun vi por havi ilin ie ajn, iam ajn. Vi povas stoki dosierojn en la nubo, kio estas bonega ĉar ili ne perdiĝos, negrave kiom da spaco vi havas en via komputilo.
Kun google drive, vi povas facile dividi dosierojn kun iu ajn en via teamo aŭ kun homoj ekster via teamo simple dividante la ligilon. Alia funkcio, kiun vi havas kun google drive, estas, ke vi povas sinkronigi viajn dosierojn tra malsamaj aparatoj. Ili provizas labortablon, moveblajn kaj retprogramojn kaj retejon.
avantaĝoj:
- Senpaga uzebla por individuaj uzantoj
- 15GB da senpaga stokado
- Facile uzi kun konata interfaco
- Ĝi povas esti uzata en ajna aparato kun interreta konekto
trompoj:
- Estis kelkaj raportoj pri dosieroj perditaj aŭ koruptitaj.
prezoj
Google Drive povus esti la plej malmultekosta elekto por vi. Baza plano de 15GB estas senpaga dum plano de 100GB kostas nur $2. La finfina plano kostas ĉirkaŭ $ 9.99 monate se vi bezonas 2TB da nuba stokado.
5. Panda Doc
PandaDoc estas tre agordebla kaj intuicia dokumenta administradsistemo por stoki, versionigi, kunhavigi kaj kunlabori pri iuj dokumentoj interrete. Kun interfaco kiu estas tre facile uzebla kaj permesas al uzantoj personecigi ĝin laŭ siaj bezonoj.
Vi povas krei kutimajn dokumentojn por ŝpari tempon alŝutante viajn dosierojn rekte de diversaj aplikaĵoj. Ĝi estas bonega ilo por konservi plurajn dosierversiojn sen konstante ŝanĝi inter dokumentoj.
avantaĝoj:
- Facileco de uzo kaj personigo
- Kapablo spuri versiojn kaj ŝanĝojn
- Integras kun multaj aplikoj
- Planoj de atingeblaj prezoj
trompoj:
- Iuj funkcioj disponeblas nur en la entreprena plano.
prezoj
PandaDoc estas alirebla por minimume $19 kaj la komerca varianto kostas al vi $49.
6. WPS Office Cloud
WPS-Oficejo estas nub-bazita aplikaĵo, kiu ebligas al vi vidi kaj redakti dokumentojn de Word, Excel, PowerPoint kaj OneNote. Uzantoj povas dividi dosierojn kun aliaj uzantoj dum ili laboras en reala tempo.
WPS Office provizas uzantojn per plene funkcia redakta sperto kun la kapablo enmeti plurmedian enhavon. WPS Office ankaŭ subtenas kunlaboran laboron por teamaj projektoj.
avantaĝoj:
- Plene funkcia redakta sperto
- Subtenas realtempan kunlaboron
- Enmetu plurmedian enhavon
trompoj:
- Dosierformatoj estas limigitaj al WPS-propraj formatoj.
prezoj
WPS-Normo kun limigitaj funkcioj kostas al vi nenion. WPS-premio kostas $30 jare, se vi elektas pagi ĉiujare.
7. SharePoint
SharePoint estas entrepren-grada ilo kiu ofertas multajn dokumentajn administradkapablojn. Ĝi funkcias en la Microsoft-nubo kaj bonorde konservas viajn dosierojn kaj dosierujojn en diversaj bibliotekoj, por ke vi povu facile trovi ilin. Vi povas dividi dosierojn kaj kunlabori en projektoj kun via teamo.
avantaĝoj:
- Tre ampleksa
- Proponas multajn funkciojn
- Kapablo integri kun aliaj Microsoft-produktoj
- Uzeblas por intrareto kaj eksterreto
trompoj:
- Tre multekosta
- Povas esti kompleksa uzi
prezoj
SharePoint kostas 5 USD por uzanto je monato almenaŭ kaj iras ĝis 23 USD por uzanto monate por la plano integrita kun Office 365.
8. Dek du
Dek du estas entreprena klasa dokumenta administradsolvo, kiu ebligas al teamoj kunlabori facile kaj tuj. La aplikaĵo estas bazita en nubo, do vi ne devas esti ĉe via komputilo por labori pri viaj projektoj.
Ĉi tiu solvo elstaras de aliaj solvoj ĉar ĝi ofertas intuician interfacon, kiu permesas al uzantoj navigi facile. Ĝi provizas retpoŝton, kalendaron, taskoliston, dosieradministradon kaj babilajn opciojn. Docebo funkcias perfekte kun Microsoft Office, igante viajn dokumentojn facile vidi, redakti kaj kunlabori en reala tempo.
avantaĝoj:
- Facile uzebla interfaco
- Nubo-bazita por ke vi povu aliri ĝin ie ajn.
- Integras kun Microsoft Office
trompoj:
- Ne tiom da funkcioj kiel iuj el la aliaj solvoj en ĉi tiu listo
- Prezoj ne estas malkaŝitaj publike
prezoj
Ĉar ĝi estas entreprena ilo, vi devos kontakti ilin por ricevi citaĵon.
9.PDFelement Pro
PDF Element Pro estas la plej bona dokumenta administradsistemo por tiuj, kiuj volas tute-en-unu solvon. Ĝi ne estas nur PDF-redaktilo, sed ankaŭ povas krei, konverti, komenti, subskribi kaj protekti viajn PDFojn. Kaj se vi bezonas plenigi formularojn aŭ fari komentojn pri PDF-oj, vi povas fari tion ankaŭ per PDFelement Pro.
Ĝia OCR-trajto ebligas al vi konverti skanitajn PDF-oj en redakteblaj dokumentoj, kaj vi ankaŭ povas pasvorte protekti viajn PDFojn por konservi ilin sekuraj. Vi povas uzi PDFelement Pro sur Vindozaj, Mac, iOS kaj Android-aparatoj - do ĝi estas perfekta por entreprenoj, kiuj bezonas administri siajn dokumentojn dumvoje.
avantaĝoj:
- Tute-en-unu PDF-solvo
- Krei, konverti, komentari, subskribi kaj protekti PDF-ojn
- OCR-funkcio ebligas al vi konverti skanitajn PDFojn en redakteblajn dokumentojn
- Pasvorto-protektu viajn PDFojn por konservi ilin sekuraj
- Uzu ĉe Vindozaj, Mac, iOS kaj Android-aparatoj
trompoj:
- Iuj funkcioj disponeblas nur en la pagita versio
prezoj
PDFelements estas sufiĉe multekosta kaj kostos al vi $79.99 por ĉiujara registriĝo.
10. Markdosierujo
Markdosierujo estas interreta dokumenta administradsistemo, kiu helpas kompaniojn administri siajn markaktivaĵojn. Kun Brandfolder, vi povas centralizi viajn markajn aktivaĵojn kaj fari ilin alireblaj por via tuta teamo. Brandfolder ankaŭ disponigas funkciojn kiel ekzemple versio kontrolo, aproboj kaj analizoj.
avantaĝoj:
- Brandfolder estas facile uzebla kaj navigebla.
- La interfaco estas pura kaj moderna.
- Brandfolder ofertas senpagan provon.
trompoj:
- Brandfolder estas iom pli multekosta ol aliaj dokument-administradsistemoj.
prezoj
Brandfolder estas entrepren-nivela ilo kaj vi devus kontakti ilin por ricevi citaĵon
konkludo
Dokumentadministrado estas integra parto de komerca laborfluo. Dokumentkontrolo kaj administrado estas inter la plej kritikaj areoj en komerco hodiaŭ.
Ĉiutage, via kompanio kreas multajn dokumentojn kaj bezonas konservi ilin sekure kaj sekure.
Ĉu temas pri viaj firmaaj registroj, projekt-administraddosieroj aŭ konfidencaj informoj, solida dokumenta administradsistemo helpos vin certigi, ke ili estas sekuraj, sekurigitaj kaj ĉiam ĉe mano.
Lasi Respondon