Съдържание[Крия][Покажи]
- 1. Бихте ли разказали накратко за вашия професионален опит?
- 2. Бихте ли разяснили най-скорошната работа, която сте завършили?
- 3. Каква е функцията на проектния анализатор в управлението на проекти?
- 4. Как трябва да се класират задачите по проекта по приоритет?
- 5. Кои са действията, към които според вас един организатор на проект трябва да се отнесе най-сериозно?
- 6. Как можете да сте сигурни, че наблюдавате и оценявате всяка значима променлива в проекта?
- 7. Доволни ли сте с данните?
- 8. Как разрешавате спорове в екипа си?
- 9. Кои от вашите умения биха ви служили най-добре в кариерата на анализатор на проекти?
- 10. Как организирате и управлявате цялата информация, която трябва да анализирате?
- 11. Какви мерки трябва да предприемете, ако проектът ви се размине?
- 12. Какво ще направите, ако една от отговорностите по проекта в крайна сметка отнеме повече време, отколкото сте очаквали?
- 13. Какво смятате за най-важния компонент за това да станете анализатор на проекти?
- 14. Колко често правите промени в плановете на проекта?
- 15. Кое намирате за по-привлекателно, когато разглеждате проект: настоящето, миналото или бъдещето?
- 16. Обичате ли да работите по един проект или по няколко проекта едновременно?
- 17. Какво бихте направили, за да управлявате задачи от разстояние, докато работите от вкъщи, моля?
- 18. Обяснете стъпките, които използвате, за да възлагате задачи на други.
- 19. Дайте пример за проект, който сте завършили успешно.
- 20. Опишете стъпките на проекта от началото до края.
- 21. Защо да изберем вас пред други анализатори?
- 22. Кога бихте ескалирали проблем?
- 23. Какво трябва да се направи, ако в края на проекта потребителите не са доволни от качеството или резултатите на продукта?
- 24. Нашата цел е да увеличим процента на завършване. Какво бихте направили, за да подобрите вероятността ни за успех?
- 25. Представете си, че искате да направите значителна модификация на проект (или нов проект) и че сте уверени в промяната, но ръководителите са против. Как ще продължите?
- Заключение
Професионалистът в управлението на проекти е анализатор на проекти. Те предоставят критична информационна помощ на ръководителите на проекти, като им позволяват да планират, организират и изпълнят успешно проекта.
Като представители на проекта, анализаторите на проекта са първоначалната точка за контакт за всякакви трудности или спорове, идващи от вътрешността на ръководителите на различни отдели в компанията, преди въпросът да се издигне до по-високи органи.
Задълженията на ръководител на проекти понякога се изпълняват от анализатори на проекти.
Те си сътрудничат с ръководителите на проекти през другото време. Те рядко участват пряко в задачи за постигане на резултати. Вместо това те работят за поддържане на напредък и задължения за сътрудничество между различни страни, които намаляват вероятността от цялостен провал, увеличават ползите и намаляват разходите.
Подпомагащи ръководителите на проекти при управлението и координирането на проекти са анализатори на проекти. Те помагат при създаването, поддръжката и планирането на проектна документация.
Анализаторът на проекта също преглежда финансите и договорите, следи напредъка на проекта и оценява общото работно натоварване. Мениджърите на проекти и анализаторите на проекти си сътрудничат заедно, за да организират различни отговорности и да се уверят, че проектите са успешни.
Те са контролери на трафика, които организират задачи, оценяват бюджета на проекта и определят неговата времева рамка. Анализаторът на проекта също предоставя актуализации за напредъка на ръководството и заинтересованите страни. Те също така използват бази данни и електронни таблици, за да предоставят визуализация на данни за по-добро вземане на решения.
Ако искате да работите като анализатор на проекти, трябва да можете да отговаряте на въпроси относно вашия опит, умения и образование. Трябва също така да можете да покажете способността си да анализирате критично и да разрешавате трудности.
В това ръководство ще откриете въпроси и отговори за интервю за анализатор на проекти, за да ви помогне да се подготвите за следващото си интервю.
1. Бихте ли разказали накратко за вашия професионален опит?
В някои интервюта питането за опит служи като ледоразбиващ въпрос, но това не е случаят с бъдещите анализатори на проекти. Трябва да имате известен опит с проучвания за осъществимост, планиране на проекти и бюджетиране и, разбира се, анализ на данни и управление на проекти.
Ако нямате много опит или тепърва започвате, препоръчвам ви да създадете портфолио с най-великите си творби или с всички проекти, които някога сте управлявали или в които сте участвали.
Можете бързо да демонстрирате способностите си на мениджъри по наемане, ако имате налично портфолио като това.
Можете ясно да покажете, че имате опит и сте готови да го използвате в новата си позиция, като очертаете целите на всеки проект, вашето участие в него, проучванията за осъществимост и анализите, които сте извършили по пътя, едно или две ключови предложения, които сте направили във всеки проект и т.н.
2. Бихте ли разяснили най-скорошната работа, която сте завършили?
Рекрутерът може да иска да научи повече за типа проекти, по които сте работили в миналото, вашия опит, вашите навици, методите, които може да сте използвали в миналото, размера на вашия екип и друга подходяща информация.
Тук можете да обсъдите ключовите елементи на даден проект, като например как да спазите крайния срок, като същевременно постигнете крайната цел. Обсъждането на показатели или как сте подобрили проекта като цяло може да е разумно на този етап.
3. Каква е функцията на проектния анализатор в управлението на проекти?
Това е трудна тема за отговор, тъй като вашата длъжностна характеристика може да варира от бизнес до фирма въз основа на това как са структурирани проектите им и кой работи по всеки от тях.
Във всеки случай, винаги трябва да полагате усилия да подхождате към работата си с проактивно отношение и да уведомите другите, че искате да участвате от самото начало. Помислете за това:
Ще допринесете за създаването на идеалния график и цели на нов проект, след като свършите аналитичната си работа. След като проектът е в ход, вие непрекъснато ще оценявате напредъка му, като се консултирате с ръководителя на проекта и други членове на екипа, за да помогнете за преоценка на етапите на проекта, графика и ресурсите, ако е необходимо.
В резултат на това, че гледате проекта от разстояние и не участвате активно в него, можете дори да се отнасяте към себе си като към вид „контролер“, който ви позволява да виждате подробности, които другите не забелязват или които иначе не бихте забелязали като наблюдател.
4. Как трябва да се класират задачите по проекта по приоритет?
Приоритизирането на работата е сред най-важните неща, които трябва да предприемете. Улеснява ефективното завършване на задачите навреме. Точките, изброени по-долу, могат да се използват за подреждане на задачите на проект:
- Идентифицирайте разликата между спешни и важни задачи.
- Избройте задълженията и отговорностите.
- Задачите трябва да са във възходящ ред на оценените усилия.
- Определете значението на всяка дейност.
- Продължавайте да бъдете адаптивни и гъвкави.
- Способността да разпознавате кога да кажете „не“.
Говорете за най-ефективния начин, по който бихте приоритизирали отговорностите на даден проект.
5. Кои са действията, към които според вас един организатор на проект трябва да се отнесе най-сериозно?
Ако вашият интервюиращ се интересува да научи повече за вашата процедура за координиране на проекта, той може да ви зададе въпрос, подобен на този. Вашият отговор може да им покаже какво цените най-много във вашия бизнес и как ефективно планирате дните си.
Като илюстрация, „Някои от важните стъпки, които предприемам, когато координирам проект, включват провеждане на срещи с персонала на проекта и заинтересованите страни, съобщаване на актуализации и други разработки на проектни екипи и клиенти и проверка с притежателите на задачи, за да се уверя, че всеки разполага с ресурсите, от които се нуждае да свършат работата си навреме.”
6. Как можете да сте сигурни, че наблюдавате и оценявате всяка значима променлива в проекта?
Този въпрос основно измерва колко сте внимателни към детайлите (важно качество на всеки добър анализатор). За да сте сигурни, че няма да пренебрегнете нищо съществено в разследването си, можете да се ангажирате да направите следното:
- Установяване на конкретни цели и KPI в началото на проекта
- Ясно посочване на вашия процес, честота на анализ и техника за наблюдение на напредъка
- Наличието на система за контрол, като например втори служител или евентуално ваш асистент, ще провери точността на работата ви.
- Включване на допълнителни данни във вашето проучване, като цифри и данни от проекта, но също и редовни лични срещи с членове на екипа, както и исторически данни от предишни проекти от подобен характер.
Те ще бъдат доволни от вашия отговор, стига да могат да кажат, че следвате метод и обръщате голямо внимание на детайлите.
7. Доволни ли сте с данните?
Това запитване може да помогне на работодателите да определят дали притежавате способностите, необходими за изпълнение на работните ви задължения. Дайте примери от предишния си опит, за да демонстрирате запознатостта си с тълкуването на данни и работата с тях.
Например: „Имам много опит в работата с данни, особено когато става въпрос за подреждане на огромни обеми от данни в по-лесно смилаем стил.
Отговарях за изготвянето на отчети като анализатор на проекти на предишната си позиция. В тези доклади бяха включени важни критерии, включително бюджетиране, навременност и разпределение на ресурсите.
За да се уверя, че тези отчети са надеждни, щях да ги генерирам, използвайки информация от нашите вътрешни бази данни.
8. Как разрешавате спорове в екипа си?
Дори когато конфликтите са неизбежни, те не винаги трябва да бъдат вредни. Ваше е решението как да управлявате спора, а не фактът, че има такъв. Конфликтът насърчава различни идеи, когато се третира положително.
Няма универсален метод за разрешаване на конфликти, защото всеки е различен. Кой подход за разрешаване на конфликти е най-добрият зависи от редица различни фактори. Потвърдете на интервюиращия, че сте отличен слушател, който може да приеме други гледни точки, без да се разстройва, за да отговорите ефективно на този въпрос.
За да разрешите екипни конфликти, започнете с провеждане на случайна среща с всеки член на екипа. Изслушването на притесненията на хората в безопасна обстановка е по-добро за формиране на предположения. Най-добрите интереси на всички страни трябва да бъдат взети предвид, когато проследите произхода на конфликта и се опитате да го разрешите.
9. Кои от вашите умения биха ви служили най-добре в кариерата на анализатор на проекти?
Отговаряйки на този въпрос, можете да покажете на интервюиращия, че имате пълно разбиране какво е необходимо, за да бъдете успешни в тази роля. Когато отговаряте, помислете за уменията, които са най-важни за вашия успех и как те се свързват с длъжностната характеристика.
Например – тъй като трябва да се уверя, че всеки в екипа ми е наясно с промените и актуализациите, мисля, че ефективната комуникация е една от най-важните способности за анализатор на проекти.
Тъй като трябва да следя цялата уместна информация по време на целия процес, организацията е друга жизненоважна способност за мен.
Освен това смятам, че тази линия на работа изисква отлични умения за решаване на проблеми, тъй като проектите редовно представляват непредвидени предизвикателства.
10. Как организирате и управлявате цялата информация, която трябва да анализирате?
Задавайки ви този въпрос, интервюиращите могат да разберат по-добре вашия организационен подход и информацията, от която се нуждаете, за да изпълните задачите.
Дайте примери от предишни срещи, за да илюстрирате как следите всички подробности, включително срокове, бюджети и други важни данни.
Пример: За всеки клиент, с който работя, мога да създам уникална папка с помощта на инструмента за управление на проекти, който използвам. Имам отделни документи за всеки от проектите, върху които работя, които съхранявам в тези папки.
Това ми позволява да поддържам организация и лесно да намирам всяка информация, която искам. Също така използвам онлайн календар, за да организирам срещи с клиенти и да задавам напомняния, за да следя критичните дати.
11. Какви мерки трябва да предприемете, ако проектът ви се размине?
След вашето заключение, че вашият проект ще надхвърли бюджета, графика или ще постигне целите си, трябва да предприемете следващите няколко действия.
- Проучете основните проблеми.
- Максимизиране на наличните ресурси
- Разговорите с клиенти и заинтересовани страни са добре дошли.
Можете да дадете пример за минало време, когато сте отговаряли за проект и нещата са започнали да се объркват, за да отговорите на този въпрос. Използвайки възможността, вие говорите за това как вашият екип и вие успяхте да пренасочите проекта.
12. Какво ще направите, ако една от отговорностите по проекта в крайна сметка отнеме повече време, отколкото сте очаквали?
За да зададете реалистични крайни срокове, да предотвратите превишаване на графика и да намалите закъсненията, са необходими точни оценки на времето. Не винаги е лесно да се прецени предварително колко време ще отнеме дейностите по проекта.
Дори когато разполагате с цялата информация, необходима за получаване на надеждна оценка, все още могат да бъдат допуснати грешки и собственият ви ум може да ви подведе да изберете грешен избор.
Грешката при планирането е добре известна склонност към неправилно изчисляване на времето и се оказва основната причина за честото неизпълнение на крайните срокове. Процедурата за оценка трябва да включва информация от допълнителни специалисти, за да се предотвратят грешки при планирането.
Участието в оценката на времето на проекта с други ви позволява да мислите за набор от проблеми и възможности, които иначе не бихте могли. Правенето на точни оценки на времето също изисква използването на висококачествени, надеждни данни.
13. Какво смятате за най-важния компонент за това да станете анализатор на проекти?
Интервюиращият може да открие повече за вашите ценности като анализатор на проекти, като ви зададе този въпрос. Във вашия отговор трябва да демонстрирате своята стойност за организацията, диалога и работата в екип.
„Вярвам, че отличните организационни способности са най-важният компонент за това да станеш анализатор на проекти.“ Чувствам, че е изключително важно да мога да поддържам проследяване на цялата информация, свързана с проекта, така че всеки ангажиран да има достъп до нея, когато е необходимо.
Комуникацията е друга важна способност, тъй като ми помага да си сътруднича с членовете на екипа си и да споделям всяка подходяща информация с тях.“
14. Колко често правите промени в плановете на проекта?
Отговорът на това запитване ще разкрие на интервюиращия колко често променяте плановете си, както и степента на информация, която предоставяте.
За да демонстрирате, че сте запознати с тази процедура, можете да демонстрирате знанията си, като цитирате пример, в който сте променили плановете на проекта.
Пример: „Обикновено правя малки модификации според нуждите през седмицата, но актуализирам плановете на проекта поне веднъж всяка седмица. Например, незабавно ще коригирам плана, ако видя, че нещо се обърка или не е според плана, така че да можем да предотвратим всякакви проблеми в бъдеще.
Промених крайните срокове на всички в предишната си позиция, тъй като видях, че един от членовете на екипа ни изостава със задачите си.
15. Кое намирате за по-привлекателно, когато разглеждате проект: настоящето, миналото или бъдещето?
Интервюиращият може да научи повече за приоритизирането на вашия проект и техниките за управление на времето, като ви зададе този въпрос. Вашият отговор трябва да демонстрира вашето внимание към детайлите, умения за спазване на крайни срокове и организационни способности.
Пример: „Когато оценявам проект, обичам да се концентрирам върху тук и сега, тъй като това ми позволява да реша какво трябва да направя веднага.
Според моя опит тази стратегия ме държи в целта и ме държи фокусиран, така че да мога да завършвам проекти бързо. Освен това обичам да прекарвам известно време в края на всеки ден, като си спомням за постиженията си. Това улеснява по-ефективното планиране на предстоящите ми отговорности.
16. Обичате ли да работите по един проект или по няколко проекта едновременно?
Ако предпочитате да работите по един проект наведнъж или по няколко проекта наведнъж, бъдете честни и кажете на интервюиращия. Нито едно решение не е добро или неправилно; всичко зависи от вашите предпочитания и стил на управление.
Мисля, че работата по един проект ще ми помогне да бъда по-продуктивен. Въпреки това, ако е необходимо, съм готов от време на време да поема няколко проекта.
17. Какво бихте направили, за да управлявате задачи от разстояние, докато работите от вкъщи, моля?
Особено ако ще работите дистанционно, интервюиращият се интересува да научи за вашия стил на управление. Избройте техниките, които ще трябва да използвате, за да сте сигурни, че отдалеченото сътрудничество на екипа води до навременно изпълнение на всички задачи.
Типичен отговор „Наблягам много на навременната комуникация с всеки член на екипа.
За да могат членовете на моя екип да бъдат продуктивни, дори когато не присъстват физически в офиса, установявам седмични цели и стандарти за дистанционна работа.
За да се справя с целите, развитието и проблемите на седмицата, бих провеждал седмични срещи.“
18. Обяснете стъпките, които използвате, за да възлагате задачи на други.
Да бъдеш анализатор на проекти изисква да възлагаш задачи на други. Работодателите се интересуват от вашите умения за делегиране, като задават този въпрос, за да се уверят, че сте способни да го направите.
Посочете в отговора си как избирате членовете на екипа, които са най-ефективни при всяка дейност. Когато разпределяте отговорностите, опитайте се да наблегнете на вниманието си към детайлите и комуникативните си способности.
Пример: „Започвам, като оценявам набора от умения и експертен опит на всеки човек. След това обмислям вида работа, която предпочитат. Например, някои хора могат да бъдат отлични при въвеждане на данни, докато други са страхотни в анализа на информация.
Предлагам на всеки човек правилните инструкции и информация за неговата конкретна работа, след като реши кой какво трябва да направи. Това дава възможност да се гарантира, че всички продължават напред и приключват задълженията си навреме.
19. Дайте пример за проект, който сте завършили успешно.
Това запитване има за цел да разкрие повече за вашето минало и способности на интервюиращия. За да могат да преценят как бихте могли да се възползвате от бизнеса им, те искат да чуят какво вече сте постигнали.
От решаващо значение е да изберете проект, по който сте обичали да работите и който е бил успешен, когато отговаряте на този въпрос.
20. Опишете стъпките на проекта от началото до края.
Предоставянето на описание на хипотетичен проект и обяснение на неговите фази е най-добрият метод за отговор на този въпрос. Как бихте подходили към всяка стъпка? Интервюиращият иска да знае.
Пример: „Иницииране, планиране, изпълнение, наблюдение и контрол и приключване са няколкото фази на един проект.
Мое задължение като анализатор на проекта е да гарантирам, че моят екип ще завърши всяка от тези фази ефективно, в рамките на бюджета и по график.“
21. Защо да изберем вас пред други анализатори?
Работодателите се интересуват от вашите специфични способности и качества, когато ви задават този въпрос. Те се интересуват да разберат какво ви прави важен актив за техния бизнес.
Помислете за най-ценните черти, които ви помагат да анализирате успешно проекти, когато отговорите на този въпрос. Ако имате някакви сертификати или програми за обучение под колана си, включете и тях.
Ентусиазиран съм от това, което правя и постоянно се опитвам да давам най-доброто от себе си. Изпълнявам всички задачи, защото съм изключително организиран и фокусиран върху детайлите.
Също така се задължавам да продължа да се уча и усъвършенствам. Току-що се записах за курса за сертифициране по управление на проекти в моя местен колеж. Способността ми като анализатор на проекти ще нарасне благодарение на тази учебна програма.
22. Кога бихте ескалирали проблем?
Вашият отговор трябва да убеди интервюиращия, че притежавате знанията и компетентността, необходими за справяне с проблемите, без постоянно да ги увеличавате.
Примерен отговор би бил: „Ако имам ресурсите, бих отстранил проблема с непосредствения си екип. Ако ситуацията изисква одобрение от високо ниво и е чувствителна, първо уведомявам ръководството, преди да информирам клиента.
В крайна сметка мисля, че моята група и аз ще трябва да се опитаме да разрешим проблема, без да прибягваме до ескалирането му.
23. Какво трябва да се направи, ако в края на проекта потребителите не са доволни от качеството или резултатите на продукта?
Полезни съвети за работа с недоволен клиент:
- Помислете дали да не се опитате да разберете тяхното нещастие.
- Клиентската оценка трябва да бъде демонстрирана и усетена от вас.
- Ако има възможност, опитайте се да приложите промените.
- Типът корекции, които те желаят, трябва да определите от вас.
- Опитът за убеждаване и обяснение на потребителя е опция, ако не е възможно.
24. Нашата цел е да увеличим процента на завършване. Какво бихте направили, за да подобрите вероятността ни за успех?
Използвайки този въпрос, можете да демонстрирате способността си за решаване на проблеми и как можете да приложите талантите си в полза на организацията.
От жизненоважно значение е да обмислите плана си за действие за повишаване на степента на завършеност на проекта, когато отговаряте на този въпрос.
Освен това искате да помислите за получаване на предложения от други членове на компанията, които биха могли да знаят как да увеличат процента на успех.
За да повиша нашия процент на успех, например, първо бих се допитал до моето ръководство или други заинтересовани страни. След това щях да съставя списък с всяка опция, която имахме за подобряване на процента на успех.
Бих класирал предложенията, след като направя списък според това колко достъпни и лесни са за изпълнение.
След това, освен ако не покажем подобрение в степента на успех, ще започна да прилагам всяко предложение на практика.
25. Представете си, че искате да направите значителна модификация на проект (или нов проект) и че сте уверени в промяната, но ръководителите са против. Как ще продължите?
Те трябва да видят две неща по-специално:
- Няма да се откажете лесно.
- Вие уважавате структурата на организацията.
Може да започнете, като заявите, че ще положите усилия да предадете точките си на вземащите решения по подходящ начин.
Това изисква да им се демонстрира как промените (или тяхното нежелание да ги направят) биха се отразили на финансите на компанията (приходи, печалби и т.н.), тъй като в крайна сметка това е, от което се интересуват вземащите решения.
Ще им говорите по начин, който им е удобен, и ще илюстрирате мнението си с примери от реалния живот. Когато възникне съпротива, вие ще продължите и няма да се откажете.
Въпреки това, след като направите всичко възможно, в крайна сметка ще приемете тяхното решение.
Тъй като в крайна сметка сте анализатор, вашата работа е да изследвате ситуациите и да предлагате корекции, но окончателният избор трябва да бъде направен от друг човек.
Представяйки го по този начин, вие правите очевидно за мениджърите по набиране на персонал, че сте наясно както с работата си в организацията, така и с мястото си в йерархията.
Заключение
Интервютата за работа с анализатори на проекти са сред тези с умерена трудност. Обикновено ще имате конкуренция само от малък брой кандидати за тази непретенциозна позиция.
От друга страна, говоренето за действително свършената от вас работа (анализ, който сте правили в миналото, проекти, които сте управлявали или в които сте участвали), може да бъде предизвикателство, особено ако ви липсва опит или не сте били много успешни на предишната си позиция.
Ето Серията интервюта на Hashdork за помощ при подготовката за интервюта
Оставете коментар